|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Структура и формы описей дел и документовСтр 1 из 4Следующая ⇒
Содержание
В В Е Д Е Н И Е Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), 1 апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации. Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей. Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним. Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М., 1987), а дополняют их. В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения. Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях. Структура и формы описей дел и документов Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.2
Заголовок дела Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает: 1) наименование вида архивных документов; 2) автора(ов) архивных документа(ов); 3) адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы; 4) вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; 5) даты событий.5 Заголовки дел, включенные в описи, нумеруются в валовом порядке в графе № 1 «№ п/п». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.6 В графе № 2 «Индекс дела/Делопроизводственные индексы или номера по старой описи» в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по индивидуальной номенклатуре организации или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи. В графе № 3 «Заголовок дела» указывается заголовок в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела. Исключения составляют однородные заголовки дел. В этом случае в описи полностью указывается заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью)7. Составлению конкретных заголовков дел посвящена глава III «Составление заголовков единиц хранения» настоящих рекомендаций. Графа № 4 служит для внесения в нее крайних дат документов. Подробно о датировке дел излагается в главе IV «Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу» настоящих рекомендаций. В графе № 5 «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела. II Отбор документов по номенклатуре дел для включения III Составление заголовков единиц хранения IV Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу Правильная датировка документов в описи имеет важное для пользователей значение, причем степень полноты датировки зависит от характера включенных в единицу хранения документов. Для датировки единиц хранения управленческих документов применяются: Полные (крайние) даты, состоящие из числа, месяца, года. Числа и годы обозначаются арабскими цифрами, месяцы – словами. Например: «22 июля 2006». Но допускается написание месяца арабскими цифрами, например, 22.06.2006.25 Эти даты являются элементом описательной статьи описи, но не входят в состав заголовка дела, они заносятся в 4-ю графу описи «Крайние даты».26 V Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов VI Нумерация дел в описях Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Отдельная опись состоит из годовых разделов, которые самостоятельными описями не являются. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986), заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения нумеруются до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в архивное учреждение. Но в небольших организациях в годовой раздел описи включается значительно меньшее количество дел и четырехзначной цифры не достигает. Несколько годовых разделов или один годовой раздел, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы описей дел постоянного хранения за 5 лет. Согласно этому положению в законченной описи должно быть не более 1000 дел. VII Нумерация описей В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «л.с.» (личный состав): 3л.с., 4л.с., «н» (научная документация): 1н, 3н., «п» (проектная): 1п и т.д. Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией, например, № 3 и № 3л.с. Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с № 1, например двух описей №2. Категорически не допускается добавление к номерам описей буквенных индексов «а», «б» и т.д. В муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления в пределах одного фонда описи на документы постоянного хранения, которые поступят на муниципальное хранение, присваивается обычно номер первый. Описи, содержащие документы по личному составу имеют номер два. Номер три обычно дается описям дел, документы которых хранятся постоянно в организациях. Однако из вышеизложенного правила часто бывают исключения. В том случае, когда в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л.с.», например, 3л.с., 4л.с. и т.д. К описи №2 буквенный индекс «л.с.» обычно не добавляется. Примеры: Фонд городского отдела Департамента Федеральной государственной службы занятости населения Опись № 1 Документы постоянного хранения Опись № 2 Документы по личному составу отдела Опись № 3л.с. Личные дела безработных Фонд закрытого акционерного общества «Сигурд» (поступил в архивный отдел после ликвидации ЗАО) Опись № 2 Документы по личному составу Опись № 3л.с. Невостребованные трудовые книжки Имеются архивные фонды, в составе которых сформированы по разным описям документы в настоящее время действующих учреждений и их предшественников. В этом случае описи нумеруются в валовом порядке. Пример: Приложение № 1 ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ30 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края от ____________№_______
В опись внесено __________________________________________________ дел, (цифрами и прописью) с № _________ по № _______ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение № 2 Приложение № 3 ОРГАНИЗАЦИИ _________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата ФОНД № ____________ ОПИСЬ № ___________ дел постоянного хранения за ________________год
В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел, (цифрами и прописью) с № _________ по № _______, в том числе: литерные номера: ______________________32 пропущенные номера: ___________________ Наименование должности составителя описи подпись Расшифровка подписи Заведующий архивом организации подпись Расшифровка подписи33 Дата СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Протокол ЭПМК Агентства _______________________________ по делам архивов Пермского (наименование организации) края от _____________№______________ от _____________№____ Приложение № 4 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)___________ Протокол ЭПМК Агентства ____________________________ по делам архивов Пермского (наименование организации) края от _____________№___________ от _____________№_____ Приложение № 5 СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Протокол ЭПМК Агентства _______________________________ по делам архивов Пермского (наименование организации) края от _____________№______________ от _____________№____ Приложение № 6 ФОРМА ОПИСИ ФОТОДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ38 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края от ____________№_______
В данный раздел описи внесено _________________________________________ед. хр. (цифрами и прописью) с № ___________ по № __________, в том числе: литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и и текстовая сопроводительная документация к ним. Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение № 7 СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Протокол ЭПМК Агентства _______________________________ по делам архивов Пермского (наименование организации) края от _____________№______________ от _____________№____ Приложение № 8 ФОРМА ОПИСИ ФОТОАЛЬБОМОВ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ41 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края от ____________№_______
В данный раздел описи внесено _________________________________________ед. хр. (цифрами и прописью) с № ___________ по № __________, в том числе: литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и и текстовая сопроводительная документация к ним. __________________________________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение № 9 Содержание
В В Е Д Е Н И Е Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), 1 апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации. Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей. Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним. Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М., 1987), а дополняют их. В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения. Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях. Структура и формы описей дел и документов Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.2 Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-06-05; Просмотров: 1022; Нарушение авторского права страницы