Специальные инструменты снижения накладных расходов в отделах

⇐ ПредыдущаяСтр 27 из 72Следующая ⇒

Для систематического снижения все более увеличивающейся доли накладных расходов (как правило, постоянных) промышленного предприятия используют методы функционально-стоимостного анализа (ФСА) таких расходов и бюджетирования на нулевой базе (Zero-Base Budgeting ZEE).

Часто учет издержек по производственным процессам инициирует проведение ФСА накладных расходов по всей цепочке комплексных общезаводских функций.

(1) Функционально-стоимостной анализ накладных расходов

Потенциал снижени накладных расходов следует искать в основном в административных и обслуживающих подразделениях. Оказываемые ими услуги часто не зависят от заказов или требований других подразделений. Кроме того, расходы на эти услуги часто не известны ни заказчикам, ни исполнителям. Заказчик этих услуг получает, если вообще получает, только приблизительную смету затрат.

ФСА накладных расходов есть инструмент систематического их снижения в подразделениях. Он позволяет выявить возможности улучшения соотношения затраты/полезность для услуг отделов. Это принципиально возможно:

через отказ от ненужных услуг;
путем рационализации оказания необходимых услуг.

Важнейший момент ФСА накладных расходов в том, что носителем этого метода является не какой-то специальный отдел, а руководители всех организационных единиц, которые проводят ФСА для своих отделов. Эти руководители могут получить поддержку со стороны специалистов предприятия или сторонних консультантов.

Исходным пунктом ФСА накладных расходов является составление списка задач для каждой исследуемой организационной единицы (подразделения). В нем должны быть указаны все услуги с необходимым для этого персоналом и затраты. Руководитель подразделения должен разработать предложения по сокращению объема или рационализации оказываемых услуг и в заключение утвердить предложения по снижению затрат. Большую часть предложений по экономии затрат руководитель подразделения принимает сам или при участии вышестоящего руководства. Решения об отказе от оказания некоторых услуг и соответствующей экономии затрат принимаются при участии руководителей подразделений, для которых эти услуги оказывают. В ходе такого процесса переговоров создаются условия, похожие на рыночные, и формируетс сознательное отношение всех участников к затратам.

Специальная согласительная комиссия является последней инстанцией в принятии решений по всем предложениям об экономии накладных расходов. В нее должны входить в том числе и члены высшего руководства, чтобы ранжировать проекты.

Процесс ФСА накладных расходов можно представить в общем виде следующим образом.

Этап постановки проблемы;

выбор исследуемых подразделений;
информирование персонала;
обучение участников ФСА;
установление сроков проведения.

Этап поиска:

выявление внутренних взаимосвязей между услугами и затратами на них;
выдвижение идей по исключению ненужных видов деятельности;
разработка идей по улучшению соотношения затраты/результат.

Этап оценки и принятия решения:

разработка мероприятий ФСА с заданием целевых эффектов;
разработка мероприятий по снижению затрат.

Этап реализации и контроля:

утверждение сроков и лиц, ответственных за проведение конкретных мероприятий ФСА;
корректировка соответствующего бюджета.

Часто при проведении ФСА накладных расходов возникают идеи, не связанные со снижением расходов, например по улучшению среднеи долгосрочной продуктовой программы.

(2) Бюджетирование на нулевой базе

Бюджетирование на нулевой базе есть метод составления бюджета, разработанный в конце 60-х годов для Texas Instruments и нашедший в дальнейшем применение на других предприятиях. Этот метод отличается от ранее известных тем, что для вновь планируемого бюджета все виды деятельности подразделений должны быть обоснованы заново. Простая экстраполяци данных прошлого периода не допускается. Предприятие мысленно как бы создают заново и при этом проверяют, какие услуги, в каком объеме и какого качества необходимы с точки зрения накладных расходов.

Основная цель применени данного метода снизить накладные расходы или направить средства в более важные области.

Носителями метода бюджетирования на нулевой базе являются руководители и сотрудники соответствующих подразделений. Руководство предприятия должно не только инициировать процесс бюджетирования, но и участвовать в нем, действуя в качестве высшей инстанции, координирующей и утверждающей предлагаемые мероприятия и их воздействие на бюджет.

Руководители получают поддержку специальной проектной группы, состоящей из специалистов, владеющих методикой составления бюджета на нулевой базе и способных профессионально консультировать подразделения при разработке предложений. Специалисты группы отвечают за планирование, беспрепятственное его осуществление, контроль за ходом разработки и составления отчетов для руководства предприятия. Проектная группа может, как и при ФСА накладных расходов, включать в свой состав собственных специалистов и сторонних консультантов.

Бюджет на нулевой базе можно составлять изолированно в подразделениях или для предприятия в целом, причем ежегодное повторение этой процедуры не является необходимым.

Процесс составления бюджета на нулевой базе проходит в 9 этапов:

намечаются подразделения для составления бюджета;
образовываются единицы принятия решения (например, отдел как организационная единица);
устанавливаютс различные качественные и количественные параметры услуг, оказываемых этими организационными единицами;
определяются экономичные методы оказания услуг;
разрабатываютс пакеты решений и делается обзор предоставляемых всеми организационными единицами услуг, выясняется, каково их влияние на результат, а также количественно не выражаемые достоинства и недостатки;
пакеты решений ранжируются на всех иерархических уровнях снизу вверх в ходе дискуссии руководителей; высшее руководство окончательно устанавливает приоритеты;
в соответствии с установленными приоритетами распределяются располагаемые для реализации пакетов решений средства;
руководство информирует сотрудников о ранжированном перечне пакетов решений или оказываемых услугах и располагаемых средствах в накладных расходах;
принятый пакет решений реализуется в конкретные бюджеты мест возникновения затрат с соответствующими данными об ответственных лицах и сроках.

Значительное достоинство составления бюджета на нулевой базе наряду с точностью планирования в том, что в процессе такого планирования участвуют руководители всех уровней управления. Недостатки: психологически обусловленное противодействие сотрудников, большие затраты времени и связанные с этим расходы. При разработке пакета решений могут возникать трудности из-за недостатка информации.

Сравнение ФСА накладных расходов и бюджетирования на нулевой базе показывает, что они различаются прежде всего методами проведения, причем открытым остается вопрос о предпочтительности каждого из них для конкретного предприятия.

4.3. Планирование по продуктам/заказам и плановая калькуляция

4.3.1. Понятия, основы, цель и методы планирования по продуктам/заказам и планового калькулирования

Планирование по продукту включает систематическое определение и задание параметров качества продукта и интегрируется с планированием производства и калькулированием. Оно может быть стратегическим и/или оперативным.

Калькулирование - вычисление издержек по единице продукта или единицам результата производства. Объектами калькулирования являются продукты, услуги или комплексы товаров и услуг в определенных единицах измерения: штуках, килограммах, литрах - или, если речь идет о комплексах, - это проекты либо сооружения. Объектом калькуляции может быть также заказ. Под заказом понимаются согласованные договорным путем требования спланировать и произвести к установленному сроку продукт или услуги определенного качества и в заданном количестве.

Задача калькулирования - отнесение издержек по определенным принципам на объекты калькулирования. Такими принципами в зависимости от постановки задачи могут быть принцип причинности (на продукт относятся только затраты, вызванные самим продуктом), принцип усреднения или ориентированный на показатель выручки принцип нагруженности затратами.

Калькулирование продукта или заказа зависит от цели расчета на базе данных о полных или неполных издержках. В первом случае в состав затрат по объекту калькулирования входят прямые переменные издержки, а также переменные и постоянные накладные расходы, во втором случае - только прямые переменные издержки или прямые переменные и накладные переменные расходы. При ступенчатом исчислении сумм покрытия постоянных расходов используется комбинированный расчет по полным и неполным затратам. В этом случае постоянные издержки показывают как прямые, если их можно прямо отнести на объект калькуляции.

Калькулирование должно проводиться при всех расчетах затрат - фактических, нормативных и плановых. При этом особенно тесная взаимосвязь возникает между калькулированием и расчетами по местам возникновения и носителям затрат за период.

Информационную базу для калькуляции продукта составляют характеристики, планируемые в ходе разработки продукта: спецификации и рабочие планы или рецептуры; рыночные цены и нормы затрат.

В зависимости прежде всего от условий производства и принципа распределения затрат на базе данных учета полных и неполных затрат для разработки предварительной, промежуточной и фактической калькуляций могут применяться следующие методы калькулирования.

1. Простая калькуляция в массовом производстве (деление общей суммы издержек на количество изделий).

2. Косвенная постатейная калькуляция в серийном и единичном производствах: суммарная; дифференцированная по ставкам в машино-часах.

При многоступенчатом производстве методы калькулирования выбирают на каждой ступени в зависимости от типа производства. В этом случае применяют многоступенчатое калькулирование. Далее при всех типах производства в целях лучшего распределения в соответствии с принципом причинности накладных расходов подразделений предприятия, косвенно участвующих в производстве продукции, могут разрабатываться попроцессные калькуляции (рис. 95). Плановая калькуляция по продуктам/заказам служит следующим целям:

1) определению цен предложения и расчету рыночных результатов;

2) определению цен предложения и расчету внутризаводских результатов;

3) предоставлению информации для оценки эффективности;

4) предоставлению информации для стоимостного анализа;

5) предоставлению информации для стратегического продуктового планирования во взаимосвязи с планированием целевых затрат;

6) предоставлению информации для оперативного планирования продуктов и продуктовых программ;

7) предоставлению стоимостных показателей для оценки запасов и расчетов прибыли.

Рис. 95. Применение методов калькулирования в зависимости от типов производства и метода распределения затрат

Как при долгосрочном, так и при краткосрочном калькулировании используются одни и те же методы. Долгосрочная калькуляция при этом, как правило, разрабатывается с учетом данных инвестиционных расчетов и данных о жизненном цикле продукта на базе полных затрат; краткосрочная калькуляция - на базе полных и/или неполных затрат.

4.3.2. Планирование по продукту/заказу и плановая калькуляция в массовом производстве

В массовом производстве объем выпуска, т.е. физическое количество непрерывно производимых идентичных продуктов за рассматриваемый период, не ограничен. Поэтому в планировании продукта отсутствует какая-либо степень свободы.

В массовом производстве применяют простую калькуляцию делением, т.е. затраты за расчетный период (месяц, квартал, год) делят на количество произведенных или проданных продуктов. Если речь идет о непрерывном массовом одноступенчатом или многоступенчатом производстве без использования промежуточных складов, то составляется одноступенчатая калькуляция делением.

В качестве примера можно привести добычу угля и производство электроэнергии. Затраты на единицу продукта при одноступенчатой калькуляции делением рассчитываются по следующей формуле:

В случае прерывистого многоступенчатого производства разрабатывают многоступенчатую калькуляцию делением, при которой учитывают также и изменение запасов продукции на складе. Издержки на единицу продукции рассчитываются в этом случае по формуле

издержки на единицу

Для большей наглядности затраты материалов, на изготовление, а также административные и сбытовые расходы калькулируют раздельно.

Если речь идет об одноступенчатом или многоступенчатом непрерывном сопряженном производстве либо производстве нескольких продуктов в рамках одного технологического процесса (побочное производство), то из затрат за период вычитают прежде всего выручку от реализации побочных продуктов (метод вычитания). Это предполагает разграничение основной и побочной продукции. Если в процессе производства нескольких продуктов в рамках одного технологического процесса изготавливают несколько схожих основных продуктов, то метод вычитания применять уже нельзя. Разделить совокупные затраты материалов и производственные издержки по обусловившим их возникновение причинам при таких условиях невозможно, так что в этом случае следует ориентироваться прежде всего на " загруженность" продукта теми или иными издержками. Если для решения специальных задач: оценки запасов незавершенного производства и готовых изделий или определения цен - требуется определять затраты по каждому объекту калькуляции, то может помочь разделение затрат на основные и побочные продукты пропорционально чистой выручке или рыночным ценам. Но тогда разница между чистой выручкой и определяемыми таким образом затратами на каждый вид продукции не будет давать правильного представления о прибыли или сумме покрытия по каждой калькуляционной единице. Однако это позволяет выяснить, даст ли полученная на рынке выручка при таком распределении полных затрат на основные и побочные продукты в целом позитивный для предприятия результат. Для планирования продуктов и процессов можно применять интегрированную модель планирования прибыли. При этом можно полностью отказаться от расчета затрат на единицу продукции или калькуляционный объект.

4.3.3. Планирование по продукту/заказу и плановая калькуляция в серийном и единичном производствах

Основы

В серийном производстве выпуск продуктов одного вида в каждом плановом периоде ограничен. Если речь идет о вариантах одного и того же вида продукта, то такое производство называют сортовым. Базу планирования по продукту/заказу и разработки плановых калькуляций в серийном/сортовом производстве образует наряду со спецификациями, рабочими планами или рецептурами оперативное планирование продуктовой программы, производственных процессов, а также по подразделениям. Здесь степень свободы в калькулировании также частично ограничена. Планирование по продукту осуществляется во взаимосвязи с планированием продуктовой программы при детальном и окончательном установлении номенклатуры и объемов производства и сбыта продукции, включая размеры отдельных партий. Конечно, в этом случае возможно и серийное производство, ориентированное на заказчиков с вариантами видов продуктов по желанию клиента, например в автомобилестроении.

Показатели затрат, которые входят в калькуляцию продукта в серийном/сортовом производстве, построены при этом на данных о прямых материальных издержках, прямых производственных расходах и на затратах подразделений.

На предприятии с сортовым производством (например, пивоварение, сталепрокат, лесопиление, изготовление кирпича) расчеты по продукту можно составить при помощи так называемого эквивалентного калькулирования, сходного с калькулированием методом деления. При этом считается, что выпускаемые продукты взаимосвязаны посредством жесткого соотношения издержек. Речь идет об объемах продуктов разного сорта, приведенных при помощи коэффициентов эквивалентности к единому базовому сорту, и далее затраты на них исчисляются методом деления. Коэффициент эквивалентности показывает степень отличия затрат по каждому отдельному сорту продукции от затрат на единицу базисного сорта. Базисному сорту в большинстве случаев соответствует коэффициент эквивалентности, равный 1.

Калькуляция продукта в серийном/сортовом производстве - это в принципе среднегодовая калькуляция. Такую усредненную калькуляцию делают по неполным затратам, в частности, для годового оперативного планирования. Если при планировании на более короткие сроки (например, квартал, месяц) меняются существенные факторы, влияющие на затраты (конструкция изделия, технология производства, цены, славки оплаты труда), то необходимо либо менять плановую калькуляцию, либо дополнять ее специальной калькуляцией.

В единичном производстве объем выпуска, т.е. число непрерывно производимых в плановом периоде идентичных продуктов, равен 1. Процесс производства одного продукта может быть повторен через достаточно большие временные интервалы. При этом типе производства степень свободы в планировании продукта/заказа и плановом калькулировании наибольшая, поскольку единичное производство, как правило, непосредственно ориентировано на клиента. В этом случае требования к качеству и сроки поставки продукта в значительной мере определяет заказчик. Во время переговоров о заказе обсуждаются параметры и условия поставки объекта (продукт и услуги по его обслуживанию). Из этого часто следует существенное сужение качественных и временных рамок при формировании продуктовой программы и производственных процессов, оказывающее влияние и на затраты. Особую форму единичного производства представляют собой изготовление и поставка комплекса оборудования и услуг (комплексные сделки). Здесь речь идет о закрытом предложении (конкурсе) одним или несколькими производителями систем оборудования и услуг дл удовлетворения комплексных потребностей. К особенностям комплексных сделок, имеющим значение для планирования и контроля заказов, можно отнести следующие.

1. Общие особенности:

длительное, часто в течение нескольких лет, выполнение заказа, причем возможны варианты изменения мощностей при его реализации;
незначительное число заказов при высокой их стоимости;
большой риск (коммерческий, политический);
дискретное поступление заказов;
международное участие;
поставки в рамках компенсационных сделок;
возможно сокращение объемов за счет инжиниринга.

2. Особенности предложения:

специфическое консультирование;
необходимость разработки ТЭО;
проектирование часто сопряжено с разработками;
предложение комплексного программного обеспечения;
вариантность объемов и комплектности поставок;
не в полном объеме спланированные разработки и производство на момент подачи предложения; кооперирование с субпоставщиками;
большое значение внешних отзывов и рекомендаций;
согласование местных условий; предложение схемы финансирования проекта.

3. Особенности ввода в строй комплексного оборудования:

распределение гарантии между субподрядчиками;
предоставление ремонтных услуг;
предоставление услуг по подготовке кадров;
частичное осуществление производственного процесса на поставленном оборудовании в гарантийный период.

Основа эффективной деятельности по продажам подобного комплексного оборудования и в непосредственно ориентированном на клиента единичном производстве - предварительная калькуляция. Предварительная калькуляция (смета) представляет собой расчет себестоимости индивидуального заказа, который проводится перед выдачей заказа или перед началом производства на базе плановых или оценочных данных о затратах. По сравнению с плановой калькуляцией в серийном/ сортовом производстве, действующей в течение всего планируемого периода, предварительная калькуляция составляется на определенный момент и индивидуально по заказу.

В долгосрочном единичном позаказном производстве (например, в крупном машиностроении) предварительную калькуляцию делают в виде предварительного расчета предложения, как правило, на базе оценочных (сметных) затрат, поскольку детальные исходные данные (например, спецификации, рабочие планы) разрабатываются только после того, как сделан заказ. По каждому договору с заказчиком, кроме того, составляется предварительная позаказная калькуляция, которая уже в качестве плановой базируется на детальных количественных данных и содержит обсужденные варианты заказа. Существенной составляющей эффективного выполнения заказа является позаказная фактическая калькуляция, которую, с одной стороны, можно разрабатывать параллельно с выполнением заказа в качестве сопровождающей промежуточной калькуляции, а с другой стороны, после окончания заказа - в качестве заключительной фактической калькуляции. Такие калькуляции составляют обычно в рамках планирования и контроля проектов.

На многопродуктовых предприятиях с серийным и единичным производством применяют по большей части метод постатейного калькулирования. Этот метод наиболее распространен в промышленности. Характерным моментом постатейной калькуляции является разделение прямых и накладных расходов. Прямые затраты прямо относят на объекты (носители) издержек, а накладные распределяют по соответствующим ставкам.

В суммарной постатейной калькуляции все накладные расходы разносятся по одной ставке распределения (в процентах к прямым затратам или к какому-либо одному виду расходов). При методе дифференцированной постатейной калькуляции используют несколько ставок распределения, например, накладные материальные издержки начисляют в процентах к прямым затратам материалов; накладные расходы изготовления - в процентах к прямым затратам на оплату труда; накладные административные и сбытовые расходы - в процентах к производственным затратам (см. схему постатейной калькуляции на рис. 96а).

Рис.96а. Схема постатейной калькуляции

Относительно постатейной калькуляции на базе заработной платы следует заметить, что между накладными расходами изготовления и производственной заработной платой нет прямой зависимости. Более того, в капиталоемких производствах основная производственна заработная плата составляет сравнительно незначительную долю затрат изготовления. Поэтому в отдельных случаях ставки распределения накладных расходов могут достигать многих сотен или даже тысяч процентов. Причем незначительные изменения прямых затрат на оплату труда ведут к уже значительным изменениям накладных расходов изготовления. Постатейная калькуляция на базе заработной платы целесообразна лишь в очень трудоемких производствах.

Административные и сбытовые накладные расходы и производственные затраты в очень редких случаях пропорциональны, поэтому основывающиеся на этой пропорциональности ставки распределения в постатейной калькуляции, как правило, очень неточны и произвольны.

⇐ Предыдущая 22 23 24 25 262728 29 30 31 Следующая ⇒