Описание работы с программой ведения электронной документации и отчетности учебного заведения.

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 5Следующая ⇒

Программа, с условным названием «Электронный завуч», предназначена для автоматизации делопроизводства, ведения документации и выдачи различных отчетов и справок в учебных заведениях.

В базу данных заводятся фамилии учащихся в разрезе по классам (возможно ведение до 4 уровней вложенности: школа, отделение, смена, класс), дисциплины, преподаватели, классы или аудитории, учебный календарь.

На основании введенных данных рассчитывается расписание занятий и в дальнейшем производится отметка прочитанных часов каждым преподавателем.

На основании отметок, проставляемых в электронный журнал,

выдается большое количество справок и отчетов, в том числе и в графическом виде.

Для четкого понимания условимся о применении следующей терминологии:

Курсор - мигающая вертикальная черта на экране монитора

Выделить –установить указатель мыши (светлая стрелка) на объект и два раза щелкнуть левой кнопкой мыши

Полоса прокрутки -

Переключатель -

Раскрывающийяся список – это свернутый до одной строки список, который появляется полностью при щелчке мыши на треугольнике в правой части видимой строки списка.

Вкладка - аналог листка записной книжки, в котором вместо буквы алфавита (согласно которой мы ищем нужную информацию) написано название таблицы (формы).

Работа начинается с основного окна, на котором должен отображаться титульный заголовок названия учебного заведения (рис. 21). В начале работы на этой форме только три командные кнопки: «Работа», «Настройка» и

Рис. 21

кнопка «Выход» с изображением раскрытой двери, означающая завершение работы с данным окном, а так как это окно основное, то завершение работы с ним означает окончание работы с программой в целом.

Рассмотрим действие каждой кнопки.

Кнопка « Настройка » позволяет выполнить настройку программы.

Нажав кнопку «Настройка», вы попадете в окно с надписью «Администратор». Окно состоит из множества вкладок, каждая вкладка предназначена для заполнения соответствующей таблицы.

Заполнение титульного листа.

Найдите вкладку «Титул»; если необходимо, используйте значки прокрутки в виде треугольников, находящиеся в правом верхнем углу на уровне названий вкладок. Нажмите на ярлычок вкладки «Титул» (рис. 22). В открывшемся окне заполните все поля, они потребуются при выдаче некоторых документов. Наименование представлено двумя строками. Текст, набранный в верхней строке будет показан крупным шрифтом на первом титульном листе программы, текст из второй строки отобразится под первой более мелким шрифтом.

По окончании работы перейдите к другой вкладке или нажмите кнопку «Выход» с изображением открытой двери.

Рис. 22

Заполнение таблицы Классы

. Нажав на ярлычок вкладки «Классы», вы попадете в экранную форму, позволяющую вводить, исправлять и удалять классы. Ввод этой информации должен производиться в первую очередь, так как на нее опираются многие другие таблицы, использующие значение класса при заполнении своих полей (рис. 23).

Эта форма имеет окно «Класс», окно «Список», управляющие кнопки «Добавление записи», «Удаление записи», «Перевести в следующий класс».

Для ввода названий классов в окне «Класс» надо набрать номер и букву класса. Затем нажать клавишу «ENTER». Введенный класс отображается в окне «Список». Для ввода следующего класса нажмите кнопку «Добавление записи» и наберите номер и букву следующего класса. Если надо исправить введенное значение, выделите нужную запись в списке Выбранное значение появится в окне «Класс». Установите курсор в это окно. Внесите исправления и нажмите клавишу «ENTER». Для удаления записи выделите ее в окне «Список» и нажмите клавишу «Удаление записи». Программа запросит подтверждения на удаление записи, нажмите на кнопку «Да».

Внимание! Исправив значение класса в этой таблице тем самым вы исправите его значение во всех связанным с ним ранее таблицах.

На данную работу по заполнению, удалению и корректировке классов лучше всего наложить запрет всем, кроме главного администратора системы, так как следствием неквалифицированных действий может быть уничтожение всей информации в базе данных.

Опасно!

Если удалить значение класса из этой таблицы, то удалятся записи во всех таблицах, которые были связаны с этим полем.

Кнопка «Перевести в следующий класс» автоматически переводит ВСЕХ учащихся в следующий класс. При этом ученики выпускных классов

переводятся в Архив с наименованием «Выпуск NNNN года».

Рис. 23

⇐ Предыдущая 1 2 345 Следующая ⇒