X. Организация работы с документами в делопроизводстве

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

10.1. Составление номенклатур дел:

10.1.1. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

10.1.2. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях школы, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию документов в школе. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности школы, их виды, состав и содержание.

10.1.4. В школе составляются номенклатура дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел школы.

10.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства по форме, представленной в приложении 9 к Инструкции. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут руководители структурных подразделений. Вновь созданное подразделение (или отдел в составе подразделения) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить специалисту по кадрам.

10.1.6. Сводная номенклатура дел школы составляется специалистом по кадрам по форме, представленной в приложении 9 к Инструкции, на основе номенклатур дел структурных подразделений.

10.1.7. Сводная номенклатура дел утверждается директором школы.

10.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.9. Сводная номенклатура дел школы печатается в двух экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел хранится у директора школы. Второй – в отделе кадров школы – считается рабочим.

10.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой школы.

10.1.11. В сводную номенклатуру дел школы включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники нормативных документов, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы.

10.1.12. В случае возникновения в течение года в структурном подразделении новых документируемых участков работы, непредусмотренных дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

10.1.13.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в школе цифрового обозначения структурного подразделения, индекса отдела внутри структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

12-01-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 01 - индекс отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела (внутри отдела) по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

10.1.13.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). В ней же указывают наименования разделов номенклатуры дел. Наименование раздела отделяется от последующего текста двумя – тремя межстрочными интервалами. Индекс отдела указывают перед названием соответствующего раздела номенклатуры.

Например: 03. Учебно-воспитательная работа

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («материалы», «разные материалы», «общая переписка», «разное», «разная переписка», «общие вопросы», «производство» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты, к которым относятся документы дела.

Допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка дела в зависимости от логической последовательности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы» (а не «материалы»), а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам делопроизводства (планы, списки, доклады, информации)

Могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документов, названия которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу.

Например:

Документы (проекты решений, справки, отчеты и др.) к протоколам заседаний правления жилищно-строительного кооператива

В заголовках личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор, год.

Например:

Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2014 год

Примечание: Реквизит «дата» в заголовках номенклатур дел обычно не проставляется, так как номенклатура дел составляется на конкретный делопроизводственный год. Исключение составляют перспективные планы, программы.

Дата проставляется на обложках дел и в описях дел (составляются после окончания делопроизводственного года).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с организациями города о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой план финансовых мероприятий

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

10.1.13.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

10.1.13.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, согласованной с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства, Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного о «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

10.1.14. Заголовки дел в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех разделов, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи.

Первыми располагаются дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности школы. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами школы. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами и переписка. В конце разделов приводятся журналы и справочные картотеки.

10.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

10.2. Формирование и оформление дел:

10.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

10.2.2. Дела формируются в школе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

10.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок помещаться в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

10.2.4. Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляется руководителями структурных подразделений.

10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, при условии свободного прочтения информации. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Том 1», «Том 2» и т.д.

10.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

10.2.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

10.2.8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

10.2.9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

10.2.10. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

10.2.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

10.2.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

10.2.13. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

10.2.14. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

10.2.15. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.2.16. Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается соответствующая отметка.

10.2.17. Дела школы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела – подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

10.2.18. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по форме, представленной в приложении 10 к Инструкции; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела по форме, представленной в приложении 11 к Инструкции; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме, представленной в приложении 12 к Инструкции; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

10.2.19. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование школы, наименование структурного подразделения; его отдела; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование школы указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения и его отделов - записываются в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

10.2.20. На обложках дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения в верхнем правом и нижнем левом углах должно быть предусмотрено место размером 60 мм x 60 мм для архивного шифра дела.

Архивный шифр дела (состоит из наименования архивного отдела, номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется архивным отделом при передаче дела на муниципальное хранение.

10.2.21. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

10.2.22. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные дела, личные карточки, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

10.2.23. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

10.2.24. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.

10.2.25. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

10.2.26. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Приложение 1

к Инструкции по делопроизводству

в МАУДО г. Нижневартовска «ДШИ №1»

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒