Глава 2. Система управления и смысл организации

Поскольку основной обязанностью руководства высшего уровня является создание системы управления, то, очевид­но, важно с самого начала установить сущность и характер такой системы. Данная глава содержит определение систе­мы управления и описание ее характеристик [21].

Систему управления можно определить как подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей: ее функции заключаются в вос­приятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации. Рассмотрим более подробно некоторые аспекты этого определения.

Системы управления могут рассматриваться как суще­ственно нормативные[22], и хотя единого согласованного опре­деления нормативной системы нет, тем не менее интересно следующее высказывание Ричарда Кершнера:

«Система представляет собой совокупность компонентов (оду­шевленных или неодушевленных), которая воспринимает некоторые входы и, будучи вынуждена определенным образом отвечать на них, производит такие выходы, которые обеспечивают достижение цели – максимизации некоторой функции входов и выходов»[23].

Системы изобретены людьми для удовлетворения их спе­цифически человеческих целей; они целенаправленны, созна­тельно построены, рациональны и могут так изменяться, что их ценность может увеличиваться.

Нормативные системы можно в общих чертах классифи­цировать по их компонентам или составным частям на 1) машинные; 2) типа «человек – машина» и 3) типа «человек – человек». В этой книге рассматривается третий класс систем. Мередит Кроуфорд заметил, что футбольная команда может считаться системой «человек – человек», в которой человек обеспечивает энергию, движение, силу удара, переработку информации, память и выработку решений. Далее он отмечает, что батарея управляемых ракет состоит из машин, выполняющих те же самые операции[24].

Таким образом, в системах типа «человек – человек» мате­риальной базой, или «оборудова­нием», системы является сам человек. Более того, по анало­гии с машинными системами системы «человек – человек» можно рассматривать как социальные Изобретения. Соци­альные, экономические и политические институты могут истолковываться и выражаться в тех же понятиях, как и политика организации, ее процедуры или методы. Необ­ходимо помнить, что этот комплекс социальных конструк­ций приводит, как предполагается, к большему удовлет­ворению потребностей людей.

Системы обычно изображаются с помощью диаграмм потоков или в виде блок-схем; элементарная система в общем виде изображена на рис. 2.1.

Основными частями системы являются вход, процесс, или операции, и выход.

У любой системы вход состоит из элементов одной и той же номенклатуры, которые классифицируют по их роли в процессе системы. Первый элемент входа тот, над кото­рым осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот вход есть или будет «нагрузкой» системы. Вторым элементом входа системы является среда, воздействующая на операции системы[25]. Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбина­ция. В системах типа «человек – человек» материалом, входящим в систему, является сам человек: пациент, поме­щенный в больницу, или потенциальный потребитель, поступающий в систему рынка. Закон можно рассматривать как вход из окружающей среды, выступающий в форме силы, принуждающей людей, или как ограничение, кото­рое, например, может влиять на действия предпринима­тельской организации. Когда люди уходят из системы, то их место должны занять другие, необходимость замены становится входом.

Вторая часть системы – это операции, процессы или каналы, через которые должен проходить вход. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали на каждый вход, в соответствую­щее время для достижения желаемого выхода [26]. Если вхо­дом является пациент больницы, то этот «материал» будет пропущен через ряд людей-операторов, которые представ­ляют собой «оборудование» системы, осуществляющее пред­писанную работу или набор действий. Вообще можно ска­зать, что набор действий составляет операцию, если каждое действие необходимо для осуществления желаемого выхода и если эти действия взаимозависимы.

Согласно Расселу Акоффу:

«Действия взаимозависимы относительно выхода, если на ско­рость изменения любой выходной переменной воздействуют изме­нения любой переменной, описывающей одно из действий, которое зависит (является функцией) от всех других, связанных с выходом, действий» [27].

Третья часть системы – выход, являющийся ее продук­том или результатом, а также два операциональных крите­рия выхода, которым должна удовлетворять система: ста­бильность и надежность системы. Эти требования опреде­ляют нормы функционирования системы: стабильность характеризует непрерывность выхода, а надежность описывает согласованность компонент в процессе действия системы или величину ошибки. Если задавать такие входы, к которым система не может приспособиться, можно ухуд­шить ее выход.

Как мы видели, системы могут быть описаны с помощью понятий «вход», «процесс», «выход» и «компонент». Посколь­ку назначением системы управления является решение проблем организации, ее можно представить так, как это изображено на рис. 2.2.

Проблемы организации являются входами для процесса решения проблем, или, что то же, для механизма, произво­дящего на выходе решения проблем организации. Компо­нентами, осуществляющими этот процесс, обычно являются люди – руководители среднего уровня.

Модель управления, которую мы хотим строить, являет­ся существенно «удовлетворяющей»; она будет вырабаты­вать решения, обеспечивающие увеличение отдачи органи­зации. Но если руководитель знает все возможные альтер­нативы решения проблемы и если он может с уверенностью выбрать одно решение с наибольшей отдачей, то найденное решение будет оптимальным.

Процесс проектирования системы управления. Каков общий характер процесса, который руководители высшего уровня должны использовать для проектирования системы управления? Последуем предложению Гарри Гуда, указав­шего, что процесс проектирования состоит из: 1) выявле­ния и определения проблемы, 2) построения модели и 3) сбо­ра и использования данных.

При определении проблемы необходимо сделать схему предлагаемой системы, независимо от того, исходят из суще­ствующей системы или создают новую. Для составления такой схемы необходимо рассмотреть выход и отдачу системы.

Под отдачей понимается польза или удовлетворение, получаемые человеком в результате функционирования системы, или, что-то же самое, отдача – это то, что система должна оптимизировать. В системах типа «человек – чело­век» отдача обычно выражается в отношениях стоимостей. Например, отдачу системы высшего образования можно измерить в единицах образования на единицу затрат на од­ного студента, т. е. на единицу ресурсов организации, использованных для получения этого выхода.

При выявлении проблемы рассматриваются также окру­жающая среда, общая область допустимых или приемлемых решений и измерители эффективности. Описание среды означает не что иное, как выявление различных ожидае­мых входов системы. Область допустимых или приемлемых решений определяется в результате обзора отношений меж­ду имеющимися методами и функцией системы. Измеритель эффективности показывает, как должны оцениваться раз­личные части системы.

Второй этап проектирования системы – построение модели (или представление) предлагаемой системы. Способ­ность имитировать систему имеет решающее значение для эффективного проектирования. Построение модели служит концептуальной связью между действием системы и окру­жающей ее средой; модель может иметь форму относительно простой диаграммы потоков, форму в высшей степени изощренной математической модели или быть чем-то сред­ним между ними.

Однако основным средством проектирования систем являются блок-диаграммы, или диаграммы потоков. Перво­начальная схематизация может достаточно детально отра­жать систему, включая все подсистемы, входящие в систему в целом, что дает возможность анализировать форму входа, процесса и выхода каждой подсистемы. Но может оказаться полезным начать с составления схемы одной нити, пред­ставляющей перечень функций, выполняемых при воздей­ствии входа, представляющего данный класс входов. Или, далее, схему можно выразить с помощью блок-диаграммы, которая детализирует процессы, связывающие отдельных людей как компонентов системы со всеми другими компо­нентами [28].

Третий этап проектирования системы управления – имитация функционирования системы для определения ее сильных и слабых сторон. В ходе имитации работы системы будут появляться опытные данные, которые дадут возмож­ность совершенствовать проект системы. При этом следует постоянно поддерживать соответствие между сбором и ана­лизом данных и моделью.

Метод анализа. Методологией, используемой в данной книге, является системный анализ, который предполагает, что изучаемая система разбивается на подсистемы до тех пор, пока не достигнем уровня ее основных компонент. В идеаль­ном случае на этой стадии мы получили бы модель и возмож­ность «установить с достаточной точностью, что произойдет с каж­дым возможным входом на любом этапе его прохождения через систему, или описать каждую ответную реакцию системы» [29].

Другими словами, если мы рассматриваем организацию как единую действующую систему, мы должны также думать о ней, как о состоящей из ряда подсистем. Системный ана­лиз является процедурой разбиения системы на части или подсистемы; эта процедура помогает лучше понять всю систему [30]. (Объединение частей в целое называется синте­зом систем [31]).

Обратимся теперь к полной системе управления (рис. 2.3) и примем во внимание, что эту систему можно разбить на подсистемы. Поскольку выработка решений специализирована по специфическим сферам деятельности организации, подлежащим управлению (например, могут формироваться решения по вопросам реализации продук­ции, производства, кадров), предыдущую диаграмму мож­но представить в виде ряда параллельных диаграмм (рис. 2.4).

Процесс формирования решения можно расчленить на специализированные функции, и, следовательно, орга­низация может иметь руководителей, которые будут выполнять только большую или меньшую часть функции выработки решения. В книге процесс формирования реше­ния представлен как последовательность процессов, графи­ческое изображение которой дано на рис. 2.5.

Важно заметить, что выход любого подпроцесса является входом следующего подпроцесса. Эта возможность анализа полного набора входов и выходов делает системный анализ средством объединения частей. Специалист по анализу систем продолжит разбиение каждого процесса, пока не по­лучит набор элементарных действий. Разбиение блоков А и Б представлено на рис. 2.6, а разбиение блока Ai – на рис. 2.7 и т. д. Каждый блок представляет собой набор указаний (человеку-оператору), определяющих, как долж­на выполняться конкретная операция при наличии данного входа, чтобы получить ожидаемый выход. Цель столь детального анализа – разработать набор операций или указаний, которые при заданных ожидаемых входах при­ведут к лучшему (или улучшенному) выходу.

В системе управления человек, решающий проблему, должен быть обеспечен набором заранее подготовленных программ. Или же, если входы разнообразны, он может по своей инициативе выбирать из набора альтернатив ре­шений те методы или средства, которые он будет использо­вать. Глубина и широта анализа зависят от характера выхо­да, получаемого проектировщиком. Например, если от системы управления ожидают выработки решений, позволяющих достичь определенного среднего значения некоторой величины и если это значение не достигнуто, то это указывает на необходимость более детальной разработ­ки программы.

Имея полную модель, представляющую в графической форме место каждой части системы, проектировщик может сосредоточиться на анализе самых мелких частей всей системы и при этом сохранить связь частей и целого. После завершения анализа процесса управления он выполняет синтез системы, которая может принять вид рис. 2.8.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: