Тема 7. Первичное наблюдение, документация и инвентаризация.

Стр 1 из 4Следующая ⇒

Тема 7. Первичное наблюдение, документация и инвентаризация.

1. Понятие и место первичного наблюдения в бухгалтерском учете.

2. Документация, ее сущность и значение. Виды бухгалтерских

документов и их классификация.Требования, предъявляемые к документам.

Реквизиты документов.

3. Проверка документов и их обработка.Сроки хранения документов.

4. Документооборот и его организация.

5. Инвентаризация как способ первичного наблюдения и

документирования результатов хозяйственных действий. Виды

инвентаризаций. Порядок проведения и оформления их результатов.

Выявление результатов инвентаризации и их отражение в учете.

Понятие и место первичного наблюдения в бухгалтерском учете.

Наблюдениеявляется важнейшим элементом метода бухгалтерского учета.

Его цель — убедиться в том, что объекты бухгалтерского учета действительно изменились, и зафиксировать эти изменения по количеству, качеству, стоимости и т. д.

Известны два приема первичного наблюдения: документация и инвентаризация.

Документация — строго регламентированное отражение данных об изменениях в составе имущества и обязательств предприятия под влиянием хозяйственных операций на информационных носителях стандартной формы

С помощью документации работники бухгалтерии имеют возможность отслеживать и контролировать хозяйственные операции прямо, непосредственно, а также опосредованно с участием должностных лиц, за которыми, на основе договора, закреплена полная материальная ответственность по сохранности и целевому использованию того или иного вида имущества предприятия. Эти должностные лица называются материально ответственными лицами (МОЛ).

Непосредственное документальное наблюдение осуществляется бухгалтером, когда он калькулирует себестоимость выпущенной предприятием продукции, рассчитывает прибыль, амортизацию основных средств, налоги и т. д.

Опосредованное наблюдение бухгалтер ведет на основании документов, выписываемых материально ответственными лицами при совершении хозяйственных операций.

Вся система первичного наблюдения работает по принципу: «Каждая хозяйственная операция оформляется документом, на основании которого делается вывод о том, что имущество или обязательства предприятия действительно изменились. Если документ отсутствует, значит изменений не произошло». Однако такой подход к организации учета на предприятии не дает полной гарантии того, что операций действительно не было или, наоборот, они имели место. Речь идет не только о возможных ошибках в оформлении документов, но и о так называемом «недокументированном» изменении в имуществе предприятия (например, в результате хищений материальных ценностей; уменьшения их количества при хранении из-за физико-химических процессов: усушки, утруски и т. д). Поэтому, кроме документации используют другой прием бухгалтерского учета — инвентаризацию.

Инвентаризация позволяет сопоставить и отрегулировать учетные данные об имуществе (обязательствах) в соответствии с их фактическим наличием.

Документация, ее сущность и значение. Виды бухгалтерских

Документов и их классификация. Требования, предъявляемые к

Документам. Реквизиты документов.

Документация, ее сущность и значение.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без оформления ее соответствующими документами.

Как элемент метода бухгалтерского учета документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных.

Документ (дословно «образец», «доказательство») - это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось.

Сфера применения документов на предприятии велика. Они используются для управленияфинансово-хозяйственной деятельностью.

· На основании документов осуществляется предварительный, текущий

и последующий контрольза сохранностью средств собственника и

экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.Предварительный контрольосуществляет управленческий персонал:

технолог — при установлении лимитов отпуска материалов со склада в

производство; директор и главный бухгалтер - при подписании документа,

содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйственной

операции.

Текущий контрольсовершается в момент совершения хозяйственной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мастер - количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.

Последующий контрольосуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответственных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, аудиторских и прочих проверок.

· Документы имеют важное практическое, юридическое, контрольно-

аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение заключается в том, что они являются доказательством, подтверждающим достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета.

Юридическое(правовое) значение документов проявляется в том, что они имеют доказательную силу, подтверждая факт совершения хозяйственной операции или правильность записи в бухгалтерском учете.

Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении контроля.

Организационно-управленческое значение документов– являются основным поставщиком оперативной информации, для принятия управленческих решений.

Экономическое значение документов в том, что они играю роль в укреплении хозяйственных расчетов в организации.

Требования, предъявляемые к документам. Реквизиты

Документов

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов,

регламентируют Законом о бухгалтерском учете и отчетности Республики

Беларусь.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в

нем были все сведения, необходимые для исчерпывающего представления о

совершенной операции, а также обладать доказательной силой.

Эти сведения являются составными элементами документа и

называются его реквизитами.

К числу реквизитов, обязательных для каждого вида документов,

относятся:

- название документа и его номер;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной операции и основание ее осуществления;

- измерители операции в натуральном и денежном выражении;

- должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответственных за

совершение операции и правильность ее оформления.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участвовавших

в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление

документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от

особенностей хозяйственной операции возможно наличие и других

реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в

бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально

ответственных лиц.

Проверка документов и их обработка. Сроки хранения

Документов.

Проверка документов.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме и по

существу.

В ходе формальнойпроверки бухгалтер обращает внимание на наличие

в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц,

участвовавших в составлении документа, арифметическую проверку точности

произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не

оговоренных исправлений (для некоторых видов документов, например для

кассовых, банковских, недопустимы любые исправления).

Проверка по существупредполагает установление законности и

экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также за

правильность его составления несут ответственность лица, подписавшие

документ.

Документы, составленные с нарушением установленных требований,

не имеют юридической силы и, следовательно, не могут служить основанием

для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально

ответственным лицам для дооформления (переоформления), либо (если в ходе

проверки обнаружатся подделка реквизитов, другие злоупотребления)

оставляют в бухгалтерии и немедленно сообщают руководителю предприятия

для привлечения виновных к ответственности.

Обработка документов.

Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская

обработка первичных документов. Она объединяет такие приемы, как:

- группировку документов— деление их на пачки по тем или иным признакам:

объектам учета, времени совершения операций виду операций;

- расценкуприведенных в документах трудовых или натуральных величин —

таксировку документов(например, в документах, которыми оформлена

передача материалов со склада предприятия в производственный цех,

проставляют цены и умножают их на количество отпущенных материалов);

- контировкуосуществляют путем проставления на каждом документе

корреспондирующих счетов — бухгалтерских проводок.

Информация из обработанных первичных документов переносится в

учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется

отчетность предприятия.

Хранение документов.

До окончания финансового года все документы находятся на текущем

хранении в бухгалтерии предприятия. После составления годовой отчетности

первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят

переплетенными, в виде книг.

Выдача документов из архива производится только с разрешения главного

бухгалтера предприятия, изъятие документов — на основании письменного

запроса судебно-следственных органов. На место изъятых документов

прикладываются их копии.

Для каждого вида документов законодательно установлены свои сроки

хранения. Например, оправдательные документы и ведомости должны

храниться не менее 3 лет; акты документальных ревизий, проверок

государственных органов, главные книги -не менее 5 лет; лицевые счета

работников по заработной плате — не менее 5 лет и т. д. По истечении этих

сроков наиболее важные документы передаются для хранения в специальные

государственные архивы; остальные - как утильсырье реализуются

специальной заготовительной организации.

Инвентаризаций.

Инвентаризация - это проверка фактического наличия имущества предприятия (или его обязательств) и их соответствия учетным данным. Различают плановые и внеплановыеинвентаризации, а по полноте охвата средств предприятия — полные и частичные.

Периодичность и сроки проведения инвентаризации зависят от вида материальных ценностей и устанавливаются в соответствии с действующим законодательством руководителем предприятия. В начале финансового года главный бухгалтер составляет график проведения инвентаризации имущества, имеющегося на предприятии. При этом учитывается информация о датах планируемого ухода в отпуск материально ответственных лиц, их стаж работы в занимаемой должности, результаты предыдущих инвентаризаций. График проведения инвентаризации утверждается руководителем предприятия и хранится в сейфе главного бухгалтера, является секретной информацией.

· Инвентаризации, проводимые в течение финансового года на основании

такого графика (например, перед составлением годового финансового отчета; при уходе в отпуск материально ответственного лица и т. д.) называются плановыми.

· Внеплановыеинвентаризации, как правило, невозможно предвидеть, а

значит и заранее запланировать на конкретную дату. К ним относят

инвентаризации, проводимые по распоряжению руководителя предприятия

или вышестоящих органов:

- при смене руководителя или главного бухгалтера предприятия;

- по требованию ревизора или аудитора, проводящих документальную

проверку;

- по требованию судебно-следственных органов или других государственных

органов;

- после хищений (или поступления информации об их совершении);

- после стихийных бедствий (наводнения, пожара и т. д.).

· При полной инвентаризациипроверяют все без исключения виды

имущества и обязательств предприятия. Ее проводят не реже одного раза в год,

как правило, перед составлением годового финансового отчета. Среднее

предприятие обладает достаточно большим количеством самых

разнообразных видов имущества. Проверить их фактическое наличие

одновременно за несколько дней силами персонала самого предприятия

невозможно.

Поэтому в инструкции установлены следующие сроки:

- инвентаризация основных средств, нематериальных активов капитальных

вложений, материальных ценностей может быть начата не ранее 1 ноября;

- денежные средства в кассе, на расчетном счете, расчеты с покупателями и

заказчиками, поставщиками и подрядчиками - по состоянию на 1 декабря.

При частичной инвентаризациипроверяют какой-либо один вид

имущества (или обязательств) предприятия: только материалы на складе или

только наличие денег в кассе и т. д.

По методу проведения инвентаризации бывают:

- натуральные – состоят в определении количества объектов;

- документальные – в проверке документального подтверждения наличия

объектов.

По целям проведения:

- вступительные – проводятся сразу после создания организации для

получения начальных данных бухгалтерского учета;

- текущие – по распоряжению руководителя (графику, переоценке...);

- ликвидационные – при ликвидации или реорганизации предприятия.

5.2. Порядок проведения и оформления их результатов. Выявление