Использование имен для абсолютной адресации

Другой способ абсолютной адресации заключается в назачении имен ячейкам и использовании их в формулах

Например назначив ячейки B11 имени курс можно ввести следующую формулу

=F14*курс

При копировании этой формулы будет соблюдаться абсолютная адресация ячейки

Для того, чтобы назначить имя ячейки необходимо

1. Выделить ячейку

2. Выполнить команду меню Вставка - Имя - Присвоить

3. Введите имя в стоке имя ячейки, например курс

4. Нажмите кнопку OK

5. Введите формулу

 

Вопрос12. Построение диаграмм и графиков на основе электронных таблицах Excel.

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги.

Для построения диаграммы обычно используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов Часто удобно заранее выделить область, содержащую данные, которые будут отображаться на диаграмме, но задать эту информацию можно и в ходе работы мастера

Тип диаграммы. На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием. После задания формы диаграммы следует щелкнуть на кнопке Далее.

Выбор данных. Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для обрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

• название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

• отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

• отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

• описание построенных графиков (вкладка Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее при щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши — описывается всплывающей подсказкой Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм.

Чтобы удалить диаграмму, можно удалить рабочий лист, на котором она расположена (Правка Удалить лист), или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными, и нажать клавишу DELETE

Вопрос13.Формула массива.

До сих пор мы говорили о вычислениях при помощи формул, в которых результат размещается в одну ячейку. Существуют формулы, результатом вычисления которых является множество значений, размещаемых в интервал. Такой интервал называют массивом, а соответствующие формулы - формулами массивов. Для работы с такими формулами существуют особые правила. Например, можно записать формулу:

=B3: B12 - D3: D12

Формула вычисляет разность значений ячеек в двух столбцах. Если формула записана в ячейку F3, то после нажатия Enter только в ней будет выведен результат, равный разности значений B3 и D3. Все разности в данном примере можно вычислить двумя способами:

1. Выделить интервал для записи массива(F3: F12) и нажать Shift+Ctrl+Enter.
2. Вычислить по формуле массива в одной ячейке и скопировать формулу на все ячейки массива за маркер указателя.

Указанные способы могут не дать требуемого результата при вычислениях с некоторыми стандартными функциями, результатом которых является массив. Более надежным является следующий способ:

1. Выделить интервал для записи массива.
2. Вызвать Мастера функций и записать функцию.
3. Завершить второй этап работы с Мастером функций нажатием Shift+Ctrl+Enter, а не Ok.

Если интервал не был предварительно выделен, или в третьем пункте нажата Ok, то исправить положение можно выделением интервала для массива после вычисления, установкой курсора в поле содержимого ячейки строки формул и нажатием Shift+Ctrl+Enter.

Вопрос14 Access. Общие сведения о системе управление Базой Данных Access, и некоторые типы данных СУБД Access.

Общие сведения о Microsoft Access 2002

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

 

Основные понятия СУБД

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавлять в таблицу одну или несколько записей;
• удалять из таблицы одну или несколько записей;
• обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Например, когда две таблицы связаны отношением " один-ко-многим", нельзя внести запись в таблицу на стороне " многие" (ее обычно называют подчиненной), если в таблице на стороне " один" (главной) отсутствует соответствующая запись.

На этом шаге рассмотрим типы данных СУБД Access.

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, необходимо щелкнуть, находясь в режиме Конструктора таблиц, левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего выбрать в списке требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля КодСтудента таблицы Студенты, необходимо выполнить щелчок в столбце Тип данных после чего воспользоваться появившейся стрелкой в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных (рис. 1), и задать параметры выбранного типа в разделе Свойства поля окна конструктора

 

Таблица 1. Типы данных СУБД Access
Название типа	Описание	Объем памяти
Текстовый	Текст - одна строка	До 255 байт
Поле MEMO	Текст - несколько строк	До 65535 байт
Числовой	Число	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Дата и/или время	8 байт
Денежный	Денежные суммы (числа с четырьмя десятичными знаками)	8 байт
Счетчик	Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице	4 байта
Логический	Логическое значение	1 бит
Поле объекта OLЕ	Объекты других приложений Windows	До 1 Гбайт
Гиперссылка	Ссылка на файл (в данном компьютере, в локальной сети, в Internet)	До 2048 символов

 

Вопрос15. Основные компоненты и типы данных СУБД Access.(объекты)

Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). При этом каждое поле содержит отдельную часть записи (например, фамилию, должность или инвентарный номер). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу (например, о сотрудниках или заказах).
Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.
Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

• запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляющий полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;
• запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;
• перекрестные запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;
• запрос с параметрами, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;
• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).

Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.
Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Макрокоманда — основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.
Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: формы, отчета и общий. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, значит, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.
База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.
Для каждого поля таблиц базы данных необходимо указывать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля. Перечень типов данных полей и описание значений, сохраняемых в таких полях, приведены в таблице.

 

Вопрос16. Access. Задание свойство табличных полей, ввод и редактирование данных СУБД Access

Для осуществления этих действий нужно открыть базу данных в режиме таблицы:

· перейти в окно базы данных на вкладку Таблицы

· выделить имя нужной таблицы и щелкнуть по кнопке Открыть.

Используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, можно перемещаться на новые поля или записи таблицы.

В режиме таблицы можно не только просматривать данные, но и редактировать их. Для этого используются обычные приемы редактирования и клавиши перемещения между записями.

Если нужно удалить запись целиком, то нужно выделить ее и нажать клавишу Delete.

Для вставки новой записи в середине таблицы нужно выделить строку, перед которой должна расположиться новая запись, и нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести данные.

Для выделения полной записи нужно щелкнуть мышью на области маркировки данной записи. Для выделения значения текущего поля используется двойной щелчок мыши на нем.

После окончания ввода или редактирования данных таблицы нужно выполнить команду Файл\Сохранить записи.

 

Вопрос17. Access.типы межтабличных связей, создание связей между таблицами

Типы межтабличных связей

Существует три типа межтабличных связей.

Отношение «один-ко-многим»

Рассмотрим базу данных, в которой учитываются заказы, включающую таблицы «Клиенты» и «Заказы». Клиент может разместить любое количество заказов. Следовательно, у любого клиента, представленного в таблице «Клиенты», может быть много заказов, представленных в таблице «Заказы». Поэтому связь между таблицами «Клиенты» и «Заказы» — это отношение «один-ко-многим».

Чтобы создать отношение «один-ко многим» в структуре базы данных, добавьте первичный ключ на стороне «один» втаблицу на стороне «многие» в виде дополнительного поля. В данном примере необходимо добавить новое поле — поле «Код» из таблицы «Клиенты» — в таблицу «Заказы» и назвать его «Код клиента». После этого Access сможет использовать номер «Код клиента» из таблицы «Заказы» для поиска клиента каждого заказа.

Отношение «многие-ко-многим»

Рассмотрим связь между таблицей «Продукты» и таблицей «Заказы». Один заказ может включать несколько продуктов. С другой стороны, отдельный продукт может содержаться в нескольких заказах. Следовательно, для каждой записи таблицы «Заказы» может существовать несколько записей в таблице «Продукты» и наоборот. Такой тип связи называется отношением «многие-ко-многим», поскольку для каждого продукта может быть много заказов и наоборот. Обратите внимание, что для обнаружения существующего отношения между таблицами важно рассмотреть обе его стороны.

Чтобы представить отношение «многие-ко-многим», нужно создать третью (связующую) таблицу, в которой отношение «многие-ко-многим» разбивается на два отношения «один-ко-многим». Первичные ключи двух таблиц вставляются в третью таблицу. В результате в третьей таблице сохраняются все экземпляры отношения. Например, таблицы «Заказы» и «Продукты» имеют отношение «многие-ко-многим», определяемое созданием двух отношений «один-ко-многим» в таблице «Заказано». В одном заказе может быть много продуктов, и каждый продукт может появляться во многих заказах.

Отношение «один-к-одному»

При отношении «один-к-одному» каждая запись в первой таблице может иметь не более одной связанной записи во второй таблице и наоборот. Отношения этого типа используются нечасто, поскольку обычно сведения, связанные таким образом, хранятся в одной таблице. Отношение «один-к-одному» используется для разделения таблицы, содержащей много полей, с целью отделения части таблицы по соображениям безопасности, а также с целью сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице. После определения такого отношения у обеих таблиц должно быть общее поле.

Создание связей между таблицами

При установлении связи между таблицами связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые названия. При этом у них должен быть один и тот же тип данных, если только поле, являющееся первичным ключом, не относится к типу " Счетчик". Поле типа " Счетчик" можно связать с полем типа " Числовой" только в том случае, если для свойства FieldSize (размер поля) каждого из них задано одно и то же значение. Например, можно связать столбцы типов " Счетчик" и " Числовой", если для свойства FieldSize каждого из них установлено значение " Длинное целое". Даже если оба связываемых столбца относятся к типу " Числовой", значение свойства FieldSize для обоих полей должно быть одинаковым.

Вопрос18. Access. Запросы в СУБД Access, создание экранов форм СУБД Access

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

с помощью запросов по образцу — QBE (Query By Example);

с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, пред­назначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

Практически все типы запросов в Access можно создать визу­ально. Исключение составляют сквозные запросы (SQL-pass-through), т.е. запросы из других приложений, запросы на измене­ние структуры данных и запросы объединения.

Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц.

Отметим также, что одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью запросов или посредством установки критериев. Для облегчения этой задачи ис­пользуют параметрические запросы.

В Access имеется несколько видов запросов:

• запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвя­занных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами зап­роса можно использовать для работы с данными таблиц, на кото­рых построен запрос;

• запрос на создание таблицы, основанный на запросе на вы­борку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохра­няется в новой таблице;

• запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменя­ются данные в таблицах.

Основы конструирования запросов

Основные принципы конструирования запроса заложены в тех­нике конструирования запроса на выборку, являющегося осно­вой всех видов запросов.

Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать дан­ные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результа­ты запроса отображаются в виде таблицы.

При конструировании запроса достаточно выделить и перета­щить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме дан­ных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Несмотря на то, что поля результирующей таблицы принадле­жат, как правило, нескольким таблицам базы данных, с ними можно работать так, как если бы они принадлежали одной табли­це. Можно также менять данные в таблице результатов запроса на выборку, при этом сделанные изменения будут внесены в базо­вые таблицы.

Для создания запроса в окне базы данных надо выбрать заклад­ку Запрос и нажать кнопку

[Создать]. В открывшемся окне Новый запрос из предложенных типов запросов (Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос. Повторяющиеся записи. Записи без подчиненных) следует выбрать Конструктор.

В окне Добавление таблицы выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку [Добавить]. Затем, нажав кноп­ку [Закрыть], выйти из окна Добавление таблицы.

В результате появится окно конструктора запросов Имя запро­са: запрос на выборку.

Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, включающую в себя выб­ранные для данного запроса таблицы, которые представлены спис­ками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу (QBE), который нужно заполнить.

Схема данных запроса. В окне запроса отображаются выбран­ные таблицы и связи между ними, имеющиеся в логической схе­ме (схеме данных) БД. Кроме того, Access автоматически уста­навливает между таблицами дополнительные связи, которых не было в логической модели, в том случае, если таблицы имеют поля с одинаковыми именами и типами данных (атрибутами). Ло­гические связи между таблицами, которые Access не может уста­новить автоматически, может создать пользователь, перетащив за­действованные в связи поля из одного списка полей в другой.

При использовании в запросе других запросов или таблиц, не представленных в логической схеме базы данных, с ними также могут быть установлены связи-объединения, т. е. связи без ключе­вого слова.

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: