Современные подходы к автоматизации делопроизводства

 

Автоматизация документооборота

 

Первоначально внедрение компьютеров в делопроизводство касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ (текстовых редакторов и процессоров) электронных версий документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны на принтере (см. гл. 11, 12). Раз­работчики таких программ быстро уловили конъюнктуру и стали снабжать их спе­циальными средствами, облегчающими создание документа. Так появилась возмож­ность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа, в определенные места которых надо было вносить соответствующие данные. Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные таблич­ные процессоры (см. гл. 13), позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы (например автоматически сформировать значение последней строки таблицы Итого). Создание подобного рода специальных программ привело к возникновению отдельного класса инфор­мационных технологий работы с документами — технологий обработки электрон­ных версий документов (document processing). При этом обмен документами может осуществляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и путем передачи электронной версии на гибком магнитном носителе.

Как только развитие вычислительной техники привело к появлению локальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность сетевого обмена дан­ными. На их базе были созданы специальные службы, например такие, как элект­ронная почта. Создание компьютерных сетей и служб обмена данными совершили революционный переворот в автоматизации делопроизводства. Появилась возмож­ность использовать сеть для перемещения документов и централизованного сле­жения за ходом делопроизводственного процесса.

Правда, вместе с решениями появились и проблемы. Первой и, к сожалению, до сих пор окончательно не решенной в России и многих зарубежных странах стала проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение этой проблемы существует — любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью — специ­альным кодом, который не дает усомниться в авторстве и правильности передачи документа (см. гл. 8). Данный подход позволил говорить о возможности безбу­мажной технологии ведения делопроизводства.

Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа ктем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а пра­вильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользова­тель, владеющий соответствующими правами.

Создание технологической базы для развития систем автоматизации делопроиз­водства не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами. При этом природа данных технологий опреде­ляется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами тра­диционного делопроизводства.

Так, привычный порядок вещей, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управ­ления документами (document management). Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хране­ния документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повто­рить порядок традиционного поиска: в своем электронном «кабинете» исполни­тель открывает свой электронный «шкаф», «папку» и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке (например, по возрастанию регистрационных номеров), быстро находит нужный материал. Естественно, такие системы реализуют и другие способы поиска, но зачастую визуальное отображение созданного пользо­вателем «хранилища» позволяет найти нужный документ быстрее.

Другая особенность правил документооборота, заключающаяся в том, что какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного предприятия дол­жен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управ­ления ходом работ (workflow management). Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Например, если в платежном документе обозначена сумма до тысячи долларов, то он направ­ляется на подпись финансовому директору, а свыше — только президенту компа­нии. Примером среды разработки таких систем является, например, пакет Staffware (Staffware PLS).

С другой стороны, правила документооборота могут, наоборот, требовать полной свободы в определении маршрута движения документа. При этом каждый преды­дущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан доку­мент на очередном этапе. Такой порядок характерен для предприятий, в которых руководитель, вынося резолюцию, исходит из субъективных соображений при назначении исполнителей. Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.

Постоянные организационные трудности несет с собой параллельная работа с доку­ментом нескольких исполнителей. Такая работа требует неоднократных передач друг другу проектов документов, особенно если содержание одной части документа влияет на содержание другой. С появлением компьютерных сетей у пользователей возникло естественное желание автоматизировать параллельную работу с доку­ментом таким образом, чтобы, во-первых, несколько исполнителей могли одно­временно обратиться к одному и тому же документу, а, во-вторых, изменения, вне­сенные кем-либо из исполнителей, немедленно становились известными другим участникам процесса. При кажущейся простоте постановки вопроса обеспечение группового доступа к документу породило множество проблем (например, как реа­гировать на одновременную правку одного и того же фрагмента текста), которые найти свое разрешение в системах, реализующих технологию группового доступа (groupware), например в пакетах Group Wize и Lotus Notes (Lotus-IBM).

Какие же технологии необходимы для комплексной автоматизации делопроизвод­ства? Во многих западных компаниях автоматизация базируется на двух простых технологиях: электронной почте, позволяющей обмениваться данными, и системе управления документооборотом, позволяющей осуществлять единый контроль над всеми документами организации.

 

Особенности российского документооборота

 

В России общегосударственная система документооборота сложилась задолго до появления современных информационных технологий. Как показывает опыт, для ее реализации необходимо использование различных информационных техноло­гий работы с документами. С одной стороны, необходимость централизованной концентрации данных о документах всей организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления документооборотом. Детальный анализ показывает, что для описания обобщенной структуры данных документа требуется до нескольких десятков реляционных таблиц (см. гл. 15). Для эффек­тивной реализации такой системы необходима СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования. С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по орга­низации, то есть, по сути, предполагает технологии управления рабочими группами (см. гл.16).

В связи с этим на российском рынке наряду с системами, разработанными на базе готовых западных продуктов одного из вышеперечисленных классов, предлагаются оригинальные системы, разработанные специально для автоматизации отечествен­ного документооборота с использованием элементов вышеперечисленных техно­логий.

 

17.3. Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства

 

С точки зрения традиционной технологии отечественного делопроизводства, авто­матизированными системами должны поддерживаться следующие обязательные функции.

1. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

2. Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу.

3. Возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный конт­роль.

4. Списание документа в дело.

5. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному соче­танию значений реквизитов регистрационной карточки документа).

6. Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без при­влечения разработчика.

Потребительские свойства систем автоматизации могут быть расширены за счет ряда дополнительных функций, многие из которых являются обязательными при организации тендеров (конкурсов) на приобретение системы.

1. Возможность работы с электронной копией документа.

2. Интеграция со средствами пакета MS Office.

3. Автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте.

4. Поддержка средств электронной цифровой подписи.

5. Возможность задания логических связей между документами.

6. Полнотекстовый поиск по электронным копиям документов.

7. Разделение прав доступа пользователей к различным категориям документов.

8. Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет).

9. Ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность фор­мирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати опи­сей вложений.

10. Ведение внутренних реестров рассылки (реестров передачи бумажных доку­ментов между сотрудниками учреждения).

11. Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной логичес­кой обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика.

12. Распознавание текстов отсканированных документов.

13. Ведение электронных архивов документов.

14. Поддержка средств криптографической защиты информации.

В ряде зарубежных систем автоматизации обеспечивается поддержка специаль­ных функций, прежде всего связанных с лингвистическим анализом текстов доку­ментов:

1. Автоаннотирование — автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту.

2. Авторубрицирование — автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике.

3. Автосвязывание — автоматическая установка гиперссылок между документами.

4. Семантический анализ, результатом которого может быть указание пользова­телю о недостаточности информации для успешного поиска документа в даль­нейшем (например, в качестве аннотаций документов вводятся схожие тексты).

5. Формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).

 

⇐ Предыдущая46474849505152535455Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. 4. СОВРЕМЕННЫЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ О РАЗВИТИИ ГИБКСТИ
2. I. Автоматизации функциональных задач в государственном и региональном управлении.
3. Агрегатные комплексы и системы технических средств автоматизации ГСП
4. Альтернативные подходы к оценке уровня риска капитальных вложений
5. Анализ технологического процесса как объекта автоматизации
6. Биосфера как естественно - историческая система. Современные концепции биосферы: биохимическая, биогеноценологическая, термодинамическая, геофизическая, кибернетическая.
7. Виды, задачи, формы организации делопроизводства в органах внутренних дел. Субъекты делопроизводства в ОВД и их обязанности
8. Возможны различные подходы к построению методики анализа.
9. Вопрос 59. Исторические подходы к возникновению игры в процессе развития человечества
10. ВЫВОДЫ И СОВРЕМЕННЫЕ РАЗРАБОТКИ
11. Геополитика как наука. Классические и современные концепции
12. Гигиенические подходы к формированию рационального ежедневного продуктового набора