Приемы работы с документами Outlook

Работа с папкой Контакты

 

Важнейшей частью, можно сказать, ядром Outlook являются адресные книги. Как упоминалось выше, возможно ведение нескольких таких книг: адресной книги Outlook, личной адресной книги и глобального списка адресов (автономной адрес­ной книги сервера Microsoft Exchange).

Доступ ко всем типам адресных книг обеспечивается из папки Контакты. Форма, извлекаемая из папки Контакты для заполнения адресных данных, едина для всех адресных книг. Она представляет собой набор полей базы данных Outlook, и потому все сведения, занесенные в форму, в дальнейшем могут быть представлены в удоб­ном виде по выбору пользователя.

Данные о людях и организациях можно упорядочивать в соответствии со своими предпочтениями. Первый способ упорядочения — сортировка различными спосо­бами, второй способ — группировка по определенным признакам. Например, часть данных удобно поместить в категорию Важные клиенты, а другую часть — в катего­рию Международные контакты. В таком случае выборку адресов быстрее и удобнее проводить по категориям.

В крупных организациях количество записей в адресной книге может достигать нескольких десятков тысяч. У лиц, занимающихся частной практикой, — несколь­ких сотен или тысяч.

Правильно организованная адресная книга не только служит важным источником самих данных, но и может применяться как аналитический инструмент. Само по себе заполнение полей формы папки Контакты сложности не представляет. Гораздо труднее найти все перечисленные в ней данные. И если фамилию и телефон практически все указывают на своей визитной карточке, то спрашивается, как узнать имя супруги клиента или его псевдоним?

Обычно адресная книга наполняется информацией постепенно: сначала основными данными, а затем и подробностями. Важным этапом в начале ее использования является перенос данных из бумажных записных книжек, телефонных справочни­ков, визиток и прочих документов в электронную базу данных. Чем полнее выпол­нено такое преобразование, тем заметнее полезная отдача от адресной книги.

Иногда возникает проблема переноса адресных данных из других программ Microsoft Office или текстовых файлов. Для этой цели в Microsoft Outlook имеются фильтры экспорта и импорта. Например, данные можно импортировать из таблицы Excel, программы cc: Mail и многих других приложений. Также существуют специ­альные служебные программы сторонних разработчиков, позволяющие конверти­ровать данные между десятками различных форматов адресных книг.

Данные, внесенные в адресные книги Outlook, впоследствии можно интенсивно использовать самым различным образом. Наиболее распространенными, по-види­мому, являются средства электронной связи: электронная почта, IР-телефония и другие. Кроме того, Outlook позволяет использовать данные из адресных книг для других целей.

Так, например, малознакомая для многих функция слияния позволяет автомати­чески печатать наклейки, письма, адресную часть конвертов. Если список контак­тов составляют несколько сотен записей о людях и организациях, правильное использование передовых возможностей адресных книг Outlook способно повы­сить эффективность некоторых операций на порядок.

Для конкретного контакта обеспечена связь практически со всеми средствами Outlook. Попробуем перечислить возможные варианты использования данных в адресной книге (при условии полного заполнения полей формы):

• создание и отправка сообщения электронной почты;

• создание и отправка факсимильного сообщения;

• создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

• создание и отправка электронной визитной карточки;

• переход на Web-страницу контактного лица;

• отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

• отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связанных с кон­тактным лицом;

• показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

• запись даты и времени работы с контактным лицом;

• телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний, междуна­родный);

• вызов контактного лица с помощью программы NetMeeting;

• распечатка данных адресата на конверте, наклейке, в каталоге и в любом дру­гом документе.

 

Обслуживание задач

 

Как уже упоминалось ранее, в Microsoft Outlook задачами считаются поручения лич­ного и служебного плана, выполнение которых можно проследить с помощью средств Outlook. Задачи могут иметь как разовый, так и регулярный характер. Примером регулярной задачи личного плана является ежемесячная оплата счетов за пользование телефоном. Примером разовой задачи служебного плана является разработка документа PowerPoint.

Средства Outlook способны автоматически обрабатывать задачи регулярного харак­тера. После постановки пользователем отметки о выполнении регулярной задачи следующая ее копия создается Outlook без вмешательства человека. Повторяющи­еся задачи могут иметь либо регулярную периодичность (например, рассылка раз в месяц клиентам информационных сообщений и счетов за услуги), либо регуляр­ную дату (например, поздравление клиентов с национальными праздниками).

На основе задачи можно назначить поручение. Такое поручение при создании задачи по умолчанию автоматически назначается пользователю, который записан в реес­тре операционной системы как владелец компьютера. Поручение другому человеку назначают, если он присутствует в списке контактов. При этом можно указать необ­ходимость представления отчета о выполнении поручения и сроки напоминания автору задачи об этапах ее выполнения.

Для наглядного отображения текущего состояния различных задач они показыва­ются разным цветом в зависимости от выбора пользователя. Например, просро­ченные задачи можно отмечать красным цветом, а выполненные — зеленым.

 

Работа с Дневником

 

Прежде всего, дневник выполняет функции средства автоматического отслежива­ния событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользо­ватель, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отсле­живать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:

• с сообщениями электронной почты;

• с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

• с ответами на приглашения;

• с уведомлениями об отмене собраний;

• с поручениями;

• с отчетами о поручениях.

Кроме того, если пользователь посчитает необходимым, можно автоматически учи­тывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как пору­чение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные).

Для событий, принадлежащих элементам Outlook, указываются сведения, харак­терные для конкретного элемента. Например, для собрания — тема, дата и время начала, продолжительность; для сеанса связи с сервером электронной почты — сообщение о сеансе, дата и время начала, продолжительность. Что интересно, при двойном щелчке на сообщении о сеансе связи открывается окно, в котором содер­жится протокол сеанса: число ошибок; число отправленных, принятых, удаленных, восстановленных сообщений и число загруженных заголовков. Также фик­сируется, к какому почтовому ящику и на каком почтовом сервере происходило подключение.

Так как записи в дневнике функционально связаны с элементами Outlook, стано­вится возможной сортировка и группировка записей по многим критериям, при­чем в других элементах, помимо дневника. Предположим, руководителю необхо­димо выяснить, чем занимался некий сотрудник в прошедшем месяце. Для этого в списке контактов достаточно щелкнуть на его значке и выбрать на вкладке Дей­ствие строку Дневник — появится перечень всех задач, которые решал сотрудник в течение заданного периода времени.

Перечисленные функции контроля организации и хода работы позволяют рассматривать Outlook не только как персональное средство организации работ, но и как достаточно мощное средство автоматизации рабочего места руководителя подраз­деления или небольшого предприятия. Полностью возможности Дневника Outlook проявляются, конечно, при объединении компьютеров сотрудников предприятия в локальную сеть.

Если объединение рабочих мест коллектива производится средствами Интернета, то реальной становится перспектива организации групповой работы по принципу «виртуального офиса». В настоящем офисе находятся только руководство фирмы (необязательно), минимум служебного персонала и сетевой сервер, а большинство сотрудников работают дома, на даче, в поезде, в автомобиле — в общем, в любом месте, откуда обеспечен доступ к Интернету. У такого подхода есть экономическое обоснование. Исполнители готовы работать больше при меньших ставках, если им не приходится ежедневно тратить время на дорогу к месту работы и у них есть возможность гибко управлять своей трудозагрузкой в течение суток (недели, месяца). В настоящее время в развитых странах это новое направление организа­ции труда развивается очень быстро, и даже государственные органы принимают его на вооружение.

Дневник предлагает возможность записи времени и дат в той форме, которая более удобна пользователю. Известно, что в обыденной жизни мы редко пользуемся формализованным точным указанием параметров времени. Чаще избирается сокра­щенная форма, принятая большинством людей, например: девять часов вечера вместо формализованной записи 21: 00. Outlook понимает запись «девять часов вечера» и самостоятельно преобразует ее в формат, принятый для компьютерных систем. Также верно распознаются праздники с фиксированной датой и указания перио­дичности (в течение, начиная с, через и другие).

Приведем примеры записи дат и времени, допустимые в дневнике Outlook, кото­рые автоматически преобразуются в формализованную запись:

• двадцать третье июля, 28 марта, первое сентября;

• три недели назад, следующая неделя;

• через один месяц;

• эта пятница, через два дня, шестьдесят дней спустя;

• девять часов утра, пять часов двадцать минут;

• полдень, полночь;

• в течение, от, до;

• вчера, сегодня, завтра;

• на следующей, на прошлой;

• назад, за, начиная, предыдущий;

• сейчас;

• через, после, кончая, следующий;

• День Конституции;

• День независимости;

• День победы;

• День смеха;

• Международный женский день;

• Новый год;

• Первое мая;

• Рождество, сочельник.

Таким образом, указывать дату и время в Дневнике Outlook можно действительно нормальным, человеческим способом, как мы и привыкли делать в бумажных запис­ных книжках и дневниках. Важная особенность локализованной версии Outlook — правильное распознавание принятых в России государственных и церковных празд­ников. Правда, последнее касается только христианской религии.

Запись в Дневнике является лишь связующим звеном с другими элементами. Поэтому при удалении записи, указывающей на иные элементы, они остаются в неприкос­новенности. Например, если отменено и удалено поручение, связанное с контактом и документом, то ни контакт, ни документ не удаляются. Верно и обратное — удаление документа, контакта, любого другого элемента, зарегистрированного в Дневнике, никак не отражается на его записях.

Основным видом представления в Дневнике служит Временная шкала, но его можно и изменить в соответствии с собственными предпочтениями. Для этого служит диалоговое окно Поля (Вид → Текущее представление → Изменить текущее представ­ление → Поля). При выборе в раскрывающемся списке Группы полей для выбора строки Все поля дневника в поле Имеющиеся поля будут представлены все допустимые поля для отображения в представлении Дневника. Список достаточно велик, и нет необходимости перечислять все поля, тем более что их названия говорят сами за себя. Тем самым, у пользователя всегда есть возможность настроить представле­ние по своему выбору.

Если представление в Дневнике выполнено как временная шкала, становится доступной функция изменения шага шкалы. Для этого достаточно щелкнуть пра­вой кнопкой мыши в любом месте на шкале и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт День (или Неделя, или Месяц). В первом случае шаг шкалы будет установлен равным одному часу, другие пункты позволяют задать шаг, равный дню или неделе, соответственно. Доступ к настройке шага временной шкалы возможен и через меню Вид (Вид → День/Неделя/Месяц).

Таким образом, Дневник является организационным ядром Outlook, так как позво­ляет планировать и отслеживать все события, происходящие с другими элементами программы и, кроме того, с внешними приложениями.

 

Заметки

 

Видимо, можно с уверенностью утверждать, что Заметки являются самым простым элементом Outlook. По своим функциям они являются эквивалентом бумажного блокнота с отрывными страницами. Преимущества средства Заметки проявляются при возникновении задач, которые трудно классифицировать, то есть мгновенно отнести к какому-либо иному элементу Outlook.

Рассмотрим пример. Исполнителю позвонил начальник и распорядился обсудить с новым клиентом юридические вопросы соглашения. Для полноценной отработки поручения необходимо внести данные о клиенте в Адресную книгу (причем как дан­ные о фирме, так и личные сведения о руководителях и ответственных лицах). Далее следует создать задачу и определить этапы ее выполнения. Если необходимо, следует распределить работу среди подчиненных и назначить им поручения.

На все перечисленные действия необходимо определенное время. При этом задействуются многие элементы Outlook. Конечно, никто не в состоянии выполнить такую организационную работу «с листа», за время телефонного разговора. Очевидно, самым простым решением в данной ситуации является использование средства Заметки. Достаточно щелкнуть на соответствующей кнопке на панели ярлыков и в появившемся окне двойным щелчком открыть новую заметку, куда внести прямо во время разговора важнейшие исходные данные: название фирмы клиента, фамилию ответственного лица, контактный телефон, адрес электронной почты, характер соглашения, сроки исполнения. Для этого достаточно пары минут телефонного разговора.

Точно так же заметки пригодятся при желании срочно записать внезапную идею, которую пока нет времени развивать по причине загруженности другой работой.

Рассмотрим еще один пример. Звонит клиент и сообщает об изменении номера своего телефона. Предположим, в адресной книге содержатся сотни и тысячи запи­сей. Удобно ли просить клиента подождать, пока адресная книга будет открыта, а записи отсортированы? Проще мгновенно сделать запись в заметке: Фирма «Три­умф». Тел. 2222322, а позже, не заставляя человека ждать, внести изменения в адрес­ную книгу. Из таких мелочей складывается стиль общения с клиентами, который во многом определяет лицо фирмы.

При отображении заметок в окне показываются несколько первых строк записи. Для чтения всей записи достаточно щелкнуть на отображаемых строках. Удаляют заметку либо щелчком на кнопке Удалить, либо выбором пункта Удалить в контек­стном меню, открываемом щелчком правой кнопкой мыши на заметке.

Все заметки сохраняются автоматически, но они не являются отдельными фай­лами — это записи одной цельной базы данных. Поэтому при операции удаления следует проявлять особую внимательность — запроса на подтверждение операции не будет! Удаленная заметка сохраняется до конца текущего сеанса работы с Outlook в папке Удаленные, но после окончания работы восстановить ее никакими силами нельзя — не помогут и самые мощные программы типа Norton Utilities.

 

Работа с сообщениями электронной почты

 

Как уже упоминалось, многие предпочитают использовать Outlook лишь как кли­ента электронной почты. И хотя обработка сообщений не является единственной функцией программы, со всеми задачами электронной коммуникации Outlook справляется успешно.

Для работы с электронной почтой на автономном компьютере необходимо иметь настроенное соединение с сервис-провайдером (то есть действующую учетную запись в папке Удаленный доступ к сети), знать адрес сервера входящей (РОР3) и исходящей (SMTP) электронной почты, иметь регистрационное имя и пароль. Если компьютер подключен к локальной сети, соответствующую учетную запись и задей­ствованные службы обработки почтовых сообщений определяет администратор сети. Так как вопросы настройки учетной записи выходят за рамки темы, советуем обратиться к главе 8.

Программа Outlook может быть настроена на автоматическое подключение к сер­веру входящей электронной почты при запуске, а также на проверку поступивших сообщений по команде пользователя или через заданные интервалы времени. При этом происходит обращение к почтовому серверу, и поступившие сообщения авто­матически переносятся в папку Входящие на панели ярлыков Outlook.

Соответственно, все отправляемые сообщения автоматически переносятся из папки Исходящие в папку Отправленные. Напомним, что физически никаких перемеще­ний файлов не происходит — все операции ведутся с полями записей базы данных Outlook.

В полном соответствии с протоколом электронной почты могут быть отправлены и приняты практически любые данные: как собственно почтовые сообщения, так и присоединенные к ним файлы. Однако многие сервис-провайдеры вводят ограни­чения на максимальный объем почтового ящика клиента, и потому пересылка фай­лов очень больших размеров может быть невозможна.

Приемы работы с сообщениями электронной почты в программе Outlook практиче­ски не отличаются от таковых в программе Outlook Express, рассмотренной в главе 8. Даже интерфейс обоих приложений почти одинаков. Вместе с тем, Outlook обладает некоторыми дополнительными возможностями, недоступными в Outlook Express.

Например, программа Outlook позволяет отправить сообщение с требованием авто­матической высылки квитанции о его получении адресатом. В этом случае под­тверждение автоматически генерируется почтовым сервером получателя, как только он скопировал или открыл сообщение. Почтовый клиент Outlook Express такой функцией не обладает. Есть и другие незначительные отличия в функциях и интер­фейсе этих почтовых клиентов.

 

Синхронизация данных и удаленный доступ

 

 

Поясним, что в Outlook предусмотрено несколь­ко видов папок:

• автономные папки (находятся на жестком диске компьютера, работающего автоном­но или подключенного к локальной сети);

• общие папки (находятся на сервере локаль­ной сети);

• служебные папки (находятся на сервере локальной сети);

• сетевые папки (содержат данные, предназ­наченные для открытой публикации в Интер­нете);

• личные папки.

Все виды папок представлены ярлыками на панели ярлыков Outlook. С автономными папками мы ежедневно имеем дело, когда работаем на компьютере.

Доступ к общим папкам организуется администратором сети в соответствии с уста­новленными правилами разграничения доступа. К примеру, подразделению пред­приятия может быть выделена общая папка для приема входящих сообщений элек­тронной почты.

Служебные папки, как правило, организуют на сервере для размещения информации, относящейся ко всем сотрудникам. Например, так может быть реализована единая адресная книга, содержащая регистрационные данные обо всех клиентах фирмы.

Сетевые папки доступны для всех участников рабочей группы, которые «подпи­саны» на доступ к ним.

Личные папки отличаются от автономных тем, что, как правило, создаются либо на мобильном компьютере, либо временно на удаленном компьютере для работы с электронной почтой через сервер Microsoft Exchange.

Предположим, у пользователя, находящегося в дальней командировке, возникает необходимость поработать со своей электронной почтой, но мобильного компью­тера для связи с Интернетом нет. Тогда он может обратиться в Интернет-кафе или в партнерскую организацию, где имеется подключение к Интернету. При наличии программы Outlook можно создать стандартные личные папки, подключиться к сер­веру своей локальной сети (необходимые учетные записи должны быть предо­ставлены администратором) и дать команду синхронизации папок. Через какое-то время у него на компьютере будет точная копия содержимого автономных папок, в том числе и всех полученных сообщений электронной почты в папке Входящие. Отправить сообщение можно, поместив его в папку Исходящие и вновь дав команду Синхронизировать.

Личные папки хранятся в отдельном файле с расширением.pst. Поэтому с ними можно проделывать те же операции, что и с обычными файлами. По окончании работы на чужом компьютере можно перенести файл с расширением.pst на гиб­кий диск.

 

Особенность децентрализованных систем делопроизводства

 

Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится под контро­лем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрали­зованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порож­дают множество документов, с которыми одновременно работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Outlook, практически невоз­можно всегда знать реальное состояние дел по каждому документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно ярко эффективность Outlook прояв­ляется при работе в локальной сети под управлением операционных систем Windows NT или Windows 2000 с использованием сервера Microsoft Exchange Server.

Руководитель назначает исполнителей отдельных частей проекта, координаторов рабочих групп, определяет их права. Затем он создает общие для рабочих групп и для всего проекта папки, которые относятся к отдельным документам или даже их частям, наборам данных.

Во время совместной работы над документами отдельным исполнителям доста­точно регулярно (с заданной периодичностью) проводить синхронизацию своих автономных папок с общими, чтобы иметь всегда самую последнюю версию доку­мента. Руководитель может с помощью таких средств, как Дневник и Задачи, не только контролировать отдельные этапы работ, но и знать, когда и сколько времени работал конкретный сотрудник над данным документом.

Удаленный доступ к данным позволяет сотрудникам синхронизировать свою работу, находясь в командировке или дома. Такая возможность является основой постро­ения работы в организациях, использующих надомный труд сотрудников в так называемых «домашних офисах» типа SOHO (Small Office — Ноте Office). Как показывает практика, за счет экономии средств на аренду помещений, транспорт­ные расходы, приобретение оборудования, удается добиться заметного повыше­ния эффективности.

 

Групповая работа

 

Использование возможностей Microsoft Exchange Server позволяет организовать продуктивную коллективную работу над проектами. Для управления групповой работой предусмотрены следующие функции сервера.

• Отправка, отзыв, замена сообщения.

• Электронное голосование.

• Разграничение доступа к папкам и назначение представителей.

• Групповое планирование.

• Создание общих Web-страниц.

• Автоматическое управление электронной почтой.

Для отправки, отзыва, замены сообщений необходимо иметь подключение к поч­товому ящику на сервере Microsoft Exchange. В этом случае его содержание автома­тически синхронизируется с файлом автономных папок на локальном компьютере при его подключении к сети.

Таким образом, все входящие сообщения автоматически перенаправляются в папку Входящие на локальном компьютере. Использование почтового ящика подразуме­вает некоторые дополнительные возможности. Например, если корреспондент еще не прочитал вашего сообщения (хотя оно уже и поступило в его папку Входящие), можно попытаться отозвать или заменить его. В случае успешной операции при­дет подтверждение с отчетом о результате. Точно так же можно затребовать кви­танцию о получении вашего сообщения адресатом.

Электронное голосование предполагает подготовку и отправку сообщений, имею­щих встроенные элементы управления форм (кнопки) для выражения адресатом своего мнения. Средства Outlook позволяют автоматически собирать и обрабаты­вать результаты голосования, после чего формировать итоговый отчет.

Установкой параметров правил для обработки различных событий регулируют некоторые функции элементов Outlook. Обработка входящих сообщений в соответствии с назначенными правилами возможна как на сервере Microsoft Exchange, так и в папке Входящие на автономном компьютере.

Не все правила могут быть выполнены на сервере, если локальный компьютер вре­менно отключен от сети. Невозможно, например, перемещение копий сообщений между локальными и сетевыми папками. В этом случае правила выполняются после подключения локального компьютера к локальной сети.

Общие папки, созданные на сервере локальной сети, могут содержать вложенные папки. Права доступа к каждой папке определяет администратором сети. Если какая-либо локальная (частная) папка предоставляется для общего доступа, то правила доступа к ней определяет ее владелец. При доступе к сетевым и общим папкам возможны следующие роли пользователя.

 

• Владелец. • Ответственный редактор.

• Редактор. • Ответственный автор.

• Автор. • Читатель.

• Корреспондент. • Нет доступа.

Владелец может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать вложенные папки. Он имеет право устанавливать уровни прав других пользователей для своей папки.

Ответственный редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые эле­менты и файлы, создавать вложенные папки.

Редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы.

Ответственный автор может читать, создавать любые элементы и файлы, созда­вать вложенные папки, но изменять и удалять имеет право только созданные им элементы и файлы.

Автор может создавать и читать любые элементы и файлы, изменять и удалять собственные элементы и файлы.

Читатель может только читать элементы и файлы.

Корреспондент может создавать элементы и файлы, при этом остальное содержи­мое папки ему не раскрывается.

При отсутствии прав доступа открыть папку нельзя.

Существуют также настраиваемые папки, в которых лицо, определяемое админи­стратором сети или владельцем папки, может совершать разрешенные ему дей­ствия. То есть, набор таких действий не совпадает с какой-либо стандартной ролью, описанной выше, и устанавливается индивидуально либо для пользователя, либо по отношению к папке в целом.

Общие Web-страницы, размещенные в общей папке, публикуются в Интернете сер­вером Microsoft Exchange. Пользователи, имеющие соответствующие права доступа к этим страницам, могут изменять их содержимое, вести учет посещений, устанав­ливать правила обновления.

Представительство. В терминологии программы Microsoft Outlook представите­лем называется пользователь, которому другим пользователем передаются опре­деленные права: на доступ к личным и общим папкам, документам, элементам, в том числе право ответа на сообщения, приглашения на собрания, голосование. Кон­кретный набор прав представителя определяет владеющий ими пользователь. Обычно права представителя передают секретарю-референту, совладельцу фирмы, помощнику по определенному кругу вопросов (например, юридическому консуль­танту), то есть лицу, с которым тесно сотрудничают.

Автоматическое управление электронной почтой. С помощью Microsoft Exchange Server доступны некоторые дополнительные функции автоматизации работы с электронной почтой. Так, например, существует режим автоматической генера­ции ответов при отсутствии пользователя на рабочем месте. Возможна переадре­сация сообщений по другому адресу, например во время отпуска.

Групповое планирование. Смысл группового планирования заключается в том, что любые задачи, например сетевые конференции, могут быть автоматически (без участия людей) согласованы с другими участниками. Для этого необходимо, чтобы все участники рабочей группы, подключенные к сети, скрупулезно соблюдали пра­вила электронного документооборота и управления процессом работы, принятые в Microsoft Outlook. Прежде всего, это означает необходимость аккуратно вести днев­ник, правильно назначать задачи и учитывать реальные потребности в ресурсах.

В этом случае программа способна верно оценить занятость участников меропри­ятия и автоматически определить лучшее время для его проведения. Инициатору мероприятия достаточно подтвердить предложенный вариант, и Outlook автомати­чески разошлет уведомления о мероприятии его участникам. То же самое отно­сится и к задачам, когда могут быть автоматически сгенерированы поручения под­чиненным с учетом их загрузки другими делами.

 

Приемы работы с сетевыми папками

 

Сетевыми называют такие папки Outlook, данные в которых доступны для опреде­ленной группы пользователей Интернета. В сетевые папки можно помещать прак­тически любые данные: элементы Outlook (например, папку Контакты или Кален­дарь), сообщения электронной почты, документы. При использовании сервера Microsoft Exchange сетевыми можно назначать только личные папки. Кроме того, недоступны для публикации папки Входящие, Исходящие, все папки Microsoft Exchange.

Пользователь, желающий получить доступ к сетевой папке, должен на нее подпи­саться. Список подписчиков сетевой папки определяет ее владелец, который уста­навливает и права доступа для всех подписчиков. Адресату направляется пригла­шение на подписку — для подтверждения ему достаточно щелкнуть на кнопке Принять.

Копия совместно используемой сетевой папки автоматически вносится в список папок Outlook на локальных компьютерах подписчиков.

Любые данные, помещенные в сетевую папку, в том числе элементы Outlook, авто­матически рассылаются подписчикам. Сообщения электронной почты обрабаты­ваются особым образом. Если подписчик имеет программу Outlook, копии сообще­ний электронной почты помещаются в его копию сетевой папки. Если же на его локальном компьютере приложение Outlook не установлено, то сообщения попа­дают в папку Входящие клиента электронной почты, имеющегося у подписчика. То же правило действует и в отношении отправляемых сообщений.

Перечисленные свойства сетевых папок позволяют использовать их в качестве сер­вера почтовой рассылки. То есть, сообщение, элемент Outlook, файл, помещенные в сетевую папку, будут автоматически разосланы всем подписчикам. Учитывая, что круг подписчиков определяет владелец папки, можно быть достаточно уверен­ным, что пересылаемые файлы не имеют вредоносного содержания. В этом состоит основное преимущество сетевых папок Outlook перед обычными клиентами элект­ронной почты. Ведь, как говорилось в главе 8, при получении сообщений элект­ронной почты категорически не рекомендуется открывать какие-либо вложенные файлы из-за опасности заражения вирусами.

 

Интеграция с World Wide Web

Просмотр Web-страниц

 

Не все пользователи знают, что приложение Microsoft Outlook 2000 способно выпол­нять функции средства просмотра Web (броузера). Это стало возможным благо­даря тесной интеграции операционной системы Windows 98 и более поздних с про­граммой Internet Explorer 5.0. При демонстрации Web-страниц Microsoft Outlook 2000 использует многие средства Internet Explorer 5.0. Для открытия Web-страницы в окне Outlook достаточно поместить ссылку на нее на панель ярлыков или в меню Избранное. После щелчка на ссылке происходит открытие Web-страницы в рабо­чем поле при сохранении всех элементов интерфейса Outlook.

Перемещение по Web-страницам происходит так же, как и в обычном броузере: с помощью кнопок Вперед, Назад, вводом адреса URL в поле Адрес, щелчком на гипер­ссылках самих Web-документов. Для этого необходимо, чтобы была включена панель инструментов Web, имеющая необходимые инструменты навигации.

Любая Web-страница, открытая в Outlook, может быть отправлена в качестве сооб­щения электронной почты. В этом случае адресат получит Web-страницу в виде вложенного файла, который может быть открыт либо в Outlook, либо в ином броу­зере.

Папкам, находящимся на панели ярлыков Outlook, может назначаться домашняя страница папки. В качестве таковой выступают Web-страницы Интернета, страницы, опубликованные в корпоративной сети интранет, страницы, размещенные на сер­вере администратором локальной сети, и, наконец, страницы, имеющиеся на жест­ком диске локального компьютера.

Как можно с пользой применить такую функцию? Например, для бухгалтера пред­приятия полезно назначить в качестве домашней страницы папки Календарь какой-либо Web-ресурс, публикующий календарь бухгалтера: сроки уплаты налогов и сборов, представления отчетности и прочие данные. Отметим, что назначение домашней страницы папке происходит через меню Действие.

 

Создание гиперссылок

 

В приложении Microsoft Outlook 2000 имеется замечательная возможность разме­щать в тексте сообщений различные виды гиперссылок. Помимо общеупотребимых в Интернете видов гиперссылок, имеются средства создания ссылок на эле­менты самого приложения Outlook. Для перехода по гиперссылке, имеющейся в тексте сообщения, получателю сообщения достаточно на ней щелкнуть.

Однако следует иметь в виду, что броузер, установленный у получателя сообще­ния, должен поддерживать службы и протоколы Интернета, задействованные в гиперссылках. Так, для перехода по гиперссылке, ведущей к ресурсу, находящемуся на FTP-сервере, необходимо наличие клиента службы FTP и поддержка соответ­ствующего протокола.

Программа Outlook позволяет создавать следующие основные виды гиперссылок:

• на файлы, размещенные в интрасети предприятия (file: //);

• на файлы, расположенные на серверах FTP (ftp: //);

• на Web-страницы (http: //);

• на защищенные Web-страницы (https: //);

• на адрес электронной почты отправителя (mailto: );

• на группы новостей Интернета (news: );

• на доступ к удаленному компьютеру (telnet: //);

• на доступ к папкам, элементам, файлам Outlook (Outlook: или Outlook: //).

Для указания доступа к элементам и файлам Outlook следует соблюдать следую­щие правила написания гиперссылок.

• Для папки Входящие — Outlook: lnbox. Если ссылка требуется на конкретное сооб­щение — Outlook: lnbox/~тeмa сообщения.

• Для папки Контакты — Outlook: Contacts. Если требуется ссылка на конкретный контакт — Outlook: Contacts/~имя контактного лица.

• Для папки, находящейся в почтовом ящике сервера Microsoft Exchange — Outlook: имя папки\имя вложенной папки.

• Для папки Календарь — Outlook: Calendar.

 

Вопросы безопасности

 

При наличии в локальной сети сервера Microsoft Exchange становятся доступными несколько способов защиты данных от несанкционированного доступа. К ним относятся: цифровая подпись сообщений, гарантирующая их подлинность; шифрова­ние сообщений; скрытие отдельных личных сведений от лиц, имеющих доступ к вашим папкам; отправка частных сообщений, не подлежащих изменению; запрет доступа к общим папкам из Интернета.

Цифровая подпись является уникальным средством идентификации личности, вла­деть которым может только одно лицо. Пользователь либо получает ее вместе с сертификатом открытого ключа у администратора локальной сети, либо создает самостоятельно с помощью программного средства ЭЦП, после чего получает сер­тификат на открытый ключ в уполномоченной организации (см. главу 9).

⇐ Предыдущая46474849505152535455Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. ПРИЕМЫ ИЗМЕРЕНИЙ И СТАТИСТИЧЕСКИЕ СПОСОБЫ ОБРАБОТКИ ИХ РЕЗУЛЬТАТОВ В ПСИХОЛОГИЧЕСКОМ ИССЛЕДОВАНИИ
2. I.4.7. ЗАКОНЫ И ПРИЁМЫ КИНОПОВЕСТВОВАНИЯ
3. II.1. Приемы изложения научных материалов
4. VI. ПРИЕМЫ ОБУЧЕНИЯ, РЕАЛИЗУЮЩИЕ ОБЩЕДИДАКТИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ ОБУЧЕНИЯ
5. Вопрос 4. Психологические приемы влияния на собеседника в деловом общении. Психологическое влияние на партнера
6. Вопрос 48.Психологические приёмы вступления в общение, развития и поддержания диалога, выхода из общения.
7. Вопрос 5. Приемы освобождения от раздражения и гнева.
8. Вопрос 52.Психологические приёмы и методы разоблачения лжесвидетеля в конфликтной ситуации допроса.
9. Глава 2. ОСНОВНЫЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРИЁМЫ ПРОИЗВОДСТВА АЛКОГОЛЬНЫХ НАПИТКОВ, СУЩЕСТВОВАВШИЕ В ДРЕВНЕЙ РУСИ ДО XIV — XV ВЕКОВ
10. Глава 3. ПРИЕМЫ И СПОСОБЫ ВЕДЕНИЯ РУКОПАШНОГО БОЯ
11. Документами второго уровня следует считать Законы регламентирующие развитие физической культуры и спорта отдельных стран.
12. Женские приемы психологического боя.