Предложения для запросов на выборку и на выборку с группировкой.

Построение языка SQL

Запросы ACCESS могут создаваться с помощью специального языка программирования – языка структурированных запросов (SQL).

Основной конструкцией языка SQL является предложение.

Каждый тип запросов имеет свои предложения.

Предложения записываются одно под другим. В конце последнего предложения ставится точка с запятой.

Предложения для запросов на выборку и на выборку с группировкой.

1. Первое предложение Select (Отбор) указывает, какие поля таблиц выбираются и в каком порядке отображаются.Оно имеет следующую структуру:

Select ИТ.ИП,..., ИТ.ИП, ВЫР AS ИВП,.., ВЫР AS ИВП

ИТ – имя таблицы;

ИП – имя поля в таблице;

ВЫР – выражение;

ИВП – имя вычисляемого поля;

AS – ключевое слово, с помощью которого выражению присваивается имя вычисляемого поля.

Имя поля (ИП) отделяется от имени таблицы (ИТ) точкой.

Если база данных однотабличная или имена полей в нескольких таблицах базы не повторяются, то имя таблицы в предложении Select можно не указывать.

2. Второе предложение From ( Из ) содержит список имен таблиц (запросов), из которых выбираются поля в запрос. Оно имеет структуру:

From < Список имен таблиц с указанием связей между ними>

Если база однотабличная и имя таблицы tab1, то предложение From будет иметь вид:

From tab1

Если база состоит из двух таблиц с именами tab1, tab2 и таблицы связаны по принципу один-ко-многим, то предложение From будет записано следующим образом

From tab1 inner join tab2 on tab1.kp = tab2.ps

В этом предложении слова inner join («внутренняя связь») указывает тип связи, kp - имя ключевого поля, а ps – имя поля связи.

Предложения (команды) Select и From являются обязательными для запросов на выборку и на выборку с группировкой.

Ниже рассматриваются необязательные предложения для запросов на выборку и на выборку с группировкой.

3. Предложение Where ( Где ) задает совокупность условий (критерий) отбора записей в запрос. Структура предложения:

Where < Условия (критерий) отбора записей>

Если предложение Where используется в запросе, то оно должно быть записано после предложения From.

4. Предложение Order By ( Порядок по …) указывает поля, по которым делается сортировка записей в запросе, а также задает порядок сортировки. Структура предложения:

Order By < Список имен полей сортировки>

Имена полей разделяются запятыми. Порядок записи имен полей в списке определяет порядок сортировки.

5. Предложение Group By ( Группировка по …) указывает поля, по которым осуществляется группировка записей, а также задает порядок группировки. Структура предложения:

Group By < Список имен полей группировки>

Порядок записи имен полей в списке определяет порядок группировки.

6. Предложение Having определяет условия отбора записей в группы.

Структура предложения:

Having < Условия отбора записей в группы >

Предложения для запросов на обновление.

1. Предложение Update ( Обновление ) указывает, в какой таблице обновляются поля записей и какое выражение используется при этом.

Структура предложения:

Update имя таблицы Set оператор

В операторе записывается выражение, с помощью которого обновляются поля в записях таблицы.

Предложение является обязательным.

2. Предложение Where ( Где ) известной структуры задает совокупность условий отбора записей, поля которых обновляются.

Предложения для запросов на удаление.

1. Предложение Delete ( Удаление ), как правило, имеет следующую структуру:

Delete *

Звездочка * указывает на удаление всех полей записи.

2. Предложениеизвестной структуры From < имя таблицы > задает имя таблицы, из которой удаляются записи.

3. Предложение Where ( Где ), как и ранее, содержит совокупность условий отбора удаляемых записей.

Предложения Delete и From являются обязательными.

Предложения для запросов на добавление.

1. Предложение Insert Into ( Добавить в… ) имеет структуру:

Insert Into < имя таблицы, в которую добавляются записи>

2. Предложение Select < список полей добавляемой записи >

3. From < имя таблицы, из которой берутся добавляемые записи >

4. Предложение Where ( Где ) содержит совокупность условий отбора добавляемых записей из таблицы - источника.

Предложения Insert Into и From являются обязательными.

Процедура входа в режим SQL.

Если Вы создали запрос с помощью конструктора, то копия этого запроса на языке SQL будет создана автоматически. Чтобы увидеть эту копию нужно выполнить следующие действия:

a) Выбор запроса в окне открытой базы.

b) Вход в конструктор для коррекции запроса.

c) Выбор в меню Access пункта Вид и подпункта Режим SQL.

Открывается окно конструктора в режиме SQL, где отображается запрос в виде специальных конструкций.

При создании нового запроса сразу в режиме SQL нужно войти в Конструктор для создания запроса соответствующего типа, а затем выбрать в меню Access пункт Вид и подпункт Режим SQL. В окне конструктора режима SQL будут записаны автоматически имена обязательных предложений запроса. Далее необходимо записать соответствующие предложения и сохранить запрос. При этом копия запроса будет создана в конструкторе.

 

 

Электронная таблица – это интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, изображенных на экране в специальном окне. Область, находящаяся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой.

Ячейки используются для:

· хранения текста (заголовок, имени поля и т.д.);

· хранения чисел;

· ссылки на расчетную формулу.

 

Основные понятия Excel

Рис. 1 Окно Excel

Создаваемые в Excel файлы называются Рабочими книгами и имеют расширение.xls (.xlt – шаблоны). Рабочая книга состоит из нескольких листов. Каждый лист имеет свое имя, которое отображается на ярлычке. Переход на другой лист – щелчок ЛКМ (левой копкой мыши) на ярлычке листа. Чаще всего используются листы следующих типов:

· Рабочий лист – самый распространенный, его обычно имеют в виду, говоря об электронной таблице, содержит 256 столбцов и 65536 строк. В рабочей книге может быть до 216 рабочих листов. Может содержать диаграммы и объекты (внедренные либо связанные).

· Лист диаграмм – на нем можно строить диаграммы с помощью мастера диаграмм.

На приведенном выше рисунке 1 отмечено:

1 – поле имени - адрес активной (текущей) ячейки;

2 – строка формул или вводимой информации;

3 – заголовки столбцов;

4 –активная (текущая) ячейка;

5 – заголовки строк;

6 – активный (текущий) лист книги;

7 – строка состояния.

Создать рабочую книгу можно тремя способами:

Меню Файл – Создать; пиктограмма на панели Стандартная; клавиатура: Ctrl+N.

Открыть существующую рабочую книгу – аналогично и Ctrl+O.

Сохранить рабочую книгу: Файл – Сохранить; пиктограмма; Ctrl+S, Shift+F12. Если книга сохранялась ранее, то будет сохранена под тем же именем. При первом сохранении появится диалоговое окно (то же, если воспользоваться командой Сохранить как… ).

Закрыть рабочую книгу можно: меню Файл – Закрыть; Ctrl+F4, Ctrl+W.

Удалить файл можно в диалоговом окне Открытие документа, вызвав контекстное меню файла и выбрав Удалить.

Основную часть окна приложения занимает рабочий лист, разделенный на отдельные ячейки. Переход от одного листа к другому осуществляется кнопками прокрутки ярлычков. Если нажать на них правой кнопкой мыши, получите список всех листов.

Рабочие листы можно переименовывать, копировать, перемещать, удалять и скрывать. Это делается через контекстное меню ярлычка каждого листа. (Контекстное меню открывается щелчком правой кнопки мыши на ярлычке).

В ячейке могут находиться число, текст или формула, с помощью которой осуществляются вычисления, относящиеся к одной или нескольким ячейкам. Ячейки можно копировать, перемещать, изменять их содержимое. При изменении содержимого ячейки происходит автоматический пересчет содержимого всех ячеек, использующих в формулах измененную ячейку. На основе групп ячеек создаются диаграммы, сводные таблицы и карты. Группа ячеек называется диапазоном или интервалом.

Несколько способов выделения диапазона:

1. Щелкнуть угловую ячейку диапазона и перетащить указатель мыши на диагонально противоположную ячейку.

2. Щелкнуть ЛВ (левую верхнюю) ячейку, затем Shift+ПН (правую нижнюю) ячейку.

3. Выделение целого столбца (строки) – щелкнуть на заголовке столбца (строки).

4. Ctrl+Пробел и Shift+Пробел выделяют текущий столбец и строку соответственно.

5. Весь рабочий лист выделяется Ctrl+A или безымянной серой кнопочкой в ЛВ углу (на пересечении заголовков строк и столбцов).

6. Группа несмежных диапазонов выделяется последовательно. Чтобы избежать отмены предыдущего выделения, при каждом последующем выделении надо удерживать нажатой клавишу Ctrl.

7. Рабочие листы выделяются по ярлычкам (группа – через Shift или Ctrl).

Содержимое диапазона ячеек можно удалять, перемещать и копировать всеми обычными способами.

На активном рабочем листе одна ячейка является активной (выделенной). Она обрамлена черной рамкой. Перемещение ее по листу осуществляется клавишами-стрелками. На активном листе ячейка определяется своим адресом (А7), на неактивном – именем листа и ее адресом на листе:

Лист1! В5 или [Пример1.xls]Лист1! $А$2.

Обратите внимание, что после имени рабочего листа ставится восклицательный знак, а имя рабочей книги заключается в квадратные скобки.

Можно адресовать ячейку по имени. Адрес или имя активной ячейки выводится в поле имен. Для присвоения имени активной ячейке надо выполнить следующие действия: меню Вставка – Имя – Присвоить. В диалоговом окне Присвоить имя введите новое имя ячейки.

Абсолютная адресация устанавливает адрес ячейки независимо от положения формулы. Записывается как $A$2. Имя ячейки равносильно абсолютной адресации!

Ввод данных.

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул , располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Содержимое строки формул всегда соответствует содержимому текущей ячейки. Вводимые данные отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete. Если необходимо отредактировать содержимое заполненной ячейки, нажимаем клавишу F2 или дважды щелкаем эту ячейку.

Работа с внешним видом и типами данных осуществляется через меню Формат – Ячейки…, которое открывает диалоговое окно Формат ячейки. Оно содержит следующие вкладки:

Число. Здесь выбирается тип числового формата содержимого ячейки (числовой, денежный, дата, время, текстовый, дробный и т.д.). Многие из них требуют ввести дополнительные параметры (чаще всего – число десятичных знаков).

Выравнивание. Позволяет установить параметры выравнивание по горизонтали и по вертикали, поле Отображение позволяет включить флажки Переносить по словам, Автоподбор ширины и Объединение ячеек. Поле Ориентация позволяет поворачивать содержимое ячейки от –90 до 90 градусов.

Шрифт – выбор шрифта, начертания, размера, цвета, эффектов (почти как в Word Формат – Шрифт).

Граница. Позволяет установить все или часть границ и выбрать тип и цвет линии.

Вид – выбор цвета фона и узор ячейки.

Защита – позволяет защитить содержимое ячейки от изменений и скрыть формулу. Защита устанавливается только после того, как установлена защита листа (меню Сервис – Защита – Защитить лист ).

Удаление ячейки, строки, столбца – меню Правка – Удалить. Появляется диалоговое окно с запросом, как именно это надо сделать. После выбора выделенная ячейка, строка, столбец удаляются. В меню Правка есть команда Удалить лист. При ее использовании вся информация с удаляемого листа теряется.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа « = » (знака равенства)!

При работе в Excel применяются следующие разделители:

· разделитель элементов списка - точка с запятой;

· разделитель целой и дробной части числа – запятая;

· разделитель групп разрядов (" тысяч" ) – пробел;

· обозначение денежной единицы - р. (рубль).

 

Ввод формул

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее активной) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул. Можно через меню Сервис – Параметры – Вид – Параметры окна – формулы отобразить во всех ячейках, содержащих формулы, не результаты вычислений, а сами формулы.

Ввод формул осуществляется либо путем прямого набора с клавиатуры, либо выбором нужной функции с последующим установлением аргументов через Мастер функций. При вводе с клавиатуры любая формула начинается со знака равно ( = ). Аргументами функции являются адреса ячеек (диапазонов, диапазонов и ячеек и т.д.).

Приоритетность действий слегка отличаются от принятых в математике. Первыми выполняются операции связи (: - диапазон и; - объединение ячеек). Второй уровень имеют арифметические действия ( + - * / % ^ ). Между собой они взаимодействуют обычным образом. Третий уровень – текстовые операции (объединение, выделение и т.д.). Последними выполняются операции сравнения. Между собой они равноправны и выполняются слева направо.

Если формула сложная, имеет смысл создавать ее с помощью Мастера функций. Он вызывается либо Вставка – Функция, либо через пиктограмму Вставка функции в строке формул.

Мастер функций состоит из двух последовательных шагов. Шаг 1 – выбор функции. В поле Категория выбирается нужный раздел функций. В поле Функция выбирается конкретная функция данной категории. Переход ко второму шагу осуществляет кнопка ОК. Шаг 2. Во втором окне задаются необходимые аргументы для работы функции. Нажатие ОК запускает вычисления.

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

 

Автозавершение

Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

 

Автозаполнение числами

При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (обычно имеет вид толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит, либо копирование ячеек (если была выделена одна ячейка), либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.

Заполнение прогрессией. Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка - Заполнить -Прогрессия. В диалоговом окне Прогрессия выбирается Расположение (по строкам, по столбцам), Тип (арифметическая, геометрическая, по датам, автозаполнение). Единицы (только если тип Даты – день, рабочий день, месяц, год), задается предельное значение и Шаг (возможно автоматическое определение шага). После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

 

Автозаполнение формулами

Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, а абсолютные ссылки остаются без изменений.

В таблице 1 приведены правила обновления ссылок при автозаполнении вдоль строки или вдоль столбца.

 

Таблица 1. Правила обновления ссылок при автозаполнении.

 

Ссылка в исходной ячейке	Ссылка в следующей ячейке
При заполнении вправо	При заполнении вниз
А1 (относительная)	В1	А2
$А1 (абсолютная по столбцу)	$А1	$А2
А$1 (абсолютная по строке)	В$1	А$1
$А$1 (абсолютная)	$А$1	$А$1

 

 

Диаграммы

Пример создания диаграммы

Обратимся к примеру 1 - Таблица пробега автомобиля. Преобразуем таблицу, добавив в нее еще одну строку:

Построим диаграмму. Выделим таблицу вместе с заголовками строк и столбцов (эти заголовки будут использованы в таблице). Щелкнем на кнопке Мастер диаграмм. Появляется диалоговое окно Шаг 1 из 4: тип диаграммы. Выбираем подходящий вид диаграммы. Нажав на кнопку Просмотр результата, увидим, как выглядит диаграмма для нашей таблицы.

Нажимаем на кнопку Далее - открывается второе окно: Источник данных диаграммы. В этом окне можем добавить или удалить данные.

Вновь нажимаем на кнопку Далее - открывается окно: Параметры диаграммы. Выберем название диаграммы - Пробег автомобилей - и подпись к оси Y - км. Добавим таблицу данных. Уберем легенду (Авт 1, Авт 2), поскольку легенда дублируется в таблице данных. Оставим ключ легенды - указание цвета диаграмм для первого и второго автомобиля. Нажимаем на кнопку Далее.

В последнем окне - Размещение диаграммы - выбираем размещение на текущем листе. После нажатия на кнопку Готово появляется созданная диаграмма.

В построенной диаграмме можно по отдельности форматировать ее части: заголовки, таблицу данных, область построения - собственно диаграмму и область диаграммы - внешнюю область, охватывающую и таблицу, и диаграмму. Для форматирования нужно выделить соответствующую область и щелкнуть на кнопке Формат. В процессе форматирования можно выбрать шрифт и размер букв, толщину и цвет линий (или их отсутствие), цвет заливки и т.д. В итоге получаем представленную диаграмму.

Этапы создания диаграммы

Рассмотрим теперь подробнее этапы создания диаграммы.

При создании диаграммы имеет смысл вначале выделить ту область таблицы, которая содержит данные для построения диаграммы, включая заголовки столбцов и строк. Эти заголовки программа Excel использует в качестве элементов описания. При этом совсем не обязательно выделять только смежные области ячеек. Область данных можно также задать позже в диалоговых окнах Мастера диаграмм. Однако без выделения области данных невозможен предварительный просмотр диаграммы, поэтому рекомендуется сначала выделить данные.

Создание диаграммы осуществляется за четыре шага.

Первый шаг. Первое окно Мастера диаграмм, называемое Тип диаграммы, вызывается щелчком на кнопке панели инструментов.Окно состоит из двух вкладок.

На вкладке Стандартные в области Тип программа Excel выводит стандартные типы диаграмм. Для каждого типа диаграммы в поле Вид предлагаются разновидности выбранного типа диаграммы. С помощью командной кнопки Просмотр результата можно увидеть диаграмму, построенную на основе выделенных данных. Дополнительные виды диаграмм приведены на вкладке Нестандартные.

Программа Excel позволяет подключать созданные ранее пользователем типы диаграмм. Для этого на вкладке Нестандартные в области Вывести следует выбрать опцию Дополнительные.

После выбора типа диаграммы нужно щелкнуть на кнопке Далее.

Второй шаг. Раскрывается следующее диалоговое окно - Источник данных диаграммы - с двумя вкладками. На этих вкладках можно уточнить область ячеек с данными для построения диаграммы или указать другую область ячеек.

В поле Диапазон выводятся координаты области ячеек, которая была предварительно выделена. Для того чтобы изменить эти координаты с помощью мыши, нужно щелкнуть на кнопке справа в конце поля Диапазон (в результате чего размер диалогового окна уменьшится) и выделить новую область, которая послужит источником данных. После второго щелчка на той же кнопке диалоговое окно снова увеличится. Иначе адрес блока данных можно вписать с клавиатуры. Обратим внимание, что в полях ввода задаются абсолютные адреса.

Для таблицы, содержащей не менее двух рядов, можно задать, в какой последовательности должен происходить перебор ячеек при построении диаграммы. Если задана опция Ряды в строках, то внутренний перебор производится по строкам, а внешний - по столбцам; т.е. сначала перебираются все строки для первого столбца, затем - все строки для второго и т.д. При этом в качестве подписей к оси X используются названия столбцов. В рассмотренном выше примере установлена опция Ряды в строках, поэтому производится перебор сначала в понедельник для первого и второго автомобиля, затем во вторник и т.д. В качестве подписей используются названия дней недели.

Если задана опция Ряды в столбцах, то внутренний перебор производится по столбцам, а внешний - по строкам; т.е. сначала перебираются все столбцы для первой строки, затем - все столбцы для второй и т.д. В качестве подписей по оси Х используются названия строк. Если данную опцию установить в рассмотренном примере, то в диаграмме сначала будут представлены все пробеги первого автомобиля, а затем второго.

Третий шаг. В следующем диалоговом окне - Параметры диаграммы - устанавливаются детали оформления диаграммы. На различных вкладках, в частности, определяется, появится ли на диаграмме легенда, таблица значений и заголовок диаграммы.

На вкладке Заголовок можно ввести названия диаграммы и осей координат.

На вкладке Оси можно указать, изображается ось на диаграмме или нет, а также определить характер подписей меток оси X.

Вкладка Линии сетки позволяет заказать отображение координатной сетки, которая существенно упрощает сравнение величин, представленных на диаграмме. Для каждой оси можно установить режим отображения на экране только главных или главных и вспомогательных линий сетки.

Вкладка Легенда используется, когда нужно пояснить диаграмму. В области Размещение можно выбрать позицию легенды. Легенду можно переместить также с помощью мыши.

Вкладка Подписи данных позволяет поместить надписи на самой диаграмме, например, возле столбиков на столбчатой диаграмме или возле точек на линейчатой диаграмме. В области Подписи значений представлены варианты подписей, зависящие от выбранного типа диаграммы. Если необходимо вставить метки данных, то рядом с ними можно также показывать ключ легенды.

С помощью вкладки Таблица данных можно вставить под диаграммой таблицу данных. В этой таблице выводятся исходные данные диаграммы. Таблица размещается таким образом, что данные появляются в соответствии с рубриками оси Х под относящимися к ним столбиками или точками диаграммы. В заголовки строк таблицы можно также вставить ключ легенды.

Четвертый шаг - размещение диаграммы. В четвертом окне Мастера диаграмм можно выбрать: поместить ли диаграмму на текущем листе таблицы или на отдельном листе.

Сложную и насыщенную диаграмму лучше располагать на отдельном листе. В этом случае, с одной стороны, проще осуществить подгонку ее размера под стандартный лист бумаги, а с другой стороны, не возникнет проблем при импортировании ее в программу PowerPoint.

После завершения всех необходимых установок следует щелкнуть на кнопке Готово.

Изменение диаграммы

Для того чтобы изменить диаграмму, прежде всего ее следует выделить щелчком мыши. После этого в строке меню появится новый пункт: Диаграмма. В этом меню собраны команды, предназначенные для вызова диалоговых окон Мастера диаграмм. Вызвав нужное окно, можно изменить настройки диаграммы.

Форматирование элементов диаграммы

В построенной диаграмме можно изменять ее отдельные элементы: оси координат, заголовки, область построения диаграммы, встроенную таблицу, линии сетки, а также охватывающую область - область диаграммы.

Для форматирования нужного элемента нужно его выделить, а затем открыть меню Формат и вызвать диалоговое окно. Диалоговое окно для форматирования выделенного элемента можно вызвать также одновременным нажатием клавиш < Ctrl> +< 1>. Команды форматирования позволяют менять толщину и цвет линий, цвет заливки, шрифт и размер букв, ориентацию надписей и т.д.

Изменение размеров диаграммы

Изменение размеров и взаимного расположения частей диаграммы производится с помощью мыши. При этом следует учитывать, что внешняя рамка ограничивает поле диаграммы. Поэтому вначале внешнюю рамку целесообразно расширить, а по окончании форматирования уменьшить до нужных размеров.

 

 

Примечания

· При скрытии, отображении или упорядочении полей сводной таблицы соответствующим образом изменяется диаграмма. Кроме того, если в сводной таблице содержатся поля страниц, при выборе другой страницы диаграмма также изменится.

· Чтобы сохранить и распечатать диаграммы для всех полей страниц сводной таблицы, нажмите кнопку Показать страницы на панели инструментов Сводные таблицы. Каждая страница отобразится на отдельном листе. После этого для каждой страницы можно построить диаграмму.

· Если в текущей сводной таблице используются внешние источники данных и с помощью Microsoft Query добавляются или удаляются поля внешних данных, следует обновить сводную таблицу; в противном случае диаграмма не изменится. Чтобы получить дополнительные сведения об изменении запроса внешних данных для сводной таблицы, нажмите кнопку.

 

Изменение диапазона ячеек, используемого для создания диаграммы

1 Выберите изменяемую диаграмму.

2 Выберите команду Исходные данные в меню Диаграмма, а затем выберите вкладку Диапазон данных.

3 Убедитесь, что выделена полностью вся ссылка в поле Диапазон данных.

4 На рабочем листе выберите ячейки, содержащие данные, которые должны появиться в диаграмме.

Чтобы название столбца или строки для новых данных появилось в диаграмме, в выбираемые ячейки нужно включить те, которые содержат это название.

 

Отображение только видимых ячеек листа на диаграмме

Иногда может понадобиться скрыть или отобразить некоторые подробности в структуре с подзаголовками или отфильтровать данные по особому условию поиска, используя одну из команд фильтрации в меню Данные. Чтобы при скрытии, отображении и фильтрации данных на листе соответствующая диаграмма отображала только видимые строки и столбцы, выполните следующие действия:

1 Выберите нужную диаграмму.

2 Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем — вкладку Диаграмма.

3 Установите флажок Отображать только видимые ячейки.

Примечание. Для отображения всех данных листа в диаграмме, даже если некоторые ячейки скрыты, следует снять флажок Отображать только видимые ячейки.

Добавление текста к диаграмме

1 Выберите диаграмму, к которой нужно добавить текст.

2 На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Надпись

3 Выделите на листе область для размещения текста.

4 Введите необходимый текст (внутри надписи текст будет свернут).

Чтобы начать новую строку в надписи, нажмите клавишу ENTER.

5 После завершения ввода текста нажмите клавишу ESC или щелкните мышью за пределами надписи.

Справка – Диаграммы: подписи, заголовки и т.п. Вставка диаграммы.

 

СПРАВКА по ФУНКЦИЯМ

☺ Функция СЧЕТЕСЛИ (категория Статистические)

подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию.

Синтаксис функции следующий:

=СЧЕТЕСЛИ(диапазон; критерий)

Диапазон – это диапазон, в котором подсчитывается количество непустых ячеек.

Критерий – условие в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать.

☺ Функция СУММЕСЛИ (категория Математические)

суммирует ячейки, заданные указанным условием. Пустые ячейки и ячейки, содержащие текстовые значения, не учитываются.

Предположим, например, что в столбце с числами необходимо просуммировать только значения, большие 5. Для этого можно использовать указанную ниже формулу.

=СУММЕСЛИ($B$2: $B$25; " > 5" )

В данном примере на соответствие условиям проверяются суммируемые значения. При необходимости можно применить критерии к одному диапазону, просуммировав соответствующие значения из другого диапазона. Например, формула =СУММЕСЛИ($B$2: $B$5; " дворник"; $C$2: $C$5) суммирует только те значения из диапазона C2: C5, для которых соответствующие значения из диапазона B2: B5 равны " дворник".

Синтаксис функции:

=СУММЕСЛИ(диапазон; критерий; диапазон_суммирования)

Диапазон (обязательный аргумент) – диапазон проверяемых ячеек.

Критерий (обязательный аргумент) - условие в форме числа, выражения, функции, ссылки на ячейку или текста, определяющее суммируемые ячейки.

Например, условие можно записать как 32, " > 32", B5, " 32", " яблоки" или СЕГОДНЯ().

Важно! Все текстовые условия и условия с логическими и математическими знаками необходимо заключать в двойные кавычки ( " ). Если критерием является число, использовать кавычки не требуется.

Диапазон_суммирования (необязательный аргумент)- фактические ячейки для суммирования. Если диапазон суммирования не указан, будут суммироваться ячейки, указанные в аргументе диапазон (те же ячейки, к которым применяется условие).

 

☺ Функция ЕСЛИ (категория Логические)

позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое — если оно ложно.

Функция ЕСЛИ используется для условной проверки значений и формул.

Синтаксис функции:

=ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)

Лог_выражение - это любое значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Значение_если_истина - это значение, которое возвращается, если лог_выражение имеет значение ИСТИНА. Если лог_выражение имеет значение ИСТИНА и значение_если_истина опущено, то возвращается значение ИСТИНА. Значение_если_истина может быть другой формулой.

Значение_если_ложь - это значение, которое возвращается, если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ. Если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ и значение_если_ложь опущено, то возвращается значение ЛОЖЬ. Значение_если_ложь может быть другой формулой.

Замечания

До 7 функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов значение_если_истина и значение_если_ложь, чтобы конструировать более сложные проверки.

Примеры.

Следующая формула возвращает значение 10, если значение в ячейке А1 больше 3, а в противном случае - 20:

=ЕСЛИ(А1> 3; 10; 20)

В качестве аргументов функции ЕСЛИ можно использовать другие функции. В функции ЕСЛИ можно использовать текстовые аргументы. Например:

=ЕСЛИ(А1> =4; " Зачет сдал"; " Зачет не сдал" )

Можно использовать текстовые аргументы в функции ЕСЛИ, чтобы при невыполнении условия она возвращала пустую строку вместо 0.

Например:

=ЕСЛИ(СУММ(А1: А3)=30; А10; " " )

Аргумент логическое_выражение функции ЕСЛИ может содержать текстовое значение. Например:

=ЕСЛИ(А1=" Динамо"; 10; 290)

Эта формула возвращает значение 10, если ячейка А1 содержит строку " Динамо", и 290, если в ней находится любое другое значение. Совпадение между сравниваемыми текстовыми значениями должно быть точным, но без учета регистра.

 

☺ Функции И, ИЛИ, НЕ (категория Логические)

Функции И, ИЛИ, НЕ - позволяют создавать сложные логические выражения. Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов и имеют синтаксис:

1234567Следующая ⇒

Поделиться: