СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

4.1 Общие требования

4.1. В организации разработана, задокументирована, внедрена, поддерживается в рабочем состоянии система менеджмента качества в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 9004 (в случае, если последний стандарт применяется в организации) с целью постоянного улучшения деятельности с учетом потребностей всех заинтересованных сторон.

4.2 Система менеджмента качества ГОУ ВПО базируется на принципах менеджмента качества, установленных в ГОСТ Р ИСО 9000 и разработана на основе процессного подхода. Процессы системы менеджмента качества рассматриваются с позиций добавленной ценности для потребителя и других заинтересованных сторон, определенных организацией. Концептуальная модель идентифицированных процессов системы менеджмента качества Приложение Х.

4.3 В таблице 1 приведен состав процессов, соответствующих требованиям ГОСТ Р ИСО 9001 и описанных документами системы менеджмента качества ГОУ ВПО «». Структура процессов СМК определена, исходя из концепции ГОСТ Р ИСО 9001 и содержит:

- процессы менеджмента;

- процессы ЖЦП;

- процессы измерения, мониторинга, анализа и улучшения;

- обеспечивающие.

Таблица 1 заполняется по мере описания процессов.

Таблица 1

Соответствие процессов требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2001

 

Код процесса (подпро-цесса)	Наименование процесса (подпроцесса)	Пункт требований ИСО 9001	Документы СМК
Процессы менеджмента
Обеспечивающие процессы
Процессы ЖЦП
Процессы мониторинга, измерения, анализа и улучшения

 

4.4 Основные характеристики процессов: цели, входные и выходные данные, распределение ответственности, порядок реализации, ресурсное обеспечение, записи, методы мониторинга и показатели установлены в соответствующих картах процессов, стандартах организации, процедурах, методиках и инструкциях системы менеджмента качества.

4.5 Управление процессами осуществляется в соответствии с циклом Деминга (PDCA).

4.6 Последовательность и взаимосвязь процессов СМК приведена на рис. 3 (определяется на заключительном этапе описания процессов).

4.7 В организации имеются (отсутствуют) и идентифицированы процессы переданные сторонним организациям.

Если общую ответственность за создание продукции (услуги) несет организация, тот факт, что конкретный процесс создания продукции (такой, как проектирование и разработка или изготовление) является аутсорсинговым (или субподрядным) и выполняется сторонней организацией, не является достаточным обоснованием для исключения этого процесса из СМК (ISO/ТC 176/SC 2/N 524R2).

Аутсорсинг (outsourcing) — передача организацией некоторых, обычно непрофильных, областей деятельности специализированным компаниям.

Он охватывает не только традиционные разработки и закупки комплектующих изделий и материалов, но и такие области, как бухгалтерский учет, обеспечение информационной безопасности, реклама и маркетинг, сбыт и распределение продукции, питание, транспортные услуги и т.д.

Примечание:

В отдельных случаях может рассматриваться деятельность филиалов (если они не включены в область применения системы менеджмента качества)

 

Требования к документации

Общие положения

 

Структура документации системы менеджмента качества ГОУ ВПО «» включает:

Первый уровень

а) документально оформленные миссию, стратегия (при необходимости), политику и цели в области качества (Приложение Х).

б) настоящее руководство по качеству.

Второй уровень

в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом.

г) документы, регламентирующие необходимую деятельность в системе менеджмента качества; описывающие последовательность выполнения действий и процессы и необходимые для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими.

д) Положения о структурных подразделениях, Положения о Советах Института, должностные инструкции.

Документы второго уровня могут быть приняты как документированные процедуры, методики, инструкции и др.

Процедуры могут быть реализованы в виде разделов Руководств по качеству или как самостоятельные документы, оформленные в установленном порядке, на которые имеются ссылки в соответствующих разделах Руководства по качеству (СТП, СТО, методические рекомендации и др.).

В качестве процедур выполнения работ или предоставления услуг могут также использоваться НД, документы Минобразования РФ, и другие документы на которые также имеются ссылки в Руководстве по качеству.

Порядок и правила разработки, оформления, введения в действие и поддержания в рабочем состоянии документированных процедур СМК описаны в СТО ХХ-ХХ-ХХ.

Перечень документов системы менеджмента качества второго уровня приведен в Приложении Х.

В учебных подразделениях университета формируется Номенклатура дел (факультета/института, кафедры).

Ответственные за управление документацией внутри подразделений – руководители подразделений.

Третий уровень

е) внешняя документация:

документация, поступающая с внешней корреспонденцией;

внешняя нормативная документации включая законы, постановления, приказы, распоряжения, рекомендательные письма, информационные бюллетени Министерства Образования и Науки РФ и др.

Управление внешней документацией регламентировано в СТО ХХ-ХХ-ХХ.

ж) внутренняя организационно-распорядительная документация:

СТО ХХ-ХХ-ХХ.

Четвертый уровень

з) записи.

Записи требуемые настоящим стандартом приведены в Приложении Х.

Записи, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов определены в документации, регламентирующей соответствующие процессы СМК для подтверждения соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.

 

Руководство по качеству

Руководство по системе менеджмента качества (далее Руководство) является основным документом, описывающим систему менеджмента качества Университета и включает в себя:

§ миссию, стратегию, Политику и цели в области качества (см. п.х либо Приложение Х);

§ область применения системы менеджмента качества (см. п. 1);

§ описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества (ПриложениеХ);

§ документированные процедуры СМК и ссылки на них

Отдельные наименования разделов Руководства по качеству имеют отличие от аналогичных в стандарте ГОСТ Р ИСО 9001, что учитывает специфику этих элементов системы в условиях деятельности Университета (см. Предисловие таблица соответствия требований ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и пунктов настоящего Руководства).

Порядок поддержания в рабочем состоянии Руководства по качеству определяется в настоящем разделе и включает в себя:

Идентификационный номер РК состоит из……………………………………..

Разработка РК осуществляется специалистами службы качества (СК), направляется на согласование ПРК, руководителям подразделений, другим должностным лицам.

Руководство утверждается и вводится в действие в установленном порядке приказом ректора.

Дата утверждения Руководства является датой его введения в действие.

Ответственным за выпуск, своевременную рассылку, хранение, актуализацию и внесение изменений в Руководство является начальник службы качества.

Контрольный экземпляр (подлинник) Руководства находится в службе качества.

Ответственность за обеспечение необходимыми документами СМК подразделений несет начальник СК. Ответственность за наличие соответствующих версий документов в местах их применения и управление соответствующей документацией СМК в подразделениях несут руководители подразделений (держатели учтенных копий).

Регистрация учтенных копий Руководства, выдаваемых в подразделения, производится в журнале регистрации документов СМК (форма журнала Приложение Х). В учтенных экземплярах РК на титульном листе проставляется номер экземпляра.

Сторонним организациям или физическим лицам выдаются не управляемые учтенные копии Руководства с разрешения:

§ представителя руководства по качеству — органам сертификации, осуществляющим аудит и инспекционные проверки и лицензирующим организациям;

§ ректора - другим организациям.

Такие экземпляры не подлежат внесению в них изменений.

Проверка Руководства на актуальность осуществляется 1 (один) раз в год.

Внеплановые проверки Руководства на актуальность проводятся при внесении изменений в организационную структуру Университета и документацию СМК, а также могут быть связаны с другими существенными изменениями в СМК. Необходимость проведения таких проверок определяет начальник СК.

Подготовка изменений в РК осуществляется согласно СТО ХХ-ХХ-ХХ. Если отличается порядок необходимо привести в данном разделе.

Внесение изменений в текст Руководства выполняется путем замены соответствующих листов с отметкой в листе изменений, приложенном к контрольному экземпляру Руководства. Форма листа регистрации изменений приведена в Приложении Х. Замененные листы контрольного экземпляра РК подлежат хранению в течении – срок.

Ознакомление с изменениями РК производится начальником СК. Изменения направляются держателям учтенных копий, которые отвечают за их правильное внесение в установленном порядке и ознакомление персонала подразделения по роспись (лист ознакомления). При этом замененные листы в учтенных копиях уничтожаются.

При переиздании Руководства на титульном листе «Руководства» ставится номер версии и на каждом листе идентифицируется год издания. При переиздании Руководства по качеству в графе «Номер изменения» «Листа регистрации изменений» проставляется очередной номер, а в графах «Номер листа» делается запись: «Все». Утративший действие контрольный экземпляр Руководства, хранится в архиве СК, остальные экземпляры уничтожаются.

Ответственность за хранение учтенных копий Руководства по качеству и представление их в СК для замены на новую копию (при переиздании) возлагается на держателей учтенных копий.

 

Управление документацией

Управление документацией СМК осуществляется в соответствии с настоящим Руководством по качеству и разработанными в Университете документами СМК.

СТО ХХ-ХХ-ХХ «Управление документацией. Порядок и правила разработки, оформления, введения в действие и поддержания в рабочем состоянии документированных процедур СМК».

СТО ХХ-ХХ-ХХ «Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения».

СТО ХХ-ХХ-ХХ «Управление внешней нормативной документацией».

СТО ХХ-ХХ-ХХ «Делопроизводство в университете».

Положения об учебных подразделениях Университета и должностные инструкции их административных работников.

Делопроизводство на факультете и кафедре ГОУ ВПО и т.д.

 

В каждой процедурах по каждому виду документов установлено, каким образом обеспечивается:

проверка документов на адекватность до их выпуска (разработка, оформление, идентификация, согласование и утверждение);

периодичность анализа, актуализации и переутверждение документов;

правила внесения изменений, идентификации изменений и статус пересмотра документов;

наличие соответствующих версий документов в местах их применения (управление соответствующими копиями - учет, рассылка, ознакомление, хранение, доступ);

сохранение документов четкими и легко идентифицируемыми (предохранение их от потери, порчи или повреждения, восстановление и их легкий поиск);

предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей (изъятие и архивация);

управление соответствующим видом документации на электронных носителях;

ответственность за управление соответствующими видами документов;

требования конфиденциальности (при необходимости)

 

Управление записями

 

Для подтверждения соответствия продукции и услуг установленным требованиям, а также эффективности действия системы менеджмента качества в управляются в установленном порядке записи:

· документы, содержащие результаты и свидетельства подтверждающие соответствие образовательных услуг (продукции), требованиям Заказчиков и нормативным документам (заявки, договора, журналы, реестры, программы, протоколы, отчеты, акты, и др. ),

· записи, подтверждающие проведение анализа требований потребителей и всех заинтересованных сторон, относящихся к оказываемым услугам (продукции), и о действиях, вытекающих из проведенного анализа,

· данные об образовании, подготовке, опыте и компетентности персонала,

· документы о планировании, по повышению уровня качества предоставляемой образовательной услуги (продукции),

· результаты проверок внешними организациями;

· записи, содержащие сведения о характере несоответствий и последующих предпринятых действиях, включая разрешения на отклонения,

· записи о результатах корректирующих действий,

· записи о результатах предупреждающих действий,

· записи, подтверждающие проведение измерений и мониторинга процессов,

· документы, подтверждающие анализ СМК руководством организации,

· записи результатов оценки поставщиков продукции и услуг и всех необходимых действиях, вытекающих из этой оценки,

· записи результатов валидации процессов.

· записи о случаях, связанных с утратой собственности потребителя, ее повреждением или признанием непригодной для использования,

· записи о мониторинге удовлетворенности потребителей и др.

Управление записями СМК (разработка, идентификация, ведение, хранение, защита, восстановление, сроки хранения, изъятие, архивация, ответственность) осуществляется в соответствии с документированной процедурой СТО ХХ-ХХ-ХХ «Управление записями».

Записи ведутся в электронном виде и на бумажных носителях.

 

Ответственность руководства

Обязательства руководства

Лидерство высшего руководства, его обязательства и активное вовлечение являются решающими при разработке и поддержании в рабочем состоянии результативной и эффективной системы менеджмента качества с целью достижения выгоды для всех заинтересованных сторон.

Высшее руководство организации принимает на себя обязательства по разработке и внедрению системы менеджмента качества, а также постоянному улучшению ее эффективности посредством:

а) доведения до сведения сотрудников организации важности выполнения требований потребителей, а также законодательных и регламентирующих требований;

б) разработки и актуализации политики в области качества (см. п. 5.3);

в) определения на основе политики в области качества целей подразделений в области качества, доведения их до сведения всех сотрудников подразделения и обеспечение их реализации (см. п. 5.4);

г) осуществления анализа результатов функционирования СМК, принятие мер по повышению эффективности СМК, актуализации политики и целей в области качества (см. п. 5.6);

д) выделения необходимых ресурсов для достижения организацией установленных целей в области качества;

а также посредством личного участия:

- в определении методов измерения деятельности организации, с целью установления степени достижения запланированным целям;

- в проектах по улучшению, поиске новых методов, решений и разработке новой продукции/услуги;

- в определении процессов жизненного цикла продукции/услуги, добавляющих ценность в интересах организации и вспомогательных процессов, влияющих на результативность СМК;

- в обеспечении организационной структуры и ресурсов, необходимых для поддержки стратегических планов организации влияющих на результативность процессов жизненного цикла продукции/услуги;

- в создании среды, способствующей вовлечению и развитию работников.

 

Ориентация на потребителя

Главным принципом менеджмента качества является принцип ориентации на потребителя, т. е. организация зависит от своих потребителей, поэтому должна понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.

В ГОУ ВПО определены основные группы потребителей и заинтересованных сторон, требования которых важны и учитываются в деятельности организации.

…

Ниже приведен пример, Вам необходимо определить, на какие группы ориентирована Ваша организация.

Потребители работы вуза, их основные потребности и ожидания.

№ п/п	Потребители	Основные потребности и ожидания
1.	Внутренние потребители
1.1.	Абитуриенты и студенты и их семьи	Знания, навыки, возможности достижения личных и профессиональных целей, комфорт и удовольствие от обучения, дополнительные услуги (питание, проживание и т.п.), оперативные и полные ответы на возникающие вопросы
1.2.	Персонал вуза, включая профессорско-преподавательский состав, инженерно-технический и вспомогательный персонал	Достойная заработная плата, непрерывный профессиональный и административный рост, удовлетворение от работы и интерес к ней, обеспеченность необходимыми ресурсами всех рабочих процессов
1.3.	Руководство факультетов, кафедр и др. структурных подразделений, обеспечивающих образовательные программы	Ясное, четкое руководство и помощь со стороны администрации вуза, непрерывное улучшение качества работы и имиджа, обмен информацией, кооперация и взаимодействие
1.4.	Администрация вуза	Качество образовательных услуг научно-исследовательской деятельности, их соответствие установленным критериям, нормам и стандартам, четкое выполнение требований и предписаний администрации
2.	Прямые внешние потребители
2.1.	Работодатели: промышленные предприятия и организации, учебные заведения, органы государственного и регионального управления и т.п.	Компетентные, работоспособные и социально- адаптированные работники необходимых специальностей
2.2.	Другие образовательные учреждения, принимающие выпускников для дальнейшего обучения	Хорошо подготовленные поступающие (абитуриенты), способные к продолжению образования и научным исследованиям
3.	Косвенные внешние потребители
3.1.	Государство и общество в целом	Компетентные работники, социально-адаптированные и политически активные граждане, лидеры и руководители
3.2.	Органы законодательной и исполнительной власти	Быть переизбранными или переназначенными на новый срок в связи с хорошим функционированием социально-экономических систем, соответствие результатов деятельности запросам общества
3.3.	Министерство образования РФ, государственные органы лицензирования, аттестации и аккредитации	Соответствие предоставляемых образовательных услуг и учреждений ГОС и установленным требованиям, критериям и стандартам
3.4.	Бывшие воспитанники и выпускники вузов	Гордость за свой вуз, возможность продолжить образование или найти хорошую работу
3.5.	Инвесторы и спонсоры	Осознание качества и потребностей вуза, благодарность и уважение в обществе за оказанную помощь

Раздел 2.2.1.1 может быть включен в п. 7.2 РК.

Высшее руководство участвует в определении потребностей и ожиданий потребителей, устанавливает, доводит до персонала и обеспечивает выполнение основ деятельности для повышения удовлетворенности всех групп заинтересованных сторон.

Высшее руководство гарантирует выполнение законодательных и нормативных требований, касающихся организации учебного процесса, безопасности жизни и здоровья всех участников процесса.

Идентификация требований и нужд потребителей осуществляется в процессе маркетинговых исследований образовательных услуг и рынка труда, взаимодействия с конкретными потребителями ответственным персоналом подразделений, проведения анкетирования и др. (необходимо сделать ссылки на разделы РК или соответствующие процедуры, конкретизирующие, каким образом реализуется в организации обозначенная деятельность).

Информация, относящаяся к процессам оказания услуг потребителям и уровня их удовлетворенности, собирается, анализируется и используется для улучшений в установленном порядке (см. п. 8.2 РК).

Политика в области качества

При разработке СМК была принята Политика в области качества (протокол Ученого Совета, Совета по качеству N от).

Основополагающими документами, которые легли в основу Политики ГОУ ВПО в области качества, являются Миссия и стратегия развития образовательного учреждения, которые приводятся ниже (либо в Приложении или другом документе). Положения Политики в области качества соответствуют стратегическим целям организации и ожиданиям потребителей.

Высшее руководство использует политику в области качества как средство управления организацией с целью улучшения ее деятельности.

В Политике в области качества установлена приверженность организации идеям качества и обязательство высшего руководства соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества.

На основе Политики ГОУ ВПО установлены цели в области качества, в том числе в соответствующих подразделениях и на соответствующих уровнях, которые подвергаются регулярному анализу со стороны высшего руководства и руководителей соответствующих подразделений/процессов.

Политика в области качества доведена до сведения всего персонала путем опубликования текста Политики в периодическом издании университета «Х», наличия текста на информационных стендах, обсуждения на заседаниях и совещания в подразделениях, внутренней информационной сети.

Изучение Политики в области качества введено во все программы обучения по качеству.

Далее необходимо описать порядок ознакомления с Политикой вновь принимаемый персонал.

Политика в области качества регулярно анализируется на пригодность.

ОУК собирает, обобщает и вносит предложения по актуализации Политики в области качества путем включения рекомендаций по актуализации Политики в отчет по анализу системы менеджмента качества со стороны руководства.

Решение о пересмотре Политики в области качества принимает ректор на основании:

- рассмотрения отчета по анализу системы менеджмента качества;

- изменения требований ГОСТ Р ИСО 9001;

- изменения в Уставе;

- необходимости повышения результативности СМК;

- требований, предложений и замечаний внутренних и внешних потребителей.

Планирование в области качества

Цели в области качества

Для реализации Политики в области качества, высшее руководство вуза сформулировало цели в области качества, на достижение которых ориентирована организация (см. Приложение, можно не приводить установленные цели в РК).

Цели в области качества на уровне организации согласованы с руководителями подразделений, рассмотрены на Ученом Совете и утверждены ректором организации.

Тактические цели формируются и документируются руководителями подразделений/процессов и доводятся до сведения персонала.

Ответственность за согласованность целей в области качества подразделений с Политикой в области качества организации несут Проректора по направлениям и руководители подразделений.

Цели в области качества являются количественным выражением Политики организации в области качества, базой для осуществления планирования качества продукции/услуг (см. п. 7.1) и выступают одним из факторов ее постоянного улучшения.

Цели в области качества на всех уровнях организации являются измеримыми, т. е. выражаются конкретными характеристиками, показателями или индикаторами.

Достижение установленных целей в области качества рассматривается в ходе ежегодного анализа системы менеджмента качества со стороны руководства (см. п. 5.6).

Цели в области качества, вытекающие из принятой Политики, реализуются через планирование.

 

Планирование системы менеджмента качества

Планирование системы менеджмента качества состоит в определении видов деятельности и ресурсов, необходимых для достижения целей образовательной организации. " План по качеству" охватывает ключевые процессы деятельности ГОУ ВПО (см. п. 4.1) и включает мероприятия необходимые для достижения целей в области качества.

Планирование создания и развития системы менеджмента качества осуществляется посредством " Плана по качеству» (возможно другое название, соответствующее практике организации), который формируется ежегодно в IV квартале (Срок) начальником СК под руководством ПРК на основе:

- стратегии организации, Политики и Целей ГОУ ВПО;

- установленных организацией требований различных групп заинтересованных сторон;

- законодательных требований;

- данных о характеристиках продукции;

- результатов анализа результативности процессов и системы менеджмента качества

- предложений по развитию организации.

" План по качеству" рассматривается и утверждается ректором. При необходимости, в течении года в «План по качеству» вносятся изменения, утвержденные ректором.

Процедура формирования и принятия " Плана по качеству" обеспечивает его связь с другими планами организации и выделение ресурсов для его реализации (см. п. 6.1).

Контроль выполнения мероприятий Плана осуществляет начальник СК на основании отчетов, представляемых исполнителями работ, и документов, подтверждающих выполнение. Отчет о ходе выполнения " Плана по качеству" составляется ежесеместрово и представляется на рассмотрение ПРК.

Результаты выполнения плана по качеству и предложения по включению мероприятий на планируемый период входят в отчет по анализу системы менеджмента качества со стороны руководства.

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: