Документирование приема на работу.

Стр 1 из 5Следующая ⇒

Документирование приема на работу.

Приём на работу – длительная процедура, результатом которой является заключение с работником трудового договора.

Основные этапы приема на работу:

- поиск кандидата на вакантную должность;

- выяснение соответствия работника предстоящей работе;

- заключение трудового договора;

- оформление кадровой документации по приёму на работу.

При поиске работы соискатель чаще всего составляет и рассылает резюме.

РЕЗЮМЕ – краткая, но достаточно полная справка о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Резюме – это разновидность анкеты и содержит краткие сведения биографического характера, сообщаемые соискателем о себе.

Резюме состоит из наименования вида документа, даты заполнения и может содержать следующие разделы или пункты:

- Ф.И.О.;

- почтовый адрес и телефон;

- образование;

- опыт работы;

- доп.сведения (семейное положение, информация о наградах);

- цель трудоустройства с указанием должности или вида работы, на которую претендует соискатель);

- наличие рекомендаций.

Характерной особенностью резюме является то, что сведения об образовании и опыте работы записываются в обратной хронологической последовательности.

Рекомендуется составлять резюме не более 1 страницы. Рекомендации должны быть приложены.

АНКЕТА – основной документ, содержащий биографические сведения соискателя, необходимые для получения информации о кандидате на вакантную должность и определении его компетентности.

Анкета составляется в виде вопросника. Вопросам предшествует текст-пояснение, разъясняющий цели анкетирования, правила заполнения анкеты, сведения о специальных отметках.

Анкета должна содержать информацию о том, как работодатель может распорядиться предоставленными ему данными.

Каждая организация составляет перечень вопросов анкеты по своему усмотрению. В анкете могут встречаться вопросы, ответы, на которые предполагают изложение кандидата своего личного мнения на различные темы. Не могут включаться в анкету вопросы о политических и иных убеждениях, о частной жизни.

В анкете обязательно указывается дата заполнения подпись соискателя.

В соответствии со статьёй 65 ТК РФ гражданин. Желающий заключить трудовой договор с организацией должен предоставить работодателю следующие документы:

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

2. трудовую книжку (за исключением тех случаев, когда гражданин устраивается на работу впервые или когда гражданин поступает на работу на условиях совместительства)

3. страховое свидетельство гос. пенсионного страхования

4. документы воинского учета

5. документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или спец.подготовки.

В соответствии со статьей 68 до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (инструкция по технике безопасности, положение о коммерческой тайне, положение о структурном подразделении), коллективным договором.

В соответствии с ТК основанием для приёма на работу является ТРУДОВОЙ ДОГОВОР, заключенный в письменной форме.

Структура трудового договора:

1)предмет договора,

2)права и обязанности сторон договора,

3)режимы раб.времени и времени отдыха,

4)виды и условия соц.страхования,

5)оплата труда,

6)ответственность сторон,

7)заключительные положения,

7)адреса и реквизиты сторон,

9)подписи работодателя и работника.

Трудовой договор обязательно должен иметь дату и регистрационный номер. Датой начала работы является дата, когда работник должен непосредственно приступить к исполнению своих обязанностей. Дата начала работы определяется в трудовом договоре. Если в труд.договоре не определён день начала работы работник должен приступить к работе на следующий день после вступления труд.договора в силу. Если нет даты вступления договора в силу – ей считается дата подписания договора сторонами.

При заключении срочного труд.договора, необходимо указать и дату начала, и срок действия договора.

Труд.договор является основание для издания приказа руководителя организации о приёме на работу.

Вместе с оформлением труд.договора на отдельных работников, деятельность которых будет связана с использованием денежных, товарных или материальных ценностей при приёме на работу оформляется договор об индивидуальной материальной ответственности.

При оформлении приёма на работу часто используется документ – ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЁМЕ НА РАБОТУ. Хотя данный документ не является обязательным, т.к. не упоминается в ТК РФ и использование или отказ от использования заявления о приёме на работу является прерогативой организации.

Личное заявление работника о приёме на работу пишется обычно от руки в произвольной форме. Реквизиты, необходимые для заявления:

-адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);

-наименование вида документа;

-дата;

-текст (на какую должность, по какой профессии и квалификации, в какое структ.подразделение автор заявления просит принять его на работу);

-подпись.

В заявлении о приёме на работу м.б. указаны паспортные данные, адрес проживания претендента на должность.

Распространена практика использования для заявления трафаретной формы. В таких формах вся постоянная информация напечатана заранее, а при заполнении вносятся только сведения о претенденте на должность.

На заявлении м.б. проставлена виза согласования руководителя структ.подразделения, в которое принимается работник, и виза согласования работника кадровой службы.

После согласования заявление передается руководителю организации для рассмотрения и принятия решения, т.е. вынесение резолюции.

ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЁТУ КАДРОВ – документ, содержащий анкетно-биографические сведения о работнике. Документ введён в практику ещё в 1920-х г.г., постепенно трансформируется в современный вид с достаточно стабильным составом вопросов. Под влиянием времени часть когда-то обязательных вопросов была удалена из документа (о партийности…), а часть – была заменена другими (национальность – гражданство).

Применяемая в настоящее время форма личного листка не была утверждена в качестве единого документа, обязательного для применения во всех организациях и, по сути, не имеет правовой основы.

Личный листок заполняется собственноручно работником в одном экземпляре, а ответы даются в соответствии с документами (паспорт, документ об образовании…). На личном листке предусмотрено место для фото работником размером 4*6см.

Все сведения, которые работник вносит в личный листок д.б. проверены работник кадровой службы, работник д.б. идентифицирован по фото.

АВТОБИОГРАФИЯ - документ, часто используемый кадровой службой для получения дополнительных данных о работнике.

Автобиография составляется работником собственноручно, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности жизни к трудовой деятельности.

Основная информация, которая должна содержаться в автобиографии сводится к следующим пунктам:

-Ф.И.О. работника;

-дата и место рождения;

-образование (образовательные учреждения, периоды учебы и результат);

-труд.деятельность работника в прямой хронологической последовательности;

-сведения о близких родственниках (родители, братья, сёстры, муж/жена, дети – Ф.И.О., место жительства, место работы, должность);

-периоды воинской службы;

-иные сведения, которые работник считает нужным предоставить работодателю;

-паспортные данные, дом.адрес, телефон.

Автобиография подписывается и датируется работником.

Подготовка кадровой документации к сдаче в архив.

В архив организации дела по личному составу передаются только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений (общественных организаций) и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел кадровой службы к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники кадровой службы обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива организации (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника кадровой службы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве (цифрами и прописью) фактически принятых дел. отсутствующих дел и дате передачи дел в архив.

Архив организации хранит документы по личному составу в течение установленного срока, а затем передает их на государственное хранение, т. е. хранение в архиве организации является временным. Предельный срок временного хранения документации по личному составу - 75 лет. Организации, документы которых не подлежат приему в государственные архивы, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами. Существует порядок передачи документов на хранение в государственный архив досрочно (до истечения 75 лет). Досрочная передача документов осуществляется на договорной основе.

Депозитарное хранение. Архивные документы организаций в т. ч. общественных объединений со дня их регистрации), действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности.

Не все организации имеют свой архив, в ряде случаев он еще Создавался, т. к. организация действует 5-7 лет, в других случаях не хватает свободных площадей для его размещения. Однако, обстоятельства не снимают с организации ответственности за сохранность своих документов. Проблема сохранности документов в этих случаях может быть решена на основе так называемого депозитарного хранения. Использование депозитарной формы ранения может обеспечить сохранность документов организации без создания архива, затрат на его оборудование и введения в штат архивиста.

Депозитарное хранение документов - это хранение документов в архиве, музее, библиотеке в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между организацией и специально уполномоченным Правительством Российской федерации федеральным органом исполнительной власти. Права собственника на архивные документы остаются за организацией. В договоре с архивом (музеем, библиотекой) оговариваются порядок проведения упорядочивания документов, передаваемых на хранение, их архивно-техническая обработка, а также проведение экспертизы их ценности.

Хранение документов в архиве. Документы, переданные на хранение в архив, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

- документов по личному составу, записей нотариальных действий - 75 лет;

- похозяйственных книг и документов, касающихся приватизации жилищного фонда, - 75 лет;

- проектной документации по капитальному строительству -20 лет;

- технологической и конструкторской документации - 20 лет;

-патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет;

- научной документации - 15 лет;

- кино- и фотодокументов - 5 лет;

- видео- и фотодокументов - 3 года.

В соответствии с действующим законодательством при ликвидации негосударственных организаций, в т. ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т. ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

При реорганизации, влекущей прекращение организации, архивные документы передаются только ее правопреемнику.