Создание таблиц в режиме конструктора

Для того, чтобы перейти в конструктор таблиц, выберите из списка возможных вариантов в окне диалога «Новая таблица» опцию Конструктор и нажмите кнопку ОК. В результате выполнения этих действий откроется окно конструктора таблиц.

В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Кроме основных атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части окна конструктора и определяющими условия ввода данных.

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании наименований полей необходимо следовать следующим правилам:

- наименование поля может содержать до 64 символов.

- наименование поля может содержать буквы, цифры и специальные символы, за исключением «.», «! », «(», «)», «[», «]», «`».

- наименование поля не может начинаться с пробела.

- два поля в одной таблице не могут иметь одинаковые имена.

Для определения типа хранимых данных используется тип данных. Тип данных поля вводится в столбце Тип данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

- Текстовый

- Числовой

- Денежный

- Счетчик

- Дата/Время

- Логический

- Поле МЕМО

- Поле объекта OLE

- Гиперссылка

- Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора.

Свойства	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в заданное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат ввода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении числа
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет требования к данным, вводимым в поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве
Обязательное поле	Указывает, требует ли поле обязательного ввода
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»)
Индексированное поле	Определяет индекс, создаваемый по одному полю

Столбец Описание представляет пояснение, которое дается полям. При дальнейшей работе с таблицей это описание будет появляться в нижней части экрана при выборе соответствующего поля, и напомнит назначение данного поля.

При описании структуры таблицы необходимо определить первичный ключ.

Первичный ключ содержит информацию, которая однозначно идентифицирует запись.

Чтобы установить первичный ключ, выберите поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа, а затем нажмите на панели инструментов кнопку Ключевое поле. В области маркировки выбранного поля появится пиктограмма с изображением ключа. Для того, чтобы определить в качестве первичного ключа комбинацию двух полей, необходимо нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью каждое из полей, а затем нажмите кнопку Ключевое поле.

Индексы

Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема информации. Индексы представляют собой наиболее эффективное средство, которое позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах по сравнению с таблицами, не содержащими индексов. В зависимости от количества полей, используемых в индексе, различают простые и составные индексы.

Для создания простого индекса используется свойство поля Индексированное поле, позволяющее ускорить выполнение поиска и сортировки по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения.

Индексы, содержащие несколько полей, следует определять в окне индексов.

1. В окне конструктора откройте таблицу, для которой Вы создаете составной индекс. Для этого в окне базы данных установите указатель на данную таблицу и нажмите кнопку Конструктор.

2. Нажмите кнопку Индексы на панели инструментов. На экране откроется окно диалога «Индексы».

3. В открывшемся окне диалога введите имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса можно использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя.

4. В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскрытия списка и выберите первое поле индекса.

5. В столбце Имя поля следующей строки выберите имя следующего поля.

6. Закончив выбор полей для индекса, нажмите кнопку закрытия окна, расположенную в строке заголовка окна диалога.

Определение связей между таблицами

В MS Access можно устанавливать постоянные связи между таблицами, которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов.

Устанавливая связи между таблицами, необходимо выбрать поле, которое содержит одну и ту же информацию.

Создание связей между таблицами в MS Access осуществляется в окне диалога «Схема данных».

1. Откройте окно диалога «Схема данных», выполнив команду Сервис – Схема данных или нажав кнопку Схема данных на панели инструментов.

2. Добавьте в окно диалога последовательно связываемые таблицы (команда Связи – Добавить таблицу ).

3. Для связывания таблиц выберите поле в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на соответствующее поле второй таблицы.

4. На экране откроется окно диалога «Изменение связей». В данном окне проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости выберите другие имена полей. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Затем нажмите кнопку Создать.

123 4