Лабораторная работа №4. Создание отчетов

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 5Следующая ⇒

Цель работы

1. Ознакомиться с процессом создания отчетов в режиме конструктора.

2. Освоить операцию группирования данных и способы выполнения вычислений в отчетах.

3. Ознакомиться со способами конструирования составных отчетов.

Задачи

1. Создание отчета и связывание его с таблицей или запросом.

2. Группирование данных с подсчетом по числовым полям итогов для каждой группы и для всего отчета в целом.

3. При необходимости (зависит от варианта задания) создание составного отчета с помощью мастера панели элементов.

Методические указания

Несмотря на то, что форму, как и таблицу или запрос, можно распечатать на принтере с помощью команды меню Файл®Печать, в Access имеется объект «Отчет» для создания выходных документов в соответствии с требованиями конкретного пользователя.

Отчеты можно создавать в режиме автоотчета, с помощью мастера и в режиме конструктора. Технология создания отчетов очень похожа на технологию создания форм, т.к. многие операции выполняются аналогичным образом, однако имеются и дополнительные средства, позволяющие, например, выполнять группировку и сортировку данных в отчете, получать многостраничные отчеты и проставлять номера их страниц, создавать отчеты в виде этикеток и почтовых наклеек, получать снимки отчетов (файлы с расширением.snp), которые можно рассылать пользователям локальной сети, передавать по электронной почте или публиковать в интернете.

Структура отчета.

Окно конструктора отчетов может включать в себя следующие разделы:

заголовок отчета

верхний колонтитул

заголовок группы

область данных

примечание группы

нижний колонтитул

примечание отчета

Заголовок и примечание отчета служат для отображения информации, размещаемой соответственно в начале первой и в конце последней страницы. Эти разделы добавляются в отчет с помощью команды меню Вид®Заголовок/примечание отчета.

Верхний и нижний колонтитулы служат для размещения служебной информации, повторяющейся на каждой странице соответственно вверху и внизу. Эти разделы добавляются в отчет с помощью команды меню Вид®Колонтитулы.

Область данных служит для отображения всего множества строк источника записей, связанного с отчетом.

Если используется группирование данных отчета по какому-либо полю, то все строки источника записей разбиваются на группы, которые могут снабжаться заголовком и примечанием.

Для выполнения операции группирования данных нужно выполнить команду меню Вид®Сортировка и группировка (или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов). В верхней строке появившегося окна необходимо указать поле, по которому будет выполняться группирование данных и порядок их сортировки. Для многоуровневой группировки нужно заполнить не одну, а несколько строк. Первая строка определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп. В нижней части окна указывается, нужно ли наделять группы данных областью заголовка и областью примечания, а также способ группирования: по полному значению поля либо по заданному числу первых символов для текстового поля и интервалу значений для числового поля или поля типа дата/время.

Вычисления в отчетах.

Элемент управления «Поле», вставляемый в отчет, можно использовать для выполнения различных вычислений, если в его свойство «Данные» записать соответствующее выражение с использованием арифметических и логических операций, встроенных функций и констант. Простые формулы вводятся прямо в окне свойств, а для сложных выражений можно использовать построитель выражений. Например, итоговые данные по группе записей или по всему отчету можно подсчитать и вывести в области «Примечание группы» или «Примечание отчета» соответственно. Текущую дату или дату и время можно отобразить в области колонтитула или в области заголовка отчета с помощью встроенных функций Date() и Now() или же с помощью команды меню Вставка®Дата и время. Номер страницы в области колонтитула можно задать с помощью выражения:

" Страница " & [Page] & " из " & [Pages],

где Page и Pages – свойства отчета, задающие номер текущей страницы и общее число страниц в отчете. Указанное выражение можно ввести вручную либо сформировать с помощью построителя выражений.

Составные отчеты.

Так же как и в случае составных форм, составные отчеты используют данные из таблиц, связанных отношением «один ко многим», и конструируются аналогичным образом путем внедрения в область данных создаваемого отчета, или уже существующего отчета, или отчета, формируемого с помощью мастера на основе списка полей подчиненной таблицы.

Варианты заданий

Внимание! В каждом отчете в области верхнего колонтитула нужно отобразить текущую дату и время, а также номер страницы.

1. Создайте отчет « отч1: Данные запроса на выборку 1 », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей запроса «Запрос на выборку 1»: ГруппаОС, ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, Фамилия, НормаАмортизации, ПервоначСтоимость, СуммаИзноса. Данные в отчете должны быть сгруппированы по значениям поля «ГруппаОС» в порядке убывания. Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета. Отчет после его открытия должен выглядеть примерно так, как изображено на рис. 4.1.

2. Создайте отчет « отч2: Данные запроса на выборку 2 », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей запроса «Запрос на выборку 2»: ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, Подразделение, Фамилия, ПервоначСтоимость, СодержаниеЗолота, СодержаниеСеребра, СодержаниеПлатины. Данные в отчете должны быть сгруппированы по значениям поля «Подразделение». Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета.

3. Создайте отчет « отч3: Данные запроса на выборку 3 », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей запроса «Запрос на выборку 3»: ВидОС, ПодвидОС, ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, ПервоначСтоимость, НормаАмортизации, СуммаИзноса. Данные в отчете должны быть сгруппированы по значениям поля «ВидОС». Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета.

4. Создайте отчет « отч4: Данные запроса параметрического 1 », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей запроса «Запрос параметрический 1»: ПодвидОС, ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, КодПодразделения, ПервоначСтоимость, НормаАмортизации, СуммаИзноса. Данные в отчете должны быть сгруппированы по значениям поля «ПодвидОС». Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета.

Рис. 4.1. Отчет «отч1: Данные запроса на выборку 1»

5. Создайте отчет « отч5: Данные запроса параметрического 2 », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей запроса «Запрос параметрический 2»: Подразделение, КодМатОтв, ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, РежимИспользования, ПервоначСтоимость, СуммаИзноса. Данные в отчете должны быть сгруппированы по значениям поля «РежимИспользования». Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета.

6. Создайте отчет « отч6: Данные запроса с текстовым вычисляемым полем », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей запроса «Запрос с текстовым вычисляемым полем»: ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, Подразделение, КодМатОтв, ФИО. Данные в отчете должны быть сгруппированы по значениям поля «Подразделение». Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны количественные показатели (число строк).

7. Создайте отчет « отч7: Данные запроса с числовым вычисляемым полем », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей запроса «Запрос с числовым вычисляемым полем»: ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, КодНормыАморт, ПервоначСтоимость, СуммаИзноса, ОстаточнаяСтоимость, СрокАмортизации. Данные в отчете должны быть сгруппированы по значениям поля «КодНормыАморт». Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета.

8. Создайте отчет « отч8: Данные запроса с группировкой », предназначенный для отображения и вывода на печать значений всех полей запроса «Запрос с группировкой». Данные в отчете, в свою очередь, должны быть сгруппированы по значениям поля «ГруппаОС» в порядке убывания. Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета.

9. Создайте отчет « отч9: Данные запроса перекрестного », предназначенный для отображения и вывода на печать значений всех полей запроса «Запрос перекрестный». Данные в отчете, в свою очередь, должны быть сгруппированы по значениям поля «ГруппаОС» в порядке убывания. Для каждой группы и для всего отчета должны быть подсчитаны итоговые данные по числовым полям отчета.

10. Создайте отчет « отч10: Пробег автотранспортных ОС », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей базы данных: ПодвидОС, ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, Месяц, Год, Пробег_км. Данные в отчете должны быть сгруппированы по годам, а внутри каждого года – по месяцам. Для каждой группы (год), подгруппы (месяц) и для всего отчета должен быть подсчитан суммарный пробег в км. В результате отчет должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 4.2.

11. Создайте отчет « отч11: Составной отчет 1 », предназначенный для отображения и вывода на печать значений всех полей таблицы «Нормы амортизации». Этот отчет должен содержать в себе подчиненный отчет, созданный на основе существующей формы «фрм11: Инвентарные карточки ОС».

12. Создайте в режиме мастера отчет « отч12: Первоначальная стоимость ОС » в виде диаграммы, отображающей итоговую первоначальную стоимость основных средств в разрезе кодов подразделений и кодов материально ответственных. Для этого предварительно создайте запрос, содержащий поля «КодПодразделения», «КодМатОтв», «ПервоначСтоимость». В результате отчет должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 4.3.

Рис. 4.2. Отчет «отч10: Пробег автотранспортных ОС»

13. Создайте в режиме мастера отчет « отч13: Суммарный износ по группам и видам ОС » в виде диаграммы, отображающей суммы износа основных средств в разрезе кодов групп ОС и кодов видов ОС. Для этого предварительно создайте запрос, содержащий поля «КодГруппыОС», «КодВидаОС», «СуммаИзноса». В результате отчет должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 4.4.

14. Создайте отчет « отч14: Составной отчет 2 », предназначенный для отображения и вывода на печать всех значений полей таблицы «Нормы амортизации». Этот отчет должен содержать в себе подчиненный отчет, отображающий значения следующих полей таблицы «Инвентарные карточки ОС»: ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, КодМатОтв, ПервоначСтоимость, СуммаИзноса.

Рис. 4.3. Отчет «отч12: Первоначальная стоимость ОС»

Рис. 4.4. Отчет «отч13: Суммарный износ по группам и видам ОС»

15. Создайте отчет « отч15: Составной отчет 3 », предназначенный для отображения и вывода на печать значений следующих полей таблиц базы данных: КодПодразделения, Подразделение, КодМатОтв, Фамилия, Имя, Отчество. Этот отчет должен содержать в себе подчиненный отчет, отображающий значения следующих полей таблицы «Инвентарные карточки ОС»: ИнвентарныйНомер, НаименованиеОС, ДатаПоступления, ПервоначСтоимость, СуммаИзноса.

⇐ Предыдущая 1 2 345 Следующая ⇒