Использование заголовочных стилей

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 7Следующая ⇒

WORD может оказать пользователю существенную помощь в анализе и изменении структуры документа, создании оглавления, однако для этого WORD должен «понимать», где в документе начинается новая глава, где – параграф и т.д. С этой целью следует оформлять заголовки документа встроенными стилями Заголовок1 – Заголовок9: название главы – стилем Заголовок1, параграфа – стилем Заголовок2, подпараграфа – стилем Заголовок3 и т.д. Если оформление, предусмотренное этими стандартными стилями, не устраивает, его в дальнейшем можно будет изменить. Не следует использовать в документе упомянутые стили для других целей, в частности, как уже подчеркивалось ранее, на титульном листе. Поэтому необходимо отказаться от автоматического «угадывания» редактором стилей заголовков: Формат – Автоформат – Параметры – Автоформат при вводе – убрать флажок Определять стили - ОК – ОК.

Режим структуры

Назначение

Режим структуры является специализированным режимом, позволяющим упорядочить структуру документа, и базируется на использовании заголовочных стилей. При переходе в этот режим координатная линейка заменяется панелью инструментовСтруктура.

В режиме структуры заголовки снабжаются отступами, наглядно показывающими уровни вложенности заголовков документа. Линии под заголовками свидетельствуют о свернутом обычном тексте. Заголовки, помеченные знаком « + », содержат подзаголовки и/или обычный текст, помеченные знаком « - » не содержат ни того, ни другого. Абзацы обычного текста помечены маркером в виде маленького квадрата.

В режиме структуры можно просматривать документ или его часть с нужной степенью детализации, используя кнопки Свернуть и Развернуть на ПИ Структура. Если поместить ТК в область заголовка и нажать кнопку Свернуть, абзацы основного текста исчезают из поля зрения, при нажатии кнопки Развернуть – вновь появляются. В центральной части ПИ Структура имеется кнопка со списком Показать уровень. Выбор вариантов Показать уровень1 – Показать уровень 9 приводит к выводу заголовков с первого по выбранный уровень в свернутом виде (основной текст не показывается), выбор варианта Показать все уровни возвращает абзацы основного текста. Нажатие на кнопку Показать только первую строку позволяет оставить в поле зрения только по одной строке каждого абзаца.

Режимом структуры удобно пользоваться при создании нового документа:

· сначала набрать в режиме структуры только заголовки (для указания нужного уровня заголовка используются либо клавиши TAB и SHIFT-TAB, либо кнопки Повысить/Понизить уровень наПИ Форматирование);

· Перейти в режим разметки и просмотра непечатаемых символов и набрать абзацы основного текста.

Изменение структуры

Режим структуры позволяет легко изменять структуру документа, однако для этого нужно правильно информировать WORD о том, что будет объектом изменения:, заголовок вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом, только заголовок, абзац или группа абзацев. Для этого может быть использовано предварительное выделение по следующим правилам:

· заголовка вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом – Щ по значку « + » рядом с заголовком;

· только заголовка – «развернуть» заголовок, чтобы отображались вложенные заголовки и текст, и выделить сам заголовок как абзац;

· абзаца – Щ по маркеру абзаца (квадратику).

Если выделение не делается, то объектом изменения считается текущий абзац, в том числе заголовок, однако работа с символами(маркерами) структуры всегда подразумевает в качестве объекта изменения заголовок вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом.

Изменение уровня заголовка (без вложенных заголовков): поместить ТК в область заголовка и воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до основного текста, Повысить до 1-го уровня.

Изменение уровня заголовка вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом:

· перетаскивать символы структуры влево или вправо до нужного уровня (при перетаскивании на экране отображается вертикальная линия для каждого уровня заголовка;

· выделить заголовок вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом Щ по маркеру « + »и воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до основного текста, Повысить до 1-го уровня;

Сделать абзац основного текста заголовком: перетащить маркер-квадратик влево на нужный уровень.

Изменение расположения заголовков вместе с вложенными подзаголовками и основным текстом:

· перетаскивать символы структуры вверх или вниз (при перетаскивании на экране отображается горизонтальная линия);

· выделить фрагмент и воспользоваться кнопками Переместить вверх и Переместить вниз (для перемещения вверх/вниз в пределах одного уровня).

Оглавление

Создание оглавления:

1. Проверить в режиме структуры правильность структуры документа и вернуться в режим разметки;

2. Установить ТК в то место, куда следует вставить оглавление, написать слово Содержание или Оглавление;

3. Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели – Оглавление;

4. Выбрать формат оглавления, количество уровней заголовков в оглавлении – ОК.

Обновление оглавления

Для обновления оглавления после изменения документа необходимо:

· Установить ТК в любое место оглавления (оглавление является полем WORD, поэтому размещение ТК внутри оглавления соответствует выбору поля);

· Нажать клавишу F9 или выбрать пункт Обновить поле в КМ;

· В диалоговом окне Обновление оглавления выбрать вариант Обновить целиком.

Для удаления оглавления его нужно выделить и нажать клавишу DEL.

Разные колонтитулы в документе.

При вставке колонтитула в один раздел тот же колонтитул автоматически добавляется во все разделы документа – это происходит потому, что по умолчанию между колонтитулами соседних разделов установлена связь. Чтобы создать различные колонтитулы для нескольких частей документа, необходимо:

1. Разорвать связь между колонтитулами соседних разделов:

a) Установить ТК в раздел, для которого нужно создать уникальный колонтитул;

b) Вид – Колонтитулы – отжать кнопку Как в предыдущем (при этом исчезнет надпись «как в предыдущем», которая обычно присутствует на правой верхней границе области колонтитула).

2. Изменить существующий или создать новый колонтитул для текущего раздела.

Чтобы восстановить связь между колонтитулами соседних разделов, необходимо нажать кнопку Как в предыдущем. После подтверждения удаления колонтитула собственный колонтитул текущего раздела будет заменен колонтитулом предыдущего. Надпись «Как в предыдущем» вновь появится на правой верхней границе области колонтитула.

Для включения названия главы в колонтитул необходимо:

· сделать каждую главу отдельным разделом;

· перейти в режим создания колонтитулов, для каждого раздела разрывать связь с колонтитулом предыдущего раздела, Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка;

· в списке Тип ссылки выбрать Заголовок, Вставить ссылку на – Текст заголовка;

· из списка Для какого заголовка выбрать нужный заголовок - Вставить- Закрыть.

Лекция 9. ФОРМЫ. ШАБЛОНЫ. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Формы

Форма – это особый вид документа WORD, в котором пользователю разрешено вводить информацию лишь в определенные области, называемые полями формы. В основном формы предназначены для «электронного» заполнения (с клавиатуры компьютера), хотя в принципе могут использоваться и для документов, предполагающих «ручное» заполнение. Формы могут дополняться контекстно-зависимой справкой и графическими элементами.

Создание формы

1. Набрать и оформить неизменяемую часть будущей формы.

2. Вставить поля формы. Поля формы могут быть трех типов: текстовое, флажок (для установки и снятия) и список (для выбора одного из нескольких вариантов). Для вставки поля нужно:

a) вывести на экран ПИ Формы;

b) поместить ТК в нужное место и нажать на ПИ Формы на кнопку вставки требуемого поля – поле появляется в документе в виде затененного прямоугольника;

c) выделить поле и выбрать на ПИ кнопку Параметры поля. Настроить параметры:

· Для текстового поля указать вид (обычный текст, число, дата, текущая дата, текущее время, вычисления), выбрать вариант форматирования, ввести при необходимости значение по умолчанию и максимальную длину. При выборе варианта Вычисления в поле Выражение записывается формула, начинающаяся со знака «=». В формуле можно использовать числа, адреса ячеек таблицы, закладки и др.

· Для списка варианты значений вводятся в поле Элемент списка с последующим Щ по кнопке Добавить. Для изменения порядка следования значений можно воспользоваться кнопкой Порядок.

· Для флажка можно изменить размер, если вариант АВТО не устраивает. Поле флажок представляет собой маленький квадрат, который пуст, если флажок сброшен, и заполнен крестиком в противном случае. Для электронной формы флажок по умолчанию можно поставить во включенное состояние. Для печатных форм флажок по умолчанию должен быть сброшен.

· Для задания контекстно-зависимой справки используется кнопка Текст справки. Справка может быть двух видов: пояснительный текст в строке состояния и/или текст, появляющийся при нажатии клавиши F1.

3. Защитить форму с помощью кнопки Защита формы. Проверить правильность работы формы. При необходимости внесения изменений защиту снять, воспользоваться кнопкой Очистить поля, внести изменения, вновь защитить. Во избежание несанкционированного изменения формы можно защитить ее с помощью пароля.

Форма является основой для создания будущих документов, т.е является разновидностью шаблона документа. Файлы шаблонов в WORD имеют расширение.dot. Для сохранения созданной формы как шаблона необходимо выполнить Файл – Сохранить как –Тип файла - Шаблон документа (*.dot) – дать файлу шаблона уникальное имя.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 Следующая ⇒