Если необходимо размножить формулу на всю строку или столбец выделяется ячейка с формулой, левой клавишей мыши за маркер заполнения граница области растягивается в нужном направлении.

По умолчанию Excel создает в формулах относительные ссылки на адреса ячеек. Это значит, что при копировании ссылки изменяются в соответствии с новым положением формулы. При перемещении формул все относительные ссылки изменяются так, чтобы сохранились прежние связи.

 

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

 

Автозавершение

Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся

В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

 

Автозаполнение числами

При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (обычно имеет вид толстого белого креста), он приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит, либо копирование ячеек (если была выделена одна ячейка), либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.

Заполнение прогрессией. Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка - Заполнить -Прогрессия. В диалоговом окне Прогрессия выбирается Расположение (по строкам, по столбцам), Тип (арифметическая, геометрическая, по датам, автозаполнение). Единицы (только если тип Даты – день, рабочий день, месяц, год), задается предельное значение и Шаг (возможно автоматическое определение шага). После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

 

Автозаполнение формулами

Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, а абсолютные ссылки остаются без изменений.

В таблице 1 приведены правила обновления ссылок при автозаполнении вдоль строки или вдоль столбца.

 

Таблица 1. Правила обновления ссылок при автозаполнении.

 

Ссылка в исходной ячейке	Ссылка в следующей ячейке
При заполнении вправо	При заполнении вниз
А1 (относительная)	В1	А2
$А1 (абсолютная по столбцу)	$А1	$А2
А$1 (абсолютная по строке)	В$1	А$1
$А$1 (абсолютная)	$А$1	$А$1

 

 

Диаграммы

Пример создания диаграммы

Обратимся к примеру 1 - Таблица пробега автомобиля. Преобразуем таблицу, добавив в нее еще одну строку:

Построим диаграмму. Выделим таблицу вместе с заголовками строк и столбцов (эти заголовки будут использованы в таблице). Щелкнем на кнопке Мастер диаграмм. Появляется диалоговое окно Шаг 1 из 4: тип диаграммы. Выбираем подходящий вид диаграммы. Нажав на кнопку Просмотр результата, увидим, как выглядит диаграмма для нашей таблицы.

Нажимаем на кнопку Далее - открывается второе окно: Источник данных диаграммы. В этом окне можем добавить или удалить данные.

Вновь нажимаем на кнопку Далее - открывается окно: Параметры диаграммы. Выберем название диаграммы - Пробег автомобилей - и подпись к оси Y - км. Добавим таблицу данных. Уберем легенду (Авт 1, Авт 2), поскольку легенда дублируется в таблице данных. Оставим ключ легенды - указание цвета диаграмм для первого и второго автомобиля. Нажимаем на кнопку Далее.

В последнем окне - Размещение диаграммы - выбираем размещение на текущем листе. После нажатия на кнопку Готово появляется созданная диаграмма.

В построенной диаграмме можно по отдельности форматировать ее части: заголовки, таблицу данных, область построения - собственно диаграмму и область диаграммы - внешнюю область, охватывающую и таблицу, и диаграмму. Для форматирования нужно выделить соответствующую область и щелкнуть на кнопке Формат. В процессе форматирования можно выбрать шрифт и размер букв, толщину и цвет линий (или их отсутствие), цвет заливки и т.д. В итоге получаем представленную диаграмму.

Этапы создания диаграммы

Рассмотрим теперь подробнее этапы создания диаграммы.

При создании диаграммы имеет смысл вначале выделить ту область таблицы, которая содержит данные для построения диаграммы, включая заголовки столбцов и строк. Эти заголовки программа Excel использует в качестве элементов описания. При этом совсем не обязательно выделять только смежные области ячеек. Область данных можно также задать позже в диалоговых окнах Мастера диаграмм. Однако без выделения области данных невозможен предварительный просмотр диаграммы, поэтому рекомендуется сначала выделить данные.

Создание диаграммы осуществляется за четыре шага.

Первый шаг. Первое окно Мастера диаграмм, называемое Тип диаграммы, вызывается щелчком на кнопке панели инструментов.Окно состоит из двух вкладок.

На вкладке Стандартные в области Тип программа Excel выводит стандартные типы диаграмм. Для каждого типа диаграммы в поле Вид предлагаются разновидности выбранного типа диаграммы. С помощью командной кнопки Просмотр результата можно увидеть диаграмму, построенную на основе выделенных данных. Дополнительные виды диаграмм приведены на вкладке Нестандартные.

Программа Excel позволяет подключать созданные ранее пользователем типы диаграмм. Для этого на вкладке Нестандартные в области Вывести следует выбрать опцию Дополнительные.

После выбора типа диаграммы нужно щелкнуть на кнопке Далее.

Второй шаг. Раскрывается следующее диалоговое окно - Источник данных диаграммы - с двумя вкладками. На этих вкладках можно уточнить область ячеек с данными для построения диаграммы или указать другую область ячеек.

В поле Диапазон выводятся координаты области ячеек, которая была предварительно выделена. Для того чтобы изменить эти координаты с помощью мыши, нужно щелкнуть на кнопке справа в конце поля Диапазон (в результате чего размер диалогового окна уменьшится) и выделить новую область, которая послужит источником данных. После второго щелчка на той же кнопке диалоговое окно снова увеличится. Иначе адрес блока данных можно вписать с клавиатуры. Обратим внимание, что в полях ввода задаются абсолютные адреса.

Для таблицы, содержащей не менее двух рядов, можно задать, в какой последовательности должен происходить перебор ячеек при построении диаграммы. Если задана опция Ряды в строках, то внутренний перебор производится по строкам, а внешний - по столбцам; т.е. сначала перебираются все строки для первого столбца, затем - все строки для второго и т.д. При этом в качестве подписей к оси X используются названия столбцов. В рассмотренном выше примере установлена опция Ряды в строках, поэтому производится перебор сначала в понедельник для первого и второго автомобиля, затем во вторник и т.д. В качестве подписей используются названия дней недели.

Если задана опция Ряды в столбцах, то внутренний перебор производится по столбцам, а внешний - по строкам; т.е. сначала перебираются все столбцы для первой строки, затем - все столбцы для второй и т.д. В качестве подписей по оси Х используются названия строк. Если данную опцию установить в рассмотренном примере, то в диаграмме сначала будут представлены все пробеги первого автомобиля, а затем второго.

Третий шаг. В следующем диалоговом окне - Параметры диаграммы - устанавливаются детали оформления диаграммы. На различных вкладках, в частности, определяется, появится ли на диаграмме легенда, таблица значений и заголовок диаграммы.

На вкладке Заголовок можно ввести названия диаграммы и осей координат.

На вкладке Оси можно указать, изображается ось на диаграмме или нет, а также определить характер подписей меток оси X.

Вкладка Линии сетки позволяет заказать отображение координатной сетки, которая существенно упрощает сравнение величин, представленных на диаграмме. Для каждой оси можно установить режим отображения на экране только главных или главных и вспомогательных линий сетки.

Вкладка Легенда используется, когда нужно пояснить диаграмму. В области Размещение можно выбрать позицию легенды. Легенду можно переместить также с помощью мыши.

Вкладка Подписи данных позволяет поместить надписи на самой диаграмме, например, возле столбиков на столбчатой диаграмме или возле точек на линейчатой диаграмме. В области Подписи значений представлены варианты подписей, зависящие от выбранного типа диаграммы. Если необходимо вставить метки данных, то рядом с ними можно также показывать ключ легенды.

С помощью вкладки Таблица данных можно вставить под диаграммой таблицу данных. В этой таблице выводятся исходные данные диаграммы. Таблица размещается таким образом, что данные появляются в соответствии с рубриками оси Х под относящимися к ним столбиками или точками диаграммы. В заголовки строк таблицы можно также вставить ключ легенды.

Четвертый шаг - размещение диаграммы. В четвертом окне Мастера диаграмм можно выбрать: поместить ли диаграмму на текущем листе таблицы или на отдельном листе.

Сложную и насыщенную диаграмму лучше располагать на отдельном листе. В этом случае, с одной стороны, проще осуществить подгонку ее размера под стандартный лист бумаги, а с другой стороны, не возникнет проблем при импортировании ее в программу PowerPoint.

После завершения всех необходимых установок следует щелкнуть на кнопке Готово.

Изменение диаграммы

Для того чтобы изменить диаграмму, прежде всего ее следует выделить щелчком мыши. После этого в строке меню появится новый пункт: Диаграмма. В этом меню собраны команды, предназначенные для вызова диалоговых окон Мастера диаграмм. Вызвав нужное окно, можно изменить настройки диаграммы.

Форматирование элементов диаграммы

В построенной диаграмме можно изменять ее отдельные элементы: оси координат, заголовки, область построения диаграммы, встроенную таблицу, линии сетки, а также охватывающую область - область диаграммы.

Для форматирования нужного элемента нужно его выделить, а затем открыть меню Формат и вызвать диалоговое окно. Диалоговое окно для форматирования выделенного элемента можно вызвать также одновременным нажатием клавиш < Ctrl> +< 1>. Команды форматирования позволяют менять толщину и цвет линий, цвет заливки, шрифт и размер букв, ориентацию надписей и т.д.

Изменение размеров диаграммы

Изменение размеров и взаимного расположения частей диаграммы производится с помощью мыши. При этом следует учитывать, что внешняя рамка ограничивает поле диаграммы. Поэтому вначале внешнюю рамку целесообразно расширить, а по окончании форматирования уменьшить до нужных размеров.

 

 

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: