VIII Справочный аппарат к описи

В справочный аппарат к описи входят:

1. Титульный лист;

2. Содержание или оглавление (если опись имеет разделы);

3. Предисловие;

4. Список сокращений (при необходимости);

5. Переводные таблицы шифров (в случае переработки описи);

6. Указатели (при необходимости).

Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются титульный лист и предисловие. Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи.

На титульном листе описи помещаются следующие данные:

1. Полное название муниципального архива, архивного отдела органа местного самоуправления;

2. Полное (официальное) название фонда;

3. Номер фонда;

4. Номер описи;

5. Название описи, которое может включать указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу), содержащихся в делах;

6. Крайние даты дел, включенных в опись.

Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

Информация по истории образования и хранения фонда, о составе и содержании документов фонда, составе справочного аппарата к описям отражается в исторической справке к фонду и в предисловии к описи. Структура исторической справки и предисловия отражена в таблице

Историческая справка	Предисловие
Составляется в организации и передается при первой передаче документов в муниципальный архив, архивный отдел органа местного самоуправления. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры функций организации. Подписывается исполнителем или заведующим архивом организации (лицом ответственным за архив. Историческая справка и дополнения к ней хранятся в деле фонда.	Составляется в муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления и подшивается вместе с титульным листом и другими элементами справочного аппарата к описи. При каждой последующем приеме документов составляется дополнение к предисловию. Предисловие подписывается составителем и помещается в непосредственно перед описью.
История фондообразователя Включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации – предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: - даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; - задачи и функции организации; их изменения; - масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; - место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; - изменения в названии и подчиненности организации; - структура организации и ее изменения.	История фондообразователя ТЕ ЖЕ СВЕДЕНИЯ
История фонда - дата первого поступления документов в архив, их объем и крайние даты; - изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); - степень сохранности документов; - особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; - сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов и местах их хранения; - сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); - состав научно-справочного аппарата к фонду.	История фонда ТЕ ЖЕ СВЕДЕНИЯ
ЭТИ СВЕДЕНИЯ ОТСУТСТВУЮТ	- аннотация (сведения) о составе и содержании документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); - состав справочного аппарата к описям.

Муниципальными архивами, архивными отделами органов местного самоуправления при направлении на экспертно-проверочную методическую комиссию первого раздела описи дел представляют предисловие к ней. Вместе со всеми последующими разделами представляется дополнение к предисловию к описи.

Приложение № 1

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ³⁰

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК Агентства

по делам архивов Пермского

края

от ____________№_______

№ п/п	Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Крайние Даты	Кол – во листов	Примечания

В опись внесено __________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № _________ по № _______

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 2

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК Агентства

по делам архивов Пермского

края

от ____________№_______

№ п/п	Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Дата дела (тома, части)	Срок хранения (тома, части)	Кол – во листов	Примечания

В опись внесено __________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № _________ по № _______

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 3

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

ОРГАНИЗАЦИИ

_________________________ УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации) Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ФОНД № ____________

ОПИСЬ № ___________

дел постоянного хранения

за ________________год

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол – во листов	Примечания

В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № _________ по № _______, в том числе:

литерные номера: ______________________³²

пропущенные номера: ___________________

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации подпись Расшифровка подписи³³

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Протокол ЭПМК Агентства

_______________________________ по делам архивов Пермского

(наименование организации) края

от _____________№______________ от _____________№____

Приложение № 4

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

________________________ УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации) Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ФОНД № ____________

ОПИСЬ № ___________

дел по личному составу

за ________________год

№ п/п	Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Дата дела (тома, части)	Срок хранения (тома, части)	Кол – во листов	Примечания

В данный раздел описи внесено _____________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с № _________ по № _______, в том числе:

литерные номера: ______________________³⁴

пропущенные номера: ___________________

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Начальник отдела кадров

(инспектор по кадрам) подпись Расшифровка подписи³⁵

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)___________ Протокол ЭПМК Агентства

____________________________ по делам архивов Пермского

(наименование организации) края

от _____________№___________ от _____________№_____

Приложение № 5

ФОРМА ОПИСИ ФОТОДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

ОПИСЬ № ___________ УТВЕРЖДАЮ

____________________________ Наименование должности

(название описи) руководителя организации

__________________годы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Номер ед. хр.³⁶	Производ- ственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	количество кадров панорамной съемки	Состав текстовой сопр. документации	Примечание

В данный раздел описи внесено _________________________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № __________, в том числе:

литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

организации подпись Расшифровка подписи³⁷

Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Протокол ЭПМК Агентства

_______________________________ по делам архивов Пермского

(наименование организации) края

от _____________№______________ от _____________№____

Приложение № 6

ФОРМА ОПИСИ ФОТОДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ³⁸

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПМК Агентства

по делам архивов Пермского

края

от ____________№_______

Номер ед. хр.³⁹	Производ- ственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	количество кадров панорамной съемки	Состав текстовой сопр. документации	Примечание

В данный раздел описи внесено _________________________________________ед. хр.

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № __________, в том числе:

литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и

и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 7

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒