Табличный процессор MS Excel. Функциональные возможности. Типы данных, формулы, функции. Значения ошибок.

Назначение и функциональные возможности.

 

Microsoft Excel –одно из наиболее популярных приложенийMicrosoft Office.Используется в работеспециалистами различного профиля (экономистами, финансистами, бухгалтерами, статистиками, инже-нерами, аналитиками и др.).

 

Microsoft Excel широко применяется для автоматизации бухгалтерского учета.Документы расчетногохарактера переводятся в электронную форму, сохраняются как шаблоны для многократного использо-вания. Microsoft Excel поддерживает электронный документооборот, обеспечивая создание, описание, поиск и хранение документов сложной структуры, взаимосвязь комплектов расчетных документов. В Microsoft Excel создаются приложения бухгалтерского учета, обеспечивающие подготовку первичных учетных данных и анализ результирующей информации.

Microsoft Excel:

– является идеальной средой для выполнения вычислений различной сложности и без особых затрат на программирование;

– обеспечивает хранение и обработку больших массивов информации типа реляционных баз дан-ных;

 

– включает развитый математический аппарат и специальные технологии статистического анализа;

– содержит графические средства представления и анализа данных.

Microsoft Excel доступен пользователям различной квалификации–от начинающих пользователей допрофессиональных программистов.

 

Конечные пользователи, как правило, ограничиваются заполнением таблиц и вводом простейших фор-мул. Используют в работе систему меню приложения.

Профессиональные пользователи решают задачи моделирования и анализа данных, создают простые пользовательские приложения. Используют все средства Microsoft Excel: набор встроенных функций, стандартные надстройки, средства интеграции данных, функций обработки других программных средств (приложений Microsoft Office).

Профессиональные программисты с помощью инструментальных средств (язык программирования Vis-ual Basic for Application) создают пользовательские приложения и специальные надстройки Microsoft Excel, обеспечивающие высокий уровень автоматизации обработки информации.

Данные, формулы, функции. Значения ошибок.

Типы данных, которые можно вводить в ячейку.

 

В ячейки электронной таблицы можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы делятся на три основные категории: числа, текст, дата и время.

Текст используют для пояснения содержания данных других ячеек, в основном чисел. Числа являются основными данными электронных таблиц. Используются в формулах.

 

Форматы чисел.

Числовые данные в Microsoft Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию это Общий формат. Сама система определяет, в каком виде отображать число.

Microsoft Excel предоставляет следующие форматы для числовых данных:

 

Числовой –позволяет изменить число десятичных знаков(цифр после десятичной точки), установитьразделитель групп разрядов, способ вывода отрицательных чисел.

Денежный –задает число десятичных знаков, способ отображения отрицательных чисел, отображениеденежных единиц.

 

Финансовый –устанавливает выравнивание денежных величин по десятичной точке, задает число де-сятичных знаков, отображение денежных единиц.

Процентный –этот формат отображает число умноженное на100со знаком%и определяет число де-сятичных знаков. 0, 1=10% Дробный –выводит число в одном из9-и форматов. 0, 3333=1/3

 

Экспоненциальный (научный) –число отображается в виде:

aEb, где a – мантисса, b – порядок, a10^b. Используется для представления чисел с плавающей десятич-

ной точкой. Например: 123=1, 23*10², в Microsoft Excel 1, 23E+02.

Текстовый формат -отображения чисел, как текста используется.Есть более простой способ пред-ставления чисел в виде текста, ввести `– апостроф перед числом, `01.

Для отображения даты и времени в списке числовых форматов содержатся две категории: Время – представляет время в одном из восьми форматов и Дата – представляет дату в одном из 12 форматов. Пользовательский формат. Microsoft Excelпредоставляет возможность создания пользовательскихформатов, используя встроенные форматные коды.

Формулы. Основные сведения.

Вычисления в таблицах выполняются с помощью формул. Формула начинается со знака равенства " = ".

 

Формула состоит операторов и операндов.

В зависимости от используемых операторов формулы (выражения) можно разделить на три группы:

 

- арифметические выражения: операторы +, -, *, /, ^; % (вычисление процента)

- логические выражения: операторы <, >, < =, > =, < >, =;

- текстовые & (амперсанд) – объединение текстовых данных, константы указываются в двойных кавычках.

Операндами формулы могут быть: константа(число, дата, логическая константа или текст), ссылка наячейку, встроенная функция, диапазон ячеек, имя ячейки или диапазона.

 

Ссылка на ячейку или группу ячеек–способ, которым указывается конкретная ячейка или несколькоячеек. Ссылка на отдельную ячейку – ее адрес. Значение пустой ячейки равно нулю. Ссылки на ячейки бывают двух типов:

относительные –ячейки обозначаются относительным смещением от ячейки с формулой(например:

F7 ).

абсолютные –ячейки обозначаются координатами ячеек в сочетании со знаком $ (например: $F$7 ).

Комбинация предыдущих типов – смешанные (например: F$7, $F7 ).

При копировании и перемещении формул с относительными ссылками, координаты ячеек аргументов изменяются автоматически. Например, при копировании формулы =А1+А2 из ячейки А3 в ячейку В3 ее содержимое изменится на =В1+В2. Эта формула как и ранее вычисляет сумму двух ячеек слева от ячей-ки с формулой. При копировании ячеек, содержащих формулы с абсолютными ссылками, адреса ячеек-аргументов не изменяются. На рисунке показано как будет выглядеть формула, содержащая относи-тельные, абсолютные и смешанные ссылки при выполнении копирования (или перемещения) влево, вправо, вверх и вниз.

 

 

Результатом выполнения формулы есть некоторое новое значение, содержащееся в ячейке, где находит-ся формула.

Порядок вычислений определяется обычными математическими законами:

1. функция;

 

2. возведение в степень, ^;

3. умножение или деление, по порядку;

4. сложение или вычитание, по порядку.

Для изменения порядка вычисления в формуле используют скобки ().

Примеры формул:

	a + b	: =(A1+B1)/(C1-D1)	ab	: =A1*B1/(C1*D1)
	c - d	cd
Функции Microsoft Excel

Функциями в Microsoft Excel называют объединения нескольких вычислительных операций для реше-ния определенной задачи. Функции в Microsoft Excel представляют собой формулы, которые имеют один или несколько аргументов. Аргументами функции могут быть: константы (числа), диапазон ячеек, ссылка на ячейку, другая функция ( вложенная функция, допустимо 7 уровней вложенности), формула (выражение), имя ячейки (диапазона ячеек).

Функции:

– упрощают формулы;

– выполняют вычисления, которые невозможно реализовать с помощью формул;

 

– ускоряют процесс редактирования.

Примеры.

1. Найти среднее значение 10-ти чисел находящихся в ячейках диапазона A1: A10. =(A1+A2+…+A10)/10 или =СРЗНАЧ(A1: A10).

 

2. Найти наибольшее (наименьшее) значение в ячейках диапазона A1: D100: =МАКС(A1: D100) или МИН(A1: D100).

3. В списке состоящем из 300 фамилий, введенных в виде “ИВАНОВ И.И.” заменить на Иванов И.И.: =ПРОПНАЧ(A1).

 

В состав Microsoft Excel 2000 входит более 300 (329) функций. Если этого недостаточно можно попол-нить список Пользовательскими функциями, созданными на языке VBA.

Синтаксис функции.

=имя(аргументы).

 

Аргументы функции разделяются –; (возможно -, ). Аргументом функции может быть

 

- константа (число или текст);

 

- диапазон ячеек;

- ссылка на ячейку;

- формула;

- другая функция (вложенная функция). Функция может:

не имееть аргументов (без агрументов) =СЕГОДНЯ() или ПИ(); иметь один аргумент

 

=ПРОПНАЧ(текст) или SIN(число); иметь фиксированное число аргументов

 

=ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь); иметь произвольное число аргументов =СРЗНАЧ(число1; число; …; числоn)

иметь необязательные аргументы

 

=ВПР( искомое_значение; табличный_массив; номер_индекса_столбца; интервальный_просмотр)

Категории функций

Для упрощения поиска, функции разделены на категории: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений, информационные.

 

Сообщения об ошибках

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообще-ние об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вме-сто этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке. Значение сообщений об ошибках следующее:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не распознает имя, используемое в формуле;

#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

 

#Н/Д –такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустуюячейку;

 

#ПУСТО! –неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек; #ССЫЛКА! –в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента.

 

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: