В описи управленческих документов

По окончании делопроизводственного года¹⁰ организации, учреждения, предприятия проводят экспертизу ценности документов, в результате которой осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу для включения в описи дел. Организация и проведение отбора документов и составление описей дел возлагается на экспертную комиссию учреждения. Все вопросы экспертизы ценности документов и отбора их на постоянное хранение должны быть подробно отражены в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации.

Государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов архивного фонда Пермского края осуществляют контроль за отбором документов, составлением описей и подготовкой к передаче дел на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу.

Базисные положения по отбору документов и составлению описей, которые необходимо соблюдать, в настоящей главе выделены жирным курсивом.

Отбор документов осуществляется по номенклатуре дел. При отборе предварительно выясняется, все ли документы взяты для просмотра. Следует иметь в виду, что номенклатура может учитывать не все дела, заведенные в делопроизводстве. Поэтому следует проверить качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, так как за прошедший делопроизводственный год у части документов могли измениться сроки хранения. Кроме того, иногда работники организаций умышленно не отбирают для включения в опись некоторые документы, мотивируя это тем, что они им необходимы для работы, что недопустимо. Наконец, могут быть и такие случаи, что проведенные в течение года различного рода мероприятия, совещания, конференции, не были учтены планом работы, но документы о них необходимо также отобрать для включения в описи. Все эти моменты следует иметь в виду при проведении экспертизы ценности документов и отбора их для последующего внесения в описи дел. В конечном итоге от качественно проведенной экспертизы ценности документов зависит полнота состава описей.

При проведении экспертизы ценности документов по номенклатуре отбираются следующие категории дел.

1. Все документы со сроками хранения «постоянно». Среди них особое внимание следует обращать на документы, заводящиеся при утверждении новых уставов и положений об организациях, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц, составлении актов и справок о проверках организаций, приемо-сдаточных актов при смене руководителей, перспективных планов, целевых программ. Эти документы, как правило, образуются один раз в несколько лет.

Необходимо так же обратить внимание на переходящие дела¹¹, ведущиеся на протяжении нескольких лет, которые включаются в опись по году заведения. Кроме того, для включения в опись дел постоянного хранения, по которой документы хранятся в организации, отбираются утвержденные номенклатуры дел¹² организаций и протоколы заседаний экспертных комиссий. Исключение составляют только дела фондов, которые включаются в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации.

Примечание: Уставы, положения, должностные инструкции, инструкции по делопроизводству, перспективные планы, целевые программы, списки комплектования, положения об архиве и экспертной комиссии и др. составляются в двух экземплярах, из которых один передается в архив организации для включения в опись по году заведения, а второй является рабочим экземпляром. При наличии лишь одного подлинника вышеназванных документов для работы следует изготовить рабочую копию.

2. Все документы по личному составу - приказы или распоряжения по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава и личные дела уволившихся¹³, лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате – со сроком хранения «75 лет», невостребованные трудовые книжки и другие личные документы со сроком хранения «не менее 50 лет» и акты о производственных авариях и несчастных случаях со сроком хранения «45 лет».¹⁴

Проводится экспертиза ценности документов временного хранения с отметкой «ЭПК» (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

После отбора документов для включения в описи, в соответствии с инструкцией по делопроизводству и установленными правилами, проводится формирование и оформление единиц хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующее положение: группировать в дела документы одного года¹⁵ и описывать их ежегодно. ¹⁶.

Исключения составляют:

1. Документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются и описываются за период их созыва (от выборов до выборов).

2. Документы учебных заведений (школ, училищ, лицеев, колледжей и др.), характеризующие учебный процесс, формируются и описываются за учебный год.

3. Документы муниципальных театров, характеризующие сценическую деятельность, формируются и описываются за театральный сезон.¹⁷

Годовые разделы описей представляются на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии комитета не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в годовые разделы.¹⁸

При включении единиц хранения в описи следует иметь в виду, что дела в ежегодные разделы описей вносятся по году их заведения. Например, дела «Приказы начальника отдела по основной деятельности», в котором первый приказ датируется 2002 г., «Протоколы совещаний, проводимых руководителем», где первый протокол датирован 2002 г., уголовное или гражданское дело, начатое в 2002 г., устав или положение организации, должностные инструкции работников, составленные и утвержденные в 2002 г., должны быть включены в хронологический раздел описи за 2002 г.

Заголовки единиц хранения, содержащих документы за несколько лет (переходящие дела), включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов описей за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ________год, дела № _____, которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. ¹⁹

Законченные дела, содержащие распорядительную или организационную документацию (постановления, распоряжения, приказы руководителей, протоколы), составляющиеся в книгах и журналах рукописным способом, в описи относятся к тому году, в котором они начали составляться. Книгу приказов по основной деятельности, заведенную в 1995 году в соответствии с существующими правилами следует включить в годовой раздел описи за 1995 год (по году заведения) под литерным номером.²⁰ Приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу, протоколы совещаний и другие распорядительные и организационные документы, составляющиеся в книгах рукописным способом, переходящими делами не являются. Они ведутся с грубым нарушением делопроизводства и ГОСТа Р 6.30 – 2003. Вся распорядительная и организационная документация должна формироваться в дела и включаться в описи за каждый календарный год. Кроме того, не может быть основанием не включения в описи дел из-за малого количества листов.

Из правила включения дел в описи по году заведения имеются следующие исключения:

1. Единицы хранения, содержащие планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты составления. Например, план работы организации на 2002 г., составленный в конце 2001 г., вносится в раздел описи 2002 года. Так же как и отчет об исполнении бюджета за 2002 г., составленный в начале 2003 г., относится к хронологическому разделу описи за 2002 г.

2. Перспективные (долгосрочные) планы включаются в хронологический раздел описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы – по последнему году отчетного периода. Например, единица хранения «Перспективный план на 2000 – 2002 годы» должны быть внесены в раздел описи за 2000 год, а отчет о его выполнении – за 2002 год.

3. Личные карточки и личные дела работников включаются в описи по году увольнения.²¹

Кроме этого, следует помнить, что в том случае, если единицы хранения переданы в новое учреждение из ликвидированной или реорганизованной организации для продолжения делопроизводства, то они включаются в новой организации в хронологический раздел описи дел того года, в котором поступили.²²

Отбор дел и документов для включения в описи с учетом порядка образования дел отображен в следующей таблице:

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. F)составление основных прогнозных финансовых документов
2. IV. Сроки приёма заявлений и документов, конкурсного отбора и зачисления на обучение
3. SWOT-анализ организации как метод выявления и предупреждения организационно-управленческих конфликтов.
4. VIII Справочный аппарат к описи
5. А2. Среди перечисленных документов укажите источник административного права.
6. Аналитический обзор литературы и нормативных документов
7. Библиографическое описание документов
8. Ведомость прилагательных документов
9. Виды библиографического описания документов
10. ВИДЫ И НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
11. Вопрос 25. Понятие и классификация управленческих решений.