ДОКУМЕНТОВ. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

 

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­ сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­ щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­ мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­ работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ ной - таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

 

Основным направлением совершенствования работы с документа­ ми является унификация и стандартизация. Под унификацией пони­ мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообра­ зию¹.

 

Унификация документов производится в целях сокращения количе­ ства применяемых в управленческой деятельности документов, типи­ зации их форм, установления единообразных требований к оформле­ нию документов, создаваемых при решении однотипных управленчес­ ких задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной со­ вместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятель­ ности.

 

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распо­ рядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не вся­ кой организации.

 

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (сис­ тему) документов, характерных только для данной функции. Совокуп­ ность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назна­ чения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации².

 

Системы документации могут быть функциональными и отрасле­ выми. В отраслевых системах документации происходит документиро­ вание соответствующих видов деятельности и отражение их специфи-

 

¹ Большой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.

² ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 34.

 

ки. Например, в систему документов по образованию (общему, средне-му профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включе­ ны документы, характеризующие особенности образовательной деятель-ности в зависимости от вида образовательной организации. Соотноше­ ние функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организа­ ции и других факторов.

 

Но всегда в любой организации присутствует организационная, ис­ полнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

 

Организационно-распорядительная документация, в которой фикси­ руются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятель­ ности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их под­ разделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

 

Система организационно-распорядительной документации представ­ ляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необхо­ димо было провести унификацию этой системы документации.

 

Унификация документов предполагает:

 

установление номенклатуры действующих в рамках системы уни­ фицированных форм документов;

 

разработку единой модели (схемы) построения документов систе­ мы с использованием, как правило, формуляра-образца;

 

разработку структур документов; создание общих синтаксических правил построения документов.

 

При проведении унификации документов учитывались все требова­ ния к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

 

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уров­ ня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

 

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соот­ ветствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается де­ ятельность по установлению правил и характеристик в целях их добро­ вольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и по­ вышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и инфор­ мационной совместимости.

 

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государ-

 

ственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а так­ же общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автомати­ зированную обработку данных, содержащихся в унифицированных до­ кументах и системах документации (в настоящее время в стране разра­ ботано 37 общероссийских классификаторов).

 

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы докумен­ тации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

 

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона «" О техни­ ческом регулировании" » Государственный комитет Российской Феде­ рации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномо­ ченным исполнять функции национального органа Российской Феде­ рации по стандартизации (Госстандарт России).

 

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы тех­ нико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистра­ ции. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно­ моченные государственные органы управления в пределах их компетен­ ции.

 

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)¹, так и на уни­ фицированные системы документации.

 

Унифицированная система документации (УСД) - это системадокументации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­ жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности².

 

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной доку­

 

ментации; унифицированная система банковской документации;

 

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­ терской документации бюджетных учреждений и организаций;

 

¹ См.: ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, техни­ ческие требования. - М., 1972.

² ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М, 1998.-С. 2, п. 34.

 

унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­

 

ментации предприятий; унифицированная система документации по труду;

 

унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­ сийской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

 

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответству­ ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ яв­ ляется ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

 

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­ рованные формы документов, входящих в УСД.

 

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации¹.

 

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­циального документа², например подпись, печать, текст и т. д.

 

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­ женных в определенной последовательности, называется формуляром документа³.

 

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­ рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­ тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­ муляр-образец документа представляет собой «модель построения до­ кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты»⁴.

 

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­ кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

 

 

¹ ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. - С. 2, п. 34.

 

² Там же. - С. 2, п. 39.

³ Там же. - С. 2, п. 42.

⁴ Там же.-С. 2, п. 43.

 

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

 

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­ поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­ сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­ вания деятельности:

 

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

 

предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­ низационно-правовой формы вида деятельности.

 

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов;

 

требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­

 

ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ ции, гербов субъектов Российской Федерации.

 

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­ тов, образцы бланков документов.

 

 

Контрольные вопросы

 

1. Каковы основные цели унификации документов?

 

2. Что учитывается при проведении унификации документов?

3. Что понимается под системой документации?

4. Какие бывают системы документации?

5. В чем особенность УСОРД?

 

6. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются

 

в нашей стране?

7. Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

 

8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандарти­ зации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

 

10. Что понимается под реквизитом документа?

 

11. Что определяет формуляр документа и чем отличается формуляр доку­ мента от формуляра-образца?

 

12. Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

 

13. Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?

 

14. Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?

 

 

ГЛАВА 4. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫ

 

И БЛАНКИ

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: