Виды бухгалтерских документов и их классификация.

Для отражения различных сторон хозяйственной деятельности на предприятии применяются самые разнообразные формы и виды документов. Правильному составлению документов и использова­нию в учете помогает их классификация.

· По назначениюдокументы делятся на: распорядительные,

оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительныедокументы содержат распоряжение о выпол­нении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику от­пуска и т. д.). В них нет информации, подтверждающей факт совер­шения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.

Оправдательные (или исполнительные) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ор­дер и т. д.).

Документы бухгалтерского оформлениясоставляются бухгалте­ром для упрощения и технической подготовки к дальнейшему от­ражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т. е. без распорядительных или оправдательных доку­ментов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет зара­ботной платы работникам за время отпуска и т. д.).

Комбинированные документысодержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных ра­нее. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

· По месту составлениядокументы делятся на внешние и внут­ренние.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет пос­тавщика).

Внутренниедокументы составляются должностными лицами са­мого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и рас­ходные кассовые ордера и т. д.).

· По порядкусоставлениядокументы делятся на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершив­шуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассо­вые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требо­вания, платежные поручения и т. д.).

Сводныедокументы составля­ют на основании нескольких ранее оформленных первичных доку­ментов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счет; авансовый отчет и т. д.).

· По способу использования и по охвату хозяйственных операцийдо­кументы

делятся на разовые и накопительные.

Разовыедокументы применяют для регистрации одной или нес­кольких

операций, записываемых в документ одновременно (при­ходные и расходные

кассовые ордера; накладные и т. д.).

Накопи­тельныедокументы применяют для регистрации однородных

опе­раций, периодически повторяющихся в течение определенного пе­риода:

недели, декады, месяца. Их использование значительно сокращает количество

выписываемых документов, упрощает тех­нику их обработки.

· По количеству отражаемых объектов (позиций)документы де­лятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (или однострочные)документы отражают хо­зяйственную операцию, затронувшую один вид материальных цен­ностей, запись в них делается одной строкой.

Многопозиционные (или многострочные)документы отражают хозяйственную опера­цию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, за­пись в них делается несколькими строками (позициями).

· По степени использования вычислительной техникидля выписки

документов они подразделяются на выписываемые от руки и с по­мощью ЭВМ.

· По виду носителей информациидокументы делятся на бумажные,

выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде

электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках,

лентах и т. д.

 

Требования, предъявляемые к документам. Реквизиты

Документов

 

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению до­кументов,

регламентируют Законом о бухгалтерском учете и отчет­ности Республики

Беларусь.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в

нем были все сведения, необ­ходимые для исчерпывающего представления о

совершенной операции, а также обладать доказательной силой.

Эти сведения яв­ляются составными элементами документа и

называются его рек­визитами.

К числу реквизитов, обязательных для каждого вида до­кументов,

относятся:

- название документа и его номер;

- дата и место составления;

- содержание хозяйственной операции и основание ее осу­ществления;

- измерители операции в натуральном и денежном выражении;

- должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответствен­ных за

совершение операции и правильность ее оформления.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участво­вавших

в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление

документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от

особенностей хозяйственной операции возмож­но наличие и других

реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в

бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями ма­териально

ответственных лиц.

 

 

Проверка документов и их обработка. Сроки хранения

Документов.

Проверка документов.

 

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме и по

существу.

В ходе формальнойпроверки бухгалтер обращает вни­мание на наличие

в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц,

участвовавших в составлении доку­мента, арифметическую проверку точности

произведенных в доку­менте расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не

оговоренных исправлений (для некоторых видов документов, например для

кас­совых, банковских, недопустимы любые исправления).

Проверка по существупредполагает установление законности и

экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также за

правильность его составления несут ответственность ли­ца, подписавшие

документ.

Документы, составленные с нарушением установленных требова­ний,

не имеют юридической силы и, следовательно, не могут слу­жить основанием

для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально

ответственным лицам для дооформле­ния (переоформления), либо (если в ходе

проверки обнаружатся подделка реквизитов, другие злоупотребления)

оставляют в бухгал­терии и немедленно сообщают руководителю предприятия

для привлечения виновных к ответственности.

 

Обработка документов.

 

Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская

обработка первичных документов. Она объединяет такие прие­мы, как:

- группировку документов— деление их на пачки по тем или иным признакам:

объектам учета, времени совершения операций виду операций;

- расценкуприведенных в документах трудовых или натураль­ных величин —

таксировку документов(например, в документах, которыми оформлена

передача материалов со склада предприятия в производственный цех,

проставляют цены и умножают их на ко­личество отпущенных материалов);

- контировкуосуществляют путем проставления на каждом до­кументе

корреспондирующих счетов — бухгалтерских проводок.

Информация из обработанных первичных документов перено­сится в

учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется

отчетность предприятия.

 

Хранение документов.

 

До окончания финансового года все документы находятся на текущем

хранении в бухгалтерии предприятия. После составления годовой отчетности

первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят

пере­плетенными, в виде книг.

Выдача документов из архива производит­ся только с разрешения главного

бухгалтера предприятия, изъятие документов — на основании письменного

запроса судебно-следственных органов. На место изъятых документов

прикладываются их копии.

Для каждого вида документов законодательно установ­лены свои сроки

хранения. Например, оправдательные документы и ведомости должны

храниться не менее 3 лет; акты документаль­ных ревизий, проверок

государственных органов, главные книги -не менее 5 лет; лицевые счета

работников по заработной плате — не менее 5 лет и т. д. По истечении этих

сроков наиболее важные до­кументы передаются для хранения в специальные

государственные архивы; остальные - как утильсырье реализуются

специальной за­готовительной организации.

 

 

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: