РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – СПОСОБЫ

И СРЕДСТВА

 

После изучения данного раздела студент будет знать:

· понятие «документирование»;

· способы документирования;

· средства документирования;

· носители документной информации;

· классификация носителей документной информации.

 

Тема 2.1. Способы документирования

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам [2].

Различают следующие способы документирования:

· текстовое документирование;

· техническое документирование;

· фотодокументирование;

· кинодокументирование;

· фонодокументирование (звукозапись);

· аудиовидеодокументирование;

· машинное документирование.

Текстовое документирование. Это наиболее древний способ фиксирования информации. Текстовое документирование получило самое широкое распро­странение. На основе текстового документирования создаются различные письменные доку­менты, т.е. «текстовые документы, информация которых зафик­сирована любым типом письма», включающие в себя как рукописные («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки»), так и машинописные («письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техни­ческими средствами») документы.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по стро­ительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промыш­ленного производства.

Фотодокументирование. Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документа – фотодокумент – изобразительный документ, т.е. документ, содер­жащий информацию, выраженную посредством изображения ка­кого-либо объекта.

Кинодокументирование. Становление и развитие кинодокумен­тирования как способа документирования связано с изобретением кино. Кинодокумент состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинолетопись – документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку важнейшие события жизни страны.

Фонодокументирование (звукозапись). Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информа­цию, зафиксированную любой системой звукозаписи. В зави­симости от используемой системы звукозаписи различаются три группы фонодокументов: с механической (электромеханической), оптической и электромагнитной записью.

Аудиовидеодокументирование. Производным от объединения способов кино- и фонодокументирования является аудиовидеодокументирование. Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Машинное документирование. Возникло в связи с необходимостью использования машинной обработки и хранения информации вследствие зна­чительного возрастания ее объема на современном этапе разви­тии человеческого общества. Отличительной особенностью данного способа документирования от предыдущих является то, что он осуществляется с использованием искусственных языков, т.е. языков, воспринимаемых ЭВМ.

Каждый из рассмотренных способов документирования реализуется на практике специально созданными для этой цели сред­ствами документирования.

 

Тема 2.2. Средства документирования

Средства документирования подразделяются на простые и сложные.

К наиболее простым средствам документирования относятся так называемые рукописные средства (ручки, карандаши и т.п.).

По мере развития письма и письменности создаются и совершенствуются механические и электромеханические средства до­кументирования (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника и др.).

В современных условиях широкое распространение получило документирование на основе использования компьютерной оргтехники (принтеры, плоттеры, специализированные программные продукты для персональных компьютеров), а также средства передачи и приема документированной информации: телетайпы, факсимильные аппараты, передающие текстовую графическую информацию.

К сложным средствам документирования относятся средства репрографии и оперативной полиграфии, т.е. совокупности машин, предназначенных для копирования и тиражирования доку­ментов.

К средствам репрографии (копирования) относятся средства фотокопирования, электрофотографии, термографии, электроннолучевого копирования, микрофильмирования и ризографического копирования. В процессе копирования принимает участие оригинал, копия и посредник (промежуточный носитель, используемый для передачи изображения с оригинала на копию).

К средствам оперативной полиграфии относятся гектографы ротаторы, малые офсетные машины, ксероксы, работающие ми упрощенной полиграфической технологии.

Тема 2.3. Классификация носителей документной

Информации

Носитель информации – это физический или материальный объект, в том числе физическое поле, в котором инфор­мация находит свое отображение в виде символов, образов, сиг­налов, технических решений и процессов.

Носители документированной информации классифицируются в зависимости от используемых способов документирования с учетом применяемых при этом средств.

Основным носителем документированной информации при текстовом и техническом документировании является бумага. Бумага как носитель документированной информации подразделяется на обычную и специальную. Обычная бумага применяется при текстовом документировании. Специальная бумага используется при техническом документировании (ватман, калька, координатная бумага) и фотодокументировании (фотобумага).

В зависимости от содержания документа, его значения, сроки хранения, для его создания используется бумага различного фор­мата и качества. Установление форматов связано с проектированием и эксплу­атацией средств документирования. В нашей стране с 1966 г. установлен Государственный стандарт потребительских стандартов бумаги (ГОСТ 9327-66), согласно которому все форматы подразделяются на три ряда (A, B, C). Ряд A считается основным и служит для изготовления писчей бумаги. Ряды B и C – дополнительные; они используются для изготовления изделий из бумаги (конвертов, обложек).

Для измерения форматов принята метрическая система мер, Площадь основного формата А0 (841x1 189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Для изготовления рукописных и машинописных документом используются листы бумаги форматов А4 (210x297 мм) – стандартные листы и А5 (148x210 мм) – половина стандартного листа, а также форматов A3 (297x420 мм) – развернутый лист и А6 (105x 148 мм) – регистрационная карта.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: верхнее, ниж­нее, левое – 20 мм; правое – 10 мм.

Одной из известных технологий накопления и хранения данных, информации и знаний является использование фотоматериалов. Фотографическая запись позволяет формировать коллекции микроизображений до­кументов в виде микрофильмов и микрофишей, т.е. микроформ. Эта технология поучила название микрофильмирование – совокупность процессов изготов­ления, хранения, накопления и использования носителей мик­роизображений информации.

Основой кинодокументов является кинолента, представляющая собой многослойную полимерную систему.

Носителями информации при фонодокументировании в зависимости от способа записи могут быть магнитные ленты, фонографические валики, грампластинки. Фонографические валики – полые цилиндры диаметром около 5 см и длиной 12 см. Грампластинка – изготовленный из специального материала (цинк, целлулоид, эбонит) диск с выгравированной на нем по определенной технологии фонограммой.

В настоящее время для аудиовидеодокументирования широко используются оптические и магнитооптические диски, а также другие современные носители информации, применяемые в компьютерных технологиях, кроме того, с помощью специальных устройств на компьютерах можно работать с обычными аудио- и видеокассетами.

Для ввода информации в машину приходится преобразовывать ее из формы, понятной человеку, в форму, понятную машине. Для этого в процессе машинного документирования используются специальные носители информации – машинные. К ним относятся носители на бумажной основе (перфоленты, перфокарты), магнитные носители информации (магнитные ленты и магнитные барабаны, магнитные диски и дискеты), оптические и магнитооптические диски. Перфоленты и перфокарты, являются устаревшими машино­читаемыми носителями информации и на практике используются очень редко. К современным машинным носителям документной информа­ции относятся: магнитные ленты, дисковые носители (магнитные, оптические и магнитооптические), твердотельные (голографические и флэш-носители).

Традиционно в компьютерных технологиях используют нако­пители с технологией магнитной записи-считывания данных на магнитной ленте – стриммеры (англ. streaming type), позволяющие записывать на одну кассету от десятков мегабайт до сотен гига-байт.

Наибольшую популярность до сих пор сохраняют диски. Компактные накопители (CD) на диски:

• только для чтения (англ. Compact Disk – Read Only Memory – CD-ROM) с предварительно (заводским методом) записанной на него информацией;

• для однократной записи (англ. Compact Disk Recordable – CD-R);

• для многократной перезаписи (англ. Compact Disk Rewritable – CD-RW).

Цифровой универсальный диск (англ. Digital Versatile Disc – DVD) применяется для накопления видеоизображений и боль­ших объемов любой компьютерной информации. Blu-Ray Disc – перезаписываемые диски диаметром 12 см с максимальной емкостью записи на один слой и одну сторону до 27 Гбайт и общей емкостью до 100 Гбайт.

Другим устройством, также использующим лазер с меньшей, чем у DVD, длиной волны, является FMD (англ. Fluorescent Multilayer Disk).

 

Контрольные вопросы к разделу 2

1. Дайте определение понятию «документирование».

2. Назовите основные способы документирования информации.

3. Что относится к средствам документирования информации?

4. Приведите классификацию носителей документной информации.

5. Дайте классификацию машинных (компьютерных) носителей информации.

 

123456Следующая ⇒

Поделиться: