Документ. Форма документа. Реквизит документа. Виды реквизитов.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 6Следующая ⇒

В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т. д.

Различают несколько групп деловых документов: организационно-распорядительные, информационно-справочные, документация по личному составу и другие.

В делопроизводстве существуют единые требования, правила оформления документов, которые закреплены государственными нормативными актами, системой государственного стандарта (ГОСТ). Однородные документы сгруппированы определенным образом и образуют унифицированные формы. Например классификация конкретных форм организационно-распорядительных документов и их коды установлены Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Любой документ состоит из совокупности составляющих его элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это обязательный элемент, присущий определенному виду документа. Их насчитывается 29.

Виды реквизитов

1. Реквизит «Герб Российской Федерации»

2. Реквизит «Герб субъекта Российской Федерации»

3. Реквизит «Эмблема организации»

4. Реквизит «Код ОКПО»

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Данный код имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Код ОКПО может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом (обычно проставляется в нижем поле бланка).

5. Реквизит «ОГРН»

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии документами, выдаваемыми налоговым органом.

6. Реквизит «ИНН / КПП»

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет

7. Реквизит «Код формы документа»

8. Реквизит «Наименование организации»

9. Реквизит «Справочные данные об организации»

Документ. Виды документов по способу документирования.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Документ. Виды документов по срокам хранения.

По срокам хранения документы делятся на:

документы постоянного;

долговременного (свыше 10 лет);

временного (до 10 лет) хранения.

Документ. Виды документов по ограничению доступа.

4. По ограничению доступа: - открытые (несекретные);

- с грифом ограничения доступа.

Документы могут иметь следующие грифы: - «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

- «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

- «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ); - «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю)

Документ. Виды документов по способу передачи.

По способу передачи документов различают:

§ письма;

§ телеграммы;

§ телефонограммы;

§ телексы;

§ факсограммы;

§ электронные сообщения.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста ( по почте ). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Телеграмма — вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, передаются устно по каналам телефонной связи и записывается от руки. Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Факс — любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.

Телекс — это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту), т.е. аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией

Основные принципы составления делового письма.

Стандартное деловое письмо в самом полном виде должно выглядеть следующим образом:

В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма о предложениями купить (продукты, услуги и пр)

План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг компании и пр. можно представить в следующем виде:

1. Краткое представление вашей компании, продукта.

2. Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг.

3. Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определение потенциальных потребителей.

4. Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибуторской сети и пр.

5. Если вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых.

6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

7. Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество.

Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате предполагаемого сотрудничества, однако хотел бы выяснить некоторые вопросы, которые помогут ему принять окончательное решение.

Письма с жалобой по поводу продуктов, сервиса, доставки и пр. принадлежат к категории наиболее трудных писем. Цель письма - жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств.

Ответ на жалобу клиента / партнера по бизнесу также относится к «трудным» письмам, поскольку в нем надо будет дать исчерпывающее объяснение причин, вызвавших недовольство клиента / партнера, сохранив при этом лицо своей компании.

Этика юридического письма

Общие требования к юридическим документам определены законами. Каждый юридический документ должен соответствовать требованиям закона в отношении официальных реквизитов и содержания. Этика юридического письма выражается в его общей и юридической грамотности. Юрист должен обладать элементарными навыками изложения содержания правового документа.

Юридическая грамотность документа ― это его соответствие материальному и процессуальному праву, современным научным представлениям о содержании и толковании тех или иных институтов и теории права. [9] Правовая культура юридических документов напрямую зависит от правовой культуры должностных лиц, составляющих документ. Знание основных приемов юридической техники, их квалифицированное использование отражают уровень юридической техники в общем в стране. Этика юридического письма выражается в доступности, ясности, четкости документа, его непротиворечивости. Язык правового документа должен быть официальным, должен исключать жаргоны, историзмы, профессиональную лексику.

Эстетические требования к оформлению правовых документов

Правовой документ - предусмотренная законом материальная форма получения, сохранения, использования и распространения информации путем фиксации его на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке или на другом носителе.

Правовой документ должен отвечать высоким эстетическим требованиям, что существенно облегчает их восприятие и свидетельствует о их повышенной значимости.

Повышению эстетических качеств документа способствует правильный выбор бумаги, шрифта, чернил. Так, к примеру, бумага для документов должна быть белого цвета. Не рекомендуется использовать тонкую и прозрачную бумагу. Чернила необходимо применять черного или другого темного цвета, что создает четкое, контрастное восприятие.

Правовые документы должны быть составлены без исправлений, подтирок, которые существенно ухудшают эстетическое восприятие.

Большое значение при составлении любого правового документа имеет точное указание всех реквизитов (составных элементов), а так же последовательный порядок их размещения, в связи с тем, что отсутствие даже одного из них может привести к потере юридической силы документа.

Для составления документов, как правило, применяются бланки. Государственным стандартом являются размеры бумаги (формат):

А3 (297´ 420); А4 (210´ 297); А5 (148´ 210); А6 (105´ 148).

Помимо того, что установлен перечень реквизитов, предусмотренных стандартами, в отдельных документах могут быть дополнительны реквизиты.

Каждый реквизит документа, кроме смысловой нагрузки, несет и определенную нагрузку эстетического свойства. Для тех документов, например, где имеется заголовок, в котором сжато и четко формулируется основное содержание правового документа, предусмотрено особое внешнее оформление данного реквизита.

Важнейшим реквизитом правовых документов является адресат. В соответствии с компетенцией документы могут адресоваться органам государственной власти и управления, министерствам, ведомствам и их структурным подразделениям, конкретному должностному лицу, а так же гражданам. Документ недолжен иметь больше четырех адресов. Если их больше, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

Наименование организации, ее структурного подразделения должно быть указано в именительном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее название входит в состав названия должности адресата. В случае направления документа нескольким организациям адресаты могут быть выражены обобщенно. При отсылке документа гражданам в начале пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

При адресовании документов за границу в начале пишется имя и фамилия или инициалы и фамилия, затем должность, название организации и адрес в такой последовательности: номер почтового ящика, номер здания, название улицы, почтовый индекс, название города, название страны.

Важнейшим реквизитом правовых документов, от которого зависит его юридическая сила, является подпись. Она должна служить следующим целям:

указывать на автора, составителя документа;

свидетельствовать, заверять или утверждать содержание документа;

подтверждать ответственность того, кто составил документ за содержащуюся в нем информацию.

В состав реквизита «Подпись» входят: название должности, звание, личная подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ. Если документ напечатан на бланке, то название органа (структурного подразделения) в названии должности руководителя не указывается. Расшифровка подписи в реквизите«Подпись» должна быть напечатана на уровне последней строки названия должности, а в случае указания и звания, – то на его уровне.

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, которые занимают различные должности, то их подписи размещаются одна под другой, в зависимости от того, кто из них выше по своему положению. Если же лица, подписывающие документ, занимают одинаковую должность, то их подписи размещаются на одном уровне.

Юридическую силу правовым документам придает печать. Гербовая печать (печать с изображением Государственного герба) ставится на тех документах, где это строго регламентировано нормативно-правовыми актами. Гербовая печать применяется: на документах для свидетельства прав граждан и юридических лиц; на уставах (положениях) учреждений; на договорах и т.д.

Оттиск печати должен ставиться с левой стороны документ а таким образом, чтобы он охватывал часть названия должности лица, подписавшего документ. Особое значение необходимо уделять тому, чтобы оттиск был выполнен четко, так как смазанная печать во всех случаях придает документу неаккуратный вид, а иногда может вызвать сомнения в достоверности содержания документа.

В некоторых случаях после подписания правового документа требуется его утверждение вышестоящим должностным лицом. Именно с этого момента документ приобретает юридическую силу.

Утверждение документа осуществляется двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего документа (приказа, указания). Эти способы утверждения имеют одинаковую силу. Элементами грифа утверждения являются: гриф «Утверждаю», название должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, а также дата утверждения.

При подписании или утверждении документа всегда ставится дата. Она оформляется арабскими цифрами, разделенными точкой. Допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат. Дата включает в себя срок принятия правового документа и срок вступления его в законную силу.

В соответствии с Государственными стандартами регламентируется оформление текста правового документа, благодаря чему достигается, помимо всего прочего, и эстетическое совершенство актов. Так, к примеру, тексты всех документов, составленных на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал.

При составлении документов необходимо так же придерживаться специальных требований, имеющих технико - юридичеcкий характер:

Некоторые документы должны быть составлен на специальных бланках (паспорт, диплом, определенные гражданско-правовые договоры), поскольку они отличаются особой важностью и имеют точные стандарты. Такие бланки изготовляются специальными государственными учреждениями на бумаге с водяными знаками.

Некоторые правовые документы (пропуск, справка), в которых нет такой точности, составляются на бланке, чтобы удобнее было ими пользоваться.

Основные формы изложения содержания правовых документов:

вводная - указание наименования акта, название органа, издавшего его, время издания, конкретный адресат;

описательная - изложение фактов, явлений, событий в той хронологической последовательности, в которой они имели место в действительности;

мотивировочная - размещение явлений, событий и поступков субъектов права в зависимости от их значимости; рассмотрение их важнейших признаков, обоснование принятого решения;

результативная - установление логически-последовательных суждений, выводов, основанных на причинных связях между явлениями и фактами, изложение содержания решения.

Для эстетического восприятия правового документа важен языки стиль изложения. При составлении документа необходимо использовать официально-деловой стиль, для которого характерны: сжатость и унифицированность(единообразие); точность формулировок и четкость высказываемой мысли; логичность и аргументированность изложения; отсутствие эмоциональности, экспрессивности, образности; отсутствие индивидуальных черт стиля.

17(есть в лекции, в конце)

18.

Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

-дата; -номер; -заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

-фирма; -структурное подразделение; -должность; -фамилия и инициалы; -почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией.

Виды писем:

-информационное; письмо-сообщение; -письмо-извещение; гарантийное письмо; сопроводительное письмо; письмо-предложение; письмо-просьба; -письмо-заявка; письмо-подтверждение; письмо-напоминание; письмо-запрос; письмо-приглашение; письмо-благодарность.

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.

На практике встречаются письма с названием " директивное письмо". В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

Извещаем Вас о…

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения. В них могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения может быть:

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение… и т.п.

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно просим Вас…

Просьба может содержаться и в других письмах, например в сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.

Языковые обороты:

-Просим Вас включить в состав группы для участия в…

-Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

-Просим Вас зарегистрироваться в качестве участников... и т.п.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.), указываются следующие сведения:

· название мероприятия;

· дата его проведения;

· форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

· фамилия, имя и отчество участника (участников);

· место работы, должность;

· почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

· потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Заявка может содержать гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми формулами этой разновидности писем являются:

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные напоминания… и др.

Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…! ), например:

Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые господа банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:

Приглашаем Вас принять участие в…

Просим Вас принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность за…

Позвольте Вас поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за… и т.п.

31. Организационно-распорядительная документация (ОРД) — комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

Содержание

1 Виды ОРД

2 Составление

3 Основные реквизиты

4 Примечания

5 Ссылки

Виды ОРД

Постановление

Распоряжение

Приказ

Протокол

Инструкция, поручения и др.

Составление

Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

краткость и компактность изложения официального документа;

точность и определенность формулировок;

однозначность и единообразие терминов;

последовательность.

Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Основные реквизиты

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003.:

Наименование организации; Дата; Место; Гриф утверждения; Заголовок; Текст; Подпись; Отметка о наличии приложения (если требуется); Гриф/виза согласования.

32. Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста. Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Место составления или издания документа;

Гриф утверждения документа;

Текст устава;

Подпись лица, утверждающего документ.

33. Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Наименование вида документа;

Дата;

Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие разделы:

общие положения.

основные задачи.

функции.

права.

организация работы.

34. Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству). Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.

Инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата;

место издания;

заголовок к тексту;

гриф утверждения;

текст;

подпись.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 Следующая ⇒