Шаблоны Word и работа с ними

⇐ ПредыдущаяСтр 11 из 32Следующая ⇒

Шаблон – это документ, предназначенный для создания множества однотипных документов. Шаблоны не закладывается в основу документа, а присоединяется к нему. Когда начинается создание документа с шаблона, в оперативную память помещаются два параллельных объекта: шаблон и документ. Шаблон загружается, а документ создается копированием шаблона. При этом из шаблона в документ полностью или частично копируются его компоненты: текст, настраиваемые стили и другие элементы. Откройте для примера список стилей в документе. Категория Используемые – это стили, которые уже использованы в документе и скопированы в него, а категория В текущем документе - это стили, имеющиеся в шаблоне, но в документе пока не использованные, хотя и доступные. Когда такой стиль вам понадобится, он будет взят из шаблона.

Виды шаблонов

Подключение шаблона к документу выполняется несколькими способами. Соответственно, по механизму подключения к документу можно выделит несколько различных видов шаблонов (рис. 2.23).

Прежде всего, это локальные шаблоны и глобальные. Далее глобальные шаблоны разделяются на постоянные и сеансовые. Наконец, среди постоянных шаблонов выделяется базовый шаблон, называемый Новый документ и хранимый в файле Normal.dotm. Он лежит в основе всех документов и всех шаблонов, действует всегда и уничтожит его нельзя.

Локальные шаблоны. Чтобы понять механику действия шаблонов, представим себе, что в программе одновременно идет работа над тремя документами. Схема расположения объектов в оперативной памяти представлена на рис. 2.24. В первом документе готовится служебная записка на основе шаблона Memo.dotm. Во втором документе разрабатывается глава для квартального отчета на основе шаблона Report.dotm. А третий документ – файл, в который сбрасываются различные заметки, скопированные из Интернета. Это черновой архив для будущих исследований. Никаких шаблонов в основу этого черновика не закладывается.

Постоянные

Шаблоны

Локальные

Глобальные

Сеансовые

Базовый шаблон Normal.dotm

Рисунок 2.23. Схема взаимодействия шаблонов

Локальный шаблон Memo

Локальный шаблон Report

Коллекция заметок

Квартальный отчет

Служебная записка

Глобальный шаблон Normal

Рисунок 2.24. Взаимодействие шаблонов и документов в оперативной памяти

В данном случае шаблон Memo.dotm относительно служебной записки является локальным шаблоном, а шаблон Report.dotm – это локальный шаблон относительно отчета. В русскоязычной версии программы локальные шаблоны называются шаблонами документов. В локальных шаблонах хранятся элементы, определяющие характерные особенности документа. Например, в шаблоне служебной записки удобно хранить «шапку» документа (когда, кому, от кого и т.д.), а в шаблоне отчета – титульную страницу. Самые характерные атрибуты локальных шаблонов – это стационарные текстовые элементы.

Глобальные шаблоны. Глобальный шаблон действует на все открытые в программе документы, поэтому в нем нежелательно хранить конкретные элементы текстового содержания. Глобальные шаблоны хранят элементы, общие для всех документов. Самые характерные атрибуты глобальных шаблонов – это стили форматирования и настройки программы. Один глобальный шаблон - Normal.dotm мы получаем вместе с программой. Он подключается автоматически и подключен всегда. Для хранения шаблонов в программе предусмотрены специальные места (1).

У шаблонов есть своя внутренняя структура и своя информационная модель. В общем случае шаблон может содержать элементы, указанные в табл. 2.6.

Таблица 2.6. Компоненты шаблонов

Компонент	Копирование в документ	Описание
Стационарное содержание	Полностью	Регулярно повторяющиеся текст и иллюстрации
Параметры настройки страницы	Полностью	Размер и ориентация страницы, размеры печатных полей, содержание колонтитулов поле
Динамические поля	Полностью	Если шаблон содержит поле текущей даты, оно перейдет в документ, где и будет автоматически заполнено в соответствии с датой создания документа, а нес датой создания шаблона
Стили форматирования	Полностью	Скопированные, но не использованные стили считаются доступными и называются «стилями документа». После применения называются «используемые стили»
Экспресс-блоки	По мере использования	Элементы автотекста доступны только пока шаблон подключен к документу.
Элементы управления содержанием	Полностью	Широко используются в шаблонах, выполняющих функцию заполняемых электронных форм
Настройки программ	Не копируются	Настройки панели быстрого доступа, клавиатурные комбинации и другие параметры программы

Создание шаблонов

Шаблоны, поставляемые вместе с программой и распространяемые в Интернете – хорошая опора для начинающего пользователя. Опытный специалист, четко определивший личный круг типовых задач, непременно создаст свою систему шаблонов. Существует, по крайней мере, три подхода к созданию собственного шаблона: создание шаблона на основе имеющегося документа, создание шаблона на основе похожего шаблона и создание шаблона «с нуля».

Создание шаблона на основе документа. Для этого достаточно открыть документ и пересохранить его в формате шаблона.

Задание 2.16. Создайте свой шаблон на основе любого типового документа, который вы используете для создания аналогичных документов, выполнив следующие операции:

1. Откройте свой документ.

2. В главном меню программы выберите команду Сохранить как.

3. В окне Сохранение документа в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Word. В этом случае шаблон будет сохранен с расширением .dotx (если выбрать тип файла Шаблон Word с поддержкой макросов, то расширение будет .dotm).

4. В поле Имя файла введите название шаблона.

5. Сохраните шаблон в своей папке.

Создание шаблона на основе шаблона. Эта операция эквивалентна редактированию шаблона:

1. Откройте диалоговое окно Создание документа командой: Office, Создать.

2. На панели категорий выберите Установленные шаблоны. Выберите шаблон в качестве основы, не раскрывая его (например: Стандартное резюме).

3. Под панелью предварительного просмотра включите переключатель Шаблон в группе Создать (рис. 2.26). Для открытия базового шаблона нажмите кнопку Создать.

Рисунок 2.25. Открытие шаблона для редактирования

4. Внесите все необходимые изменения в шаблон.

5. Сохраните шаблон в своей папке под новым именем (например: Резюме Иванова).

Создание шаблона «с чистого листа». Следует отметить, что никакого «Чистого листа» в программе не существует. В основе любого документа, как минимум, лежит шаблон Normal.dotm, а это значит, что даже в абсолютно пустом документе уже много различных элементов, например, коллекция заготовленных стилей. Фактически эта операция является созданием шаблона на основе Normal.dotm, то есть созданием копии глобального шаблона. По мнению специалистов ее должен выполнить на своем компьютере хотя бы один раз каждый, так как это позволит защитить оригинал от нежелательных изменений.

1. Откройте диалоговое окно Создание документа командой: Office, Создать.

2. Откройте категорию Мои шаблоны. Откроется окно Создать.

3. Выберите шаблон Новый документ (это и есть шаблон Normal.dotm), не открывая его.

4. В группе Создать включите переключатель Шаблон.

5. Нажмите кнопку ОК – шаблон откроется для редактирования. Внесите в него все необходимые для вас изменения, поправьте основные стили так, как нужно вам.

6. Сохраните шаблон под новым именем (например: Мой_основной_шаблон).

Впоследствии начинайте создавать все новые шаблоны и документы на своем компьютере с этого шаблона!

Задание 2.17. Проведите анализ результатов, полученных в ходе лабораторной работы, запишите выводы в отчет.

⇐ Предыдущая 6 7 8 9 101112 13 14 15 Следующая ⇒