Создание таблицы в режиме конструктора.

Стр 1 из 5Следующая ⇒

В режиме конструктора пользователь сам разрабатывает структуру создаваемой таблицы, а именно: задает имена полей и их типы, настраивает свойства каждого поля, а также формирует первичный ключ на основе одного или несколько полей.

Имеются следующие типы полей (указываются справа от имен полей в верхней части окна конструктора).

1. Текстовый. Для текстов и/или чисел, не требующих проведения расчетов. Размер поля – не более 255 символов.

2. MEMO. Для очень длинных текстов. Размер поля – до 65535 символов.

3. Числовой. Для чисел, используемых для проведения расчетов. Имеет целый ряд подтипов. Размер поля – от 1 до 16 байт.

4. Дата/время. Для даты и времени, относящихся к годам с 100 по 9999. Размер поля – 8 байт.

5. Денежный. Для денежных значений, используемых для проведения расчетов. Обеспечивает точность до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Размер поля – 8 байт.

6. Счетчик. Для уникальных последовательно возрастающих на единицу или случайных чисел, генерируемых автоматически. Размер поля – 4 байта.

7. Логический. Для значений «Да» и «Нет». Размер поля – 1 бит.

8. Объект OLE (Object Linking and Embedding). Для объектов, связанных или внедренных в таблицу Aссess (электронных таблиц Exсel, документов Word, рисунков, звукозаписей и других данных в двоичном формате). Размер поля – до 1 Гб.

9. Гиперссылка. Для комбинации текста и чисел, используемой в качестве адреса гиперссылки. Длина каждой из частей гиперссылки не более 2048 символов (отображаемый текст, адрес, дополнительный адрес, всплывающая подсказка).

Тип поля можно задать также при помощи мастера подстановок, который устанавливает, будет ли выбираться значение поля из другой, ранее созданной таблицы или же из создаваемого списка значений. После завершения работы мастера устанавливается тип данных, основанный на типе подставляемых значений, а также устанавливается связь между таблицами, если значения будут выбираться из другой таблицы.

Свойства полей (указываются в нижней части окна конструктора, вкладка «Общие»).

1. Размер поля. Указывается для текстовых и числовых типов данных. Для текстовых полей изменяется в диапазоне от 1 до 255 символов, по умолчанию равен 50. Для числовых полей возможны 3 целочисленных подтипа (байт, целое, длинное целое), 3 вещественных подтипа (одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой, действительное), а также подтип с названием «Код репликации».

2. Формат поля. Определяет вид представления информации при выводе на экран и на печать. Для числовых типов данных и типа Дата/время нужный формат можно выбрать из выпадающего списка или же ввести вручную.

3. Число десятичных знаков. Задает число десятичных знаков для полей вещественного и денежного типов.

4. Маска ввода. Используется при вводе данных, упрощая и проверяя правильность их ввода.

5. Подпись. Задает более подробное наименование поля, которое будет использоваться в формах и отчетах в качестве имени поля.

6. Значение по умолчанию. При формировании новой записи это значение будет подставляться в поле автоматически. При необходимости его можно изменить.

7. Условие на значение. Это выражение логического типа, которое используется для анализа вводимых в поле данных и блокирует их ввод, если указанное условие нарушается. Для формирования сложных условий можно использовать построитель выражений, который позволяет выбирать и вставлять в формируемое условие встроенные функции, константы, операторы сравнения, логические связки и др.

8. Сообщение об ошибке. Текст этого сообщения выдается на экран, если при вводе было нарушено рассмотренное выше условие на значение.

9. Обязательное поле. Здесь указывается необходимость ввода данных в поле для каждой записи таблицы.

10. Индексированное поле. Здесь указывается, нужно ли создавать индекс для поля. Индексы ускоряют выполнение запросов, а также операции сортировки и фильтрации записей по индексированным полям.

11. Пустые строки. Здесь указывается, допускается ли ввод в поле строк, не содержащих ни одного символа.

После создания таблиц нужно установить между ними связи (если только они не были созданы с помощью мастера подстановок). Обычно это связи типа «один ко многим», но иногда встречаются и «один к одному». Для создания связей необходимо открыть окно «Схема данных» и добавить в него все таблицы базы данных. Далее необходимо для каждой главной (родительской) таблицы определить подчиненную (дочернюю) таблицу и путем перетаскивания первичного ключа из главной таблицы на поле связи подчиненной таблицы создать между таблицами связь. При этом в появившемся окне «Изменение связей» для обеспечения целостности данных необходимо установить соответствующий флажок. При необходимости можно также установить флажки каскадного обновления и удаления данных.

После создания связей между таблицами можно переходить к вводу в них данных, начиная с главных таблиц и только потом – подчиненных. Если главные таблицы заполнены, то ввод данных в поля связи (внешние ключи) подчиненных таблиц выполняется с помощью соответствующих выпадающих списков (если только типы полей связи были установлены при помощи мастера подстановок).

Задание к работе

Создайте базу данных «Основные средства» (ОС), включающую в себя указанные ниже таблицы. Первое поле в каждой таблице сделайте первичным ключом. Типы данных, отмеченные звездочкой, устанавливайте с помощью мастера подстановок (строка запуска мастера подстановок находится в самом конце выпадающего списка с типами данных).

Группы ОС

Наименование поля Тип данных Размер поля Обязательное поле

КодГруппыОС Счетчик

ГруппаОС Текстовый 50 Да

Виды ОС

Наименование поля Тип данных Размер поля Обязательное поле

КодВидаОС Числовой Длинное целое Да

ВидОС Текстовый 50 Да

Нормы амортизации

Наименование поля Тип данных Размер поля Обязательное поле

КодНормыАморт Текстовый 8 Да

КодВидаОС Числовой* Длинное целое

ПодвидОС Текстовый 60

НормаАмортизации Числовой Одинарное с плав. точкой

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «КодВидаОС» возможность подстановки в него значений из аналогичного поля таблицы «Виды ОС». Список подстановок должен включать в себя поля «КодВидаОС» и «ВидОС».

Подразделения предприятия

Наименование поля Тип данных Размер поля Обязательное поле

КодПодразделения Числовой Длинное целое Да

Подразделение Текстовый 60 Да

КодВышестоящПодр Числовой Длинное целое

ВидПодразделения Текстовый* 17

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «ВидПодразделения» возможность подстановки в него следующих значений: Административное, Инженерное, Исследовательское, Питания, Производственное, Складское, Строительное, Торговое, Прочее.

· Обеспечьте для поля «КодВышестоящПодр» возможность подстановки в него значений из поля «КодПодразделения» этой же таблицы. Для этого сначала сохраните таблицу, а затем в окне конструктора таблицы раскройте вкладку «Подстановка» и в строке «Тип элемента управления» выберите значение «Поле со списком». Далее заполните третью строку. Этого вполне достаточно, но можно выполнить и более качественную настройку, устанавливая нужные значения строк, расположенных ниже.

Материально ответственные

Наименование поля Тип данных Размер поля Обязательное поле

КодМатОтв Счетчик

КодПодразделения Числовой* Длинное целое

Фамилия Текстовый 20 Да

Имя Текстовый 20

Отчество Текстовый 20

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «КодПодразделения» возможность подстановки в него значений из аналогичного поля таблицы «Подразделения предприятия». Список подстановок должен включать в себя поля «КодПодразделения» и «Подразделение».

Инвентарные карточки ОС

Наименование поля Тип данных Размер поля Обязательное поле

ИнвентарныйНомер Текстовый 10 Да

НаименованиеОС Текстовый 80 Да

КодГруппыОС Числовой* Длинное целое

КодНормыАморт Текстовый* 8

РежимИспользования Текстовый* 29

КодМатОтв Числовой* Длинное целое

ДатаПоступления Дата/время Да

ДатаВыбытия Дата/время

ПервоначСтоимость Денежный Да

СуммаИзноса Денежный

УчитыватьПробег Логический

СодержаниеЗолота Числовой Одинарное с плав. точкой

СодержаниеСеребра Числовой Одинарное с плав. точкой

СодержаниеПлатины Числовой Одинарное с плав. точкой

СодержПлатГруппы Числовой Одинарное с плав. точкой

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «КодГруппыОС» возможность подстановки в него значений из аналогичного поля таблицы «Группы ОС». Список подстановок должен включать в себя поля «КодГруппыОС» и «ГруппаОС».

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «КодНормыАморт» возможность подстановки в него значений из аналогичного поля таблицы «Нормы амортизации». Список подстановок должен включать в себя поля «КодНормыАморт», «КодВидаОС» и «ПодвидОС».

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «РежимИспользования» возможность подстановки в него следующих значений: В эксплуатации, В запасе или резерве, Сдано в аренду, Принято в аренду, Принято в долгосрочную аренду.

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «КодМатОтв» возможность подстановки в него значений из аналогичного поля таблицы «Материально ответственные». Список подстановок должен включать в себя поля «КодМатОтв», «КодПодразделения» и «Фамилия».

· Для полей «ДатаПоступления» и «ДатаВыбытия» выберите с помощью мастера маску ввода с названием «Краткий формат даты».

· Установите для поля «УчитыватьПробег» значение по умолчанию, равное Ложь.

· Для полей «СодержаниеЗолота», «СодержаниеСеребра», «СодержаниеПлатины», «СодержПлатГруппы» установите число десятичных знаков равным 4.

Пробег автотранспортных ОС

Наименование поля Тип данных Размер поля Обязательное поле

КодАвтоПробега Счетчик

ИнвентарныйНомер Текстовый* 10 Да

Месяц Числовой Байт

Год Числовой Целое

Пробег_км Числовой Одинарное с плав. точкой

· С помощью мастера подстановок обеспечьте для поля «ИнвентарныйНомер» возможность подстановки в него значений из аналогичного поля таблицы «Инвентарные карточки ОС». Список подстановок должен включать в себя поля «ИнвентарныйНомер» и «НаименованиеОС».

· Для поля «Месяц» установите условие на значение равным: Between 1 And 12

· Для поля «Месяц» установите сообщение об ошибке вводом следующего текста: «Введено неверное значение номера месяца».

· Для поля «Год» установите условие на значение равным: > = 2005 And < 2050

· Для поля «Год» установите сообщение об ошибке вводом следующего текста: «Введено неверное значение года».

· Для поля «Пробег_км» установите формат поля равным: # ##0, 0

В созданных выше таблицах найдите числовые поля и очистите их свойство «Значение по умолчанию» от нулей, которые Access подставляет автоматически при создании полей этого типа.

В каждой из созданных таблиц просмотрите еще раз названия полей и, если желаете, можете для некоторых из них указать более удобные названия, что позволяет использовать их в формах и отчетах вместо основных. Эти более удобные названия (более короткие или включающие в себя пробелы и т.д.) указываются в свойстве «Подпись». Например «Инв. №» для «ИнвентарныйНомер» или «Код группы» для «КодГруппыОС» и т.д.

Откройте схему данных с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов и настройте все созданные с помощью мастера подстановок связи между таблицами таким образом, чтобы была обеспечена целостность данных. Для этого нужно выделить связь и с помощью ее контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши, открыть окно «Изменение связей», где и выполнить нужную настройку.

Примечание. Если в схеме данных какая-либо связь отсутствует, то ее можно создать путем перетаскивания первичного ключа из родительской таблицы на аналогичное поле дочерней таблицы, которое после этого становится ее внешним ключом.

В итоге схема данных должна выглядеть примерно так, как показано на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Схема данных

Заполните таблицу « Группы ОС » следующими значениями:

ГруппаОС

Промышленно-производственные

Производственные других отраслей

Непроизводственные

Жилищного хозяйства

Заполните таблицу « Виды ОС » следующими значениями:

КодВидаОС ВидОС

1 Здания

2 Сооружения

3 Передаточные устройства

4 Силовые машины и оборудование

5 Рабочие машины и оборудование

6 Измерительные приборы и лабораторное оборудование

7 Вычислительная техника

8 Прочие машины и оборудование

9 Транспортные средства

10 Инструмент

11 Производств. и хоз. инвентарь и принадлежности

12 Прочие основные фонды

Заполните таблицу « Нормы амортизации » приведенными ниже значениями. При этом значение поля «КодВидаОС» вместо ручного ввода выбирайте из выпадающего списка.

КодНормыАморт КодВидаОС ПодвидОС __ _________ НормаАмортизации

10001 1 Здания многоэтажные (более 2 этажей) 1

10002 1 Здания 2-этажные, кроме дерев., ж/б 1-этажные 1, 2

10101 1 Жилые здания с кирпичн. стенами, перекрытия ж/б 0, 8

20200 2 Мосты ж/б, бетонные и каменные 1

20201 2 Мосты металлические 2

20226 2 Производственные автодороги булыжные мостовые 8, 3

41000 4 Металлорежущее оборудование, с ручным управлением 5

44174 4 Автоматические линии и многоэлектродные свар. апп. 11, 1

44804 7 Средства копирования и размножения документов 12, 5

45613 8 Телеграфные и факсимильные аппараты 7, 4

47024 6 Измерительные приборы, медиц. диагностич. аппаратура 10, 4

48000 7 Машины и комплексы электронные цифровые вычислит. 12, 5

48001 7 Аналоговые, клавишные ЭВМ и ПК 10

50402 9 Автомобили (более 2 т) с ресурсом до 200 тыс. км 0, 37

50403 9 Автомобили (более 2 т) с ресурсом от 200 до 250 тыс. км 0, 3

50404 9 Автомобили (более 2 т) с ресурсом от 250 до 350 тыс. км 0, 2

50405 9 Автомобили (более 2 т) с ресурсом от 350 до 400 тыс. км 0, 17

51400 9 Автомобили грузоподъемностью до 0, 5 т 20

51401 9 Автомобили грузоподъемностью от 0, 5 до 2 т 14, 3

51415 9 Легковые автомобили (до 1, 2 л) 18, 2

51416 9 Легковые автомобили (от 1, 2 до 1, 8 л) 14, 3

51418 9 Легковые автомобили (от 1, 8 до 3, 5 л) 11, 1

60002 10 Прочий инструмент 20

70005 11 Электроарматура и электроприборы 8, 3

70010 11 Стеллажи стоечные 5, 6

Заполните таблицу « Подразделения предприятия » приведенными ниже значениями. При этом значение поля «ВидПодразделения» выбирайте из выпадающего списка.

КодПодразделения Подразделение КодВышестоящПодр ВидПодразделения

10 Администрация Административное 21 Склад 10 Складское

31 ОКБ 10 Инженерное

43 Сборочный цех 31 Производственное

Заполните таблицу « Материально ответственные » приведенными ниже значениями. При этом значение поля «КодПодразделения» выбирайте из выпадающего списка.

КодПодразделения Фамилия Имя Отчество

10 Савельев Федор Николаевич

21 Прошкина Татьяна Ивановна

31 Юрьева Вероника Павловна

43 Тихонов Владимир Игоревич

43 Боброва Ольга Викторовна

Заполните таблицу « Инвентарные карточки ОС » данными, введя в нее не менее 15 – 20 записей. Наименования ОС могут быть, например, такие: «Автомобиль ГАЗ-53», «Здание гаража», «Мост ж/б арочный», «Копировальный автомат MITA-20», «Принтер лазерный Lexmark», «Компьютер NTT», «Фрезерный станок с ЧПУ», «Сверлильный станок», «Станок для правки и резки арматуры» и т. д. При этом значения полей «КодГруппыОС», «КодНормыАморт», «РежимИспользования», «КодМатОтв» выбирайте из соответствующих выпадающих списков.

Заполните таблицу « Пробег автотранспортных ОС » данными, введя в нее по несколько записей для каждого автотранспортного ОС. При этом значение поля «ИнвентарныйНомер» выбирайте из выпадающего списка.

Внимание! Каждый раз по окончании работы с СУБД Access для уменьшения размера файла базы данных выполняйте сжатие базы данных с помощью пункта меню Сервис®Служебные программы®Сжать и восстановить базу данных.

12 3 4 5 Следующая ⇒