Организация контроля исполнения документов.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Контроль исполнения включает:

- постановку документов на контроль;

-проверку своевременного доведения документов до исполнителя;

-предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

-учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

-информирование руководителя.

Ответственность за организацию контроля по своевременному и качественному исполнению документов возлагается на руководство организации и руководителей структурных подразделений, а так же на должностных лиц, указанных в тексте документов. Обязательному контролю подлежат:

-приказы, распоряжения, нормативные акты;

-нормативно-правовые акты, устанавливаемые законодательными и исполнительными органами РБ;

-запросы и указания вышестоящих органов;

- предложения, заявления и жалобы граждан. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Отметка о контроле сод. Букву К. Контроль исполнения документов осуществляется по журналам регистрации документов. Контроль может осуществляться до истечения срока исполнения. Основанием для снятия документа с контроля может быть подготовленный и подписанный руководителем исходящий, ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ.

38. Документы по личному составу и правила их оформления.

К документам по личному составу относятся: Труд. контракт – док-нт, кот. фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их. Заключатся в письменной форме. При заключении контракта указываются след. основные условия: место работы; конкретную работу, кот. должен выполнять работник; дату начала работы; оплату труда; обязанности сторон. Контрактная форма найма и оплаты труда распространяется на следующие категории работников: на постоян. работников; на времен. работников; работающих на основном месте работы; работающих по совмест-ву. Труд. контракт может заключ. на неопред. срок, на определен. срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы. Контракт составл. в двух экз., подписыв. руководителем и работником, заверяется печатью, хранится у сторон.

39.Приказ по личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия оформляются приказами по ЛС. Приказы по ЛС группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказы по ЛС оформляются на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по ЛС с глагола: принять, перевести, уволить, командировать и т.д. (прописными буквами). Затем с новой строки указывается ФИО, название должности, наименование структ. подразделения, с какого числа и с каким окладом принят работник (приказ о назначении). Приказ составляется в одном экз., визируется и подписывается руководителем предприятия. Приказ о прекращении трудового договора: в графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТрКод РБ, соответствующая причине увольнения. Все приказы визируются юристом и др. должностными лицами, в обязанности кот. входит работа с персоналом предприятия. Все приказы по ЛС объявляются работнику под роспись. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказы по ЛС хранятся 75 лет.

42.Труд. книжка. На всех предприятиях независимо от форм собственности на работников ведутся труд. книжки. Труд. кн. относится к числу основных док-тов, подт. общий, непрерывный и специальный стаж работы. На титульном листе тр. кн. указываются ФИО работника, а также дата рождения. Сведения об образовании и специальности указываются на основании соотв. док-тов (аттестатов, дипломов, сертификатов). На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего тр кн, и печать предприятия, где она была заведена. Все записи на последующих страницах тр кн производятся в точном соответст. с приказом. При увольн. тр кн выдается работнику в день увольн. Невостреб. тр кн хранятся до востреб. в сейфах не менее 50 лет.

Личное дело - совокупность док-тов, содержащих сведения о работнике. В состав ЛД входят сл. док-ты: 1. Внутренняя опись док-тов, имеющихся в личном деле. 2. Анкета или личный листок по учету кадров. 3. Автобиография или резюме. 4. Копии док-тов об образовании. 5. Характеристики или рекомендательные письма. 6. Трудовой контракт. 7. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

ЛД заводят после издания пр. о приеме работника. Хранится инспектором по кадрам в сейфе. Изменения в ЛД вносятся только лицами, ответственными за их ведение. ЛД уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

13-14-15-16.Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.

СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:

1. Государственный герб РБ. Располагается на верхнем поле по центру. Диаметр 17 мм. Изображать герб на своих бланках имеют право только государственные организации. Гербовые бланки изготавливаются только организацией, имеющей лицензию на это. Гербовые бланки обязательно должны быть нумерные и подлежать обязательному учету.

2. Эмблема или товарный знак. Располагается ниже герба на рабочем поле под гербом или на левом не рабочем поле перед названием организации (при угловом оформлении до реквизитов). В частных организациях эмблема может располагаться вместо герба.

3. Код организации. Располагается в правом углу верхнего не рабочего поля.

4. Код документа. 5. Название вышестоящей организации. 6. Название организации

7. Название структурного подразделения. Пишется полностью согласно правовым документам. Если правовыми документами закреплено сокращенное название организации, то его можно указывать на бланке после полного названия в скобках.

8. Название документа. Пишется большими буквами. 9. Дата. Оформляется только цифровым способом (01.10.2010). 10. Регистрационный индекс. Всегда стоит на одной строке с датой. 11. Место издания. 12. Почтовый адрес. Оформл. согласно требован. оформления почтовых операций (ул.Советская, 15 246000 г.Гомель, Гомельская область, Республика Беларусь).

13. Коммуникативные данные.Реквизит оформляется на бланке письма (тел (0232)445050).

14. Коммерческие данные. Указываются на бланке письма - р/с 000 в ф-ле № 300 АСБ «Беларусбанк». 15. Ссылка на входящий документ. Оформляется на бланке письма (на №_____от_____). 16. Реквизит утверждения. Оформляется с 5 таб. положения.

17. Адресат. Пишется с четвертого таб. положения. Ректору ГГМУ (полн.) Лызикову А.Н.

18. Резолюция. Письменное указание руководителя. Оформляется между адресатом и текстом на свободном месте.

19. Заголовок к тексту. Пишется с 0 таб. положения до 4 таб. Положения разрешается переносить слова, точка в конце заголовка не ставится. Если объем заголовка превышает более 5 строк, то заголовок продлевается до 6 таб. положения. Заголовок должен отражать краткое содержание текста. 20. Отметка об ограниченном доступе к документу. Пишется в правом верхнем углу вверху рабочего поля документа с 5 табулярного положения.

21. Текст. Делится на абзацы. Первая строка абзаца пишется с первого табулярного положения (12, 5 мм.). вторая и последующая строка – с 0 табулярного положения.

22. Отметка о наличии приложения. Оформляется после текста с 0 табулярного положения.

23. Реквизит подписи. Состоит из 3-х элементов: должности, подписи и расшифровки подписи. 24. Гриф согласования. Оформляется с 0 табулярного положения.

25. Отметка о заверении копии. Верно:

Секретарь подпись А.Н.Иванова

26. Отметка об исполнителе. Оформ на бланке письма с 0 таб положения после реквизита подпись: Иванов 77 00 21

27. Отметка об исполнении и направлении в дело. Оформляется на последнем листе документа, может содержать информацию: ссылку на исх. документ или краткий отчёт по решению вопроса: В дело 13-10.

28. Отметка о регистрации входящего документа. Проставляется на первом листе документа в правом нижнем углу и представляет собой штамп, в котором указаны дата регистрации и регистрационный индекс.

29. Отметка о переносе данных на машинные носители. Оформляется внизу документа.

30. Гриф «приложение». Оформляется на приложении с 5 табулярного положения:

Приложение 1

К приказу ректора ГГМУ

от___________№___

31. Визы. 32. Печать

17 Организационные документы, правила их оформления.

18.Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава должно включать: наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; местонахождение (почт. адрес); предмет и цель деятельности; порядок образования имущества; порядок распределения прибыли; порядок образования учреждения; порядок управления и прекращения деятельности; органы управления. Текст устава содержит следующие разделы: Общие положения; Уставной фонд; Порядок деятельности; Управление; Учет и отчетность; Распределение прибыли; Прочие накопления; Прекращение деятельности; Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации); наименование вида док-та – УСТАВ; дата; регистрацион. номер, место издания; гриф утверждения; текст; подпись.

19.Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различают: положения об организациях, структурных подразделениях, о коллегиальных и совещательных органах, о временных органах (комиссиях, советах). Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования. Текст положения включает след. разделы: Общие положения; Цели и задачи; Функции; Права и обязанности; Руководство; Взаимоотношения с другими подразделениями. Положения подписывают должностные лица, являющиеся разработчиками, визирует юридическая служба, утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

20.Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности организаций, (их структурных подразделений), должностных лиц. Оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, кот. нумеруются арабскими цифрами, а кол-во разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, кот. ее разработало, а утверждается руководителем организации. Инструкции бывают: должностные; по безопасности труда и др. Должн. инструкц. определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Текст должн. инструкции состоит из след. разделов: Общие положения; Должностные обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения.

21.Договор — это соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ч. 1 ГК РФ). Договор это основной документ гражданского права, он юридически закрепляет взаимоотношения между субъектами.

В современном российском гражданском праве договоры принято считать разновидностью сделок, к договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках. Данное утверждение оспаривалось в научной литературе, однако в ГК России установлено тождество понятий двух- и многосторонняя сделка и договор.

Договоры могут быть возмездными и безвозмездными. Любой договор, по которому хотя бы одна из его сторон за исполнения ею её обязанностей должна получить плату или иное встречное (относительно такой обязанности) возмещение, является возмездным. Безвозмездным является договор, по которому одна из сторон обязуется в чём-либо перед иной стороной без получения от неё встречного возмещения.

Возможна множественность лиц на одной из сторон договора, то есть заключение договора между несколькими лицами, с одной стороны, и одним лицом или несколькими же лицами — с другой.

Договор может быть составлен на нескольких языках. Как правило, при оспаривании в таких случаях силу имеет язык договора, на котором ведётся делопроизводство в соответствующем суде, если в самом договоре не установлен приоритет какой-либо языковой версии.

Также под договором часто подразумевают обязательства, возникающие из договора, либо документ, в котором зафиксированы его условия.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

22.Распорядительные документы, правила их оформления.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В констатирующей части указывается документ, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме (ПРИКАЗЫВАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, РЕШИЛИ). С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель, действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя.

25.Постановление – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

26.Распоряжение- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках своей компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий в пределах прав, предоставленных им законами РБ.

27Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

23.Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы делятся на 2 подгруппы: По личному составу; Подразделяются на 2 группы: 1. О приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников. 2. О предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках. По основной деятельности. Текс приказа состоит из двух частей: констатирующей (В связи…… В целях…На основании…и т.д.); распорядительной ((ПРИКАЗЫВАЮ.). Перед текстом приказа пишут заголовок (о чем приказ – Об увольнении….). Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

24.ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА - это своего рода фрагмент приказа, но в то же время отдельный документ.
Выписки из приказов по личному составу готовят по запросам вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии).
Обязательным условием подготовки выписки из приказа является точное указание начальных реквизитов приказа (наименование предприятия, даты и номера подлинного приказа, места издания, заголовка к тексту, необходимого фрагмента приказа). При оформлении фрагмента приказа необходимо руководствоваться следующими правилами:
1) если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью;
2) из распорядительной части “извлекают” тот пункт, ради которого и готовится выписка.
В выписке необходимо привести “подписные” реквизиты приказа:
1) указывается должность подписавшего подлинный приказ;
2) вместо росписи пишется слово “Подпись”;
3) расшифровка подписи производится как в приказе.
В выписке обязательным реквизитом является заверительная надпись, которая состоит из слова “Верно” (без кавычек), должности лица, заверившего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения.
Если выписка из приказа представляется за пределы предприятия, то она заверяется печатью предприятия. Для внутренних выписок может использоваться штамп (печать) кадровой службы.

Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

28.Справочно-информационные документы, правила их оформления (протоколы, акты).

30.Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях. Конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприятия указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и выступлений помещае6тся в тексте протокола или прилагается к нему: постановление печатается полностью.

Протоколы подразделяются на: полные, краткие и сокращенные.

Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения.

Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко анализируются также оперативные совещания.

В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных докладов и выступлений.

Протокол подписывается председателем комиссии и секретарем, нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календарного года.

Выписка из протокола. В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

29.Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные ими факты, (акт инвентаризации, несчастных случаев, списания материальных ценностей и др.)

Основанием для составления акта могут быть необходимость констатации определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части указываются установленные факты, делаются выводы, даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены. Акт подписывает председатель и члены комиссии.

Деловые письма, правила их оформления.

31-32-33

Служебные письма организации составляются по самым различным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы их легче было систематизировать и осуществлять контроль за исполнением.

Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений. Например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты – адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений. Подписываются должностным лицом о рамках его компетенции, Обязательно наносится реквизит отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который он отвечает.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководителей.

35.Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

36.Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе её автора, так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившееся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка – документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

37.Объяснительная записка – документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа.

34.Справки – документы, содержащие описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки: служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о заработной плате, справка с места работы).

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Заканчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров, заверяется гербовой печатью.

40.ЗАЯВЛЕНИЕ — ЗАЯВЛЕНИЕ, заявления, ср. (книжн.). Публичное официальное сообщение в устной или письменной форме. Сделать заявление. Заявление премьера произвело большое впечатление в политических кругах. || Официальная бумага, излагающая какую нибудь просьбу, Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.

Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.

Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот. определяет научно-историческое, социально-культурное и иное значение док-тов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек (председатель - один из руководящих работников). Заседания ЭК протоколируются. Отбор док-тов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством организации.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, кот. предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле в правом верхн. углу черным графитовым карандашом; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи док-тов дела. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. подшиваются, листы в них не нумеруются, док-ты в них хранятся в папках-скоросшивателях.

В процессе группировки документовв дела составляется внутренняя опись док-тов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает индексы док-тов, краткое содержание, даты и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

На все завершенные дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В структурных подразделениях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной форме под методическим руководством работников архива.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в кот. цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем структурного подразделения Она составляется в двух экз., один остается в структурном подразделении, а второй передается в архив вместе с делами. Описи дел по личному составу составляются в трех экз.

Сдача дел в архив организации осуществляется по графику, утвержденному руководством организации. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на док-ты для пополнения справочного аппарата архива. Зав. архивом расписывается в приеме дел на всех экз. годовых разделов описей, указывал дату приема и количество принятых дел.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒