Номенклатура дел, порядок ее разработки и утверждения.

Номенклатура дел - это систематизированный список документов с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел составляется в ноябре-декабре месяце, вводится в действие с января наступающего года.

Сначала составляется номенклатура дел в отделах, на основании дел отделов составляется номенклатура дел организации.

Номенклатура дел составляется ежегодно. В течение года номенклатура дел может обновляться.

Номенклатура дел организация согласовывает с экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Номенклатура дел организации согласовывает с государственным архивом 1 раз в 5 лет или в случае большого структурного изменения в организации.

Номенклатура дел отдела согласовывает с экспертной комиссией отдела, если такая имеется.

Номенклатуру дел организации подписывают:

Отдела – начальником общего отдела

Организации – утверждается руководителем.

Вся номенклатура печатается на общем бланке.

Номенклатура дел отдела печатается в 2 экземплярах, номенклатура дел организации - в 4 экземплярах.

Оформляется таблицей. В таблице указывается:

1.Индекс дела.

2.Заголовок дела (тома части).

3.Количество дел.

4.Срок хранения и номер статьи по перечню.

5.Примечание.

Номенклатура дел отделов согласовывается с ведомственным отделом. В дело можно подшивать 250 листов. Сквозная нумерация.

43. ПРИКАЗ Минфина РФ от 13.12.93 N 121 " ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ"

Приказ

Во исполнение Постановления Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 г. N 745 (п. 2) утвердить формы документов строгой отчетности, которые могут использоваться гостиничными хозяйствами при расчетах с населением для учета наличных денежных средств, разработанные и представленные Комитетом Российской Федерации по муниципальному хозяйству:

1. N 1-Г " Анкета"

2. N 2-Г " Журнал регистрации иностранных граждан"

3. N 3-Г " Счет"

4. N 3-Гм " Счет"

5. N 4-Г " Карта гостя"

6. N 5-Г " Кассовый отчет"

7. N 7-Г " Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету"

8. N 8-Г " Квитанция о возврате денег"

9. N 9-Г " Акт о порче имущества гостиницы"

10. N 10-Г " Заявка на бронирование мест"

11. N 11-Г " Автостоянка"

12. N 12-Г " Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг"

13. N 13-Г " Квитанция на прием вещей в камеру хранения"

Заместитель Министра финансов
Российской Федерации
С.В.АЛЕКСАШЕНКО

ФОРМЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ ГОСТИНИЦ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ИХ ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ

Закон прост: Формы бланков строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 г. N 171 " Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники", могут применяться до 01.12.2008, если иное не предусмотрено абз. 3 п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. После 01.12.2008 формы бланков строгой отчетности применяются в соответствии с Информационным письмом Минфина РФ от 22.08.2008.

КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ ГОСТИНИЦ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Форма N 1-Г АНКЕТА

ФОРМА N 1-Г АНКЕТА

1. Фамилия _________________ Комната N _________________

2. Имя _____________________ Индекс поселения __________

3. Отчество ________________ Прибыл ____________________ (дата, часы) Выбыл ____________________ (дата, часы)

4. Дата рождения " " _________________________________ 19 г.

5. Место рождения Область, край, республика __________ ____________________________________ район ______________________________ город (селение) ____________________ _______________________________________________________________

6. Паспорт серии ____________ N ________ выдан ___________________

(когда)

_______________________________________________________________ (наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)

7. Адрес постоянного места жительства ____________________________ _______________________________________________________________

8. Цель приезда __________________________________________________ (если в командировку, указать N удостоверения, кем выдано, когда)

9. Срок проживания до ____________________________________________

10. Продление проживания _________________________________________

11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен. Подпись _______________________________ (лица, прибывшего в гостиницу) Оборотная сторона Ф. N 1-Г

Поселена(а) " __" _________________________________________19 ___ г.

город (селение) __________________________________________________

гостиница ________________________________________________________

На дополнительное место в номере согласен(на) ____________________

(подпись лица, прибывшего в гостиницу)

Согласен(на) на проживание в номере с оплатой

всех мест ________________________________________________________ (подпись лица, прибывшего в гостиницу)

Подпись ответственного лица ______________________________________

Утверждена
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 2-Г ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ

Гостиница __________________________

N п/п, он же регистрационный номер прописки	Дата и время регистрации	Ф.И.О.	Год рождения	Гражданство (подданство), N паспорта	С какого ККП прибыл	Маршрут следования (для туристов), наименование организации, в которую прибыл	Номер комнаты и корпуса	Срок действия визы, и до какого числа прописан	Дата выбытия	Примечание

и т.д. до конца с оборотом без титульного заголовка.

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 3-Г СЧЕТ

ФОРМА N 3-Г

Гостиница ________________________________________________________

Город ____________________________________________________________ СЧЕТ N ___000000________ от " ___" ___________________ 19 __ г.

Гр. ______________________ Индекс поселения ______________________ (Ф.И.О., страна)

N комнаты _________________________ Заезд ____________________ (дата, часы)

N корпуса _________________________

NN п/п		Виды платежей		Ед. изм.	К-во единиц	Цена	Сумма
руб.	коп.	руб.	коп.
1.		Бронь		%
2.		Бронь		к/с
3.		Опоздание
	с
		(дата, часы)
	по			к/с
		(дата, часы)
4.		Проживание
	с
		(дата, часы)

	по			к/с
		(дата, часы)
5.		Дополнительное место		к/с
6.		Телевизор		сут.
7.		Холодильник		сут.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Итого получено по счету: ____________________________________ _____________________________________________________________ (сумма прописью)

Дежурный администратор ___________________________________________

(оператор механизированного (подпись)

расчета)

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

ФОРМА N 3-Гм СЧЕТ

ФОРМА N 3-Гм

Гостиница ________________________________________________________ (адрес) СЧЕТ N ______ 000 000 ____________ Комната ________________

Фамилия, И.О. ____________________________________________________

Страна ___________________________________________________________

Организация ______________________________________________________

Заезд ____________________________________________________________

Выезд ____________________________________________________________

N N п/п	Виды платежей	Сумма
1.	Проживание
2.	Бронь
3.	Курортный сбор
4.	Телефон
5.	Телевизор
6.	Холодильник
7.	Химчистка
8.	Прачечная
9.	Портновская
10.	Прочие услуги
11.	Проживание по б/п
КС	- койко-сутки
В	- возврат
К	- коррекция
ИТОГО - общая сумма платежа
ИТОГО - общая сумма по б/п

Кассир - оператор _________

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 4-Г КАРТА ГОСТЯ

ФОРМА N 4-Г

Гостиница ________________________________________________________

Адрес ____________________________________________________________

Телефон __________________________________________________________

Проезд ___________________________________________________________

__________________________________________________________________ КАРТА ГОСТЯ N

ДНИ МЕСЯЦ

1 17 I

2 18 II

3 19 Фамилия, И.О. _______________ III

4 20 Номер _______________________ IV

5 21 V

6 22 Ключ от номера выдается при предъявлении VI Карты гостя

7 23 VII

8 24 VIII

9 25 Проживающий имеет право на внеочередное IX

10 26 обслуживание в предприятиях общественного X

11 27 питания, бытового обслуживания и связи, XI

12 28 расположенных в гостинице XII

13 29

14 30

15 31

16 Администратор _______________________________________________ (подпись)

Нижеследующая надпись печатается на обороте вверху ПРОПУСК

НА ВЫНОС ВЕЩЕЙ Количество мест _______________________________ Наименование вещей ____________________________ Дата и час ____________________________________ Подпись _______________________________________

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 5-Г КАССОВЫЙ ОТЧЕТ

ФОРМА N 5-Г

Гостиница ________________________________________________________ КАССОВЫЙ ОТЧЕТ

__________________________________________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество, ответственного за расчет) за " __ " ______ ____________________ 19 __ г.

N N п/п	Виды платежей	Ед. изм.	Кол-во	Сумма
1.	Проживание и опоздание
2.	Счета с N _______ по N ________	к/с
3.	Бронь	%
4.	Бронь	к/с
5.	Разница в тарифах	к/с
6.	Дополнительные места	к/с
7.	Телевизор	сут.
8.	Холодильник	сут.
9.	Душ	раз.
10.	Телефонные переговоры
11.
12.
13.
14.

ИТОГО: __________________

По актам за порчу имущества ______________________________________ (сумма)

Возврат __________________________________________________________ (койко-суток) (сумма)

Всего ____________________________________________________________ (сумма прописью)

Разница в тарифах _________________________ руб. ____________ коп.

__________________________________________________________________

(сумма прописью) Подпись ответственного за расчет

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 7-Г РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ

ФОРМА N 7-Г

Гостиница ________________________________________________________ РАСЧЕТ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ

Наименование организации _________________________________________

по брони N _______________________________________________________

Предоставлено мест _______________________________________________

Срок проживания с __________ по ___________________

Дата и период заезда ______________________________

Дата и период выезда ______________________________ " ___ " ____________________________ 19 __ г.

Номер комнаты и места

Тариф номера (места)

Ф.И.О.

Начало подготовки

Заезд

Выезд

Бронь % или к/с

Опоздание к/с

К-во суток пребывания

Сумма (руб.)

дата

часы

дата

часы

дата

часы

бронь

опоздание

проживание

Печатается с оборотом без титульного заголовка

Сумма за бронь, опоздание, проживание __________________________,

в т.ч. от брони в %, всего к/с ___________________________________ Дежурный администратор ____________________ (подпись)

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 8-Г КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ

ФОРМА N 8-Г

Гостиница ________________________________________________________

Комната __________________________________________________________ КВИТАНЦИЯ N __________________ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ К СЧЕТУ N ___________________________

Гр. _____________________________________________________________, (Фамилия, Имя, Отчество)

проживавшему(ей) ______________ по _____________________________

(дата, часы) (дата, часы)

Возвращено за:

а) проживание __________________________, ________________________ (кол-во, койко-суток) (сумма)

Всего _______________ руб. __________________ коп.

__________________________________________________________________ (сумма прописью)

" ___ " ______________________19 _________ г. Получил __________________________ (подпись)

Выдал ____________________________

(подпись)

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 9-Г АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ

ФОРМА N 9-Г

Гостиница ________________________________________________________ АКТ N _______________ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ ОТ " __ " ____________________ 19 ___ Г.

Обнаружено следующее: Гр. _______________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество)

__________________________________________________________________

Всего на сумму: __________________________________________________

Подписи работников гостиницы: ____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ (подпись лица, причинившего ущерб)

С гр. ______________________________ Получено: ___________________

(Фамилия, Имя, Отчество) (сумма прописью)

Принял: __________________________________________________________ (Должность, Фамилия, Имя, Отчество) (подпись)

Испорченные вещи _________________________________________________

получены _________________________________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество) (подпись)

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 10-Г ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ

ФОРМА N 10-Г

Штамп организации с указанием

адреса, номера телефона, даты

и номера документа Рег. N ___________________ Начальнику управления, директору объединения гостиничного хозяйства (гостиницы)

" ____________________ "

т.______________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество) ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ Просим разместить в гостинице " ____________________ " ______

человек: (Фамилия, Имя, Отчество, должность, категория номера)

1. _______________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

3. _______________________________________________________________

4. _______________________________________________________________

5. _______________________________________________________________

6. _______________________________________________________________

7. _______________________________________________________________

8. _______________________________________________________________

9. _______________________________________________________________

10. ______________________________________________________________

(для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на

размещение более 10 человек прилагается отдельный список)

Заезд " __ " ________ 19 г. в период _________________________ (0-12 час. или 12-24 час.)

Выезд " __ " ________ 19 г. в период _________________________ (0-12 час. или 12-24 час.)

Цель приезда и вид оплаты _______________________________________ (командировка, отдых, проездом, по

безналичному, за наличный расчет)

__________________________________________________________________ Оплату стоимости бронирования, проживания, доплату за

опоздание гарантируем.

Наш р/с N _____________________________ в _____________ отд. банка Должность распорядителя кредитов ____________________________ (подпись) (Ф.И.О.)

М.П. Главный бухгалтер ___________________________________________ (подпись) (Ф.И.О.) Начальник управления, директор

объединения гостиничного хозяйства

(гостиницы) _________________________________ (подпись) (Ф.И.О.) " __ " __________________ 19 __ г.

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 11-Г АВТОСТОЯНКА

ФОРМА N 11-Г ГОСТИНИЧНЫЙ КОМПЛЕКС АВТОСТОЯНКА

Квитанция N ________________________ серия N _____________________

На прием и выдачу автотранспорта:

Выдана гр. ______________________________________________________, (Ф.И.О.)

проживающему _____________________________________________________

Марка а/т _____________________________ цвет ____________________

гос. номер _______________________________________________________

Прием " ___ " __________________ 19 ___ г. ч. ______ мин. _______

Выдача " ___ " __________________ 19 ___ г. ч. ______ мин. ______

Время стоянки ___________________

Оплата _________________ руб., налог в бюджет _______________ руб.

Итого: _____________________ руб.

Подпись кассира ___________________ охранника ____________________ Примечание. За материальные ценности, находящиеся в салоне

автомобиля, щетки, очистители и зеркала администрация гостиницы

ответственности не несет.

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 12-Г КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ

ФОРМА N 12-Г

Гостиница ________________________________________________________ КВИТАНЦИЯ N ____________________ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ

Вид услуг ________________________________________________________

__________________________________________________________________

Сумма ____________________________________________________________

Дата _____________________________________________________________

УТВЕРЖДЕНА
Приказом Министерства финансов
Российской Федерации
от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 13-Г КВИТАНЦИЯ НА ПРИЕМ ВЕЩЕЙ В КАМЕРУ ХРАНЕНИЯ

ФОРМА N 13-Г

Гостиница _____________________ Гостиница ______________________ КОРЕШОК КВИТАНЦИИ N _____ КОПИЯ КВИТАНЦИИ N _____

НА ПРИЕМ ВЕЩЕЙ В КАМЕРУ ХРАНЕНИЯ НА ПРИЕМ ВЕЩЕЙ В КАМЕРУ ХРАНЕНИЯ

От (Ф.И.О.) ____________________ От (Ф.И.О.) ____________________

Количество мест ________________ Количество мест ________________

Наименование ___________________ Наименование ___________________

________________________________ ________________________________

Принял кладовщик кам. хранения Принял кладовщик кам. хранения

" " _______________ 199 г. " " _______________ 199 г.

Гостиница _______________________ КВИТАНЦИЯ N _____ НА ПРИЕМ ВЕЩЕЙ В КАМЕРУ ХРАНЕНИЯ

От (Ф.И.О.) _____________________

Количество мест _________________

Наименование ____________________

_________________________________

Принял кладовщик кам. хранения

" " _______________ 199 г.

Процесс обслуживания гостей в любой гостинице, независимо от ее категории, можно разбить на несколько этапов:

· бронирование - предварительный заказ мест в гостинице;

· прием, регистрация и размещение гостей;

· предоставление услуг проживания;

· предоставление дополнительных услуг;

· окончательный расчет и оформление выезда.

БРОНИРОВАНИЕ. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВКИ НА БРОНЬ

В гостинице процесс обслуживания гостей начинается именно с бронирования, под которым понимается предварительный заказ мест и номеров. Осуществляют функции бронирования либо менеджеры отдела бронирования гостиницы, либо непосредственно служба приема и размещения гостей. Ведь отправляясь в поездку, турист или бизнесмен, не желающий сталкиваться с трудностями найма временного жилья, обязательно свяжется с такой службой и подаст заявку на бронирование места или номера.

Служба бронирования занимается не только сбором заявок, но и изучает спрос на гостиничные услуги в тот или иной момент. На уровень спроса, кроме сезонности, могут оказывать большое значение, например, проходящие в данном регионе культурные или спортивные мероприятия (предположим, кинофестиваль, или чемпионат мира). Большое значение имеет также политическая обстановка в регионе, где находится данная гостиница. Ведь не секрет, что в периоды политической нестабильности интерес туристов к данному региону значительно снижается из-за невозможности обеспечить безопасность пребывания. Учитывая все данные факторы, менеджеры отдела бронирования совместно с отделом маркетинга планируют деятельность гостиницы.

Иногда гостиничные комплексы могут применять и двойное бронирование, как правило, это происходит либо в момент проведения массовых мероприятий, либо в пик сезона. Двойное бронирование – это подтверждение о предоставлении мест в гостинице одновременно двум гостям на одну и ту же дату. Конечно, используя такой прием, администрация гостиницы идет на определенный риск. Если кто-то из клиентов аннулировал заявку, то такой прием оправдывает себя. А как быть в том случае, если прибудут оба клиента? И в такой ситуации служба приема и размещения должна иметь возможность поместить клиента, при этом возможно осуществление взаимных связей с близрасположенными гостиницами, куда можно переадресовать клиента или с фирмами, сдающими в аренду жилье.

Существует несколько способов забронировать номер: письменный, устный или с помощью интернета. В любом случае в заявке клиента, который бронирует номер, должны указываться следующие сведения:

· число и категория номера;

· сроки проживания в гостинице;

· фамилия, имя, отчество клиента;

· форма оплаты.

Организации, подающие заявку на бронирование, указывают также реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, факс, номер счета в банке и так далее).

Предположим, что организация направляет на участие в семинаре двух своих сотрудников.

При этом с помощью факса организация отсылает в гостиницу письмо-заявку форма №10-Г. Она может иметь следующий вид:

Торговая фирма ООО «Сегмент»

г. Тула, ул. Маяковского 83/1

Счет №________________

В банке_________________

Тел./Факс.

Директору гостиничного комплекса

«Турист»

госп. _Головину ___М.П.__

ЗАЯВКА

Просим забронировать для сотрудников нашей организации Ильина П.М. и Федорова Н.С. два одноместных номера с 10.01.05 года до 15.01.05 года, заезд в 15 –00ч.

Цель приезда - командировка.

Оплату гарантируем.

Просим подтвердить бронирование по факсу 345-56-73.

Директор ООО «Сегмент» Мишин Ю.В.

Главный бухгалтер Смирнова Л.С.

08.01.05 года

Получив такую заявку, служба бронирования обязана ее зарегистрировать. В том случае, если гостиница может предоставить свои услуги по проживанию, то в организацию должно быть направлено подтверждение заявки. Если гостиница не может удовлетворить заявку, она должна прислать отказ.

Гостиница «Турист»

В ответ на Ваш факс от 08.01.05 года подтверждаем бронирование двух одноместных номеров с 10.01.05 года по 15.01.05 года Стоимость проживания в сутки составляет 800 рублей.

В случае изменения Ваших планов просим отменить бронирование до 18.00ч. 09.01.05 года во избежание выставления счета за простой номера.

Расчетный час в гостинице «Турист» 12 часов дня.

Директор Головин М. П.

Главный бухгалтер Новикова О.С.

08.01.05 года

Обратите внимание!

Каждая заявка на бронирование и аннуляция заказа регистрируются в обязательном порядке. В противном случае, например, если аннулированный заказ вовремя не зарегистрирован, то вероятность того, что номер останется непроданным, велика. Мы уже отмечали, что одной из особенностей гостиничного продукта, как услуги, является невозможность хранения. Если номер останется не проданным, то потенциальный доход от такой услуги потерян.

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в специальном журнале «И» по форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности», содержащей следующие реквизиты:

Регистрационный номер	Ф.И.О	Место жительства	Вид заявки	Дата заявки	Дата заезда, выезда	Гостиница	Количество мест	Подпись лица, принявшего заявку.

Заявки, полученные от организаций, регистрируются в специальном журнале «П» по следующей форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности»:

Регистрационный номер	Наименование предприятия (организации)	Дата представления заявки	Дата заезда, выезда	Гостиница	Количество	Подпись лица, принявшего заявку.

В Правилах предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации не оговаривается размер платы за бронь. Этот размер устанавливается администрацией гостиницы. Как правило, он составляет от 30 % до 50% от тарифа номера или места в номере за сутки.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒