Выявление функций проектируемой службы и построение «дерева функций»

Выявление основных функцийпроводят на основании изучения положений о подразделениях, входящих в состав службы, и должностных инструкций руководителей служб. При этом следует помнить, что функция – это направление деятельности элемента организационной структуры, представляющее собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.

Построение дерева функций следует начать с классификации функций. Различают внешние и внутренние функции.

Внешние функции выполняются объектом (службой) в целом и отражают его взаимодействие с внешней средой. Внутренние функции связаны с функционированием отдельных элементов внутри объекта.

Среди внешних функций объекта различают главную и второстепенные.

Главная функция объекта определяет назначение, сущность и главную цель существования объекта в целом.

Второстепенные функции отражают побочные цели создания объекта.

Среди внутренних функций необходимо выделить основные и вспомогательные в зависимости от их роли в процессе функционирования объекта (службы).

Основные функции – это внутренние функции, подчиненные главной и обеспечивающие работоспособность объекта. Основные функции создают необходимые условия для осуществления главной функции.

Вспомогательные функции – это внутренние функции, способствующие реализации основных.

Первоначально определяют внешние функции службы, исходя из ее назначения, выделяют главную функцию, затем устанавливают основные и вспомогательные. После этого методом логического анализа проверяют правильность определения функций, связей между ними и строят графическую модель в виде «дерева функций», исходя из назначения и функций проектируемой службы, указанных в упомянутых организационных документах. Основные правила построения «дерева функций» и его образец представлены, соответственно, в Приложениях 2 и 3. Глубина декомпозиции функций может быть различна.

Построение дерева функций позволяет:

– сформировать крупные структурные блоки организации или

отдельной службы;

– обеспечить однородность функций каждого подразделения

проектируемой службы;

– рационально распределить полномочия и ответственность на разных уровнях и в разных звеньях управления;

– установить последовательность и характер работ по выполнению функций;

– определить механизм координации структурных звеньев проектируемой службы;

– разработать комплекс показателей для оценки результативности проектируемой службы.

Обоснование типа организационной структуры подлежащей проектированию службы

Внутреннее построение проектируемой службы определяют на основе следующих факторов:

– вид деловой среды организации по характеру неопределенности;

– тип производства;

– неопределённость в поступлении работы и способа ее выполнения;

– взаимозависимость работ в организации;

– корпоративная и деловая стратегия организации (прежде всего, количество сегментов рынка, количество региональных рынков, на которых работает организация, а также их особенности). Это особенно важно для служб, которые непосредственно и активно взаимодействуют с внешней средой.

Вид деловой среды определяется студентом самостоятельно на 2-м этапе проектирования организации. Тип производства, количество географических рынков и групп потребителей задаются для каждого варианта. Неопределённость в поступлении работы и способа ее выполнения определяется качественно и варьируется на двух уровнях: низкая, высокая.

Характер взаимозависимости проектируемой службы с другими службами организации и внешними партнерами определяют на основании изучения типовых положений о подразделениях, приведенных в Приложении. Результаты заносят в таблицу 2.

Таблица 2

Взаимоотношения проектируемой службы с внешними партнерами и другими службами организации

Внешние и внутренние партнеры	Представляют проектируемой службе	Частота представ- Ления	Получают от проектируе-мой службы	Частота получения	Тип взаимо- зависимости
1.
2.
…

На основании результатов таблицы 2 с учетом частоты контактов определить преобладающий тип взаимозависимости работ проектируемой службы с внешними партнерами и другими подразделениями.

Для определения общей концепции построения внутренней структуры службы заполняют таблицу 3, затем выявляют ключевые факторы методами парных сравнений и АВС-анализа.

Таблица 3

Влияние факторов проектирования на внутреннюю структуру службы

Факторы проектирования службы	Сила влияния *	Характер влияния **	Требования к структуре службы
1.
2.
…

* Силу влияния оценивают по шкале: высокая, умеренная, слабая.

** Характер влияния означает, на какие стороны деятельности

организации влияет данный фактор и в чем сущность этого влияния

Обобщая результаты этих оценок, выбирают принцип группирования функций по подразделениям проектируемой службы, определяют состав ее подразделений и обосновывают свой выбор. Затем определяют взаимоотношения между подразделениями проектируемой службы и заполняют таблицу 4.

Таблица 4

Взаимоотношения между подразделениями проектируемой службы

Наименование подразделения	Отдел (бюро, группа)	Отдел (бюро, группа)	Отдел (бюро, группа)
Пред- ставля-ет	Получает	Тип взаимо-зависимости	Пред- ставля-ет	Получает	Тип взаимозави-симости	Пред- ставля-ет	Полу-чает	Тип взаимоза-висимости
1. Отдел (бюро, группа) 1
2. Отдел (бюро, группа) 2
3. Отдел (бюро, группа) 3
4. …

Типовой перечень структурных подразделений и должностей по функциям управления приведен в таблице 7.

Таблица 7

Перечень структурных подразделений и должностей по функциям управления

№ п/п	Функции управления (службы)	Структурные подразделения	Примерный перечень должностей
	Прогнозиро-вание и планирование	Планово-экономический отдел	Заместитель директора по экономическим вопросам (главный экономист), начальник отдела, его заместитель, старший экономист, экономист
	Управление трудом и заработной платой	Отдел организации труда и заработной платы	Начальник отдела, его заместитель, старший инженер по нормированию труда, инженер по нормированию труда, старший инженер по организации труда, инженер по организации труда, старший экономист, экономист, нормировщик
	Финансовое обеспечение деятельности предприятия	Финансовый отдел, касса	Начальник отдела, его заместитель, старший экономист, экономист, старший кассир, кассир
	Бухгалтерский учет и отчетность	Бухгалтерия	Главный бухгалтер, его заместитель, старший бухгалтер, бухгалтер, старший экономист, экономист
	Управление трудовыми ресурсами	Отдел кадров, отдел технического обучения, отдел социального развития	Заместитель директора по персоналу, начальник отдела кадров, его заместитель, старший инспектор, инспектор, начальник отдела технического обучения, его заместитель, старший инженер, инженер, старший инспектор, инспектор
	Материально-техническое снабжение	Отдел материально-технического снабжения, склад сырья и материалов	Заместитель директора по коммерции, начальник отдела, его заместитель, старший экономист, экономист, старший товаровед, товаровед, заведующий складом, кладовщик
	Организация сбыта продукции	Отдел сбыта, склад готовой продукции	Заместитель директора по коммерции, начальник отдела, его заместитель, старший экономист, экономист, старший товаровед, товаровед, заведующий складом готовой продукции, кладовщик, экспедитор по перевозке грузов

Предыдущая 123 4 5 6 7 8 Следующая