Создание документа на основе формы

1. Файл – Создать – выбрать в области задач нужный шаблон.

2. Заполнить затененные поля (при желании затенение полей можно убрать с помощью соответствующей кнопки на ПИ, однако следует учитывать, что при выводе документа на печать затенений не будет):

При печати формы на стандартных бланках нужно:

1. Предварительно позаботиться о том, чтобы поля формы точно совпали с полями бланка;

2. Файл – Печать – Параметры страницы – Печатать только данные для форм.

В WORD предусмотрена возможность сохранения данных, вводимых в поля формы, в текстовом файле. Для этого после заполнения электронной формы необходимо:

· Выполнить Сервис – Параметры – Сохранение – Сохранять только данные для форм;

· Сохранить файл: информация будет записана в обычный текстовый файл, причем значения полей будут отделяться точками с запятой, значения текстовых и списковых полей будут взяты в кавычки, значения флажков будут выведены в виде 1(флажок установлен) или 0 (флажок снят).

Добавив в файл другие результаты заполнения форм, можно получить файл с данными, который можно в дальнейшем импортировать в другой пакет (например, ACSESS), преобразовать в таблицу и т.д.

Шаблоны

Шаблоном называется особый вид документа, предоставляющий специальные средства для оформления итогового документа. В WORD включено большое количество шаблонов для создания писем, служебных записок, факсов, резюме и т.д., а также мастеров шаблонов. Мастером называется специальная программа, упрощающая создание и форматирование документа. В процессе работы с мастером необходимо ответить на ряд вопросов, после чего введенные данные размещаются в соответствующих частях документа в нужном формате. Файлы мастеров имеют расширение.WIZ.

Создание нового шаблона на основе стандартного шаблона

1. Файл–Создать – в области задач Создание документа в группе Создание с помощью шаблона выбрать ссылку Общие шаблоны – выбрать шаблон, близкий к нужному – установить переключатель Создать в положение Шаблон – ОК.

2. Внести изменения в шаблон.

3. Файл – Сохранить как – Тип файла - Шаблон документа (*.dot) – дать файлу шаблона уникальное имя.

4. Файл – Закрыть.

Если сохранить шаблон в папке Шаблоны, то он при создании файла с помощью шаблонов будет появляться на вкладке Общие диалогового окна Шаблоны.

Для удобства создания документов с помощью сформированного шаблона в последний добавляют элементы автотекста, панели инструментов, новые меню и т.д.

Создание документа на основе шаблона

1. Файл – Создать – в области задач Создание документа в группе Создание с помощью шаблона выбрать ссылку Общие шаблоны – выбрать нужный шаблон – установить переключатель Создать в положение Документ – ОК.

2. Отредактировать документ, введя требуемый текст. При заполнении полей (затенены серым цветом) их предварительно нужно выделить.

3. Сохранить документ с уникальным именем.

Слияние

Слияние документов – процесс подготовки пачки однотипных документов (писем, конвертов и т.п.) путем объединения файла основного документа с файлом-источником, содержащим информацию о получателях в виде совокупности однотипных записей. Основной документ содержит постоянную часть (в том числе текст, рисунки и т.д.), а также поля слияния, которые помечают места, куда будет вставляться переменная информация из документа-источника. Для выполнения слияния удобно пользоваться Мастером слияния или ПИ Слияние.

Последовательность действий при использовании Мастера слияния

1. Выбор типа документа. Сервис – Письма и рассылки- Мастер слияния – в области задач выбрать в качестве типа документа Письма –Далее.

2. Выбор основного документа: В качестве основного документа может быть выбран текущий документ (даже если он пока пустой), шаблон или ранее созданный документ. При выполнении лабораторной работы:

a) воспользуемся шаблоном Стандартное составное письмо (на вкладке Слияние) –установим переключатель Создать в положение Документ;

b) внесем изменения в документ: введем название и адрес организации, текст письма (за исключением полей слияния), фамилию и должность отправителя;

c) сохраним документ с уникальным именем – Далее;

3. Выбор получателей. На этом этапе необходимо выбрать или создать файл - источник данных:

a) выберем вариант Создание списка (означает формирование нового файла) – на экране появляется диалоговое окно Новый список адресов;

b) нажимаем кнопку Настройка – удаляем из предложенного списка ненужные поля, добавляем новые, при необходимости поля можно переименовать и изменить порядок их расположения – ОК;

c) заполняем поля записей: после заполнения очередной записи делаем Щ по кнопке Создать запись для перехода к следующей. После заполнения всех записей необходимо воспользоваться кнопкой Закрыть и сохранить файл с расширением.mdb (список адресов Microsoft Office);

d) просмотреть созданный список, при необходимости внести изменения, снятие флажка временно удаляет запись из списка. Для фильтрации записей нужно воспользоваться кнопками Изменить – Фильтр и задать условие фильтрации (например, «факультет»=Р и «балл»> =20) – ОК. При необходимости снять фильтр вновь входят в диалоговое окно Фильтр и сортировка и нажимают кнопки Очистить все – Закрыть - Далее;

4. Создание письма:

a) При наличии в документе полей AddressBlock и GreetingLine каждое из них следует выделить, перейти в контекстное меню – Изменить – внести требуемые изменения (при необходимости воспользоваться кнопкой Подбор полей.) – ОК;

b) Вставить остальные поля слияния:

· Устанавливаем ТК в место вставки поля, выбираем в области задач пункт Другие элементы, выбираем нужное поле – Вставить;

· После вставки всех полей Закрыть – Далее.

5. Просмотр писем. Просмотреть полученные варианты писем с помощью кнопок со стрелками. При необходимости внести корректировки вернуться к предыдущим этапам, нажав кнопку Назад в нижней части области задач. - Далее.

6. Завершение слияния. На этом этапе доступны два варианта: Печать и Изменить часть писем. В любом случае открывается диалоговое окно Составные документы, с помощью которого можно выполнить слияние для всех записей, текущей записи или указанного диапазона.

Результатом слияния является документ, состоящий из нескольких разделов: каждый раздел содержит одно письмо. При необходимости перед печатью можно внести изменения в некоторые письма.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Столяров А.М., Столярова Е.С. Word 2002.- М.: ДМК Пресс, 2002. – 576 с.: ил.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.. 2

Лекция 1. ЗНАКОМСТВО С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ WORD.. 3

Основные элементы окна WORD.. 3

Режимы просмотра документа. 4

Создание нового документа. 4

Правила набора текста. 5

Составные части документа. Абзац. 6

Параметры форматирования абзаца. 6

Полезные клавиши и их сочетания. 8

Лекция 2. ФОРМАТИРОВАНИЕ СИМВОЛОВ. КОПИРОВАНИЕ ФОРМАТОВ ПО ОБРАЗЦУ. СТИЛИ 8

Форматирование символов. 8

Настройка ПИ. 9

Создание новых ПИ.. 10

Рекомендации по форматированию.. 10

Вставка необычных символов. 10

Копирование формата символа (абзаца) по образцу. 11

Стили. 11

Создание нового стиля. 12

Применение стиля. 12

Изменение встроенного стиля. 12

Лекция 3. АВТОТЕКСТ, АВТОЗАМЕНА, ТАБУЛЯЦИЯ, СПИСКИ.. 12

Автотекст. 12

Создание элемента автотекста. 13

Применение (вставка) элемента автотекста. 13

Автозамена. 13

Добавление элемента в список автозамены.. 13

Табуляция. 14

Табуляция по умолчанию.. 14

Пользовательская табуляция. 14

Списки. 16

Маркированные списки. 16

Нумерованные списки. 16

Многоуровневые списки. 17

Лекция 4. ТАБЛИЦЫ... 17

Назначение таблиц. 17

Создание таблиц. 17

Перемещение по таблице. 18

Выделение элементов таблиц. 18

Изменение структуры таблицы.. 18

Форматирование таблицы.. 20

Вычисления в таблице. 21

Сортировка данных в таблице. 22

Перенос строк таблицы на новую страницу. 22

Размещение заголовка таблицы на каждой странице. 23

Названия таблиц (рисунков, формул) 23

Лекция 5. ЗАКЛАДКИ. ССЫЛКИ. СПИСОК НАЗВАНИЙ. РЕДАКТОР ФОРМУЛ.. 23

Закладки. 23

Ссылки. 24

Список названий. 25

Редактор формул (РФ) 25

Запуск РФ.. 25

Нумерация формул справа. 26

Лекция 6. ИЛЛЮСТРАЦИИ, ДИАГРАММЫ... 27

Импортированные рисунки. 27

Создание графических объектов средствами WORD.. 28

Полотно. 28

Создание автофигур. 29

Графическая сетка. 29

Надписи. 30

Объекты WordArt 30

Форматирование графических объектов. 31

Работа с несколькими графическими объектами. 32

Создание блок – схемы.. 32

Названия рисунков. 33

Диаграммы.. 33

Организационные диаграммы.. 33

Диаграммы Microsoft Graph. 33

Лекция 7. РАБОТА С МНОГОСТРАНИЧНЫМ ДОКУМЕНТОМ: РАЗДЕЛЫ, КОЛОНТИТУЛЫ, НУМЕРАЦИЯ СТРАНИЦ, ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ, ОФОРМЛЕНИЕ СТРАНИЦ. КОЛОНЧАТЫЕ ТЕКСТЫ, ПОДЛОЖКА.. 34

Разбиение документа на страницы.. 34

Предварительный просмотр. 34

Подложка. 35

Нумерация страниц. 35

Колонтитулы.. 36

Колончатые тексты.. 36

Разделы.. 37

Создание титульного листа. 38

Дополнительные варианты оформления страниц. 39

Обрамление. 39

Ориентация. 39

Поля и развороты.. 39

Лекция 8. СНОСКИ, ПРИМЕЧАНИЯ, РЕЖИМ СТРУКТУРЫ, ОГЛАВЛЕНИЕ. РАЗНЫЕ КОЛОНТИТУЛЫ В ДОКУМЕНТЕ.. 40

Сноски. 40

Примечания. 40

Использование заголовочных стилей. 41

Режим структуры.. 41

Назначение. 41

Изменение структуры.. 42

Оглавление. 43

Создание оглавления: 43

Обновление оглавления. 43

Разные колонтитулы в документе. 43

Лекция 9. ФОРМЫ. ШАБЛОНЫ. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ.. 44

Формы.. 44

Создание формы.. 44

Создание документа на основе формы.. 45

Шаблоны.. 46

Создание нового шаблона на основе стандартного шаблона. 46

Создание документа на основе шаблона. 46

Слияние. 47

Последовательность действий при использовании Мастера слияния. 47

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ... 48

ОГЛАВЛЕНИЕ.. 49

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 67