|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Ввод данных в ячейки таблицы
Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом - поставить курсор в нужную ячейку, т.е. сделать ее активной, и ввести в нее данные (для поля с типом данных Счетчик данные не вводятся, так как значения в этом поле появляются автоматически). Основные операции при вводе данных: • если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстанавливается старое значение; клавиша Esc также восстанавливает удалённое значение; • если нажать клавиши Enter или Таb, то в ячейку заносится новое значение; • выделение содержимого ячейки выполняется двойным щелчком мыши или нажатием клавиши F2; • выделение записи или поля производится щелчком мыши по заголовку строки или столбца; • выделенная ячейка при нажатии клавиши Del очищается; • перемещение в ячейку поля справа выполняется клавишами стрелка вправо [→ ] или Tab, поля слева – клавишей стрелка влево [← ]; • перемещение по записям осуществляется клавишами-стрелками вверх и вниз; • перемещение в первую ячейку записи производится клавишей Home, в последнюю - клавишей End. для типов данных Числовой, Денежный, Дата/время, Логический приложение Access автоматически проверяет правильность их ввода и выдаёт сообщение об ошибке. Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режимеКонструктор надо во вкладке Общие поставить курсор в поле Условия на значение и ввести ограничение на данные.
Рисунок 1.4 Ввод ограничений на данные для поля Должность
Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение на числовое поле будет таким: < 70. Ограничение на текстовое поле задаётся словами, которые не могут присутствовать в данном поле, например, слово Доцент в поле Зарплата. Вводить ограничения можно также с помощью Построителя выражений. При установке курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Примеры создания выражений приведены в Справке Построителя. параметр Значение по умолчанию задаёт данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Если большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются, например, значение Муж в поле Пол для воинского подразделения, то следует ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию. все ячейки поля " Пол" примут значение Муж и надо будет лишь изменить значения ячеек для лиц другого пола. На рис. 1.4 таким значением в поле Должность является Доцент. Параметр Условие на значение: для поля Должность можно вводить только слова (в кавычках) Профессор, Ст. преподаватель или Доцент, а при вводе другого текста появится сообщение об ошибке текстом " Такой должности нет" – параметр Сообщение об ошибке. Данные можно также вводить перемещением и копированием из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows. Access позволяет обрабатывать пустые значения. Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) возможно пустое (нулевое) значение, которое бывает двух типов: пустые (Null) значения и пустые строки, Если пустое поле имеет Null-значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не введены. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" " ), то это означает, что данные вообще не существуют. Выполнение операций с БД 1 Редактирование данных. Редактирование данных производится средствами Windows – поставить курсор в нужную ячейку, удалить старые данные клавишами Del (символ справа) или Backspaсе (символ слева) и ввести новые данные. Удаление записей после их выделения выполняется нажатием клавиш Space (Пробел), Delete, Backspaсе, отмена удаления – клавишей Escape. При этом появляется окно подтверждения удаления записей. Если таблица большая, то поиск редактируемых данных производится с помощью команды вкладки Главная\Найти – рисунок 1.5. Для этого нужно перевести курсор в любую ячейку поля, начиная с которой будет вестись поиск, затем открыть вкладку Главная и нажать кнопку Найти. В появившемся окне Поиск и замена ввести образец искомых данных и щелкнуть по кнопке Найти далее. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку.
Рисунок 1.5 Поиск, замена и сортировка данных
Для замены большого количества одинаковых данных на другое значение нужно в окне Поиск и замена перейти на вкладку Заменить, ввести образцы того, что надо найти и на что заменить и щелкнуть по кнопке 3аменить или 3аменить все. 2 Сортировка данных. Кнопки сортировки В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних полей, а затем выполнить по ним сортировку. сортировка записей начнётся с крайнего левого выделенного столбца. записи таблицы будут отсортированы сначала по левому столбцу, затем (для одинаковых значений в нём) – по второму столбцу и т.д. Для восстановления прежнего порядка записей используется команда Удалить сортировку. 3 Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры трех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и расширенный фильтр. Фильтр по выделенному фрагменту служит для быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, требуется просмотреть в таблице записи только о врачах – нужно выделить слово Врач в любой из записей, щелкнуть по кнопке Выделение Фильтр по выделенному последовательно выполняет все критерии выбора при каждом использовании кнопки Выделение Например, при установке курсора в столбец Должность в записи, в которой значение поля равно Доцент, и щелчке мышью по кнопке Выделение можно увидеть только записи обо всех доцентах. Если затем поместить курсор в столбец Должность и выделить слово Информатика (если такая дисциплина присутствует в таблице), а затем щелкнуть по кнопке Выделение , то появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику. Если нужно просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, допустим, всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, следует щелкнуть правой кнопкой мыши (курсор должен находиться внутри таблицы) и выбрать в контекстном меню команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверсный выбор). Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок Выделение или Параметры расширенного фильтра Расширенный фильтр. Более сложные условия фильтрации можно задать кнопкой Расширенный фильтр. ... При этом открывается окно с названием БД и словами " Таблица1Фильтр1" в заголовке. В верхней части окна приведены списки полей всех таблиц БД, в нижней – строки Поле: Сортировка:, Условие отбора:, или: . В ячейки строки Поле: нужно мышью переместить названия полей из списков полей, щелкнуть по ячейке строки Сортировка: и выбрать вид сортировки, в строках Условие отбора:, или: . указать необходимые критерии фильтрации и щелкнуть по кнопке Применить фильтр. 4 Печать документов БД. Выполняется командой вкладки Файл\ Печать или сочетанием клавиш Ctrl+P. MS Access автоматически подгоняет распечатку на каждой странице. Параметры печати устанавливаются в диалоговом окне " Печать" – все страницы или выделенные записи, количество копий, разбор распечатки по копиям. Кнопка Свойства выводит диалоговое окно настройки принтера. Кнопка Настройка позволяет определить поля и заголовки документа – рисунок 1.6.
Перед печатью следует просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого служит кнопка Предварительный просмотр на вкладке Файл\ Предварительный просмотр. При этом появляется окно предварительного просмотра, в котором можно управлять параметрами просмотра.
Рисунок 1.6 Печать документа Пример 1 - Создание БД 1 Создать БД " Справочник" на своём flash-диске. 2 создать таблицу " Тренеры" для БД " Справочник". 3 Определить поля таблицы в соответствии с табл. 1.1 с учётом следующих требований: ввести ограничения на данные в поле Код; эти данные должны иметь тип Счётчик или Числовой, начинаться с 1 и не должны повторяться. данные в полях Фамилия, Имя, Отчество должны иметь максимальный Размер поля 15 символов. данные в поле Должность имеют размер до 15 символов, текст по умолчанию – Тренер, возможные слова – Главный тренер, Старший тренер. данные в поле Телефон должны иметь тип Целое длиной не больше 11 знаков. Задать текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле " Телефон". задать размер поля Вид спорта не более 10 символов, вводимыми словами могут быть только Бокс, Борьба и, Плавание, значение по умолчанию - слово Бокс. ввести ограничения на данные, вводимые в поле Дата рождения, формат данных должен быть Краткий. Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-03; Просмотров: 1178; Нарушение авторского права страницы
на вкладке Главная в разделе Сортировка и фильтр позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию данных. Для выбора поля сортировки нужно поместить курсор в любую его запись и щелкнуть по кнопке сортировки - данные отобразятся в отсортированном порядке - рисунок 1.5. 
, и Access покажет в таблице только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Врач. При этом в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр, а кнопка Удаление фильтра 
, на которой изображена воронка - выделена, что означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут; но он будет отключен.
.
. После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке Применить фильтр будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру.