Регистрационный номер документа (реквизит 12)

 

Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядко­ вый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). До­ полнительные составные части регистрационного номера будут указывать

 

место хранения документа после его подписания, принадлежность доку­ мента к определенному вопросу деятельности по классификатору вопро­ сов деятельности организации и т. д.

 

Так, например, регистрационный номер 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе до­ кументов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (ин­ декс 01) в дело 43. Индексы структурных подразделений в организа­ ции должны быть неизменными.

 

Таким образом, регистрационный номер документа - это своеоб­ разный закодированный адрес документа, который является необходи­ мой составной частью для построения информационно-поисковой сис­ темы по документам организации.

 

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каж­ дой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.

 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

 

Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом: «На № от » и заполняется только в том случае,

если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Рек­ визит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступив­ шего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 11 и 12).

 

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответ­ ного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

 

Место составления или издания документа (реквизит 14)

 

Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретно­ го вида документа. Место составления или издания документа указы­ вают только в том случае, когда затруднено его определение по рекви­ зиту 08 «Наименование организации».

 

Место составления или издания указывают в соответствии с приня­ тым в стране административно-территориальным делением, употреб­ ляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. - поселок, дер. - деревня и т. д.

 

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером доку­ мента, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании орга­ низации есть наименование города (поселка и т. д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место со­ ставления, так как ясно, где находится данная организация.

 

Адресат (реквизит 15)

 

Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из не­ скольких составных частей, отделяемых одна от другой 1, 5-2, 0 меж­ строчными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печата­ ется через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации».

 

Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю­ чает в себя:

 

наименование организации; наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию¹; почтовый адрес.

 

Наименование организации или структурного подразделения указы­ вают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

 

Комитет социальной защиты населения Москвы

 

Управление профессиональной реабилитации инвалидов

 

Начальнику Управления В. А. Коняевой

 

Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:

 

Комитет социальной защиты населения Москвы

 

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

 

В. А. Коняевой

 

Элементы почтового адреса на документах и конвертах указывают­ ся в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ

 

¹ Для физического лица - только инициалы и фамилию.

 

от 26 сентября 2000 г. № 725, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:

 

наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество); название улицы, № дома, № квартиры; название области, края, республики; страна (для международных писем); почтовый индекс.

 

 

Например:

 

Комитет социальной защиты населения Москвы

 

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

 

В. А. Коняевой

 

ул. Новая Басманная, д. 10 Москва, 110252

 

Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна­ родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна, например:

 

V.Konyaeva

 

10, New Basmannya st.

 

Moscow, 110252, Russia

 

При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:

 

Комитет социальной защиты населения Москвы

 

Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов

 

В. А. Коняевой

 

факс. (095)261-12-65

 

При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

 

А. П. Петрову

 

ул. Чертановская, 10, кв. 154 Москва, 113648

 

При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указы­ вается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указы­ ваться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке до­ кумента почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работника­ ми, занимающимися отправкой почты.

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «ко­ пия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

 

Директорам средних профессиональных учебных заведений

 

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необхо­ димое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экзем­ пляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

 

Председателю садоводческого некоммерческого товарищества «Горизонт» А. П. Николаеву

 

ГОСТ Р 6.30-2003 не предусматривает употребления перед иници­ алами и фамилией обращений типа «господину», «госпоже», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:

 

Генеральному директору ОАО «Пермские моторы»

 

господину А. А. Калину

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: