ТЕМА 12. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА
1. Организация работы с документами, которые отнесены к государственной тайне.
2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.
Любая организация (учреждение) не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы является владельцем документированной информации и должна принимать меры по ее охране в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Ограничение доступа к документированной информации - это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению) - собственникам, владельцам, пользователям.
При организации работы с документами ограниченного доступа необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 " О государственной тайне"
Закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ " Об информации, информатизации и защите информации"
Указ Президента Российской федерации от 6 марта 1997 года № 186 " Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера"
Указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 года № 64 " О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне "
Постановление Правительства Российской Федерации 5 декабря 1991 года № 35 " О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну"
Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 года № 870 " Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"
Документированная информация (документы) с ограниченным доступом в соответствии с п.2 ст.10 Федерального закона " Об информации, информатизации и защите информации" по условиям правового режима подразделяется на два вида:
" информация, отнесенная к государственной тайне;
" информация конфиденциальная.
1. Организация работы с документами, которые отнесены к государственной тайне
Порядок отнесения документов к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 " О государственной тайне", в котором установлены три степени секретности:
o особой важности;
o совершенно секретно;
o секретно.
Порядок отнесения документов к различным степеням секретности регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 " Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности".
Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 " Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" был утвержден перечень, который включил в себя наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распространению этих сведений.
Под государственной тайной понимаются защищаемые государством сведения - в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики, в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно- розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
К государственной тайне может быть отнесен весьма широкий круг сведений, касающихся всех сфер общественной и государственной жизни. При решении вопроса об отнесении тех или иных сведений к государственной тайне, должностные лица, наделенные таким правом, должны учитывать, что определенные сведения не могут являться государственной тайной. В статье 7 Закона Российской Федерации " О государственной тайне" указываются сведения, которые не подлежат засекречиванию:
" о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях;
" о стихийных бедствиях и их официальных прогнозах и последствиях;
" о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства и состоянии преступности;
" о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством;
" о фактах нарушения прав и свобод человека;
" о размере золотого запаса и государственных валютных резервах;
" о состоянии здоровья высших должностных лиц России;
" о фактах нарушения законности государственными органами и их должностными лицами.
Организационные, документационные и информационные технологии по работе со сведениями, относящимися к государственной тайне изложены в Законе Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 " О государственной тайне". В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 октября 1995г. № 1050 " Об утверждении Инструкции о порядке доступа должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне" допуск граждан к государственной тайне осуществляется в добровольном порядке и предусматривает:
" принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению доверенных им сведений, составляющих государственную тайну; согласие на частичные временные ограничения их прав в соответствии с Законом " О государственной тайне";
" письменное согласие на проведение в отношении их полномочными органами проверочных мероприятий;
" ознакомление с нормами законодательства Российской Федерации о государственной тайне, предусматривающими ответственность за его нарушение;
" принятие соответствующего решения руководителем организации о допуске оформляемого лица к государственной тайне.
Взаимные обязательства администрации организации и оформляемого лица отражаются в трудовом договоре (контракте). Причины отказа работнику в допуске к государственной тайне указаны в статье 22 Закона Российской Федерации " О государственной тайне".
Решение об отказе в допуске к государственной тайне принимается руководителем организации в индивидуальном порядке с учетом результатов проверочных мероприятий. Гражданин имеет право обжаловать это решение в вышестоящую организацию или в суд.
Правила работы документами, отнесенными к государственной тайне, в учреждениях и организациях определяется специальными инструкциями и положениями, которые имеют одну из степеней секретности.
2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 г № 24-ФЗ " Об информации, информатизации и защите информации" конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 " Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" определены следующие группы сведений:
" о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
" составляющие тайну следствия и судопроизводства;
" информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);
" информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);
" информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
Информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).
В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Исторически сложилось, что степени доступа конфиденциальных документов и их наименования заимствованы организациями из степеней доступа документов, относящихся к государственной тайне. Практически степени доступа конфиденциальных документов определяет сама организация. Степени доступа и их наименования могут быть разнообразны: особой важности; совершенно секретно; секретно; для служебного пользования; не для печати; конфиденциально и т.д. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.). Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом " Гриф ограничения доступа к документу", который свидетельствует об особом характере информации.
В действующих нормативных актах не отражено конкретное наименование грифов, поэтому их обозначение используется исходя из сложившейся практики организаций. Грифы могут иметь наименования " Для служебного пользования", (ДСП), " Конфиденциально" . Гриф ограничения доступа при необходимости может дополняться номером экземпляра документа, например: " Конфиденциально экз.2." или " Для служебного пользования экз. 3".
" Гриф ограничения доступа к документу" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 97 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению", реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.
2.1 Права доступа к конфиденциальным документам организации
Права доступа к конфиденциальным документам в организации разграничиваются на основе предоставления различных полномочий по ознакомлению, регистрации, редактированию, снятию с контроля, списанию в дело, хранению, использованию и уничтожению.
Определение документов к категории конфиденциальных производится исполнителем и лицом, подписывающим документ, и руководителем организации, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим издание к печати.
Руководители имеют право снимать гриф с документов, подготовленных в данной организации, а также полученных от подведомственных организаций с уведомлением их об этом.
Руководители организаций, структурных подразделений и должностные лица несут ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с данным грифом, а также за соблюдением требований соответствующих инструкций, разработанных организацией по работе с конфиденциальными документами.
Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования конфиденциальных документов, а также их неразглашение возлагается на службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или специальное подразделение.
Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с конфиденциальными документами, должны быть в обязательном порядке ознакомлены с соответствующими инструкциями по работе с ними. Сотрудникам, допущенным к работе с конфинденциальными документами, запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах, если это не вызывается служебной необходимостью.
Правила работы с базами данных и автоматизированными информационно-поисковыми системами (ИПС) ограниченного доступа определяются техническими средствами, программным обеспечением и специальными технологическими инструкциями, разрабатываемыми информационно-технологическими службами, вычислительными центрами (ВЦ) организации (Руководство пользователя, Правила организации ведения баз данных и автоматизированных ИПС и т.д.).
2.2. Прием регистрация конфиденциальных документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти документы, учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярно.
Регистрация документов и изданий в ИПС производится отдельно от регистрации несекретной документации.
При незначительном объеме документов и изданий в зависимости от степени ограничения доступа разрешается вести их регистрацию совместно с другой несекретной документацией. При этом в регистрационно-контрольных формах (РКФ) к регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения допуска к документу, применяемого в организации, но в краткой форме, например: " ДСП" - для служебного пользования; " КФД" - конфиденциально и др.
Тираж издания, полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в РКФ учета и распространения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в РКФ. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
2.3. Печатание, размножение и рассылка документов
Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ в зависимости от степени ограничения доступа и степени защиты технических средств и программного обеспечения работниками спецподразделения, непосредственным исполнителем, или в случае необходимости - технической службой (секретарь, инспектор, оператор и т.д.).
На первом листе каждого документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия ответственного за распечатку документа и дата печатания документа (если документ печатался на принтерах средств ЭВТ- дополнительно указывается наименование файла, в котором набирался текст). Отпечатанные и подписанные документы вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: " Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись". Технология дальнейшей работы с документами, находящимися в памяти средств ЭВТ, должна быть оговорена специальными инструкциями.
Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с ограниченным доступом, выпускаются с этим же грифом. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы учитываются и хранятся как несекретные материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке этих изданий.
Размножение документов и изданий производится под контролем службы ДОУ или другого подразделения, выполняющего соответствующие функции, по разрешению руководителя организации или структурного подразделения. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно. Рассылка тиражированных документов и изданий производится на основании подписанных руководителем организации (структурного подразделения) списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
Пересылка документов и дел в другие организации в пределах страны осуществляется, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организации. Доставка документов и дел через представителей других организаций производится на основании доверенности.
Отправляемые документы, дела и издания помещаются в конверты, либо упаковываются. Использовать конверты с прозрачными " окошками" для пересыпки этих документов запрещается.
На упаковке указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением грифа ограничения доступа.
На упаковке документов не указывают фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.
Передача документов иностранным учреждениям, организациям, фирмам и их представителям допускается в каждом отдельном случае по письменным разрешениям руководителя организации.
Если в документах содержатся сведения, относящиеся к компетенции других организаций, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия организаций.
2.4. Группировка исполненных документов в дела
Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания.
Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры " Индекс дела" к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например:
| Индекс дела
| Заголовок дела
| Количество томов
| Срок хранения и статья по перечню
| Примечание
|
| 01- 03
| Приказы директора по основной деятельности
|
|
|
|
| 01- 03/ДСП
| Приказы по основной деятельности
|
|
|
|
| 01- 25
| Журнал регистрации входящих документов
|
|
|
|
| 01-25/ ДСП
| Журнал регистрации входящих документов
|
|
|
|
При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: " Документы " Для служебного пользования".
Срок хранения одного такого дела не устанавливается. а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка " ЭК" (экспертная комиссия).
По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.
Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.
В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.
2.5. Использование документов, дел и изданий. снятие с дел грифа
ограничения доступа
Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.
Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ " Учета выдаваемых дел и изданий".
Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы.
Копирование для сторонних организаций документов. полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.
Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив.
На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.
Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Госархива.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:
1. К каком нормативном акте закреплено понятие Государственная тайна"?
2. Даете определение понятия " конфиденциальная информация".
3. Назовите три степени секретности, которые были установлены законом " О государственной тайне".
4. Какими нормативными актами регламентируется порядок отнесения документов к государственной тайне.
5. Какие основные принципы должны быть соблюдены при организации работы с документами ограниченного доступа.
Популярное:
