Средства представления, обработки и анализа данных в MS Excel.

 

Представление данных

Для представления данных MS Excel предлагает пользователю два средства: в табличном и графиче-ском виде (электронную таблицу и график или диаграмму).

Электронная таблица, формируемая на рабочем листе, кроме простого ввода данных и автоматиче-ского расчета по формулам, может быть оформлена таким образом, что её восприятие значительно уп-ростится. Для этого предлагается:

- средства форматирования символов: шрифты, начертание, цвет;

- размещение данных в ячейках: выравнивание, ориентация;

- объединение ячеек;

- выделение области таблицы линиями и заливкой;

- форматирование чисел;

- условное форматирование, для выделения данных удовлетворяющих определенному критерию. Табличное представление данных обладает одним недостатком – наглядность в задачах поиска законо-мерностей. Именно наглядность является основным достоинством представление данных в графиче-ском виде.

 

Деловая графика (графики и диаграммы)создается с помощью программыMicrosoft Graph, котораяможет вызываться из различных приложений Microsoft Office. Но наиболее часто деловая графика используется для представления и анализа данных, находящихся таблицах Microsoft Excel. Возможности построения графиков и диаграмм в Microsoft Excel относятся к числу наиболее сильных сторон данного приложения. С помощью деловой графики Microsoft Excel можно:

 

– визуализировать данные электронных таблиц;

– выполнять статистическую обработку данных;

 

– прогнозировать значения показателей;

– визуально подбирать параметры моделей.

Microsoft Excel предоставляет: удобное средство для построения графиков и диаграмм – Мастер диаграмм, возможность, наилучшим образом, с точки зрения поставленной задачи, представить

 

числовые данные – множество разнообразных стандартных(14) и нестандартных (20), плоских и объемных графиков и диаграмм.

Обработка данных

Обработка данных включает ряд операций характерных для баз данных – сортировка, выборка, поиск. База данных в MS Excel называется списком. Список можно сортировать, фильтровать, группировать и рассчитывать итоги, объединять (выполнять консолидацию данных). Кроме того для обработки списков можно использовать функции категории “Работа с базой данных”.

Список —это упорядоченный набор данных.Обычно список состоит из строки заголовков(описанияданных) и строк данных, которые могут быть числовыми или текстовыми. Список можно считать табличной базой данных, чем он, в сущности, и является.

В Excel есть несколько средств, предназначенных для обработки списков. Они могут быть использованы для самых разных целей. Для одних пользователей список — это способ простого хранения набора данных, другие используют его для хранения таких данных, которые должны быть включены в итоговый отчет.

Операции, которые обычно выполняются над списками:

- Ввод данных в список.

- Фильтрация списка для выборочного отображения строк (по определенному критерию).

- Сортировка списка.

- Вставка формул для подведения промежуточных итогов.

- Создание формул для вычисления результатов в списке, отфильтрованном по определенным критериям.

- Публикация списка на узле SharePoint для совместной работы с другими пользователями.

- Создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка.

Работа со списком с помощью форм

Формы позволяют упростить работу по созданию и редактированию списка. К моменту использования формы структура списка должна быть сформирована.

По команде Данные→ Форма появляется диалоговое окно с названием того листа, на котором распо-ложен список, перечнем имен полей и кнопками. Кнопка Добавить позволяет начать работу по созда-нию новой записи. После того как введены поля, следует щёлкнуть по кнопке Добавить для формиро-вания следующей записи, либо щёлкнуть кнопку Закрыть ( если все записи внесены). Кнопки Вперёд и Назад используются для просмотра списка.Для удаления выведенной в форму записи используетсякнопка Удалить.

 

С помощью формы легко организовать поиск записей. Для этого надо щёлкнуть кнопку Критерии, вве-сти в нужные поля искомые значения и щёлкать кнопку Далее, пока поочерёдно не будут выведены все записи, удовлетворяющие записанным критериям. В режиме поиска можно переходить к предыдущей и последующей записям с помощью кнопок Назад и Вперёд.

Сортировка списка

 

Под сортировкой списка понимается упорядочение записей по возрастанию или убыванию. В зависи-мости от содержимого поля, по которому задана сортировка (текст, числа, даты), записи располагаются в алфавитном, числовом или хронологическом порядке. Кроме того, предусмотрена сортировка в по-рядке, указанном пользователем.

Сортировка может производиться по содержимому одного, двух или трех полей одновременно. Причем в каждом поле может быть указан свой (убывающий или возрастающий) порядок сортировки. Если для выполнения операции выбрано содержимое трех полей, то алгоритм сортировки следующий:

 

1. записи сортируются в заданном порядке по содержимому первого поля;

2. выполняется дополнительная сортировка записей, у которых элементы по первому полю ока-зались одинаковыми (сортировка таких записей осуществляется в заданном для второго поля порядке);

 

3. происходит сортировка тех записей, у которых элементы по первому и второму полю оказа-лись одинаковыми по правилам, заданным третьим полем.

4. Если, например, задан возрастающий порядок сортировки по некоторому полю, то записи бу-дут упорядочены в соответствии с правилами:

 

5. числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного;

6. значения даты и времени будут отсортированы в порядке от наиболее раннего до наиболее позднего времени;

 

7. текст - в алфавитном порядке от А до Z, затем от А до Я;

8. текст, содержащий числа, сортируется в следующем порядке: цифры от 0 до 9, пробелы, знаки препинания, буквы от А до Z, затем от А до Я;

 

9. логические значения - сначала значения ЛОЖЬ (False), а затем значения ИСТИНА (True).

При любом порядке сортировки пустые ячейки поля размещаются в конце отсортированного списка. Фильтрации списка

 

Фильтрация применяется в случаях, когда необходимо из общего списка выбрать и отобразить на эк-ране только те записи, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Excel предоставляет пользо-вателю два способа фильтрации: с помощью автофильтра и с помощью расширенного фильтра.

 

Автофильтр позволяет быстро отфильтровать данные с заданием одного или двух простых условийотбора. Эти условия накладываются на содержимое ячеек отдельных столбцов. Расширенный фильтр рекомендуется использовать в тех случаях, когда:

- условие отбора должно одновременно применяться к ячейкам двух и более столбцов,

- к ячейкам одного столбца необходимо применить три и более условий отбора,

- в условии отбора используется значение, полученное в результате вычисления по заданной

формуле.

Подведение итогов

Пакет MS Excel позволяет подводить общие и промежуточные итоги. Для вычисления итоговых зна-чений используются функции: сумма, количество значений, среднее, максимальное, минимальное, про-изведение и простейшие статистические функции.

 

Для подведения промежуточных итогов список предварительно разбивается на группы. Общий итог оп-ределяется с применением функций, заданных для вычисления промежуточных итогов, и располагается в виде отдельной строки в конце списка.

Формирование групп осуществляется с помощью сортировки. Её выполняют по полю, по которому подводятся промежуточные итоги (при изменении значений которого предполагается вычисление ито-гов).

Сводные таблицы

Сводная таблица -это инструмент для анализа данных.При создании сводной таблицы задаются нуж-ные поля, способ организации таблицы и тип выполняемых вычислений. Результаты оформляются в ви-де таблиц и диаграмм. Сводная таблица связана с исходными данными и может обновляться автомати-чески. В качестве источника данных используются список Excel, или несколько диапазонов консолида-ции, или другая сводная таблица или внешний источник данных (например, реляционная база данных). Сводная таблица позволяет легко найти и представить в удобном виде любую информацию, содержа-щуюся в исходных данных.

Анализ данных

Microsoft Excel обеспечивает анализ данных и подготовку решений на основе экономико-математических моделей. В среде Microsoft Excel 2000 можно создавать комплексные информационные технологии для поддержки и принятия решений, основанные на компонентной архитектуре. В отдельном приложении интегрируются функции обработки различных программ в виде дополнительных пользовательских ко-манд или специальных надстроек, между компонентами поддерживаются стандартные интерфейсы. Ин-формационная технология OLE 2.0 (Object Linking and Embedded) позволяет включать в приложение Microsoft Excel объекты других приложений Microsoft Office

 

Анализ данных требует применения эффективных информационных технологий подготовки исходных данных. Для больших и регулярно формируемых; входных данных разрабатываются технологии автома-тизированного ввода данных в приложения Microsoft Excel посредством конвертирования данных, созда-ния запросов к внешним данным на базе Microsoft Query.

К стандартным технологиям анализа данных, реализуемым в Microsoft Excel относятся:

- представление исходных данных в виде списков (базы данных) Microsoft Excel для целей анализа;

- фильтрация списков (базы данных) Microsoft Excel по различным условиям;

- использование встроенных функций Microsoft Excel для формирования экономико-математических моделей;

- подбор параметров модели по заданному значению функции;

- многовариантные расчеты и анализ чувствительности модели с помощью сценариев;

- подстановка табличных значений параметров в функционал модели;

- методы математического программирования для решения оптимизационных задач;

- статистическая обработка экономической информации с помощью Пакета анализа;

- графические методы решения экономических задач и представления результатов анализа;

- агрегирование и своды исходных данных в виде списков (базы данных) и др.

 

18.Деловая графика Microsoft Excel: Мастер диаграмм, типы и виды графиков и диаграмм. Деловая графика (графики и диаграммы)создается с помощью программыMicrosoft Graph, котораяможет вызываться из различных приложений Microsoft Office. Но наиболее часто деловая графика используется для представления и анализа данных, находящихся таблицах Microsoft Excel. Возможности построения графиков и диаграмм в Microsoft Excel относятся к числу наиболее сильных сторон данного приложения. С помощью деловой графики Microsoft Excel можно:

– визуализировать данные электронных таблиц;

– выполнять статистическую обработку данных;

 

– прогнозировать значения экономических показателей;

 

– визуально подбирать параметры моделей.

 

Microsoft Excel предоставляет: удобное средство для построения графиков и диаграмм – Мастер диаграмм, возможность, наилучшим образом, с точки зрения поставленной задачи, представитьчисловые данные – множество разнообразных типов и видов графиков и диаграмм.

 

Диаграмма –это представление данных таблицы в графическом виде, которое используется для иханализа и сравнения.

Диаграмма состоит из следующих стандартных элементов:

- область диаграммы –прямоугольник, в котором находится область построения диаграммы, заголовки диаграммы, легенда;

- область построения диаграммы –включает диаграмму вместе с осями и рядами данных;

- ряд данных –совокупность числовых значений одного столбца или одной строки;

- точка ряда –отдельное числовое значение ряда, на диаграмме точки ряда изображаются в видеточек, линий, полос, столбиков, секторов и в другой форме;

- ось значений –отображение значений точек ряда;

- ось категорий –отображение меток, с которыми связаны значения рядов;

- стены и углы –отбражаются только в объемных вариантах гистограмм и линейчатых диаграмм;

- основные и вспомагательные линии сетки;

- легенда –условное графическое обозначение рядов.

 

Типы диаграмм.

 

По умолчанию в Microsoft Excel используются гистограммы — столбчатые диаграммы. Но никто не запрещает вам применять и другие типы графических изображений числовых данных. В Microsoft Excel поддерживаются несколько типов диаграмм, каждый из которых делится на ряд видов. Вам предстоит выбрать тот тип, который бы в наибольшей степени отображал соотношения между нужными данными. Не существует универсальной диаграммы, которая бы пригодилась на все случаи жизни. В таблице 1 описаны различные типы графических изображений. используемые в табличном процессоре.

Таблица 1. Типы диаграмм.

Внешний	Тип	Описание
	вид	диаграммы
			Гистограмма	Тип, используемый по умолчанию. Показывает изменение данных за опреде-
				ленный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений
				данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения — по вертикали.
				Благодаря этому уделяется большее внимание изменениям во времени. Подти-
				пы: обычная, гистограмма с накоплением, нормированная на 100%, их объем-
				ные варианты.
			Линейчатая	Напоминает гистограмму, в которой категории располагаются по вертикали, а
				значения — по горизонтали. Благодаря этому уделяется большее внимание со-
				поставлению значений, и меньшее – изменениям во времени. Подтипы: обыч-
				ная, линейчатая диаграмма с накоплением, нормированная на 100%, их объем-
				ные варианты.

 

 

Внешний	Тип	Описание
	вид	диаграммы
			График	Отражает тенденции изменения данных за определенные промежутки времени.
			Круговая	Показывает не абсолютную величину каждого элемента данных, а его вклад в
				общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один
				ряд данных.
			Точечная	Отображает взаимосвязь между значениями нескольких рядов чисел. Часто ис-
				пользуется для представления данных научного характера (построение графи-
				ков функций). При подготовке данных следует расположить в одной строке
				(или столбце) все значения аргумента x, а соответствующие значения функции,
				y –в смежных строках(или столбцах).
			С областями	Подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени,
				показывая сумму введенных значений. Так же отображает вклад отдельных
				значений в общую сумму.
			Кольцевая	Показывает вклад каждого элемента данных в общую сумму, но, в отличие от
				круговой диаграммы, может содержать несколько рядов данных. Каждое коль-
				цо представляет отдельный ряд данных.
			График|	Классическая смешанная гистограмма с двумя осями. Первая ось для гисто-
			гистограмма 2	грамм, вторая – для графиков.
			Поверхность	Отображает изменение значений по двум измерениям в виде поверхности. Как
				на топографической карте, области с одинаковыми значениями выделяются
				одним и тем же цветом.

 

Создание диаграммы.

 

Для создания диаграммы обязательно нужно определить, соотношения между какими числовыми данными предстоит отображать. Весьма вероятно, что эта задача не составит для вас особого труда. Тем не менее учтите следующие моменты:

 

- заголовки строк и столбцов можно использовать в качестве названий осей и легенды (обозначения рядов данных);

- на круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных;

- если рабочий лист содержит вычисляемые итоговые значения, то, весьма вероятно, что вы не захотите отображать их на диаграмме.

С помощью Мастера диаграмм вы можете поэтапно сформировать изображение нужного типа, отслеживая, как выбранные параметры влияют на внешний вид диаграммы.

Для построения диаграммы:

1. Выберите диапазон ячеек, данные которого вы хотите отобразить на диаграмме. Для выделения несмежного диапазона используйте клавишу < Ctrl>.

2. Выполните команду меню Вставка► Диаграмма или щелкните на кнопке Мастер диаграмм. На экране появится диалоговое окно мастера диаграмм.

 

Выбор типа диаграммы.

На первом шаге выбирается тип диаграммы. Различают стандартные и нестандартные диаграммы. Для каждого типа существуют специфические форматы (виды) диаграмм. По внешнему виду различают плоскостные и объемные диаграммы.

 

В списке Тип выберите категорию создаваемой диаграммы. В области Вид отобразятся поддерживаемые подкатегории. Укажите нужную подкатегорию и щелкните на кнопке < Далее>.

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться: