Поиск данных в документах Word

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 32Следующая ⇒

Средства поиска и замены являются основой автоматизации при редактировании документов. Средства поиска можно эффективно применять в учебном процессе, например при написании рефератов, при подборе данных для курсовых и дипломных проектов, при подготовке к контрольным работам. В программе реализовано четыре режима поиска: основной режим, расширенный режим, специальный режим и режим поиска встроенных объектов. Первые три режима основаны на формировании поискового задания. Его свойства сравниваются со свойствами текстовых элементов документа, и в случае совпадения выдается сообщение. Четвертый режим – режим поиска встроенных объектов – реализуется командным механизмом.

Основной режим поиска предназначен для поиска в тексте документа заданной последовательности символов. Для формирования поискового задания служит диалоговое окно Найти и заменить, которое открывается кнопкой Найти в группе Редактирование на вкладке Главная или клавишей F5 (рис.1.15 ).

Рисунок 1.15. Средства поиска текста

Задание 1.13. Исследуйте основной режим поиска, выполнив следующие операции:

1. Откройте окно Найти и заменить на вкладке Найти.

2. В поле Найти сформируйте поисковое задание. Обратите внимание на то, что поисковое задание может быть введено в это поле как последовательность символов, вставлено из буфера обмена или выбрано из списка, если поиск по нему уже производился. Пусть поисковым заданием будет слово редактирование.

3. Обычно искомые элементы выводятся по очереди. Однако можно найти и предъявить сразу все искомые элементы. Для этого нужно в списке Найти в.. выбрать пункт Основной документ. Найденные элементы целесообразно выделить фоновым цветом, выбрав пункт Выделить все в списке Выделение при чтении. Смысл этих операций – предварительное реферирование текста перед прочтением. Такое выделение позволит заметно экономить время при чтении, особенно длинных документов.

4. Исследуйте все описанные возможности поиска, самостоятельно сформировав несколько поисковых заданий. Выводы по исследованиям занесите в отчет.

Расширенный поиск текста. Расширенный режим поиска предоставляет возможности гибкого формирования поискового задания. Средства расширенного поиска позволяют определить не только то, что требуется найти, но и как именно найти (рис. 1.16). Доступ к этим средствам открывается кнопкой Больше в окне Найти и заменить.

Рисунок 1.16. Средства расширенного поиска

Расширенным поиском управляют с помощью системы флажков, назначение которых описано в табл. 1.3.

Таблица 1.3. Средства управления расширенным поиском

Флажок	Действие	Примечание
Учитывать регистр	Если сброшен, то одноименные символы разных регистров считаются одинаковыми	Поисковое задание: вирус Результат: вирус, Вирус, ВИРУС
Только слово целиком	Если сброшен, то разрешается появление искомой строки внутри слова	Поисковое задание: вирус Результат: антивирус, вирусы, вирусный
Подстановочные знаки	Разрешает использование подстановочных знаков при формировании запросов	Правила применения подстановочных знаков приведены в табл. 15
Произносится как	Разыскиваются слова с близким произношением	Только для текстов на английском языке
Все словоформы	Разыскиваются словоформы, производные от слов¸ указанных в запросе	Только для текстов на английском языке
Учитывать префикс	Искомая строка разыскивается только в начале слова	Задание: ви Результат: вирус, видео
Учитывать суффикс	Искомая строка разыскивается только в конце слова	Задание: рус Результат: вирус, парус
Не учитывать знаки препинания	Игнорируются знаки препинания, но не все, а только дефисы и апострофы	Задание: вирус Результат: ви-рус, ви’рус
Не учитывать пробелы	Игнорируются пробелы	Задание: кара Результат: строка разрыва

Гибкость средства поиска основывается на том, что искомый текст не обязательно должен быть определен однозначно. Бывает, что точная форма искомой строки не определена. Иногда требуется найти любую строку, частично похожую на заданную. В этих случаях поисковое задание формулируется с использованием подстановочных символов (табл. 1.4.).

Таблица 1.4. Подстановочные знаки, используемые при поиске и замене

Знак	Обозначение	Пример
Вопросительный знак	Один произвольный символ	Задание: ст? л Результат: стол, стул, стал
Звездочка (астерикс)	Произвольная последовательность символов без пробела	Задание: с*н Результат: сон, сын, стон, салон
Знак «меньше»	Начало слова	Задание: < сто Результат: сто, стон, столица, столовая
Знак «больше»	Конец слова	Задание: > сто Результат: место, тесто
Квадратные скобки	Один из указанных знаков	Задание: ли[гр]а Результат: лига, лира, но не липа
Один из знаков диапазона	Задание: ли[к-у]а Результат: липа, лира, но не лига
Запрет на знаки диапазона	Задание: ли[! р-я]а Результат: лига, липа, но не лира или лиса
Фигурные скобки	Знак перед скобками, повторенный указанное число раз	Задание: 2{3} Результат: 222
Задано минимальное и максимальное число повторов	Задание: 23{1, 3} Результат: 23, 233, 2333
Максимальное число повторов не задано	Задание: 31{2, } Результат: 311, 3111, 31111 и так далее
Знак @	Предыдущий знак, повторенный произвольное число раз	Задание: 5@ Результат: 5, 55, 555 и так далее
Круглые скобки	Управляет группировкой и порядком действия других знаков	Задание: < (ба)*(ан)> Результат: банан, баран, барабан, басурман

Механизм поиска по формату позволят искать элементы текстовых данных, обладающие определенными свойствами форматирования. Полный список этих свойств раскрывается кнопкой Формат. Чаще всего организуют поиск текста, имеющего характерные свойства шрифта (гарнитурный набор, начертание, размер), язык и т.д. После проведения поиска по формату, этот режим нужно отключить кнопкой Снять форматирование, иначе последующие запросы обычного поиска будут работать некорректно.

Задание 1.14. Исследуйте основной режим расширенного поиска, выполнив следующие операции:

1. Откройте окно Найти и заменить на вкладке Найти и нажмите кнопку Более.

2. Настройте механизм расширенного поиска, установив нужные флажки. Какие флажки вы выставили и почему?

3. Самостоятельно сформируйте несколько поисковых запросов с использованием подстановочных знаков и поиска по формату и выполните поиск по этим запросам. Запишите в отчет задание и результат. Нажмите кнопку Снять форматирование.

4. Выводы по исследованиям занесите в отчет.

Поиск встроенных объектов. Программа способна находить не только текстовые фрагменты, но и другие элементы документа: таблицы, рисунки, формулы, заголовки и т.д. Для этого используется вкладка Перейти окна Найти и заменить (рис. 1.17).

Задание 1.15. Самостоятельно исследуйте этот режим.

Рисунок 1.17. Переход к объекту по его номеру

Механизм поиска и замены

Автоматическая замена данных – эффективный прием редактирования. Средства основного механизма замены располагаются на вкладке Заменить (рис. 1.18). Этот механизм не только позволяет автоматически заменить одно слово другим во всем документе, но и помогает сделать электронный документ безупречным, например, найти и устранить повторные пробелы.

Рисунок 1.18. Средства автоматической замены данных

Задание 1.16. Исследуйте основной механизм поиска и замены, устранив в своем документе повторные пробелы.

1. Откройте любой документ, разработанный лично вами, и установите курсор в начало документа (Ctrl + Home).

2. Откройте окно Найти и заменить на вкладке Заменить.

3. Убедитесь, что поле Найти очищено и вставьте в него два пробела.

4. Убедитесь, что поле Заменить очищено и вставьте в него один пробел.

5. Кнопкой Заменить все запустите процедуру замены. По окончании операции программа выдаст сообщение о состоявшемся количестве замен. Если количество замен не нулевое, не закрывайте окно Найти и заменить.

6. Еще раз нажмите кнопку Заменить все и получите сообщение о количестве состоявшихся замен. Нажимайте эту кнопку до тех пор, пока все повторные пробелы не будут устранены и количество замен не станет равным нулю.

7. Подумайте, какая замена в вашем документе может повысить его качество, и проведите такую замену.

8. Какие еще информационные задачи можно решать с помощью этого механизма?

9. Выводы по исследованиям занесите в отчет.

Word 2007 обладает расширенным механизмом поиска и замены и специальными приемами поиска и замены, с которыми вы можете самостоятельно познакомиться в (1).

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 9 10 Следующая ⇒