Тема: Построение отчетов в MS Access

Цель работы: Освоить технологию создания отчетов, используя мастер отчетов и конструктор.

Формулировка задания

1. Построить перекрестный запрос, в результате выполнения которого получится таблица следующего вида:

Название	Товар1	Товар2	Товар3	…
Магазин1	Количество	Количество	Количество	Количество
Магазин2	Количество	Количество	Количество	Количество
….	Количество	Количество	Количество	Количество

2. На основании построенного перекрестного запроса построить отчет о количестве разных товаров в магазинах в виде таблицы

3. Построить отчеты с помощью мастера на основании запросов, созданных во время выполнения лабораторной работы № 2.

4. Создать отчет, содержащий почтовые наклейки с названиями магазинов, их адресами и фамилиями владельцев.

Методические указания

Перекрестный запрос – это запрос, позволяющий выводить информацию в табличном виде, близком к виду MS Excel.

Для того, чтобы построить перекрестный запрос, требуемый в п.1 задания, необходимо сначала создать обычный запрос, содержащий необходимую информацию.

Затем необходимо выполнить следующее:

1. На вкладке Запросы нажать кнопку Создать и в открывшемся окне выбрать команду Перекрестный запрос.

2. В диалоговом окне выбрать источник данных для запроса: в разделе Показать выбрать пункт Запросы, в окне запросов выбрать запрос.

3. В следующем диалоговом окне выбираем из доступных полей поля, которые будут использоваться для заголовков строк (в нашем случае Название магазина)

4. В следующем диалоговом окне выбираем из доступных полей поля, которые будут использоваться для заголовков столбцов (в нашем случае Название товаров)

5. Затем выбираем функцию для вычисления (в нашем случае можно выбрать функцию Первый) и убираем флажок в поле Вычислить итоговое значение для каждой строки.

Окно запроса должно выглядеть примерно так:

Отчет формируйте с помощью мастера отчетов.

Использование мастера для создания отчета

Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения.

Для запуска мастера отчетов в окне диалога «Новый отчет» выберите из списка вариантов создания отчетов Мастер отчетов и нажмите кнопку ОК. В качестве альтернативного способа можно воспользоваться ярлыком Создание отчета с помощью мастера, который отображается в рабочем пространстве окна базы данных при выбранном объекте «Отчеты».

После запуска мастера построения отчета на экране откроется окно диалога, в котором необходимо определить поля будущего отчета. Для этого нажмите кнопку открытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц базы данных выберите таблицу, для которой создаете отчет. В нашем случае выбираем запрос – Запрос2. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля поля, которые необходимо поместить в создаваемый отчет (Выбираем все поля). Завершив выбор полей, нажмите кнопку Далее для перехода к следующему шагу.

На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, необходимо ли сгруппировать данные по какому-либо из полей.

Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом.

Для перехода к следующему окну диалога нажмите кнопку Далее.

В следующем окне диалога задается порядок сортировки записей отчета.

Если необходимо сформировать в отчете итоговые поля, нажмите кнопку Итоги окна диалога и в открывшемся окне диалога «Итоги» установите требуемые флажки, определяющие тип итоговых вычислений для предложенных полей. Затем нажмите кнопку ОК для возврата в окно сортировки. \На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.

На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

· Просмотр отчета

· Изменение структуры отчета.

Созданный с помощью мастера отчет можно использовать созданный отчет в качестве чернового наброска и модифицировать его с помощью конструктора отчетов.

Окно конструктора отчетов

Основными объектами отчета являются пояснительный текст и поля отчета. Для улучшения восприятия информации в отчет могут добавляться OLE объекты, рисунки, линии и т.д. Поля отчета могут непосредственно соответствовать полям исходной таблицы или являться результатом вычислений над ними.

При создании и модификации отчетов конструктор отчетов позволяет удалять, добавлять, перемещать области вместе с расположенными в них объектами, а также установить цвет, управлять параметрами отображения любых элементов и областей отчета.

Для открытия окна конструктора отчетов для модификации созданного ранее отчета выполните следующие действия:

1. В окне базы данных перейдите на вкладку «Отчет»

2. Установите указатель мыши на модифицируемый отчет

3. Нажмите кнопку Конструктор базы данных

На экране откроется окно конструктора отчетов. Конструктор отчетов во многом схож с конструктором форм, даже панель элементов одна и та же.

Окно конструктора отчетов аналогично окну конструктора форм и также содержит объекты (надписи, поля ввода) и сетку. В отчетах существуют области:

· Заголовок отчета (размещается в начале отчета)

· Верхний колонтитул (отображается в начале каждой страницы и под заголовком отчета)

· Область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы)

· Область данных (отображается для каждой записи, входящей в отчет)

· Область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы)

· Нижний колонтитул (отображается в нижней части каждой страницы)

· Область примечаний (отображается в конце отчета).

Группировка данных

Создание индексов таблицы или сортировка позволяют распечатывать записи в требуемом порядке. Для объединения записей в группы используется команда Сортировки и группировка меню Вид или контекстного меню, которые позволяют создавать вложенные группы и выполнять над ними следующие операции:

· Напечатать текст, идентифицирующий конкретные группы

· Напечатать каждую группу с новой страницы

· Выполнять сброс номеров страниц для каждой группы отчета

Для добавления группы в отчет выполните в окне конструктора отчетов следующие действия:

1. Выберите команду Вид/Сортировка и группировка. На экране откроется окно диалога «Сортировка и группировка», которое содержит весь список ранее созданных групп. Можно редактировать или удалять группы, а также добавлять новые.

2. Для ввода поля или выражения группировки установите курсор в первую свободную строку и, используя кнопку раскрытия списка, открывающую список полей таблицы, задайте выражение сортировки.

3. Перейдите в нижнюю часть диалога «Сортировка и группировка». В рамке «Свойства группы» находятся свойства, относящиеся к создаваемой группе:

Свойство	Назначение
Заголовок группы	Помещает в отчете в области заголовка группы заголовок при группировке по выбранному полю или выражению.
Примечание группы	Помещает в отчете в области примечания группы примечание при группировке по выбранному полю или выражению
Группировка	Определяет способ группировки данных на конкретном уровне группировки по полю или выражению в зависимости от типа данных. При группировке по выражению доступны все значения для всех типов полей. По умолчанию, для всех типов данных задается группировка По полному значению
Интервал	Указывает величину интервалов, на которые должны быть разбиты значения в группируемом поле. Допустимые интервалы группировки определяются типом данных и значением свойства Группировка поля или выражения, по которому проводится группировка. Например, значение 1 свойства Интервал может определять группировку записей по первому символу в названии товара
Не разрывать	Указывает, следует ли печатать разные элементы данной группы, в том числе заголовок, область данных и область примечаний, на одной странице отчета. Например, можно указать, что заголовок группы всегда должен печататься на одной странице с первой областью данных. Свойство может принимать следующие значения: · Нет – Значение по умолчанию. Группа печатается без обязательного размещения разных областей на одной странице. · Вся группа – Вся группа печатается на одной странице. · С первыми данными – Заголовок группы печатается на текущей странице только в том случае, если вместе с ним помещается первая запись области данных.

4. Скорректируйте свойство Заголовок группы. Для этого нажмите на кнопку раскрытия списка и выберите Да.

5. Закройте окно диалога «Сортировка и группировка»

6. В конструкторе отчетов перенесите поле и надпись к нему в созданную область «Заголовок группы».

1 2 34