Создание простого отчета на основе таблицы в конструкторе

1. Разработаем макет создаваемого отчета. «Список экземпляров» должен содержать:

· дату составления списка;

· название экземпляра;

· его тип;

· статус;

· дату списания, в случае статуса «списан».

2. Готовый макет представлен на рис. 8.

3. Для того чтобы включить все эти сведения в отчет можно воспользоваться созданным ранее запросом «Список экземпляров» (предварительно убрав из него условия отбора «списан» для поля Статус) или воспользоваться мастером создания отчетов на основе таблицы – Экземпляр.

4. Создадим простой отчет в соответствии с разработанным макетом, используя в качестве источника данных таблицу «Экземпляр».

5. Выберите в окне базы данных вкладку Отчет.

6. Выполните команду Создать.

7. В диалоговом окне Новый отчет из списка таблиц и запросов выберите таблицу «Экземпляр» и режим Конструктора для создания отчета.

8. В контекстном меню отчета выберите команду «Заголовок/Примечание отчета», чтобы появилась область Заголовка отчета.

9. Выберите элемент Надпись на Панели элементов управления и поместите Надпись в область Заголовка отчета.

Примечание: если область заголовка отсутствует, то вызовите контекстное меню, щелкнув правой клавишей мыши на любом свободном месте рабочей области окна. В контекстном меню выберите команду Заголовок/Примечание отчета.

10. Впишите название отчета, как представлено в макете.

11. Из списка полей переместите все атрибуты в область данных, а затем, по очереди выделяя надписи полей, перенесите их в область верхнего колонтитула (см. рис. 8).

12. Поместите данные и надписи друг под другом, выровняйте их размеры.

13. Примените к надписям и данным форматирование по своему усмотрению (цвет, шрифт, размер шрифта, оформление).

14. У каждого внесенного поля установите опцию «отсутствует» у свойства Тип границы (команда контекстного меню Свойства/ Макет/ Тип границы).

15. Сохраните отчет под именем «Список экземпляров».

Добавление в отчет текущей даты

1. Откройте вновь созданный отчет «Список экземпляров» в режиме Конструктора.

2. В область Заголовок отчета поместите элемент Поле из Панели элементов управления.

3. Элемент Надпись измените, присвоив ему подпись «По состоянию на: ».

4. Выполните команду Свойства контекстного меню объекта Поле.

5. Напечатайте в строке Данные бланка свойств (предварительно выделив поле) текст =Date().

6. Сохраните отчет.

Добавление номера страницы

1. В отчете «Список экземпляров» создайте элемент Поле в области нижнего колонтитула.

2. Удалите элемент «Надпись».

3. Установите для него в строке Данные бланка свойств значение =[Page].

4. Просмотрите отчет и сохраните изменения.

5. Внесите (если это необходимо) изменения в оформление элементов и место их расположения.

6. Результаты работы продемонстрируйте преподавателю.

Создание отчета на основе запроса в режиме мастера

В данной части работы процесс создания отчета в режиме мастера будем рассматривать на примере разработки отчета «Сведения о заказах за период».

Порядок работ будет аналогичен разработке предыдущего отчета.

1. Разработаем макет создаваемого отчета. Отчет должен включать в себя:

· название отчета;

· текущую дату его составления;

указание периода поставок;

· название, тип, цену, дату поставки экземпляра.

2. Готовый макет представлен на рис. 9.

3. Для того чтобы включить все эти сведения в отчет, необходимо воспользоваться запросом «Поступления».

4. Проверьте себя. В конструкторе данный запрос должен выглядеть так, как на рис. 10.

5. Выберите команду Мастер отчетов. В качестве источника данных для отчета укажите запрос «Поступления». Выберите поля, согласно макету (см. задание 1 данного пункта).

6. Выберите установки для отчета такие, чтобы полученный отчет соответствовал макету.

7. Добавьте надпись для поля Даты согласно макету.

8. Примените форматирование на свое усмотрение.

9. Сохраните отчет под именем «Заказы за период».

Задания

1. Создайте отчет на основе запроса «Заказы посетителя», используя режим Мастера отчетов.

2. Дополните Главную форму создаваемой БД кнопками выполнения запросов, просмотра и печати отчетов.

Вопросы для самоконтроля

1. Каково основное назначение объекта отчет в СУБД MS Access?

2. Какие режимы можно использовать для создания отчетов, в чем преимущества и недостатки каждого из них?

3. Какова последовательность действий при включении в отчет названия месяца от текущей даты? (запишите формулу, которую необходимо использовать для этих целей)

4. Для чего используется группировка в отчете (поясните на примере отчета с группировкой полей и без нее)?

5. Вам необходимо получить отчет, который содержит перечень купленного товара за определенный месяц (задается пользователем), включая наименования товаров, их цену; подсчитывает общий объем продаж на этот месяц. Постройте запрос (запросы), на основе которого (которых) будет сделан отчет. Укажите, какую формулу Вы будете использовать в отчете и где ее расположите?

6. Каким образом можно добавить итоги в отчет, на каком этапе это проще всего сделать?

7. Какие типы отчетов Вы знаете, в чем особенность каждого из них?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Аносов А. Критерии выбора СУБД при создании информационной системы – URL: http: //citforum.ru/database/articles/criteria/

2. Астахова И.Ф., Мельников В.М. СУБД: язык SQL в примерах и задачах / И.Ф. Астахова [и др.] – М.: ФИЗМАТЛИТ, 2007. – 168 с.

3. Вендров, А. М. Современные методы и средства проектирования информационных систем – URL: http: //citforum/ru/database/case.html

4. Волченков Е. Стандартизация пользовательского интерфейса – URL: http: //www.osp.ru/os/2002/04/037.htm

5. Грекул, В. И. Проектирование информационных систем – URL: http: //www.intuit.ru/department/se/devis.

6. Головач В.В. Дизайн пользовательского интерфейса – URL: http: //www.zipsites.ru/books/dizain_polz_interfeisa/

7. Диаграммы потоков данных – URL: http: //www.uni-dubna.ru/~mazny/kurses/titpr/lekcii/05.html

8. Ипатова Э.Р., Назарова О. Б., Масленникова О. Е. Практикум по дисциплине «Теоретические основы информационных систем»: учеб. пособие — Магнитогорск: МаГУ, 2008. – 118 с.

9. Карпова Т. С. Базы данных: модели, разработка, реализация
/ Т. С. Карпова. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.: ил.

10. Коннолли Т., Бегг К., Страчан А. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика: учеб. пособие – 2-е изд.: пер. с англ. – М.: Издат. дом «Вильямс», 2000. – 1120 с.: ил

11. Кузнецов С.Д. Основы современных баз данных – URL: http: //citforum.ru/database/osbd/contents.shtml.

12. Мак-Федрис П. Формы, отчеты и запросы в Microsoft Access 2003: пер. с англ. – М.: Издат. дом «Вильямс», 2005. – 416 с.: ил.

13. Назарова, О. Б., Киселёва О. Е. Разработка реляционных баз данных с использованием СУБД Microsoft Access: лабораторный практикум по дисциплине «Информационные системы» – Магнитогорск: МаГУ, – 2003. – 60 с.

[1] Задание является дополнительным.

1 2 34