Документирование управленческой деятельности.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях, по установленным правилам, управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа [наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы) документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись].

В процессе подготовки и оформления, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках центра и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р6.30-2003 " Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ). Применение бланков повышает культуру делопроизводства.

В соответствии с ГОСТ Р6.30-2003, приказом ректора и настоящей инструкцией в центре устанавливаются следующие виды бланков (Приложения 1, 2, 3, 4, 5):

-общий бланк центра;

- общий бланк центра с реквизитами;

- бланк письма;

- бланк приказа;

- бланк распоряжения.

В соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 " Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" для бланков центра определен вариант расположения реквизитов: продольный для всех бланков, кроме бланка письма. Для бланка письма утвержден вариант угловой.

Основные бланки документов центра оформляются с использованием формата А 4 (210 х 297) мм. Допускается оформление документов на формате А5 (148 х 210) мм (например, справки).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля, мм:

30 – левое;

15 – правое;

20 – верхнее;

20– нижнее.

Использование бланков произвольной формы не разрешается. Утвержденные формы бланков документов в электронной версии должны быть у каждого ответственного за делопроизводство в структурных подразделениях.

Оформление реквизитов бланка.

Наименование организации - автора документа

Наименование центра в утвержденных образцах бланков представлено в точном соответствии с наименованием, закреплённым в его учредительных документах – центра довузовского образования «Путь к успеху! ». Сокращенное наименование центра (ЦДО ПкУ) помещается вслед за полным наименованием (при необходимости).

Наименование вида документа

Наименование документа, составленного или изданного центром, должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, распоряжение, протокол, акт, и т. д.) и табелю унифицированных форм документов центра. На бланке письма наименование документа не указывается.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией и она должна быть единой. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 08.04.2013

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (без кавычек).

Например: 10 февраля 2013 г.

Подпись документа

Документы, направляемые центром в вышестоящие органы и управления, а также в адрес других организации и учреждений, подписываются директором, секретарем по поручению директора.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор подпись С.А.Дамдын

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности и в соответствии с утвержденным в центре порядком. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем, с указанием его фактической должности и фамилии.

Не допускается подписание документов с предлогом " за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам, проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри центра (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка " Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в центре, виза согласования проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Список должностных лиц, согласующих приказы в центре должен соответствовать утвержденному порядку внесения и согласования проектов приказов.

Например:

СОГЛАСОВАНО:

Начальник воспитательного отдела личная подпись С.С.Ховалыг

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра образования

Российской Федерации

личная подпись, инициалы, фамилия

05.01.2013

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома работников ЦДО ПкУ от 10.01.2013 № 2

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минобразования Российской Федерации от 12.02.2013 № Об-15/1945-Р

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка " Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, осуществляется в следующей очередности:

- с подведомственными центру и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

- с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются директором центра, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о создании управлений, центров, факультетов, структурных подразделений и т. д. подлежат утверждению директором центра и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЦДО ПкУ личная подпись С.А.Дамдын

11.03.2013

или

ПРИНЯТО

Ученым Советом ЦДО ПкУ

протокол №_______

«____»___________2013г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЦДО ПкУ

_____________ С.А.Дамдын

«____»_____________2013г.

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Положения о структурных подразделениях Центра (филиалах, управлениях, центрах, отделах и т.п.) утверждаются директором центра.

Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа используется утвержденный бланк письма центра.

Все данные об организации или персональные данные должностного лица располагают в правом верхнем углу бланка письма. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименование пишут в именительном падеже.

Например:

Московский институт дизайна и технологии

Отдел аспирантуры

При направлении документа должностному лицу, название организации, и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

Например:

Министерство образования

Российской Федерации

Управление делами

Главному специалисту

В.Г. Семкиной

Ректору Московского

государственного центра

В.А.Садовничему

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам)

образовательных учреждений

высшего и среднего

профессионального образования

Минобразования России

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция журнала

" Вестник образования"

Чистопрудный бульвар, 6,

г. Москва, 101856

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово " Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию получателя, инициалы и затем почтовый адрес.

Например:

Калинину А.А.

ул. Садовая, д.5, кв.12,

г. Липки, Киреевского

р-на, Тульской обл., 301264

Резолюция

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей, указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, указанное в резолюции первым). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и осуществление координации их работы. Основной исполнитель вправе давать поручения в виде резолюции лицам, непосредственно ему подчинённым.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Оформление приложений к документу

Отметка о наличие приложения помещается под текстом основного документа (до реквизита " Подпись" ) и печатается от нулевого положения табулятора. Слово: Приложение печатается строчными буквами, кроме начальной, без разрядки, кавычек и подчеркивания.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение 2 к приказу

от 08.04.2013 № 230

ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый директором центра для решения основных и оперативных задач, стоящих перед центром.

Приказ может быть издан директором или лицом, исполняющим обязанности директора центра, в случае его отсутствия или должностным лицом имеющим полномочия, переданных ему директором.

В центре порядок внесения и согласования проектов приказов установлен отдельным локальным актом.

Приказы регистрируются в общем отделе, за исключением приказов по кадровому составу преподавателей и работников центра, которые регистрируются в отделе кадров. Приказы в пределах календарного года имеют свою порядковую нумерацию.

Приказы должны оформляться на бланке центра. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора центра.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями центра по поручению директора или по собственной инициативе. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами, возлагается на начальников подразделений, которые готовят и вносят проект на утверждение директора или должностного лица, которому дано право подписи.

Подготовка приказа включает в себя:

- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

- подготовку проекта приказа;

- согласование проекта;

- подписание директором или должностным лицом, которому дано право

подписи;

- регистрацию.

Приказ оформляется на установленном бланке (Приложение 4 )

Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект приказа исполнитель, начальник структурного подразделения, вносящего проект, а также все должностные лица, указанные в порядке внесения и согласования проектов приказов. Визирование приказа проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа.

Например:

Проект вносит:

Начальник отдела кадров личная подпись Т.Г.Рогоньян

СОГЛАСОВАНО:

Первый проректор личная подпись В.Н.Андреев

Начальник управления административно- кадровой работы личная подпись В.А.Попов

При печатании документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть 15 мм, правого – 30 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.

Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога " О, (Об)".

Например: Об утверждении..., О регистрации..., О создании...

Приказ оформляется на бланке центра и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа – «ПРИКАЗ», дату, номер, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основанием для издания приказа. В констатирующей части должны быть указаны реквизиты нормативно-правовых или локальных актов, в соответствии с которыми издается приказ (номер документа, дата издания, заголовок).

Констатирующая часть может начинаться словами: «В целях …»; «В соответствии …»; «Во исполнение…» и т.д.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» начинается с нулевого табулятора со следующей строки после окончания констатирующей части приказа. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

В предпоследнем пункте приказов указывается: «Начальнику общего отдела (Фамилия И.О. должностного лица) настоящий приказ довести до сведения исполнителей».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки приказа, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Список рассылки не является приложением и в тексте приказа не указывается.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа в целом. Например, " Контроль исполнения приказа оставляю за собой".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово " Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. В тексте документа, где есть ссылка на информацию в приложении, в конце фразы ставиться (Приложение). При наличии нескольких приложений после слова «Приложение» проставляется соответствующая нумерация приложений.

Например:

Приложение к приказу от 24.05.2013 № 234

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Копии приказов заверяются общим отделом центра и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если самим приказом не предусмотрен иной порядок его вступления.

Выписка из приказа – это копия какой-либо части подлинного документа приказа.

Выписка из приказа оформляется аналогично оформлению самого приказа. В конце выписки указываются данные должностного лица подписавшего приказ: должность, фраза «личная подпись» и И.О.Фамилия Второй строкой указываются данные должностного лица, оформившего выписку.

Например:

Директор (личная подпись) С.А.Дамдын

Выписка верна:

Начальник воспитательного отдела С.С.Ховалыг

Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый ректором и проректорами центра по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью центра (совещания, конференции и т. д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Распоряжение оформляется на установленном бланке (Приложение 5)

Регистрация распоряжений осуществляется секретарем. Нумерацию необходимо начинать с начала календарного года.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности центра. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах, печатается отдельной строкой прописными буквами.

Протокол

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на общем бланке (Приложение 3)

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: " Председатель", " Секретарь", " Присутствовали", " Повестка дня".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) по данному вопросу.

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае

допустимо вести краткую форму протокола).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре (начальнике секретариата, помощнике) директора. Должностное лицо, отвечающее за подготовку протокола, несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись темы выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает директор коллегиального органа или директор центра (организации).

Протокол оформляется на общем бланке центра с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ». Обязательными реквизитами протокола являются: наименование центра, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и должностным лицом, отвечающим за составление протокола. Датой протокола является дата заседания, совещания или конференции.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного или учебного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний отделов, протоколы заседаний Ученого совета центра и других. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений центра (или сторонних организаций), принимавших участие в работе совещания.

При необходимости делается выписка из протокола за подписью должностного лица, подписавшего основной протокол и должностного лица готовившего выписку.

Служебное письмо

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или документы, так называемые " сопроводительные".

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.

Сроки подготовки писем – ответов устанавливаются резолюцией директора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции директора.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки, письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются вводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Для составления служебного письма используется бланк письма центра (Приложение 1) формата А4 в угловом варианте. Оформление смотри в п.3.3.7. «Адресование».

На бланке письма в левом нижнем углу проставляются данные исполнителя.

Например:

Исп. Жуков Л.П.

Тел/факс. 72-65-54

3.6. Особенности технического оформления документов

Документы, подготовленные для набора текста на компьютере, должны быть написаны ясно, разборчиво. В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать.

Название вида документа печатается прописными буквами.

В центре устанавливается два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный для всех бланков, кроме письма. Для бланка письма утвержден угловой вариант. Работник, осуществляющий набор документов должен пользоваться электронной версией бланков центра.

При подготовке документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа для оформления на бланках приказа и распоряжения.

Содержание и структура текста

Содержание и структура текста строятся в зависимости от его функционального назначения (вида).

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом.

Например:

Уважаемый Иван Петрович!

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, сплошного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, согласованные между собой. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера строк.

При наличие в тексте ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: (. или 1). Текст сноски печатается через один интервал в конце каждой страницы. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Содержание издаваемых распорядительных документов не должно противоречить ранее изданным документам или дублировать их.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Текст документа делится, как правило, на две части: в первой вводной (констатирующей) – излагается причина, цель составления документа, даются ссылки на основополагающие документы, во второй – содержатся выводы, предложения, просьбы, распоряжения.

Тексты сложных по содержанию документов (положение, устав, инструкция и другие) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, разделенными точкой (например, 1.1.12).

В документах используется следующая форма изложения:

- от первого лица в единственном числе – тексты приказов, распоряжений и т.п., а также документы, исходящие от конкретных лиц (заявления, докладные записки): приказываю, прошу выделить, считаю необходимым;

- от первого лица множественного числа (переписка): просим направить, направляем на рассмотрение;

- от третьего лица множественного числа – нормативно-правовые акты (протоколы): слушали, выступили, решили.

Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста (без абзаца).

Терминология должна соответствовать установленной законодательными и другими нормативными правовыми актами. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте не рекомендуется употреблять устаревшие слова и обороты, а также оскорбительные и нецензурные слова и выражения.

В документах допускаются сокращения, установленные действующими правилами орфографии, или когда сокращения являются официальными названиями учреждения, предприятия, организации, например: ГИБДД, Сбербанк, " Псковэнерго".

3.8. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью центра.

3.9. Порядок снятия и выдачи копий с документов

Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в центре и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

При выдаче копии, документ воспроизводится полностью (бланк центра, номер, дата, содержание и т. д.).

При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста ставится штамп " Копия верна", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При выдаче копии с копии следует писать " Копия с копии".

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам, на ней следует проставлять гербовую печать центра или печать секретаря.

⇐ Предыдущая 12