Основные свойства PowerPoint

 

Интеграция PowerPoint с Microsoft Office и другими программами

 

Хотя приложение PowerPoint обладает собственными средствами для создания объектов различного типа (текст, таблицы, графики и прочие), благодаря тесной интеграции с другими компонентами пакета Microsoft Office исполнитель имеет воз­можность применять уже наработанные материалы, в том числе и созданные дру­гими людьми. Например, текст может быть подготовлен в текстовом процессоре Word, формулы — в приложении Microsoft Equation, таблицы — в табличном про­цессоре Microsoft Excel, диаграммы — в приложении Microsoft Graph, художествен­ные заголовки — в приложении Microsoft WordArt и так далее. Кроме того, вся работа над проектом может быть организована с помощью приложения Microsoft Outlook (рис 15.1).

 

Рис. 15.1. Объекты внешних приложений на слайде PowerPoint

 

Сказанное отнюдь не означает, что при подготовке объектов для презентации PowerPoint нельзя использовать другие программы. Напротив, некоторые специа­лизированные приложения позволяют создать более качественные объекты, чем стандартные средства Microsoft Office. Например, растровую графику лучше гото­вить в графическом редакторе Adobe Photoshop, а векторную — в векторном редакторе CorelDraw. Однако именно приложения, входящие в состав Microsoft Office, являются наиболее тесно интегрированными и могут обмениваться данными без риска потерь и искажений.

Степень взаимодействия внешних объектов, используемых в документе PowerPoint, с породившими их приложениями зависит от уровня поддержки программой-родителем технологии OLE и способа связи объекта с документом. Далее мы при­водим исчерпывающий ряд способов совместного использования объектов при­ложениями Microsoft Office, в том числе PowerPoint. Если программы иных производителей в полной мере поддерживают технологию OLE, нет никаких пре­пятствий для полноценного использования созданных ими объектов в документах PowerPoint.

Копирование и вставка. Объект создается в родительском приложении, копиру­ется в Буфер обмена и вставляется в документ PowerPoint. Этот способ обычно при­меним к относительно простым объектам: текстам, растровой и векторной графике стандартных форматов, таблицам. При необходимости задать особые свойства объекта следует применять пункт Специальная вставка меню Правка, присутству­ющий во всех приложениях Microsoft Office.

Перетаскивание. Объект перемещается (копируется или переносится) между роди­тельским приложением и PowerPoint методом перетаскивания с помощью мыши. Обе программы должны быть в этот момент открыты.

Импорт (экспорт). Объект вставляется в документ PowerPoint в качестве файла, созданного в родительском приложении. В этом случае имеются ограничения как на формат поддерживаемых типов файлов, так и на их содержание. Кроме того, существуют ограничения на тип данных, содержащихся в файле. Например, в фай­лах векторной графики CorelDraw (расширение имени файла.cdr) не воспроизво­дится градиентная заливка.

Гиперссылка (ярлык). Этот способ заключается в указании перехода к содержи­мому файла другого приложения. Как правило, применяется в документах, рас­считанных на публикацию в Интернете (в формате HTML) или на представление на экране компьютера (с использованием формата PDF).

Гиперссылка является, прежде всего, средством перехода к другому документу (или другому месту в том же документе). Ярлык в основном применяют для запуска внешнего приложения, способного корректно обрабатывать данные определенного типа (например, воспроизведение музыки осуществляется стандартной програм­мой Media Player).

Связывание. Это специальное свойство объекта, указывающее на его взаимодей­ствие с исходным файлом и родительским приложением. Как правило, таким свой­ством обладают объекты, созданные в программах с полной поддержкой техноло­гии OLE. В большинстве случаев наличие связи необходимо указывать явно. Связанный объект является клоном исходного файла и меняется в той же мере, что и исходный файл.

Внедрение. Это свойство указывает на то, что в документ встроена копия исход­ного файла, после операции вставки никак с ним не связанная. Однако при под­держке родительским приложением технологии OLE возможно редактирование внедренного объекта средствами программы-источника.

Объекты некоторых типов, созданные средствами самого приложения PowerPoint, допустимо экспортировать в другие приложения. Однако следует учитывать, что гораздо проще и быстрее набирать текст, делать таблицы и рисунки в специализи­рованных программах. Поэтому задача экспорта данных обычно связана с отправ­кой документа (презентации) другим людям или его публикацией.

Ближайшими конкурентами PowerPoint являются программа Lotus Freelance офис­ного пакета LotusNotes и специализированное приложение Harvard Graphics. Согласно наметившейся в последнее время тенденции, предусмотрено ограниченное взаим­ное преобразование данных между форматами программ-соперниц. В частности, в форму LotusNotes может быть внедрена презентация PowerPoint с корректным пре­образованием полей документа. И наоборот, данные из таблицы Lotus 1-2-3 могут быть импортированы в приложение Microsoft Graph.

 

Основные возможности PowerPoint

 

PowerPoint, являясь специализированным программным средством, конечно же, не может охватить все элементы презентации. Ведь для полноценного представле­ния работы перед реальной аудиторией понадобятся и организационные усилия (рассылка приглашений и аренда помещения), и аппаратное обеспечение (слайд-проектор или проекционная плазменная панель), и прочие компоненты.

Вместе с тем, существуют отдельные виды презентаций, где средствами PowerPoint создается практически законченный продукт. Прежде всего, это презентации, рас­считанные на публикацию в сетях Интернет/интранет или предназначенные для автономного просмотра на компьютере. Имеется вариант рассылки презентации в виде печатного документа, который тоже можно считать законченным продуктом.

Близким по характеру является вариант создания презентации для рассылки сред­ствами электронной почты с целью дальнейшего просмотра адресатами на собствен­ных компьютерах. Можно заметить, что во всех перечисленных случаях презента­ции являются, скорее, «виртуальными», так как автор не видит реальной аудитории и уже не может управлять ходом презентации.

Остальные виды презентаций относятся либо к реальным, происходящим перед конкретной аудиторией, либо к псевдовиртуальным, когда документ представля­ется в сети (локальной, Интернет, интранет) в режиме реального времени, но ауди­тория, как единое целое, существует лишь в виртуальном сетевом пространстве.

Участники дистанционных презентаций могут быть разнесены на сотни и тысячи километров. Характерным свойством таких типов презентаций является возмож­ность управления их ходом со стороны докладчика. Здесь под управлением пони­мается скрытие или показ соответствующих данных, интерактивное взаимодей­ствие с участниками, ускорение или замедление демонстрации и другие способы воздействия на процесс презентации.

Для подготовки полноценной презентации необходимо четко представлять воз­можности программного продукта, с помощью которого готовятся вспомогатель­ные материалы или разрабатывается законченный документ. В сфере подготовки презентаций PowerPoint является одним из наиболее мощных приложений и обес­печивает разработку следующих документов:

• вспомогательные материалы (как правило, цветные) презентации, рассчитан­ные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонстрации через опти­ческий проектор;

• вспомогательные материалы (как правило, цветные) презентации, рассчитан­ные на распечатку на 35-мм диапозитивной фотопленке с целью их демонстра­ции через оптический слайд-проектор;

• вспомогательные материалы презентации, рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор или на демонстрационной панели (светодиодной, плазменной, LCD);

• материалы презентации для автономного показа на экране компьютера или демонстрационной панели;

• материалы презентации для воспроизведения в сетевом окружении в режиме реального времени;

• материалы презентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром пользователями;

• материалы презентации для рассылки по электронной почте с последующим автономным просмотром адресатами;

• материалы презентации (как правило, черно-белые) для распечатки на бумаге (именуются в PowerPoint выдачами) с целью последующей раздачи заинтере­сованным лицам.

Идеальным вариантом при разработке документов в PowerPoint является тот слу­чай, когда тип презентации однозначно определен. Тогда есть возможность наи­более полно учесть все тонкости использования форматов графических файлов, кодировок и стилей шрифтов, цветовых схем оформления и других элементов доку­мента.

Однако столь однозначный вариант встречается редко. Чаще необходимо готовить презентацию для основного типа представления, имея в виду два-три вспомога­тельных. Если необходимые типы существенно различаются по характеру, прихо­дится готовить отдельные варианты для каждого из них.

Самый простой пример — создание презентации в вариантах для публикации в World Wide Web и для распечатки на 35-мм слайдах. Эти варианты существенно различаются по требованиям к цветовым схемам оформления, формату и разре­шению графики, используемым шрифтам. Получается, что при одинаковом содер­жании придется затратить много времени на адаптацию презентации к специфическим требованиям типа представления.

 

Структура документов PowerPoint

 

Любой документ PowerPoint представляет собой набор отдельных, но взаимосвя­занных кадров (страниц, по аналогии с книгой), называемых слайдами. Таких слай­дов в презентации может быть сколь угодно много (в разумных пределах). Каж­дый слайд в документе имеет собственный уникальный номер, присваиваемый по умолчанию в зависимости от его места (рис. 15.2).

Последовательность слайдов (а следовательно и их связь, и нумерация) в доку­менте линейная. Такая линейность автоматически поддерживается PowerPoint неза­висимо от действий пользователя. То есть, удаление, вставка, перемещение, скры­тие или показ слайдов не нарушают линейной структуры документа. Таким образом, в PowerPoint невозможно построить иерархическую структуру документа или организовать между слайдами иные виды связи (например, с помощью логи­ческих операций), кроме линейной.

 

Рис. 15.2. Последовательность слайдов презентации представлена в режиме структуры

 

Слайды содержат объекты самого разного типа, их сочетание призвано наиболее полно выразить содержание данного кадра презентации. На каждом слайде при­сутствует, как минимум, один объект — фон кадра. То есть, полностью пустого слайда существовать не может и под «пустым» понимается слайд с объектом типа «фон».

К объектам, размещаемым на слайде, относятся:

• фон (обязательный элемент любого слайда);

• текст;

• гиперссылки (как особый вид текста);

• колонтитулы (как особый вид текста);

• таблицы;

• графические изображения;

• надписи (как особый вид графики);

• диаграммы (как особый вид графики);

• фильм (видеоклип);

• звук;

• значок (ярлык);

• особым объектом выступает цветовое оформление различных объектов, в совокупности представляющее цветовую схему слайда.

Все объекты, размещаемые на слайде, могут быть созданы или оформлены внут­ренними средствами PowerPoint, внешними приложениями или одновременно как теми, так и другими средствами.

Фон может быть представлен как обычное цветовое заполнение (в том числе гра­диентное, с использованием текстур или узора) или иметь в качестве основы рису­нок (графический файл). Источник фонового рисунка может быть как внутрен­ним, так и внешним.

Текст может иметь различное форматирование, то есть в нем могут использоваться разные элементы шрифтового оформления, методы выделения цветом и выравни­вания, приемы создания абзацных отступов. Кроме того, форматирование позво­ляет подчеркнуть смысловую иерархию текста за счет различного оформления заго­ловков, основного текста, нумерованных и маркированных списков, колонтитулов и прочих элементов. Особым элементом форматирования является гиперссылка, превращающая выделенный текст в средство перехода практически к любому объекту презентации, в том числе и к внешнему. К особым элементам форматиро­вания также относятся колонтитулы, которые могут создаваться автоматически. Текст может иметь как внутренний, так и внешний источник.

Таблицы представляют собой специальным образом форматированный текст, раз­мещаемый в ячейках, разделенных вертикальными и горизонтальными границами. При этом границы могут быть скрыты или выделены линиями, а ячейки иметь цветовое оформление фона. Таблица может иметь как внутренний, так и внешний источник.

Графическое изображение (рисунок, по терминологии PowerPoint) может исполь­зоваться в качестве фона или быть отдельным объектом на слайде. Для полноцен­ного отображения графики необходимо знать особенности форматов графических файлов, поддерживаемых PowerPoint. В первую очередь, это относится к предпоч­тительной области их применения и ограничениям, накладываемым при импорте файлов некоторых форматов. Тексты, создаваемые средствами Microsoft WordArt (надписи, по терминологии PowerPoint), на самом деле являются графическими объектами. Графическое изображение может иметь только внешний источник.

Фильм — это объект PowerPoint, содержащий последовательность кадров, храня­щихся в одном файле. Фильм обязательно имеет внешний источник и воспроиз­водится внешними средствами.

Звук является объектом, внешним по отношению к документу PowerPoint, и поэтому всегда требует указания названия источника. Небольшая коллекция звуков вхо­дит в стандартную поставку Microsoft Office 2000. Воспроизведение звука осуще­ствляется внешними средствами.

Значок (ярлык) представляет собой ссылку одновременно и на внешний объект, и на приложение, способное корректно его обработать в соответствии с расширением имени файла объекта.

Цветовая схема, хотя и не является, строго говоря, самостоятельным объектом PowerPoint, все же устанавливает заданное соотношение цветового оформления некоторых объектов, которое можно сохранить и использовать в дальнейшем (рис. 15.3).

 

Рис. 15.3. Средства настройки цветового оформления

 

Специфические свойства объектов PowerPoint

Анимация. Анимация, по терминологии, принятой в PowerPoint, является особым видом демонстрации объектов и содержит последовательность появления объекта в кадре при демонстрации слайда. Анимация относится к свойствам объекта, спе­цифичным для PowerPoint, и воспроизводится встроенными средствами. Настройка параметров анимации выполняется средствами диалогового окна Настройка ани­мации, которое открывают пунктом Настройка анимации контекстного меню объекта (рис. 15.4).

Рис. 15.4. Средства настройки параметров анимации объекта

Действие. Объектам PowerPoint может быть присвоено особое свойство, называе­мое действием. Оно определяет, что именно происходит при щелчке мышью или при наведении указателя на данный объект. Параметры этого свойства устанавли­ваются в диалоговом окне Настройка действия (Показ слайдов → Настройка действия).

Свойства слайдов и свойства презентации. Каждый слайд презентации обладает набором свойств, к которым относятся параметры страницы (то есть размер и ори­ентация слайда) и эффекты при смене слайдов. Документ целиком (то есть пре­зентация) имеет свой набор свойств, определяющий параметры его демонстрации (публикации) или правила совместной работы над содержанием.

 

Основные элементы интерфейса PowerPoint

 

Как и другие приложения пакета Microsoft Office, программа PowerPoint имеет стан­дартные элементы интерфейса, которые мы рассматривать не будем. Заметим только, что настройку всех элементов интерфейса по своему вкусу можно выпол­нить в диалоговом окне Настройка (Сервис → Настройка) на соответствующих вкладках.

Элементы управления некоторых внешних программ, входящих в пакет Microsoft Office, органически входят в интерфейс PowerPoint. Их значки присутствуют на отдель­ных панелях управления. Например, можно включить панели инструментов Microsoft WordArt или Microsoft Chart.

Основное отличие интерфейса PowerPoint заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотрено четыре основных режима отображения:

• обычный;

• структуры;

• слайдов;

• сортировщика слайдов.

В пятом режиме, называемом Показ слайдов, изображение слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны.

В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, откры­ваемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.

1. В обычном режиме (рис. 15.5) рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещенным текстом. Правая панель занимает большую часть поля, и в ней отображается слайд со всеми размещенными объектами. Третья панель небольшой высоты располагается в нижней части рабочего поля и предназначена для внесения заметок разработчиком презентации или другими людьми (если это разрешено автором).

 

Рис. 15.5. Окно PowerPoint в обычном режиме

 

2. В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. Именно в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.

Следует иметь в виду следующие особенности, которые могут ввести в заблуж­дение пользователя, привыкшего работать с текстовым процессором Microsoft Word. При начале ввода текста на пустом слайде ему автоматически присваива­ется формат заголовка первого уровня (то есть уровня названия слайда). Попытка создания следующего абзаца нажатием клавиши ENTER приводит к появлению нового слайда. Понижение уровня текста уничтожает созданный слайд и пере­носит текст на предыдущий.

 

► Начинающему пользователю, чтобы не ошибиться, лучше воспользоваться готовыми шаблонами и затем адаптировать их под свои задачи.

 

3. В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера. В этом режиме удобно работать с объектами, размещенными на слайде, особенно мелкими.

4. В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими все рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответ­ственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые эле­менты управления, и контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой мыши на эскизе слайда. Двойной щелчок на эскизе автоматически переводит программу в режим слайдов.

5. При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэк­ранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завер­шить ее можно в любой момент нажатием клавиши ESC. При этом происходит возврат в режим, который был текущим перед запуском демонстрации.

Специфическими для PowerPoint являются элементы интерфейса, предназначен­ные для управления вставкой и созданием объектов, их свойствами, демонстрацией презентации. Они сосредоточены в основном в пунктах строки меню: Вставка, Фор­мат, Показ слайдов, — а также на панели инструментов (отображаются соответ­ствующими значками).

Содержание конкретных операций над объектом зависит от его типа, однако неко­торые операции могут быть общими для всех типов объектов. Например, все объекты можно анимировать различными способами путем настройки параметров в диалоговом окне Настройка анимации. Таким способом добиваются динамичного «роста» диаграмм, «выпадающих» или вращающихся надписей и прочих эффектов оформ­ления, оживляющих презентацию.

Важным элементом интерфейса, особенно для начинающих пользователей, слу­жит пункт меню Справка. Там можно найти ответы на большую часть вопросов, возникающих при работе с программой PowerPoint.

В качестве первого шага после запуска программы полезно просмотреть электронный учебник Введение в PowerPoint (Справка → Справка по Microsoft PowerPoint → Содер­жание → Приступая к работе → Введение в PowerPoint, электронный учебник → Демонстрация). В учебнике доступно показаны новые возможности версии PowerPoint 2000, описаны основные элементы интерфейса, приведены этапы создания презентации с помощью готовых шаблонов.

В последней версии программы новым в меню Справка является пункт Найти и устра­нить, запускающий средство автоматического контроля целостности ключевых файлов. Иногда это полезно при невозможности самостоятельно найти причину постоянных сбоев при работе с PowerPoint.

В качестве средства автоматизации при собственноручном создании первых пре­зентаций можно положиться на инструкции Мастера автосодержания и восполь­зоваться готовыми шаблонами слайдов. На примере работы этого мастера мы и рассмотрим этапы создания документа в PowerPoint.

Позже, с накоплением опыта, можно постепенно переходить к самостоятельному созданию отдельных объектов презентации, изменению их свойств, накоплению собственной библиотеки объектов, выработке своего стиля эффектов анимации, действий, показа слайдов, демонстрации презентации.

 

Разработка презентаций

 

Этапы разработки презентаций

 

Разработка презентационных документов, как и любых других, выполняется в несколько этапов. Но прежде чем приступить к описанию содержания этих эта­пов, мы должны обратить особое внимание на важность «нулевого этапа» — подго­товки содержательной части презентации. Компьютер для этого не нужен, и основ­ная часть работы должна быть проведена заранее. Приложение PowerPoint служит лишь инструментом и не может определить за автора ни содержания, ни целевой аудитории, ни структуры презентации. Переходить к работе с программой следует лишь тогда, когда все уже продумано.

 

► Создавая презентацию «с нуля», особенно в первый раз, удобно воспользоваться име­ющимся в PowerPoint автоматическим средством — мастером автосодержания.

 

Планирование презентации

 

Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, заинтересован­ности и подготовленности аудитории. Используйте простые и понятные слова и фразы, фокусируя внимание на цели выступления. Когда определено содержание, можно задаться вопросом оценки отношения аудитории к предлагаемой теме.

Прежде всего необходимо определить, на кого ориентирована презентация, каковы знания потенциальных слушателей по данной теме. Следует оценить потребности и предпочтения аудитории. Очень важно правильно сформулировать цель презен­тации и установить, как она соотносится с ожидаемыми результатами. Сформули­руйте задачи презентации в следующей последовательности:

• что необходимо довести до аудитории;

• в чем следует убедить слушателей;

• нужно ли чему-то научить аудиторию;

• как мотивировать свои тезисы.

Когда цель и задачи точно сформулированы, можно приступать к отбору средств для их реализации.

 

Подготовка структуры презентации

 

На следующем этапе формируется структура презентации. Документ, подготовленный средствами PowerPoint, должен быть в центре доклада. Для этого включите в него важнейшие моменты, опирающиеся на факты.

Подготовьте эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание. Можно удивить аудиторию курьезным или необыкновенным случаем, добиться внимания бесспорными фактами и постулатами, цитированием высказываний по данной теме выдающихся людей. При расчете времени на вводную часть отводится не более 10% от общей продолжительности презентации.

Далее формируются главные идеи доклада, с обоснованием их статистикой, доку­ментами, аналогиями или наглядными примерами. Все идеи и тезисы должны быть неразрывно связаны с темой доклада. Необходимо учитывать, что при средней сте­пени концентрации внимания люди способны запоминать от 4 до 6 разных пози­ций. Основная часть доклада должна занимать 80-85% отводимого времени.

Правильное завершение презентации, соответствующее цели доклада и создаю­щее надолго запоминающееся впечатление, является важной частью успеха. В зави­симости от целей доклада и характера аудитории это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Иногда эффективным приемом служит возврат к началу доклада. При выборе способа завершения следует определить, какая реакция ожидается от слушателей. Завер­шение презентации должно занимать не более 10% времени.

 

Работа с мастером автосодержания

 

При запуске PowerPoint (если не изменены установки, принятые по умолчанию) автоматически появляется диалоговое окно PowerPoint с переключателями: Мас­тер автосодержания, Шаблон оформления, Пустая презентация, Открыть презента­цию. Перейти к работе с мастером можно, открыв диалоговое окно Создать презен­тацию (Файл → Создать) и выбрав в нем пункт Мастер автосодержания (на самом деле создается, конечно же, не содержание, а шаблон презентации, который следует наполнить самостоятельно). В диалоговом окне Мастер автосодержания переход к следующему этапу осуществляется щелчком на кнопке Далее.

 

Определение вида и стиля презентации

 

Автору необходимо определить, каким образом состоится публикация презента­ции. Очевидно, что, например, при защите дипломной работы представлять ее на экране компьютера или публиковать в Интернете нет смысла. Не каждое учебное заведение обладает комплектом компьютерной проекционной аппаратуры (если таковая имеется, следует выбрать вариант презентации на экране) или сетью интранет.

Во многих случаях удобно выводить презентационный документ на 35-мм слайды, потому что слайд-проекторы весьма распространены. Многие модели позволяют управлять демонстрацией дистанционно. Однако в этом варианте есть свои подводные камни. Bo-первых, слайд-принтеры, переносящие изображение с компью­тера на слайды, — чрезвычайно дорогое и редкое оборудование. Во-вторых, доклад предстоит делать в полумраке, необходимом для проецирования изображения со слайда на экран, что не всегда уместно.

Остаются еще два варианта: распечатать презентацию на прозрачной пленке в черно-белом или цветном режиме. Мы советуем выбирать цветную распечатку, но если нет доступа к цветному принтеру (струйному или лазерному), подойдет и черно-белая печать.

Важным параметром является определение формата страниц презентации. Следует помнить, что при распечатке слайдов надо указывать реальные размеры печатного листа. В случае вывода на экран компьютера в режиме создания презентации используется то разрешение и тот цветовой охват, которые установлены по умол­чанию в операционной системе. Напомним, что цветовой охват документов для публикации в Интернете не может превышать 256 цветов.

 

Работа с текстовым содержанием

 

В нижнем колонтитуле на каждом слайде следует указать заголовок презентации. Он должен совпадать с темой презентации. На левой панели структуры презента­ции показаны значки всех слайдов и весь текст, размещенный на них. Если исполь­зованы шаблоны, предлагаемые PowerPoint, то их текст следует заменить собствен­ным содержанием.

Иногда полезно изменить принятый по умолчанию размер шрифта заголовка, если он занимает более двух строк и выглядит неопрятно. Часто для лучшего представ­ления следует изменить тип выравнивания заголовка. Обычно заголовки вырав­нивают по центру.

Ниже заголовка обычно размещен текстовый блок, в который автоматически зано­сятся сведения об авторе, взятые программой из данных операционной системы. При необходимости надо подставить данные о реальном авторе презентации.

На следующем этапе полезно выровнять положение текстовых блоков на слайде, для чего их можно выделить (при этом границы блока должны обозначаться серым цветом) и с помощью клавиш управления курсором разместить в нужном месте.

 

► Обратите внимание на то, что колонтитул по умолчанию присутствует и на первой стра­нице. Это считается ошибкой, так как колонтитулы призваны дублировать заголовки.

 

Текстовое содержание на слайдах можно создавать, ориентируясь на советы, име­ющиеся в тексте самого шаблона. Однако, в первую очередь, следует исходить из собственного представления о методике преподнесения темы слушателям. В шаб­лонах даны самые лишь общие рекомендации, к тому же составленные исходя из американских методических представлений.

Любая часть текста на слайдах может быть отформатирована согласно предпочте­ниям автора. Для этого служат кнопки управления параметрами форматирования на панели инструментов и средства, предоставляемые диалоговыми окнами Шрифт и Список.

Важным инструментом PowerPoint при работе с текстом являются средства про­верки орфографии. Хотя они и не могут в полной мере заменить профессиональ­ного корректора, в большинстве случаев они страхуют автора от досадных непри­ятностей. При этом нельзя забывать, что ответственность за правописание лежит все-таки на авторе, а не на программе.

 

Работа с таблицами

 

Таблицы, размещаемые на слайдах презентации, должны быть простыми и понят­ными. Недопустимо применение таблиц со сложной структурой, так как времени на их изучение у аудитории нет. Назначение и характер данных в таблице должны быть понятны с первого взгляда.

Вообще таблица не самый выигрышный вариант представления материала. Попро­буйте заменить ее более наглядным объектом представления, например диаграм­мой или графиком. Но если отказаться от таблиц не удается, применяйте их в мини­мально возможном количестве. Две-три таблицы на доклад можно считать верхним пределом, большее число вызовет потерю внимания аудитории.

Размещая таблицу на слайде, сделайте ее ячейки крупными, чтобы все данные в них читались ясно. Следует избегать размещения в ячейках текста длиной более одного-двух слов. Лучше всего таблицы выглядят, когда в ячейках размещаются только цифры и специальные значки.

Для привлечения внимания к таблице используются следующие элементы оформ­ления: разделительные линии разной толщины и цвета; фоновый цвет для отдель­ных ячеек, столбцов, строк или таблицы в целом; эффекты анимации.

Таблица в PowerPoint может быть создана несколькими способами.

1. Рисованием непосредственно в поле слайда с помощью инструмента Таблицы и Границы панели инструментов.

2. Интерактивным указанием числа строк и столбцов (протягиванием мыши в рабочем поле) инструмента Добавить таблицу панели инструментов.

3. Копированием и вставкой через буфер обмена таблиц из внешних приложе­ний (например Microsoft Word, Microsoft Excel и других).

4. Вставкой объекта (таблицы) из внешних приложений (с внедрением или свя­зыванием) средствами меню Вставка.

У каждого из описанных способов есть свои преимущества и недостатки. При рисо­вании таблицы в PowerPoint обеспечены наглядность и интерактивность, простые методы редактирования. При вставке таблицы из внешнего приложения можно использовать уже готовые наработки, а связав таблицу с файлом, быть всегда уве­ренным, что на слайде отражены последние изменения в данных.

 

Работа с диаграммами

 

Диаграммы и графики являются одним из наиболее эффективных и наглядных средств представления данных. Их преимущество заключается в возможности визу­ализации значений «сухих» цифр. Глядя на цифры, человек длительное время осмысливает их значение и анализирует соотношения. Диаграмма способна сразу показать относительные параметры и развитие тенденций. Поэтому применение, диаграмм различного типа в презентации всячески приветствуется. К тому же, про­грамма PowerPoint поддерживает некоторые специальные средства для создания и анимации диаграмм.

Непосредственно на слайде диаграмму создают с помощью внешнего приложения Microsoft Graph, запускающая кнопка которого находится на панели инструментов PowerPoint. Такой способ удобен благодаря простому, интуитивно понятному интерфейсу и доступу к многочисленным инструментам редактирования диаграммы. К тому же, к диаграммам в формате Microsoft Graph может быть применена особая анимация, позволяющая выводить элементы диаграммы по частям.

Другим способом размещения диаграммы на слайде является вставка объекта Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае редактирование содержания возможно только средствами Excel. Однако такой объект может автоматически отслеживать изменения в файле-родителе (при их связывании) и тем самым приобретает свой­ство автоматического обеспечения актуальности. Это особенно важно при группо­вой разработке проекта, когда согласованность данных, используемых разными исполнителями, имеет ключевое значение.

 

Работа с иллюстрациями

 

Под иллюстрацией мы понимаем графическое изображение, созданное во внеш­них по отношению к PowerPoint приложениях. Выразительные, правильно подо­бранные иллюстрации способны существенно улучшить привлекательность пре­зентации любого стиля.

В некоторых случаях иллюстрации могут играть ключевую роль, стать основной темой доклада. Например, без качественного иллюстративного ряда невозможно подготовить презентации, связанные с архитектурой, строительством, туристичес­кими услугами. Простые иллюстрации можно взять из библиотек готовых элемен­тов (клипартов), входящих в пакет поставки Microsoft Office. Существуют также библиотеки изображений самой разной тематики, распространяемые на CD-ROM. Многие из них отличаются хорошим качеством и вполне могут быть использованы в презентации. Важным источником иллюстраций является Интернет, хотя в каж­дом конкретном случае следует выяснить у их публикатора, как обстоит дело с правами на их использование.

Вместе с тем, настоящие профессионалы предпочитают создавать собственные иллюстрации в таких программах, как Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, CorelDraw, Painter и других. Хотя такая работа отличается трудоемкостью, индивидуальный подбор иллюстраций позволяет добиться высочайшего качества презентаций, что будет по достоинству оценено аудиторией.

У готовых изображений, взятых из свободно распространяемых коллекций, есть недостаток, связанный с тем, что они широко известны. Слушатели могут поду­мать, что докладчик либо готовил материалы в спешке, либо посчитал, что для данной темы этого достаточно. Особенно негативную реакцию такой подход вызо­вет в среде профессионалов компьютерной графики, рекламного дизайна, средств массовой информации. Если презентация рассчитана на аудиторию, разбирающу­юся в компьютерах и графике, особенно при открытой публикации ее в Интернете, следует самым серьезным образом подойти к вопросу создания иллюстраций, а не использования готовых коллекций.

⇐ Предыдущая43444546474849505152Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. DSM-IV-TR: Основные характеристики.
2. I. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ НАПИСАНИЯ КУРСОВОЙ РАБОТЫ
3. I.1. Основные предпосылки и механизмы развития речевой деятельности
4. II. Основные задачи управления персоналом.
5. II. Основные принципы создания ИС и ИТ управления.
6. III. Основные идеологические течения в истории гражданского права. Идеализм и позитивизм
7. III. Основные учебники, учебные пособия, словари и хрестоматии.
8. IV. ОСНОВНЫЕ ПРИЧИНЫ ЗАБОЛЕВАНИЙ.
9. IV. Основные условия культуры
10. XIV. ОСНОВНЫЕ ПРИЧИНЫ ЗАБОЛЕВАНИЙ.
11. А. Основные отличия вирусов от других живых организмов.
12. Активный счет 01 «Основные средства»