Основные компоненты Microsoft Outlook

 

Календарь

 

Календарь — это электронный аналог настольного перекидного календаря, имею­щий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию каждые сутки в кален­даре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентирован­ных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распо­рядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автома­тически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или сред­ствами электронной почты.

 

Рис. 16.1. В компоненте Календарь отображаются мероприятия и задачи

 

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуаль­ном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми кон­ференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находя­щимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автомати­чески.

 

Организатор задач

 

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие ука­зать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользо­вателя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

 

Обработчик сообщений

 

Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на основе Web и доку­ментов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функ­циями, рядом дополнительных и некоторыми специальными (см. главу 8), в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты (например The Bat!, Pegasus Mail и другие) располагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook только в роли почтового клиента не всегда удобно.

К сожалению, высокая популярность Microsoft Outlook именно в качестве почтового приложения влечет к ней пристальное внимание злоумышленников, занимающихся разработкой программных средств, нарушающих нормальную работу средств ком­муникации. Необходимо периодически посещать сервер Microsoft и своевременно обновлять программу установкой дополнений, ликвидирующих обнаруженные уязвимости.

Организатор контактов

 

Этот компонент является по своей сути адресной книгой с расширенными воз­можностями (рис. 16.2). В него заносятся подробные сведения о людях и органи­зациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сор­тировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи. Так, например, если известно только имя человека, с которым необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по имени.

Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при интенсив­ной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно ставить в соот­ветствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что позволяет исполь­зовать защищенную связь во избежание подделки пересылаемых документов или доставки незатребованных сообщений.

 

Рис. 16.2. Представление данных в папке Контакты в виде адресных карточек

 

Дневник

 

Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.

Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.

 

Записная книжка

 

Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это сред­ство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто запи­сывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабо­чим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.

Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использо­вание папки Заметки выглядит проблематичным.

 

Организатор собраний

 

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах, в частности, в Днев­нике. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конфе­ренций, определение состава участников, рассылка извещений, получение отве­тов.

Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно рабо­тать над документами Microsoft Office, например над презентацией PowerPoint (см. главу 15). Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сооб­щениями.

 

Варианты представлений

Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представ­лений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папки Microsoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.

 

Таблица

 

Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В част­ности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

 

Временная шкала

 

Представляет собой шкалу с датами и временем, располагающимися по возраста­нию слева направо. При таком способе представления информации данные отобра­жаются в виде значков (рис. 16.3).

 

Рис. 16.3. В папке Дневник выбрана форма представления Временная шкала

 

Карточка

 

В этом представлении имитируется стандартная бумажная карточка, на лицевой стороне которой указаны самые важные данные, содержащиеся в записи. Исполь­зуется, в частности, в папке Контакты.

 

Календарь

 

В этом представлении элементы записи отображаются в виде блоков на поле, содер­жащем день, неделю и месяц. Применяется в папке Календарь.

 

Значок

 

Записи отображаются в виде значков, размещенных на рабочем поле. Такое пред­ставление характерно для папки Заметки.

Прочие варианты представлений образуются из перечисленных выше либо напря­мую, либо их сочетанием. При этом название конкретному представлению в каж­дой папке присваивается в соответствии с его предназначением, но не вариантом. Например, и представление По предметам в папке Сообщения, и представление Активные встречи в папке Календарь являются таблицами.

 

Интерфейс Microsoft Outlook

 

Окно программы имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например строку меню и панели инструментов. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменить на соответствующих вклад­ках диалогового окна Настройка (Сервис → Настройка). Особенностью интерфейса Outlook является наличие специальной панели, на которой располагаются ярлыки (распределенные по группам), соответствующие логическим папкам, обслуживае­мым программой (рис. 16.4).

 

Рис. 16.4. Основные элементы интерфейса Outlook

 

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариан­том представления. Интересной особенностью интерфейса Outlook является воз­можность доступа к любым дискам (в том числе сетевым), папкам и файлам непо­средственно из программы. Отметим, что ярлыки Мой компьютер, Мои документы, Избранное находятся в группе Другие ярлыки. Таким образом, при работе с Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой фильтры базы данных Outlook.

Важным свойством интерфейса Outlook является возможность настройки поддер­жки различных служб, используемых при работе в локальной сети и Интернете. Просмотр их параметров и настройка производятся в диалоговом окне Службы (Сервис → Службы). Для полноценной работы в локальной сети рекомендуется уста­новить следующие службы:

 

• Microsoft Exchange Server; • Microsoft Mail;

• Microsoft Fax; • Адресная книга Outlook;

• Личная адресная книга; • Личные папки;

• Электронная почта Интернета.

 

Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локаль­ной сети, первые две службы можно не устанавливать.

 

Службы Microsoft Outlook

 

Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного) компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Server, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000.

Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонкости.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспе­чивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Интернет подклю­читься к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и под­ключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные част­ных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообщений элек­тронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами пред­ставлений.

 

⇐ Предыдущая45464748495051525354Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. B передачи выходного вала компоненты
2. DSM-IV-TR: Основные характеристики.
3. I. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ НАПИСАНИЯ КУРСОВОЙ РАБОТЫ
4. I.1. Основные предпосылки и механизмы развития речевой деятельности
5. II. Основные задачи управления персоналом.
6. II. Основные принципы создания ИС и ИТ управления.
7. III. Основные идеологические течения в истории гражданского права. Идеализм и позитивизм
8. III. Основные учебники, учебные пособия, словари и хрестоматии.
9. IV. ОСНОВНЫЕ ПРИЧИНЫ ЗАБОЛЕВАНИЙ.
10. IV. Основные условия культуры
11. Microsoft Office Word. Дополнительные функции
12. Microsoft Windows, Word, Excel