Учет расчетов с подотчетными лицами.

Для учета денежных средств, выданных под отчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и опе­рационные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пас­сивный счет 71 " Расчеты с подотчетными лицами".

Денежные средства выдаются под отчет в соответствии с Правилами веде­ния кассовых операций в Республике Беларусь.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командиро­ванным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными команди­ровками, может быть произведена за счет возврата средств, ранее выданных, на эти цели и хранящихся в кассе субъекта хозяйствования в пределах установленного лимита остатка кассы. Под отчет суммы, выдаются на основании оформленного расход­ного кассового ордера.

Порядок выдачи наличных денег под отчет заключается прежде всего в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие хозяйственно-операционные расходы.

В исключительных случаях допускается использование личных денеж­ных средств физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интере­сах субъекта хозяйствования на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъек­тами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Субъекты хозяйствования выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размере и на сроки, определяемые руко­водителями, но не более предельного размера, установленного обслуживаю­щим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Бела­русь и на сроки:

— не более 3-х рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения субъекта хозяйствования, предпринима­теля с применением наемного труда;

— не более 10-ти рабочих дней на хозяйственно-операционные расходы, производимые вне места расположения субъектов хозяйствования, предпри­нимателя с применением наемного труда;

— до 30-ти рабочих дней в сумме, не превышающей размера одной минимальной заработной платы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию субъекта хозяйствования отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неис­пользованные деньги.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изго­товления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассо­вый чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру формы № КО-1 с приложением к ним копии товарного чека, квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные до­кументы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пун­кта назначения, наименования предприятия (организации), куда командиру­ется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командиро­ванному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью. При этом срок команди­ровки работника определяется нанимателем и не может превышать 30 кален­дарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока коман­дировки допускается с разрешения-нанимателя не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляе­мых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы. Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприя­тиях (организациях) регистрируются в специальных журналах.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самоле­та, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной рабо­ты командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного сред­ства в место постоянной работы. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, не­обходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий (организаций), в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни произво­дится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя пред­оставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибы­тия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

Направление в командировку работника, работающего по совместитель­ству, допускается в свободное от основной работы время (при представлении подтверждения с основного места работы) или в случае направления в ко­мандировку одновременно по основной и совмещаемой работе.

За командированным работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время на­хождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зар­платы командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

При командировке лица, работающего по совместительству, средний за­работок ему сохраняется на том предприятии, которое его командировало. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещае­мой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям (работам), а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими предприятиями по соглашению между ними.

После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчи­тывается о проделанной работе во время командировки и использовании по­лученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с от­метками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначе­ния, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жило­го помещения, фактических расходах по проезду и др.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответ­ствии с действующим порядком.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций) и других доку­ментов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение), без представления подтверждающих документов — по нормам, утвержден­ным Министерством финансов Республики Беларусь. Когда в стоимость но­мера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначе­ния, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стои­мость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70 % от установленной нормы.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются ко­мандированным работникам лишь в случае, когда они производились в ин­тересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанимате­лем.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных проездных доку­ментов (включая страховые платежи и комиссионный сбор). Командирован­ному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. В исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района, плата за проезд без представления проездных документов с разрешения нанимателя может быть компенсирова­на по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расхо­ды по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Рас­ходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещают­ся командированным работникам при проезде к месту командировки и об­ратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления под­тверждающих документов.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в ко­мандировке по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

При командировании работников на незначительное расстояние от посто­янного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвра­щаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий тран­спортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходи­мости создания работнику условий для отдыха.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационар­ном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служеб­ного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работ­нику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и об­ратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командиро­ванного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

За время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособ­ности, и эти дни не включаются в срок командировки.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по най­му жилого помещения за эти дни не возмещаются.

При командировках за рубеж расходы до момента пересечения границы Республики Беларусь и обратно возмещаются в установленном порядке. Для оплаты проезда от границы и обратно до границы, за гостиницу в стране пребывания и на личные расходы (суточные) в обслуживающем предприятие учреждении банка командированному работнику деньги обмениваются на иностранную валюту. Валютные средства выдаются в размерах, установ­ленных нормами командировочных расходов в иностранной валюте, утвер­жденными Минфином, оплата сверх норм производится из чистой прибыли.

Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласо­ванию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Сданный командированным авансовый отчет с приложенными оправда­тельными документами проверяется бухгалтерией и утверждается главным бухгалтером предприятия. Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приве­денной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов.

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неис­пользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из зара­ботной платы работников в установленном порядке.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по сче­ту 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбини­рованным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сум­ме отводится в журнале-ордере одна строка.

 

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: