Режимы работы и отображения документов

 

Microsoft Word предоставляет возможность просмотра и работы с документом в одном из семи режи-мов.

В обычном режиме (Normal) представляется только основная часть документа, а колонтитулы, сноски, фон не отображаются. Границы страниц представляются в виде линий из точек. Этот режим удобен для ввода, редактирования и форматирования текста, когда дополнительные элементы оформления могут только помешать работе.

Режим Web-документа (Web Layout) наиболее подходит для созданияWeb-страниц(то есть докумен-тов в формате HTML) и документов, предназначенных для просмотра на экране. В этом режиме ото-бражается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне обозревателя Web.

В режиме разметки страницы (Print Layout) документ отображается на экране точно в таком виде, вкотором он будет выведен на принтер. Этот режим удобен для редактирования колонтитулов полей, сносок, а также работы с колонками.

 

Режим структуры (Outline) позволяет увидеть структуру документа, а также реорганизовывать текст, перетаскивая заголовки. В режиме структуры допустимо сворачивать документ, оставив только заго-ловки, или разворачивать его, отобразив как заголовки, так и основной текст. При переходе в режим структуры на экране отображается дополнительная панель инструментов Структура (Outline), облег-чающая навигацию по документу и управление его областями.

 

Переключаются между описанными четырьмя режимами можно посредством кнопок, расположенных в левой части горизонтальной полосы прокрутки. Или выбирать из меню Вид (View).

 

Меню Вид (View) открывает также доступ к пятому режиму просмотра, который называется Схема до-кумента (Document Map). В этом режиме в левой области окнаWordоткрывается вторая панель, гдеотображается структура документа, а в правой — сам документ. Режим " Схема документа" сочетает удобства режима разметки и режима структуры. Его хорошо использовать для быстрого перемещения по документу и определения местонахождения в нем.

 

Режим предварительного просмотра (Print Preview) дает возможность увидеть как документ будет вы-глядеть на бумаге. От режима разметки он отличатся тем, что не позволяет вводить и редактировать текст.

 

Режим предварительного просмотра Web-страниц (Web Page Preview) позволяет увидеть, как доку-

мент будет отображаться в окне обозревателя Web.

Управление документами

Основными действиями с файлами (документами) являются:

- создание нового документа;

- открытие существующего документа;

- сохранение документа;

- удаление документа.

Существует несколько типов документов Word: обычный документ, Web-страница, сообщение элек-тронной почты, шаблон. Создание нового документа выполняется с помощью команды Создать меню Файл. По этой команде открывается окно, в котором на нескольких вкладках размещены значки раз-личных документов. Если требуется создать самый обычный документ, то надо щёлкнуть но значку Но-вый документ на вкладке Общие, в группе Создать включить переключатель Документ и щёлкнуть покнопке ОК. Такой же результат даёт один-единственный щелчок по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. Таким образом, окном Создание документа целесообразно пользоваться при от-крытии документов, основанных на шаблонах, отличных от стандартного.

Открытие документа удобно выполнять с помощью списка, расположенного в нижней части меню Файл. В списке сохраняются имена документов, открывавшихся последними. Если щёлкнуть по строке

 

с именем, то автоматически будет выполнен поиск и открытие указанного файла при условии, что он не был удален или перемещён в другое место. Управление списком открывавшихся файлов выполняется на вкладке Общие диалогового окна Параметры. Для задания списка устанавливается флажок Помнить список из и в поле ввода задаётся длина списка(от1до9).

 

Стандартным способом открытия документа является использование окна диалога Открытие докумен-та. Это окно появляется по команде Файл-Открыть или при щелчке по кнопке Открыть на панели инструментов Стандартная. Для открытия документа необходимо укачать место его хранения и имя. Путь доступа к файлу документа выбирается в поле Папка. Имя документа можно задать одним из сле-дующих способов:

 

- отметить документ в списке (щелчком мышью или переместившись на нужную строку клавиша-ми управления курсором) и щёлкнуть по кнопке Открыть;

- отметить документ в списке и нажать на клавишу Enter;

- дважды щелкнуть мышью по строке с именем нужного файла;

- записать имя (первые буквы имени) в поле ввода Имя файла и нажать на клавишу Enter (щёлк-нуть по кнопке Открыть).

Если в папках много файлов, то целесообразно предварительно задать тип файла, выбрав его из раскры-вающегося списка. В этом случае будут видны только файлы указанного типа. Если файл документа от-сутствует, то, возможно, его тип не соответствует указанному в поле Тип файла. Для вывода всех имён файлов надо в поле Тип файла выбрать Все файлы(*.*).

Сведения о файлах в окне Открытие документа можно представить разными способами: в виде спи-

 

ска, в виде таблицы (более подробные разными способами: в виде списка, в виде таблицы (более под-робные сведения), значениями свойств или собственно текстом. Желательную форму отображения ин-формации пользователь выбирает из списка Представления. Предварительный просмотр текста замед-ляет работу, но в некоторых ситуациях бывает очень полезен. При большом количестве файлов поиск нужного файла облегчает предварительная сортировка по заданному критерию: по имени, по типу, по размеру или по дате.

 

Кроме того, в окне Открытие документа предусмотрено выполнение основных операций с файлами: поиск, удаление, печать, переименование. Доступ к этим операциям открывает кнопка Сервис. При же-лании можно даже создать новую папку (кнопка Создать папку).

 

В процессе загрузки выбранного документа Word открывает для него окно, которое называет именем открытого файла.

Завершив работу с документом, его надо сохранить в файле на диске. Для сохранения документа под тем же именем достаточно задать команду Файл - Сохранить или нажать кнопку Сохранить на панели инструментов. Дополнительные возможности по изменению параметров сохранения предоставляет ко-манда Сохранить как меню Файл, открывающая окно Сохранение документа. В этом окне можно ука-зать расположение, имя и тип сохраняемого файла документа. При первом сохранении документа Word всегда открывает диалоговое окно Сохранение документа, чтобы пользователь мог ввести имя вновь созданного файла, указать его местоположение и выбрать тип.

 

Редактор Word позволяет установить режим автоматического сохранения документа. Для этого надо выполнить команду Сервис-Параметры и в появившемся диалоговом окне на вкладке Сохранение ус-тановить флажок Автосохранение каждые и в поле справа ввести интервал в минутах. В режиме авто-сохранения через указанный интервал будут сохраняться все открытые документы. Периодическое со-хранение файла позволяет восстановить документ после сбоев или внезапных отключений электропита-ния. Не следует устанавливать короткий интервал автосохранения, так как это может замедлить работу с документами. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять документ обычным способом при его закрытии.

Другими полезными возможностями редактора являются автоматическое создание резервной копии и быстрое сохранение. Резервная копия создаётся при каждом сохранении документа и представляет со-бой его предыдущую версию. Резервное копирование позволяет иметь как текущее состояние докумен-та, так и сведения, сохранённые ранее. Имея резервную копию можно восстановить данные после по-вреждения или случайного удаления основного документа.

 

В режиме быстрого сохранения документа сохраняются только внесённые в документ изменения. Это занимает меньше времени, чем полное сохранение файла, но требует больше места на диске. Быстрое сохранение полезно использовать при работе с большими документами, полное сохранение которых за-нимает очень много времени.

 

Полное сохранение документа необходимо выполнять в следующих случаях:

- после внесения окончательных изменений;

- перед передачей другим пользователям;

- перед преобразованием в другой формат;

- перед переносом текста в другой документ;

- перед началом операций, требующих большого объёма памяти.

 

Следует помнить, что резервные копии создаются только при полном сохранении. Нужные режимы со-хранения задаются соответствующими переключателями на вкладке Сохранение диалогового окна Па-раметры.

 

14.Текстовый процессор Microsoft Word: технология создания электронного документа, ввод и редактирование текста, форматирование и оформление документа.

 

Технологии создания электронных документов в среде MS Word Создание документа и печать.

Создание документа:

– Ввод текста, таблиц, графических объектов;

 

– Редактирование текста;

– Форматирование и оформление документа. Печать документа:

– Подготовка к печати;

 

– Печать документа.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: