Тема 8. Контроль выполнения проекта

Контроль и регулирование проектной деятельности

 

Для многих слово «контроль» означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых чаще всего понимают неправильно. Спускания контроля до уровня ограничений, исключающих возможность самостоятельных действий, причиняющих вред организации и заставляющих вести себя строго дисциплинированно по принципу «равняйсь, смирно! », означало пропустить и важнейшую функцию управления — обеспечение поставленных целей проекта.

Контроль проектной деятельности —это процесс, в котором руководитель проекта устанавливает, достигнуты ли поставленные цели, выявляет причины дестабилизации процесса выполнения работы, и обосновывает принятие управленческих решений, корректируют выполнение заданий, раньше, чем будет нанесен ущерб выполнению проекта (срыв сроков выполнения работ, превышение использования ресурсов, стоимости, низкое качество и т. п.). Контроль дает руководителю проекта возможность определить, следует ли пересматривать планы, сметы, если некоторые параметры превысили допустимые значению.

Цель и назначение контроля.

В ходе реализации проект подвергается воздействию многих внешних и внутренних дестабилизирующих факторов, что обусловливает изменение расчетных параметров (временных и стоимостных). Руководителям не всегда удается своевременно скорректировать ход работ в соответствии с этими изменениями и мобилизовать исполнителей на достижение поставленных целей. В этих условиях важно применить контроль: проект-менеджер определяет, как осуществляется проект (соответствие времени, стоимости, ресурсам, не требуется корректировка.

Задачи контроля.

Задача контроля - сопоставление данных о ходе выполнения проекта и плановых характеристик с целью выявления отклонений.

Введение системы контроля обеспечивает:

- мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

- выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, содержащихся в календарных планах, бюджетах, расчетных требованиях относительно трудовых и материальных затрат и т. п;

- прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

- обоснование необходимости корректировки.

Руководители проекта постоянно контролируют продвижение проекта, выявляя возможные отклонения от плана. Безусловно, они неизбежны, - вопрос заключается в том, можно ли их преодолеть и как.

Уровни отклонений.

Приемлемые уровни отклонений следует предусмотреть еще на начальной стадии работы над проектом. В типовом проекте они будут незначительными, если подрядчик-строитель имеет опыт в этом вопросе. Кроме того, дома конечно строят по фиксированной цене (то есть подрядчики договариваются заранее продать свои услуги за определенную цену). Поэтому если отклонения в расходах слишком велики и приводят к серьезным перерасходам, строители несут убытки. Итак, подрядчики заинтересованы в низком уровне отклонений.

В исследовательском проекте допустимые отклонения могут быть довольно значительными - до 20%: поскольку исследования всегда несут в себе определенную долю неопределенности, поэтому в плане исследований она тоже присутствует. Мы имеем лишь грубое представление о ходе нашего исследования, поэтому должны быть готовы к возможным существенных отклонений от исходных данных.

В основе процесса контроля лежат сбор и анализ данных о продвижении проекта. При наличии такой информации руководители проекта имеют возможность спланировать дальнейшие действия и мероприятия. Например, если отставание от графика выходит за приемлемые пределы, руководители могут решить ускорить выполнение определенного количества критических задач, выделив на них дополнительный объем ресурсов.

Контроль ограничивается наблюдением, измерением, регистрацией, хранением и обработкой данных. В его задачи не входит оценка отклонений по тем или иным критериям. Предметом контроля являются факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонений, оценка ситуации, прогнозирование последствий.

Оценка проектной деятельности. Так же, как и контроль, оценка является важной функцией обратной связи. Однако между контролем и оценкой есть много существенных различий:

- контроль предполагает постоянное слежение за продвижением проекта, а оценка основана на периодическом подведении промежуточных итогов;

- контроль проектной деятельности сфокусирован на деталях того, то происходит в проекте, а оценка — на общей картине;

- за контроль отвечает руководитель проекта, а оценку осуществляет лицо или и руна лиц, которые не работают непосредственно над проектом (для обеспечения объективности).

Учитывая приведенные разногласия, приводим следующее определение оценки проектной деятельности: это объективное периодическое подведение промежуточных итогов для определения статуса проекта относительно его реализации сформулированных целей. Оценки осуществляют во время реализации проекта и после его завершения. Очевидно, что в этих двух случаях роль оценки разная. Осуществляя оценку при реализации проекта, можно использовать ее результаты для влияния на дальнейший процесс реализации проекта. Последствия такой оценки могут быть драматическими вплоть до досрочного прекращения проекта, переоценки его целей или изменения плана проекта.

Виды контроля проектной деятельности. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любой проект-менеджер должен вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они причинят вред проекта. Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляют до фактического начала работ по реализации проекта; он направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Такой контроль, как правило, касается ресурсного обеспечения работ (трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами).

Текущий контроль осуществляют непосредственно во время реализации проекта.

В его рамках осуществляют контроль:

- времени (достижение промежуточных целей и объемов работ согласно определенных сроков):

- бюджета (уровень затрат финансовых средств);

- ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

- качества.

Текущий контроль проводят с целью оперативного регулирования процесса реализации проекта; он базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками.

Заключительный контроль осуществляют на стадии завершения проекта. Его цель - интегральная оценка реализации проекта в целом. На основе результатов контроле обобщают полученный опыт для использования его в дальнейшей разработке и реализации проектов-аналогов, совершенствуют процедуры управления

Система контроля создается с целью оперативной оценки состояния реализации проекта. Ее данные необходимы для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля над реализацией проекта необходимо определить:

- состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

- состав показателей и формы представления первичной информации;

- сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

- ответственных за полноту, достоверность и своевременность данных;

- состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

- комплекс используемых программно-информационных средств.

⇐ Предыдущая9101112131415161718Следующая ⇒

Поделиться: