ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАХ, СПОСОБАХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ, НОСИТЕЛЯХ ИНФОРМАЦИИ

 

И ФУНКЦИЯХ ДОКУМЕНТА

 

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксиро­ ванный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «до­ кумент, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»¹.

 

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глу­ бокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фик­ сирования и передачи информации во времени и пространстве при­ менялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, мик­ рофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютер­ ной техники. Происходило это потому, что менялись носители инфор­ мации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотоплен­ ки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

 

Запись информации на различных носителях по установленным пра­ вилам называется документированием² и представляет собой процесс создания и оформления документов.

 

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использовани­ ем соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

 

Во многих случаях документирование является обязательным, пред­ писывается законами и нормативными правовыми актами.

 

Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изм. от 10 янва­ ря 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы (документы

 

и массивы документов) являются объектами отношений физических,

 

¹ ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М, 1998.-С. 1, п. 3.

² Там же. - С. 2, п. 32.

 

юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с други­ ми ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хра­ нения и использования информационных ресурсов, в частности: поря­ док документирования информации; право собственности на отдель­ ные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

 

Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирова­ ние информации является обязательным условием включения инфор­ мации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государствен­ ной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стан­ дартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Фе­ дерации».

 

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

 

Документ личного происхождения - это «документ, созданный ли­цом вне сферы его служебной деятельности или выполнения обществен­ ных обязанностей»¹.

 

Официальный документ - это «документ, созданный юридическимили физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установлен­ ном порядке»².

 

Официальный документ обладает необходимым для управленчес­ кой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа пред­ полагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредствен­ но, или всех участников управленческих действий (органов управле­ ния, их структурных подразделений, общественных организаций, дол­ жностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

 

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свой­ ство официального документа, сообщаемое ему действующим зако­ нодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»³.

 

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора

 

 

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 22.

 

² Там же. - С. 2, п. 23.

³ Там же. - С. 2, п. 25.

 

и соблюдать действующие на момент создания документа общегосу­ дарственные правила его составления и оформления.

 

Документы выступают в качестве непременного элемента управлен­ ческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей поли­ функциональности, т. е. наличию различных функций.

 

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

 

1) информационные функции (собственно информационная, соци­ альная, политическая и коммуникативная);

 

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

 

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

 

Информационная функция обусловлена тем, что в документе про­исходит материализация информации и она присуща всем без исклю­ чения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - при­ чина появления любого документа.

 

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возмож­ ность ее использования (доступность) составляют основное содержа­ ние информационной функции.

 

Документы, выполняя информационную функцию, обладают опре­ деленной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством инфор­ мации. Информационная емкость документа определяется такими пока­ зателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

 

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

 

В принципе каждый документ может выполнять социальную функ­ цию, так как он возникает в силу определенной общественной потреб­ ности. Однако значение того или иного документа, выполняющего со­ циальную функцию, может быть различным. Распорядительные доку­ менты (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

 

Государственные стандарты по оформлению документов также вы­ полняют социальную функцию, так как ориентированы на использова­ ние определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (от­ раслью). Документы могут не только отражать процессы, происходя­ щие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

 

Каждый документ может дать представление об определенной от­ расли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный до­ кумент сравнить с другими группами однотипных документов, кото­ рые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во вре­ мени и в пространстве.

 

Социальная функция документа может проявляться и в характерис­ тиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельно­ сти, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

 

Политическая функция документа тесно связана с социальнойфункцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

 

Коммуникативная функция документа состоит в передаче инфор­мации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как част­ ный информационный случай, так как ее содержание - это организа­ ция и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведе­ ниями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, дву­ сторонним, многосторонним.

 

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

 

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно свя­ занных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

 

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью доку­ ментов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

 

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации

 

и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, чис­ ло пользователей, меняется технология документационного обеспече­ ния управления.

 

В управленческой функции документ выступает как средство уп­равленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, со­ зданные для целей управления и в процессе его реализации, для обес-

 

печения процесса принятия решения. Документы, обладающие управ­ ленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систе­ матизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справ­ ках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленчес­ кие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управле­ ния.

 

В правовой функции документ выступает как регулятор различ­ ных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предпри­ ятия, организации. Правовая функция документа выражается в фикса­ ции, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

 

Существует две группы документов, наделенных правовой функци­

ей:

1) изначально обладающие ею;

2) приобретающие ее на время.

 

В первую группу можно включить документы, устанавлива­ ющие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотноше­ ния или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты пред­ ставительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты ор­ ганов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), су­ дебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоря­ жения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свиде­ тельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: до­ говорные документы, т. е. документы, фиксирующие договорные отно­ шения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих пра­ воотношения, но имеющих определенный правовой статус (метричес­ кие свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения лич­ ности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).

 

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, про­ куратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит из­ дание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тариф­ ной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств доку­ мент может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

 

Неправовая документация используется как основание для приня­ тия правовых актов. Так, плановая документация может быть основа­ нием для принятия распорядительного документа, которым она утвер­ ждается.

 

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

 

Учетная функция документа характеризует прежде всего количе­ственную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйствен­ ной деятельности государства, его органов власти и управления. Доку­ менты, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифици­ рованные формы, утвержденные государственными органами, в кото­ рых заранее разработана определенная структура представления информации.

 

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оператив­ ный - находят свое выражение путем составления статистических, фи­ нансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информаци­ онно-справочных документов. Учет необходим не только для выраже­ ния количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии пре­ образования информации и ее использования.

 

Культурная функция документа проявляется в том случае, когдадокумент выступает в качестве средства закрепления и передачи куль­ турной традиции, культурного наследия. В документах отражается ин­ формация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, мораль­ ных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентаци-ях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

 

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комп­ лекс документов, характеризующих определенную область деятель­ ности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художествен­ ного творчества, моральные и эстетические принципы на опреде­ ленном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм пове­ дения и др.

 

Документ также выполняет функцию исторического источника.

 

Эта функция документа изучается такими науками, как источниковеде­ ние и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки бу­ дет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой ин­ формации, а также юридической, политической и культурной значимо­ стью документа.

 

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

 

В управленческих документах преобладает управленческая функ­ ция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исто­ рического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

 

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, право­ вая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

 

Контрольные вопросы и задания

 

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины

 

в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

 

3. Какие языки и способы документирования вы знаете?

4. Назовите современные виды носителей информации.

 

5. Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?

 

6. Чем отличается документ личного происхождения от официального до­ кумента?

7. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

8. Что понимается под полифункциональностью документа?

 

9. Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характери­ зуется каждый блок?

 

10. Как меняется действие функций во времени?

 

ГЛАВА 2. ПРИЗНАКИ И СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

 

Документ - это документированная на материальном носителе ин­формация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ явля­ ется «сложным объектом, представляющим собой единство информа­ ции и материального (вещественного) носителя»¹. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

 

¹ Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — 4-е изд., испр. — К.: о-во «Знания», КОО, 2003. — С. 35.

 

К основным свойствам документа относят атрибутивность, функцио­ нальность, структурность.

 

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной систе­ме двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он суще­ ствовать не может: информационной и материальной. Информацион­ ная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материаль­ ная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зре­ ния материала (носителя фиксированной информации).

 

Функциональность - это предназначенность документа для переда­чи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выпол­ нять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источ­ ник информации и как средство социальной документной коммуника­ ции.

 

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляю­щих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ об­ ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют ти­ повую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определя­ ется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со­ ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

 

Охарактеризуем основные признаки документа.

 

1. Наличие смыслового содержания. Содержание документа за­ключает в себе выделенную с определенной целью и/или по опреде­ ленному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С нали­ чием этой информации связаны определенные отношения или юри­ дические последствия.

2. Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает дол­говременную сохранность документа, возможность многократного ис­ пользования и перемещения информации в пространстве и во време­ ни. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и органи­ зационной формы структуры представления, зафиксированной на ма­ териальном носителе информации (внутренняя форма). Таким обра­ зом, форму документа можно определить как совокупность содержа­ тельной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и распо­ ложенных в определенном порядке и формате на материальном но­ сителе.

 

3. Предназначенность для использования в социальной комму­ никации, т.е. документы изначально предназначены для хранения ипередачи во времени и пространстве.

4. Завершенность сообщения, что обусловливается областьюприменения документа. Незавершенное сообщение, например чер­ новик, не может быть полноценным документом. Требование завер­ шенности является относительным, так как существует ряд незавер­ шенных сообщений, имеющих особое значение для научных иссле­ дований.

 

Основные признаки документа, определяющие его родовое поня­ тие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую класси­ фикацию отдельных видов документов. При этом используются не толь­ ко указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особен­ ности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовле­ ния; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.

 

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

 

Подлинник (официального) документа - это «первый или единич­ный экземпляр официального документа»¹.

 

Дубликат документа ~ это «повторный экземпляр подлинника до­кумента, имеющий юридическую силу»².

 

Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»³.

 

Под юридической силой документа понимается «свойство официаль­ ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор­ мления»⁴. Юридическую силу копия приобретает только после ее заве­ рения в соответствии с установленными правилами.

 

По юридической силе документы могут быть подлинными и под­ ложными.

 

Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времении месте создания которого, содержащиеся в самом документе или вы­ явленные иным путем, подтверждают достоверность его происхожде­ ния»⁵.

 

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 27.

² Там же. - С. 2, п. 28.

³ Там же. - С. 2, п. 29.

⁴ Там же. - С. 2, п. 25.

⁵ Там же. - С. 2, п. 26.

 

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­ линный документ с частично измененными реквизитами.

 

Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

 

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным

 

содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­

 

ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­ дактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержа­ ния);

 

подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсифи­ кация состава бланка).

 

По времени появления документов во внешней среде различают ори­ гиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­ вило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведе­ ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

 

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­ мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­ емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

 

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

 

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­ той классификации документов.

 

Контрольные вопросы и задания

 

1. Назовите основные свойства документа.

 

2. Дайте определение атрибутивности (функциональности, структурности) документа.

 

3. Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.

 

4. Что такое юридическая сила документа?

 

5. Дайте определение подлинника и дубликата документа.

 

6. Дайте определение копии документа. Когда копия документа приобрета­ ет юридическую силу?

 

7. Чем подлинный документ отличается от подложного?

 

8. Что представляет собой документ, фальсифицированный полностью?

 

9. Что представляет собой документ, фальсифицированный частично?

10. Что представляет собой оригинал документа?

 

ГЛАВА 3. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ

 

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: