Документированной информацией

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую тайну, принято называть конфиденциальными документами, а процессы изготовления таких документов и организацию работы с ними – конфиденциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимо руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

Существует целый ряд сведений, не являющихся государственными секретами, связанных с производством, технологией, управлением, финансами, другой деятельностью хозяйствующего субъекта, разглашение которых (передача, утечка) может нанести ущерб его интересам. Такие сведения принято называть коммерческой тайной.

Предприятие имеет право не предоставлять сведения, составляющие коммерческую тайну, контролирующим деятельность предприятия органам, если эти вопросы не входят в их компетенцию и не относятся к предмету контроля.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение задач защиты документов от различных угроз:

1) централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2) учет всех без исключения конфиденциальных документов;

3) операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в т.ч. чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;

4) обязательный контроль за вторым работником службы конфиденциальной документации правильности выполнения учетных операций;

5) учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

6) ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

7) обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников учреждения, фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

8) строгий контроль за выполнением персоналом введенных в учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала;

9) систематическая (периодическая и разовая) проверка наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью, комплектностью, целостностью и местонахождением каждого конфиденциального документа;

10) коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

11) письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль за технологией выполнения этих процедур.

В настоящее время наиболее широко используется смешанная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающая традиционную и автоматизированную технологии. В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер.

При учете конфиденциальных документов на первый план выдвигается функция обеспечения сохранности документов и фиксирования их местонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам более применим термин «учет документов», который лучше отражает задачу, стоящую перед этим процессом. В данном случае регистрация рассматривается лишь как запись исходных или рабочих сведений о документе.

Основная цель учета конфиденциальные документов обеспечить их физическую сохранность, комплектность и целостность, а также контроль за доступом к ним персонала, проверку реального наличия документов и аналитическую работу по осведомленности персонала с содержанием документов. В отличие от регистрации открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу же при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т.е. до выполнения процедур рассмотрения, распределения или согласования, подписания. Индивидуальному учету подлежат все без исключения конфиденциальные документы. Учет конфиденциальных документов предусматривает не только фиксирование факта поступления или начала работы над документом, но и обязательную регистрацию всех перемещений документа и совершаемых с ним действий.

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов всегда письменно санкционируется полномочным должностным лицом. После этого вносятся необходимые записи в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы конфиденциальной документации. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения, учреждения, фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.

В ходе изготовления конфиденциальных документов не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, т.к. это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопровождавшие составление и изготовление документа, не следует выбрасывать в мусорную корзину. Они должны помещаться в специальные сборники и затем уничтожаться в установленном порядке.

Отправление конфиденциальных документов на другие предприятия производится в законвертованном виде.

Конверты (пакеты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницаемы, то вложения обертываются светонепроницаемой бумагой. Направляемые одному адресату документы помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета проставляются: гриф конфиденциальности, соответствующий наивысшему грифу конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет, ниже, при необходимости, пометка «Лично». На пакете пишутся адрес и наименование предприятия-получателя, под которым перечисляются учетные номера документов, которые будут вложены в пакет (если документ отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений). При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование предприятия-отправителя [6].

 

Контрольные вопросы к разделу 7

1. Дайте определение понятия «конфиденциальный документ».

2. Что такое конфиденциальное делопроизводство?

3. Какие сведения принято называть коммерческой тайной?

4. Какие требования предъявляют к обработке конфиденциальных документов?

5. Что такое учет конфиденциальных документов?

6. Какие требования предъявляются к копированию и тиражированию конфиденциальных документов?

7. Как осуществляется рассылка конфиденциальных документов?

 

ПРИМЕРЫ ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ

1.	Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребностям в информации q общества q человека q государства
2.	Документы, в которых превалирует эта функция, фиксируют и закрепляют системы ценностей, поведения и деятельности, традиции, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе на всем историческом пути его развития q культурная q систематизирующая q историческая
3.	Основным средством хранения документированной информации при текстовом и техническом документировании служит q бумага q диск q фотобумага
4.	Копия части документа q выписка q дубликат q факсимиле
5.	Система классификации информации, которая широко используется во всем мире для систематизации произведений науки, литературы и искусства, периодической печати, различных видов документов и организации картотек q УДК q ББК q ДКД
6.	Унифицированная система документации способствует сокращению q затрат ручного труда в информационных процессах q затрат умственного труда в информационных процессах q электронно-вычислительной техники
7.	Код организации в документе проставляют по q ОКПО q ОГРН q ОКУД
8.	Бланки документов должны иметь поля q левое, верхнее и нижнее – 20 мм, правое – не мене 10 мм q левое, верхнее и нижнее – 25 мм, правое – не мене 10 мм q левое – 30 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, правое – не мене 10 мм
9.	Техническое задание на НИР НЕ включает раздел q технологические требования к образцу, предлагаемому к созданию q цели и задачи q сроки выполнения
10.	Объем документооборота – это q количество документов, полученных организацией и созданных ею за определенный период q количество документов, участвующих в документообороте в течение года q среднее количество документов, изданных организацией за отчетный период.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Анализ и осознанное использование документов невозможно без понимания способов и методов систематизации и классификации документов. В связи с этим рассмотрены вопросы общих под­ходов к такой систематизации и классификации. Приведены наиболее распространенные системы классификации документов. Рассмотрены принципы формирования первичных документных комплексов.

Практические потребности сегодняшнего дня ставят задачи сведе­ния документов в системы документации и проведения унификации документов. Для этого были рас­смотрены применяемые классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Для более полного понимания всего курса «Документоведение» была максимально широко представлена применяемая терминоло­гия. В качестве терминов приведены только те понятия, которые на сегодняшний день закреплены в нормативных правовых актах. Такой подход позволил исключить двузначность их толкования.

Опираясь на действующие нормативные правовые акты, были ис­следованы реквизиты организационно-распорядительных докумен­тов и общий порядок их оформления. Также рассмотрены вопросы их применения для придания документу юридической силы. Рассмотрены правила оформления бланков до­кумента.

Работа также содержит перечень основных нормативных правовых актов, применяемых при создании и обращении документов в обще­государственных целях.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система ор­ганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Основные термины и определения»

2. Документоведение: учебник для студ. Высш. учеб. заведений / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. – М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 304 с.

3. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под. ред. проф. Н.Н. Куняева. – М.: Логос, 2008 – 352 с.

4. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427, [5] с.

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 8-е изд., стер. – К.: Знания, 2008. – 459 с. – (Высшее образование XXI века).

6. http: //docrev.ru/category/documentooborot/.

7. http: //www.hr-portal.ru/article/obyazatelnaya-kadrovaya-dokumentaciya.

8. http: //www.mybntu.com/general/delo/sistema-otchetnoj-dokumentacii.html.

9. http: //www.mybntu.com/general/delo/sistema-planovoj-dokumentacii.html.

 

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

 

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, со­держащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать; подлежит хранению в силу значимости указанных носи­теля и информации для граждан, общества и государства.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором докумен­та, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к од­ному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную об­ложку.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию рабо­ты с официальными документами.

Документ, документированная информация – зафиксированная на ма­териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документоведение – методология ведения документационного обес­печения управления.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или управления.

Индекс дела, номер дела – цифровое и (или) буквенно-цифровое обо­значение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его об­ложку.

Исходящий документ, отправляемый документ – официальный доку­мент, отправляемый из учреждения.

Информационная система – совокупность содержащейся в базах дан­ных информации и обеспечивающих ее обработку информационных тех­нологий и технических средств.

Информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хра­нения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Коммерческая тайна – конфиденциальность информации, позволя­ющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить поло­жение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Конфиденциальность информации – обязательное для выполнения ли­цом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, офор­мленный в установленном порядке.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Оригинал – подлинник, подлинное произведение.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с ус­тановленными правилами.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизи­та документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть рек­визита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по ус­тановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления офици­ального документа.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязан­ных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельно­сти, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) – система документа­ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая инфор­мацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельнос­ти.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизи­тов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере де­ятельности задачами и расположенных в определенном порядке на но­сителе информации.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основа­нии критериев их ценности в целях определения сроков хранения доку­ментов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Россий­ской Федерации.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав­шего его органа и установленным порядком оформления.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Извлечение из рабочей программы дисциплины

Минобрнауки России

 

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный

инженерно-экономический университет»

 

Кафедра вычислительных систем и программирования

 

УТВЕРЖДАЮ

Проректор

по учебно-методической работе

и качеству образования

д.э.н., профессор

 

________________ В.И. Малюк

«25» ___мая____2011 г.

Рег. № 5223

 

 

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА

дисциплины

 

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

 

ОПД.Ф.09

 

Специальность 090103 – Организация и технология защиты информации

 

Санкт-Петербург

СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: