Создание вычисляемого поля в форме

Иногда существует необходимость в форме представлять промежуточные итоги, либо делать любые другие вычисления. Для этих целей в форме можно создать вычисляемое поле.

Вычисляемое поле может присутствовать как в формах, так и в отчетах. При этом в форме оно создается в области данных с помощью элемента управления «Поле». Для этого:

1. Откройте форму, в которой Вы будете создавать вычисляемое поле, в режиме конструктора.

2. На панели элементов выберите элемент Поле и поместите его в необходимое место области данных.

3. Сделайте выравнивание надписи поля и самого поля по своему усмотрению.

4. Двойным щелчком кнопки мыши войдите в режим редактирования надписи поля и введите название данного поля (название того, что будет считать формула).

5. Щелчком правой кнопки мыши выполните вызов контекстного меню для самого поля и выберите пункт Свойства.

6. Выберите закладку Данные и с помощью построителя выражений в поле Данные введите необходимую формулу, начиная ее со знака равенства:

· Двойной щелчок по имени поля формы (средняя область построителя) поместит его в создаваемую формулу;

· Щелчок мыши по арифметическому знаку позволит Вам также поместить его в создаваемую формулу.

7. Примечание: Вы можете не использовать построитель выражений для создания формулы, а внести ее в режиме редактирования части «Данные» (где указано «Свободный») выбранного поля. При этом имена полей таблиц заключаются в квадратные скобки, и они должны полностью соответствовать названию, указанному при создании таблицы с соблюдением регистров и всех знаков, включая пробелы.

8. Сохраните созданную форму и откройте ее в режиме формы. В случае обнаружения ошибок вернитесь в режим конструктора.

Задания

1. Создайте поле, вычисляющее стоимость каждой поставки для Экземпляров медиатеки.

2. Для этого воспользуйтесь представленной выше последовательностью действий и следующими замечаниями:

· вычисляемое поле необходимо создавать в форме «Поставка подчиненная форма»;

· откройте эту форму в режиме «Конструктор»;

· выберите элемент управления «поле»;

· в надписи поля внесите «Стоимость поставки», в поле формулу =[Цена]*[Количество] (где [Цена] и [Количество]– это имена соответствующих полей таблицы «Поставка», которые используются в форме для отображения необходимых данных).

3. Откройте форму «Поставка подчиненная форма» и убедитесь, что вычисляемое поле работает верно.

4. Откройте форму «Экземпляр», посмотрите, видно ли вновь созданное поле. При необходимости внесите изменения в размер подчиненной формы, чтобы все данные отображались.

5. Сохраните изменения, результат продемонстрируйте преподавателю.

Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма – это форма, которая загружается первой при открытии БД. Данная форма должна содержать кнопки, по нажатию которых Вы сможете иметь доступ (открывать, распечатывать и т.д.) ко всем объектам Вашей БД: формам, запросам, отчетам. Кроме того, на ней должна быть кнопка выхода (как и на каждой из форм), либо кнопка возврата на главную форму.

При создании Главной кнопочной формы можно использовать:

1) режим Конструктора ( );

2) Диспетчер кнопочных форм (меню Сервис/Служебные программ/Диспетчер кнопочных форм).

Для создания кнопочной формы в режиме Конструктора необходимо выполнить представленную ниже последовательность действий.

1. Создание «макета» формы:

· на закладке Форма выберите команду Создать;

· в качестве режима создания формы укажите Режим Конструктора;

· источник данных для формы не указывайте (вновь созданная форма имеет только область данных);

· сохраните форму по именем «Главная».

2. Вставка графического объекта в форму:

· на Панели Элементов выберите элемент управления Рисунок;

· поместите его в область данных;

· в появившемся диалоговом окне выберите графический файл (*.bmp) для вставки его в область данных;

· изменить свойства объекта можно, вызвав для него контекстное меню и воспользовавшись необходимыми командами.

3. Создание кнопки:

· на панели элементов выберите элемент управления кнопка;

· поместите его в область данных.

· выберите из списка категорий необходимую для Вас (например, Работа с формой);

· из списка действий выберите то, которое Вы предполагаете осуществлять с помощью данной кнопки (например, Закрытие формы). Нажмите кнопку Далее;

· выберите наиболее подходящий, на Ваш взгляд, рисунок, он будет отображен на кнопке. Если хотите, то можно выбрать текст в качестве обозначения функции создаваемой кнопки. Нажмите кнопку Далее.

· дайте название вновь созданной кнопке. Рекомендуется оставлять нумерацию системы (название по умолчанию «Кнопка N», где N – номер по порядку).

· нажмите кнопку Готово;

· вид и расположение вновь созданной кнопки Вы можете изменить, воспользовавшись контекстным меню и соответствующими его командами;

· откройте форму в режиме формы, проверьте работу кнопки.

Задания

1. Построить главную кнопочную форму для учебной задачи, руководствуясь информацией пункта «Создание главной кнопочной формы» и следующими требованиями:

· на форме должен быть рисунок, соответствующий теме учебной задачи;

· каждые элементы созданной системы должны быть доступны из отдельной вкладки: формы, отчеты, запросы;

· на форме должны быть кнопки запуска элементов и закрытия формы;

· кнопки для запуска запросов и отчетов могут отсутствовать или существовать в виде «заглушек», то есть кнопок без назначенного действия;

· на каждой из созданных ранее форм должны быть кнопки закрытия формы и перехода на Главную форму (создайте на созданных Вами формах «Поставщик» и «Экземпляр» необходимые кнопки: создания новой записи, удаления записи, закрытия формы и перехода на главную) (см. рис. 5, 6).

Примечание: кнопки и другие элементы управления, позволяющие работать с остальными объектами БД, необходимо будет добавить при выполнении последующих лабораторных работ (11 и 12).

2. Сохраните Главную форму.

3. Проверьте ее работу.

4. Используя вновь созданные формы, создайте в каждой из таблиц по одной новой записи.

Проверьте правильность ввода данных в таблицы.

6. Сохраните результаты, продемонстрируйте результаты работы преподавателю.

Вопросы для самоконтроля

1. Для чего используется форма как объект СУБД MS Access?

2. Какие области формы Вы знаете, каково предназначение каждой из них?

3. В чем отличие Ленточного метода компоновки данных на форме (внешний вид) от Табличного?

4. В чем отличие метода компоновки данных на форме «Сводная таблица» от «Сводная диаграмма»?

5. В чем отличие метода компоновки данных на форме «В один столбец» от «Выровненного»?

6. Можно ли изменить выбранный стиль формы, если да, то как это сделать?

7. Если Вы хотите добавить в форму вычисляемое поле, какой элемент управления будете использовать и в какую область формы его поместите?

8. Какая часть элемента управления «поле» может быть изменена, а какая нет и почему?

9. Каков алгоритм создания подчиненной формы в режиме Мастера?

10. Какие рекомендации по созданию подчиненной формы в режиме Конструктора Вы можете дать?

11. Можно ли использовать при записи вычисляемого выражения имена других вычисляемых полей данной формы (ответ обоснуйте)?

12. Определите назначение главной кнопочной формы.

13. Какова последовательность действий при работе с Диспетчером кнопочных форм? Укажите преимущества и недостатки данного режима?

14. Позволяет ли режим Конструктора форм создавать формы на основе нескольких таблиц или запросов, если да, то каким образом это осуществляется?

15. Какие поля при создании форм на основе нескольких таблиц обязательно нужно внести для обеспечения корректной работы соответствующих таблиц.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 11
Конструирование запросов в СУБД MS Access

1. Конструирование запроса на выборку.

2. Конструирование запросов на удаление и обновление.

3. Конструирование запроса с параметром.

Цель: научиться конструировать запросы на выборку, удаление и параметрические запросы.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно произвести обновление, добавление и удаление данных в таблицах.

Запрос строится либо на основе одной или нескольких таблиц базы данных, либо используются таблицы, полученные в результате выполнения других запросов.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию. В MS Access можно создавать несколько видов запросов. В рамках данной лабораторной будут рассмотрены особенности работы с запросами на выборку, удаление и обновление, а также с параметрическими запросами.

Примечание: в работе указаны рекомендации по конструированию запросов в режиме конструктора.

123 4