Основные сведения о текстовом редакторе WORD.

Вопрос №1

Word. общие сведения преимущества текстового редактора, основные элементы окна редактора, работа с несколькими документами в среде редакторов Word.

Основные сведения о текстовом редакторе WORD.

Текстовый редактор Word предназначен для создания преимущественно текстовых документов с включением таблиц, рисунков и других объектов. Размер документа практически не ограничен ни по количеству страниц, ни по размеру файла.

Окно текстового редактора Word содержит строку меню, панели инструментов, поле документа, строку состояния. Окно документа имеет вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки.

Окно текстового редактора Word

Первоначально меню содержат только основные команды. Для того чтобы в меню появились все команды, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по значку «двойная стрелка» в нижней части меню или повторно открыть меню. Первоначально панели инструментов содержат только основные кнопки. Для того чтобы в панели инструментов появились дополнительные кнопки, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Другие кнопки в правой части панели инструментов, выполнить команду. Добавить или удалить кнопки и отметить нужные кнопки.

Для установки панелей инструментов можно выполнить команду Вид -Панели инструментов и выбрать необходимую панель. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по любой панели инструментов и выбрать необходимую панель из контекстного меню.

Документ в окне Word может быть отображен в различных видах: Обычный; Web-документ; Разметка страницы; Структура. Выбор вида документа производится с использованием меню Вид или с помощью кнопок в левом нижнем углу окна документа. В режиме Разметка страницы окно документа должно иметь вертикальную и горизонтальную линейки. Отображение линеек управляется командой Вид - Линейка.

Документ в окне Word может быть отображен в различных масштабах: от 10 % до 500 %.. Выбор масштаба производится с использованием раскрывающегося списка Масштаб панели инструментов «Стандартная».

В Word одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый из них открывается в отдельном окне и имеет собственный значок в Панели задач Windows. Переход от одного документа к другому производится через Панель задач или через меню Окно Word.

Назначение.

Текстовый редактор " Microsoft Word" предназначен для создания и обработки любых текстовых документов и вывода их на печать.

Устройство окна редактора.

В верхней части окна располагаются строка заголовка с кнопками управления окном, строка меню и две панели (" Стандартная" и " Форматирование" ).

Под панелями инструментов располагается линейка. Она помогает контролировать размещение элементов на странице, и очень удобна при форматировании документа. Основная часть экрана- рабочая область, то есть область, где происходит работа над документом.

Запуск редактора.

Пуск\Программы\ Microsoft Word. Клик по значку на рабочем столе.

Выход из программы.
Для выхода из программы необходимо выбрать команду меню: Файл\Выход или закрыть окно с помощью мыши. (крестик).

Работа с несколькими документами

Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. Каждый из них открывается в своем окне. Эти окна не выходят за пределы окна программы, но могут перекрывать друг друга.

Вопрос 2. Word. Способы расстановки и указание номеров страниц в редакторе Word, вставка и удаление колонок.

Нумерация страниц.

1. В верхней панели перейдите на вкладку «Вставка», на панели «Колонтитулы» нажмите кнопку «Номер страницы».

2. В появившемся списке выберите нужный вам формат номера, щёлкните по нему левой кнопкой мыши.

3. Если необходимо начать нумерацию страниц с определённой цифры, то:

а) Повторите пункт 1, выберите «Формат номеров страниц…»

б) В открывшемся окне в разделе «Нумерация страниц» отметьте «начать с: » и введите нужную цифру.

4. Если нужно задать определённый формат номера (например, выделить чёрточками):

а) Щёлкните дважды по номеру страницы (так вы войдёте в режим редактирования колонтитулов).

б) Отредактируйте написание номера.

в) Закройте окно колонтитулов двойным щелчком на любом месте страницы, кроме колонтитулов, либо нажмите кнопку «Закрыть окно колонтитулов».

5. Чтобы убрать номер с первой страницы (например, если в документе есть титульный лист):

а) В верхней панели перейдите на вкладку «Разметка страницы», на панели «Параметры страницы» раскройте окно «Параметры страницы» нажатием кнопки в правом нижнем углу.

б) Перейдите на вкладку «Источник бумаги», в разделе «Различать колонтитулы» отметьте «первой страницы».

в) Щёлкните дважды по номеру страницы (режим редактирования колонтитулов).

г) На панели «Параметры» отметьте «особый колонтитул для первой страницы».

в) Закройте окно колонтитулов.

Расстановка переносов в Word 2007.

Чтобы включить режим расстановки переносов в тексте в редакторе Word 2007, необходимо перейти на вкладку Разметка страницы и выбрать команду Расстановка переносов. Далее выбрать то, что требуется:

Если выбрать команду Авто, то переносы в вашем тексте будут расставлены автоматически. Если выбрать команду Ручная, то откроется диалоговое окошко с предложением вариантов переноса в текущем слове. При этом вы вручную управляете режимом переносов в тексте. Сами определяете, в каком слове сделать перенос, а в каком - отклонить. Если вы хотите настроить свои параметры расстановки переносов в словах, то для этого служит одноименная команда Параметры расстановки переносов.

Графические объекты Word 2007.

Инструменты для работы с графикой находятся на панели " Иллюстрации" ленты " Вставка". Кнопка " Фигуры" служит для быстрого создания графических примитивов. Для создания нужного примитива надо его выбрать из выпадающего списка и " нарисовать" в документе протяжкой мыши с нажатой левой кнопкой. Для того, чтобы фигура имела правильные пропорции, во время рисования надо удерживать нажатой кнопку Shift.

Когда фигура нарисована, появляется контекстный инструмент " Средства рисования" с лентой " Формат ». Фигуру можно редактировать в рабочем поле с помощью угловых маркеров обрамляющих фигуру, появляющихся при нажатии на неё.

Вопрос 6.Windows. методы копирования, удаления, переименования, и перемещения файлов в ряде Windows.

Копирование, удаление, перемещение и переименование файлов.

Удалять файлы можно несколькими способами: Щелчок правой кнопкой мыши затем удалить, или выделить файл и нажать Shift Alt (удаление, минуя корзину). Можно просто перетащить файл в корзину. Чтобы копировать или вставить файл можно щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши затем копировать (вырезать), открыть нужную папку для переноса и в её рабочей области снова нажать правую кнопку мыши и нажать вставить или можно перетащить файл, так же можно использовать клавиши Ctrl C (копировать) и Ctrl V (вставить) или Ctrl X (вырезать) и Ctrl V (вставить). Чтобы изменить имя файла можно выделить файл затем кликнуть на имя файла и непосредственно поменять имя, можно нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт переименовать.

 

Вопрос 7.

Windows. Программа проводник (сервисное обслуживание объектов).

Вопрос 8. Power Point

Microsoft Power Point – удобное средство создания презентаций. Эта программа позволяет включать в презентацию различные графические объекты, видеосюжеты, звуковое оформление, анимацию.

Процесс создания презентации:

1. Начало работы

При запуске Power Point автоматически создается новая презентация, состоящая из одного слайда

 

2. Создание слайдов

Презентация обычно состоит из нескольких слайдов. Добавить новые слайды можно следующим образом: Главная → Создать слайд → Выбрать вид слайда, например Заголовок и объект Если вид следующего слайда должен быть таким же, как у предыдущего, можно применить команду Дублировать выделенные слайды (под предлагаемыми видами).

Еще один способ добавления слайда – находясь в поле слай-дов, выбрать команду Создать слайд в контекстном меню.

 

3. Заполнение слайдов информацией

Информацию в слайды можно перенести с помощью буфера обмена из документов, созданных в Word, либо вставить отдельные слайды из других презентаций. Форматирование и редактирование текстовой и графической информации, вставка объектов выполняются так же, как в Word.

 

4. Показ презентации

Предварительно можно настроить режим показа презентации вручную или по времени ( Показ слайдов → Настройка демонстрации ). При установке показа По времени сначала в репетиционном режиме определяется время выполнения презентации и при завершении сохраняется ( Показ слайдов → Настройка вре-

мени ). Показ можно начать либо с первого слайда ( Показ слайдов → С начала ), либо с текущего - ( Показ слайдов → С текущего слайда ), либо в произвольном порядке ( Показ слайдов → Произвольный показ ). При ручном показе для перехода к другому слайду нужнощелкнуть в любом месте слайда, либо подвести курсор в левый нижний угол и щелкнуть по нужной стрелке.

 

Excel.

При использовании электронной таблицы экран компьютера представляется большой таблицей, состоящей из ячеек, организованных прямоугольной координатной сеткой. Колонки обозначены буквами, а ряды – числами.

Адрес ячейки определяется ее местоположением в таблице. Ячейка задается своими координатами, в которых на первом месте стоит буква, обозначающая колонку, а на втором - число, обозначающее ряд.

Ячейка, в которую в данный момент вводятся данные, называется активной. Она маркируется табличным курсором (выделяется цветом). В каждый момент времени активной может быть только одна ячейка, она всегда выводится на индикацию.

Общие сведения о Microsoft Excel

Окно программы Microsoft Excel -программа для создания и обработки электронных таблиц.

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах:
Обычный - наиболее удобный для выполнения большинства операций.
Разметка страниц - удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы - сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы.
Для перехода между режимами Обычный и Разметка страниц используются соответствующие пункты меню Вид.

Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка формул, а в нижней части окна - строка состояния.

Рабочая книга.
Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой.
Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы именуются латинскими буквами, а строки - цифрами. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца.
Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.
Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.
Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

 

Заполнение ячеек.
Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором.
Чтобы отредактировать содержимое ячейки достаточно сделать на ней двойной щелчок.

Создание рабочей книги.
Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга.

Основные виды действий:

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула может состоять из математических операторов, значений, ссылок на ячейку и имена функций. Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находится формула. Формула начинается со знака равенства " =". В формуле могут использоваться арифметические операторы. Порядок вычислений определяется обычными математическими законами.

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для решения определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. В качестве аргументов указываются числовые значения или адреса ячеек.
Для введения функции в ячейку необходимо:
-выделить ячейку для формулы;
-вызывать Мастер функций с помощью команды Функция меню Вставка или кнопки.
-в диалоговом окне Мастер функций, выбрать тип функции в поле Категория, затем функцию в списке Функция;
-щелкнуть кнопку ОК;
Изменение размеров строк и столбцов.
По умолчанию ячейки имеют стандартную ширину и высоту. Высота строки определяется размером шрифта. Для изменения высоты строки или ширины столбца можно перетянуть границу заголовка до необходимого значения (на границе заголовка указатель мыши примет вид двунаправленной стрелки). Для изменения размеров сразу нескольких столбцов или строк следует их выделить и перетянуть границу заголовка одного из выделенных элементов. Если на границе заголовков столбцов дважды щелкнуть мышью, то ширина столбца установится по ширине ячейки с самым длинным содержимым.
Оформление таблиц.
Таблицы в Microsoft Excel можно обрамить рамкой и заполнить различными цветами. Для обрамления необходимо:
-выделить ячейки, которые необходимо обрамить;
- в меню Формат выбрать команду Ячейки;
-выбрать вкладыш Граница;
-в поле тип линии выбрать тип линии рамки;
-в списке цвет - цвет линии;
-для обрамления выделенных ячеек извне следует щелкнуть кнопку внешние;
-для обрамления внутренних границ ячеек следует щелкнуть кнопку внутренние;
-для снятия обрамления выделенных ячеек следует щелкнуть кнопку нет;
-с помощью группы кнопок Отдельные можно устанавливать и убирать отдельные линии; это также можно делать щелчком мыши в образце обрамления, представленного в окне;
-щелкнуть ОК.
Создавать рамки можно также с помощью скрытого списка Границы:
-выделить ячейки, которые необходимо обрамить;
-щелкнуть на стрелке рядом с кнопкой Границы;

-выбрать тип обрамления в палитре рамок.
Выбранный тип обрамления можно применить и для других ячеек, выделив эти ячейки и щелкнув на кнопке Границы. Элементы таблицы можно заштриховать различным цветом и узорами:
-выделить ячейки;
-выбрать в меню Формат команду Ячейки;
-выбрать вкладыш Вид;
-в палитре цветов выбрать цвет (в рамке Образец будет представлен образец с выбранными параметрами);
-в списке Узор выбрать узор;
-щелкнуть кнопку ОК.
Для оформления элементов таблицы различными цветами можно использовать панель инструментов Форматирование:
-выделить нужные ячейки;

Изменение шрифтов. Соответственно можно изменять шрифт, тип шрифта, форматирование содержимого ячейки. Данные операции можно использовать только для отдельной выделенной ячейки или группы выделенных ячеек.
Для установления шрифта необходимо:
-выделить группу ячеек;
-в меню Формат выбрать команду Ячейки;
-выбрать вкладыш Шрифт;

-в списке Шрифт выбирается тип шрифта;
-в поле Начертание выбирается начертание шрифта:

Графика.
Excel поддерживает работу с графикой. Под графикой подразумеваются рисованные картинки, фотографии, а также фигуры, создаваемые вручную. Также есть возможность разработки высокохудожественных надписей. Любой графический объект настраивается (яркость, контрастность, размер, цвет, положение и др).

Диаграммы.
По имеющимся данным можно построить диаграмму. Диаграммы настраиваются по многим параметрам (тип, размер, шрифт, цвет, оформление и др.).

 

Автозавершение

Автозавершения помогает значительно ускорить этот процессМожно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв).

Автозаполнение

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных

1. Наберите в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, переведите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она захватила и ее.

3. Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса (рис. 6, а).

4. Выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда (рис. 6, б). Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 6, в).

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Предположим, вы отформатировали ячейку, задали определенный формат числа и хотите распространить формат данной ячейки на ряд других без вставки содержимого. Для этого выделите ячейку и выполните операцию автозаполнения протаскиванием рамки за нижний маркер. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения. Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения.

Создание формул в Excel.

Порядок ввода формулы

Вводить формулу надо со знака равенства. Это надо для того, чтобы Excel понял, что в ячейку вводится именно формула, а не данные.

сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления (/). Чтобы их правильно использовать надо четко представлять их приоритет.

1. В первую очередь выполняются выражения внутри скобок.
2. Умножение и деление имеют более высокий приоритет чем сложение и вычитание.
3. Операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.

Мой вам совет - ИСПОЛЬЗУЙТЕ СКОБКИ. Вводе адресов ячеек, можно использовать при вводе ссылок мышь. В нашем случае надо проделать следующее:

1. Выделить ячейку А3 и ввести в строке формул знак равенства.
2. Щелкнуть на ячейке А1 и ввести знак плюс.
3. Щелкнуть на ячейке А2 и нажать Enter.

Работа с Мастером функций

Работа с Мастером функций начинается с нажатия кнопки

или обращения к меню Вставка/Функция и выполняется в два этапа: выбор функции и задание аргументов функции. Очень часто аргументами функций являются табличные данные, поэтому они должны быть подготовлены до обращения к Мастеру функций.

Этап — выбор функции

2 этап — задание аргументов функции

Технология задания аргументов такова:

• свернуть панель щелчком по кнопке в правой части поля;
• выделить интервал (диапазон), содержащий аргументы (если интервалов несколько, то выделение выполняется при нажатой Ctrl) — за правильностью ввода можно следить с помощью строки формул;
• развернуть панель повторным щелчком по кнопке поля;
• повторить вышестоящие пункты для других аргументов;
• завершить задание аргументов нажатием Ok.

Ошибки в формулах

Типовые ошибки:

• #REF! — ссылка на несуществующую ячейку;
• #DIV/0 — деление на ноль;
• #NUM! — нарушение математических правил, например, корень из отрицательного числа;
• #ИМЯ? — ошибочное имя функции;
• #ЗНАЧ! — аргумент недопустимого типа.

Если формула в ячейке содержит ссылки на другие ячейки, то для облегчения поиска связей формулы, следует выполнить Сервис/Зависимости/Влияющие ячейки. Текущая ячейка будет соединена синими линиями со стрелками со всеми влияющими ячейками. Через Сервис/Зависимости/Зависимые ячейки можно установить на какие ячейки влияет активная ячейка.

Вопрос11.

Относительные ссылки

Большинство ссылок в формулах записываются в относительной форме - например, С3 (столбец)(строка)

Относительными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку автоматически изменяются

При копировании формулы с относительной ссылкой (столбец)(строка) на n строк ниже и на m столбцов правее ссылка изменяется на (столец+m)(строка+n)

 

Абсолютные ссылки

Некоторые ссылки в формулах записываются в абсолютной форме - например, $С$3

Абсолютными называются ссылки, которые при копировании в составе формулы в другую ячейку не изменяются

Абсолютные ссылки используются в формулах тогда, когда нежелательно автоматическое изменение ссылки при копировании

Изменение типа ссылки

Для того, чтобы превратить относительную ссылку в абсолютную, достаточно в режиме редактирования формулы установить курсор непосредственно за ссылкой и нажать клавишу < F4>

Впрочем, можно вставить в ссылку знаки доллара и при помощи обычных приемов редактирования

При помощи символа абсолютной адресации Вы можете гибко варьировать способ адресации ячеек. Например $B11 обозначает, что при копировании формул будет изменяться только адресация строки ячейки, а при обозначении B$11 - только столбца. Такая адресация называется смешанной.

При вводе формулы в строке формул, можно быстро перебрать по кругу относительный, смешанный и абсолютный адреса. Просто укажите на какой - нибудь адрес и нажимайте < F4>, чтобы по кругу перебрать все четыре варианта.

 

Вопрос13.Формула массива.

До сих пор мы говорили о вычислениях при помощи формул, в которых результат размещается в одну ячейку. Существуют формулы, результатом вычисления которых является множество значений, размещаемых в интервал. Такой интервал называют массивом, а соответствующие формулы - формулами массивов. Для работы с такими формулами существуют особые правила. Например, можно записать формулу:

=B3: B12 - D3: D12

Формула вычисляет разность значений ячеек в двух столбцах. Если формула записана в ячейку F3, то после нажатия Enter только в ней будет выведен результат, равный разности значений B3 и D3. Все разности в данном примере можно вычислить двумя способами:

1. Выделить интервал для записи массива(F3: F12) и нажать Shift+Ctrl+Enter.
2. Вычислить по формуле массива в одной ячейке и скопировать формулу на все ячейки массива за маркер указателя.

Указанные способы могут не дать требуемого результата при вычислениях с некоторыми стандартными функциями, результатом которых является массив. Более надежным является следующий способ:

1. Выделить интервал для записи массива.
2. Вызвать Мастера функций и записать функцию.
3. Завершить второй этап работы с Мастером функций нажатием Shift+Ctrl+Enter, а не Ok.

Если интервал не был предварительно выделен, или в третьем пункте нажата Ok, то исправить положение можно выделением интервала для массива после вычисления, установкой курсора в поле содержимого ячейки строки формул и нажатием Shift+Ctrl+Enter.

Основные понятия СУБД

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавлять в таблицу одну или несколько записей;
• удалять из таблицы одну или несколько записей;
• обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Например, когда две таблицы связаны отношением " один-ко-многим", нельзя внести запись в таблицу на стороне " многие" (ее обычно называют подчиненной), если в таблице на стороне " один" (главной) отсутствует соответствующая запись.

На этом шаге рассмотрим типы данных СУБД Access.

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, необходимо щелкнуть, находясь в режиме Конструктора таблиц, левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего выбрать в списке требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля КодСтудента таблицы Студенты, необходимо выполнить щелчок в столбце Тип данных после чего воспользоваться появившейся стрелкой в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных (рис. 1), и задать параметры выбранного типа в разделе Свойства поля окна конструктора

 

Таблица 1. Типы данных СУБД Access
Название типа	Описание	Объем памяти
Текстовый	Текст - одна строка	До 255 байт
Поле MEMO	Текст - несколько строк	До 65535 байт
Числовой	Число	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Дата и/или время	8 байт
Денежный	Денежные суммы (числа с четырьмя десятичными знаками)	8 байт
Счетчик	Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице	4 байта
Логический	Логическое значение	1 бит
Поле объекта OLЕ	Объекты других приложений Windows	До 1 Гбайт
Гиперссылка	Ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети, в Internet)	До 2048 символов

 

Вопрос15. Основные компоненты и типы данных СУБД Access.(объекты)

Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). При этом каждое поле содержит отдельную часть записи (например, фамилию, должность или инвентарный номер). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу (например, о сотрудниках или заказах).
Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.
Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

• запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляющий полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;
• запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;
• перекрестные запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;
• запрос с параметрами, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;
• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).

Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.
Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Макрокоманда — основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.
Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: формы, отчета и общий. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, значит, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.
База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.
Для каждого поля таблиц базы данных необходимо указывать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля. Перечень типов данных полей и описание значений, сохраняемых в таких полях, приведены в таблице.

 

Вопрос16. Access. Задание свойство табличных полей, ввод и редактирование данных СУБД Access

Для осуществления этих действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:

· перейти в окно базы данных на вкладку Таблицы

· выделить имя нужной таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть.

Используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, можно перемещаться на новые поля или записи таблицы.

В режиме таблицы можно не только просматривать данные, но и редактировать их. Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями.

Если нужно удалить запись целиком, то нужно выделить ее и нажать клавишу Delete.

Для вставки новой записи в середине таблицы нужно выделить строку, перед которой должна расположиться новая запись, и нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести данные.

Для выделения полной записи нужно щелкнуть мышью на области маркировки данной записи. Для выделения значения текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем.

После окончания ввода или редактирования данных таблицы нужно выполнить команду Файл\Сохранить записи.

 

Вопрос17. Access.типы межтабличных связей, создание связей между таблицами

Типы межтабличных связей

Существует три типа межтабличных связей.

Отношение «один-ко-многим»

Рассмотрим базу данных, в которой учитываются заказы, включающую таблицы «Клиенты» и «Заказы». Клиент может разместить любое количество заказов. Следовательно, у любого клиента, представленного в таблице «Клиенты», может быть много заказов, представленных в таблице «Заказы». Поэтому связь между таблицами «Клиенты» и «Заказы» — это отношение «один-ко-многим».

Чтобы создать отношение «один-ко многим» в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне «один» втаблицу на стороне «многие» в виде дополнительного поля. В данном примере необходимо добавить новое поле — поле «Код» из таблицы «Клиенты» — в таблицу «Заказы» и назвать его «Код клиента». После этого Access сможет использовать номер «Код клиента» из таблицы «Заказы» для поиска клиента каждого заказа.

Отношение «многие-ко-многим»

Рассмотрим связь между таблицей «Продукты» и таблицей «Заказы». Один заказ может включать несколько продуктов. С другой стороны, отдельный продукт может содержаться в нескольких заказах. Следовательно, для каждой записи таблицы «Заказы» может существовать несколько записей в таблице «Продукты» и наоборот. Такой тип связи называется отношением «многие-ко-многим», поскольку для каждого продукта может быть много заказов и наоборот. Обратите внимание, что для обнаружения существующего отношения между таблицами важно рассмотреть обе его стороны.

12345Следующая ⇒

Поделиться: