Выбор диапазона ячеек и настройка рядов данных.

 

На втором шаге, на вкладке Диапазон данных проверьте, правильно ли выбраны отображаемые на диаграмме данные (поле Диапазон). Укажите, как расположены ряды данных – в строках или столбцах. При правильном выборе диапазона, весьма вероятно, что вам не придется ничего менять в названиях рядов и подписях оси X (оси категорий). В крайнем случае, вы всегда сможете ввести необходимые изменения, воспользовавшись вкладкой Ряд. На вкладке Ряд каждому ряду можно присвоить имя – вручную или в виде ссылки на ячейку.

 

Все ряды имеют одну и ту же подпись по оси X, в качестве которой указывается диапазон ячеек. Размерность блока для подписи оси X соответствует числу точек рядов. Если подпись не указывается, автоматически используются последовательные номера точек рядов.

 

Разобравшись с названиями и значениями рядов, щелкните на кнопке < Далее>.

Задание параметров диаграммы.

На третьем шаге мастера диаграмм можно указать дополнительные параметры: заголовки (общее назва-ние и подписи осей), выбрать оси, задать сетку по осям, указать вывод и расположение легенды. Для точек рядов можно указать наличие подписи. Предлагаемые параметры подходят для большинства диа-грамм. Эти установки можно использовать в качестве первого приближения. В дальнейшем их всегда

 

можно будет отредактировать. Если хотите, можно щелкнуть на ярлычке нужной вкладки и сразу внести изменения. Щелкните на кнопке < Далее>.

Выбор места размещения диаграммы.

 

На последнем шаге Мастера диаграмм вам нужно будет ответить на вопрос. где следует поместить создаваемую диаграмму: на уже имеющемся или на новом листе. Выберите место расположения диаграммы и щелкните на кнопке < Готово>. В зависимости от выбранного переключателя диаграмма будет помещена на новый лист – Лист диаграммы или вставлена на имеющийся рабочий лист.

Редактирование диаграммы.

Построенную диаграмму можно перетянуть мышью в любое место. Для изменения размера диаграммы необходимо щелкнуть на ней мышью и перетянуть маркеры размера. Для удаления диаграммы следует щелкнуть на ней мышью, чтобы появились маркеры размера, и нажать клавишу < Delete>. Для изменения типа и параметров построенной диаграммы следует щелкнуть на диаграмме правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать подходящую команду или использовать команды меню Диаграмма:

 

– для изменения типа диаграммы активизируйте диаграмму и и выполните команду меню Диаграмма► Тип диаграммы;

 

– для изменения состава рядов или точек рядов существующей диаграммы выполните команду меню Диаграмма► Исходные данные;

– для изменения параметров существующей диаграммы выполните команду меню Диаграмма► Параметры;

 

– для изменения места размещения существующей диаграммы надо выполнить команду меню Диаграмма► Размещение.

 

Встроенные функции Microsoft Excel: назначение, синтаксис, категории, ввод и редактирова-ние функций.

Встроенные функции Excel

Microsoft Excel предоставляет пользователям около 300 встроенных функций. Функции можно исполь-зовать в качестве операнда в формуле или как отдельную формулу. Некоторые из них применяются до-вольно часто, например СУММ, СРЗНАЧ и КОРЕНЬ, другие, предназначены для определенных целей, например статистические или инженерные.

Функции:

- существенно повышают эффективность формул;

- упрощают формулы и делают их понятнее;

- выполняют вычисления, которые без них были бы невозможны.

Например, для вычисления тангенса угла используется функция TAN, другим способом получить это значение вам не удастся. Если среди многочисленных функций рабочих листов не найдется требуемая пользователю, можно добавить дополнительные функции, разработанные независимыми производите-лями, или создать собственные (используя язык программирования VBA).

Примеры функций

Рассмотрим пример того, как встроенные функции позволяют упростить формулу. Среднее значение чисел, находящихся в десяти ячейках А1: А10, можно вычислить по следующей формуле: =(А1+А2+АЗ+А4+А5+А6+А7+А8+А9+А10)/10. Согласитесь, что это не самая удобная формула.Если вданную формулу потребуется добавить новые ячейки, сделать это будет нелегко. Но вы можете заме-нить эту формулу очень простой в употреблении встроенной функцией Excel: =СРЗНАЧ(А1: А10)

 

Пример, как с помощью функций осуществляются вычисления, которые невозможно выполнить по-другому. Что, если вам нужно найти наибольшее значение диапазона ячеек? Это еще один пример того, как без использования функции вы не сможете получить ответ. Простая функция: =MAKC(A1: D100), которая позволит отыскать наибольшее значение в диапазоне A1: D100.

Иногда функции позволяют избежать ручного редактирования. Допустим, в вашей рабочей таблице со-держится тысяча фамилий, причем все они введены прописными буквами. Ваш начальник, просматри-вая список, замечает, что прописные буквы не подходят для указания фамилий в списке адресов, кото-рый будет связан с формализованным письмом, т.е. вы должны заменить " ИВАНОВ И.И." на " Иванов И.И. ".Для переоформления списка вручную вам понадобилось бы несколько часов.Но вы можете зна-чительно сэкономить время благодаря функции, в которой для изменения регистра букв текста, нахо-дящегося в ячейке А1, используется специальная функция: =ПРОПНАЧ(А1).

 

Предположим, вам нужно подсчитать в рабочей таблице комиссионные по результатам продаж какого-либо товара. Если продавец продал продукции более чем на 100 000 долларов, то ставка его комиссион-ных составляет 7, 5%, если меньше - 5%. Без использования функции вам пришлось бы создать две раз-ные формулы и правильно употреблять их для каждого значения объема продаж. Функция ЕСЛИ пра-вильно распределит комиссионные (независимо от суммы продаж).

=ЕСЛИ(А1< 100000; А1*5%; А1*7, 5%)

 

 

В этой формуле анализируется значение, которое находится в ячейке А1. Если это значение меньше чем 100 000, то оно будет умножено на 5%. В противном случае это значение ячейки А1 будет умножено на

7, 5%.

Синтаксис функции

 

Все функции имеют схожий синтаксис. После знака равенства записывается имя функции, а затем (без пробела) в круглых скобках перечисляются ее аргументы.

=имя(аргументы)

Данные внутри круглых скобок называются аргументами. Если в функции используется несколько ар-гументов, то каждый из них отделяется точкой с запятой. Excel - очень гибкая система с точки зрения использования аргументов функций. В качестве аргумента может выступать адрес ячейки, диапазон ячеек, имя ячейки (диапазона ячеек), текстовая строка, выражение или другая функция.

Функции различаются по тому, как они используют аргументы. В зависимости от этого, определяются следующие типы функций:

– функции без аргументов: =СЕГОДНЯ() или ПИ();

– функции с одним аргументом: =ПРОПНАЧ(текст) или SIN(число);

 

– функции с фиксированным числом аргументов:

=ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь);

– функции с неопределенным числом аргументов: =СРЗНАЧ(число1; число2; …; числоn);

– функции с необязательными аргументами:

=ВПР( искомое_значение; табличный_массив; номер_индекса_столбца; интервальный_просмотр).

Категории функций

 

Для упрощения поиска функции разделены на категории: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений, информационные. Всего имеется девять категорий функций:

 

Финансовые. Выполняют различные финансовые расчеты.Вычисляют проценты по вкладу или креди-ту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные ве-личины.

Дата и время. Выполняют операции с данными, содержащими время и даты.

Математические. Применяют к данным стандартные математические и тригонометрические формулы, округление чисел, способы суммирования, извлечение корня и др.

Статистические. Применяют для статистического анализа групп данных: нахождения среднего значе-ния, аппроксимации данных, определение вероятности и распределения, доверительного интервала, квадратичного отклонения и др.

 

Ссылки и массивы. Вычисляют ссылки и массивы, значение диапазона, создают гиперссылки для се-тевых и Web-документов.

Текстовые. Выполняют операции с текстовыми данными.Преобразуют текстовые строки в верхние инижние регистры, объединяют строки, удаляют пробелы и т. д.

 

Логические. Предназначены для вычисления значения логического выражения(истина или ложь). Базы данных. Выполняют анализ списков или баз данных, операции над ячейками и диапазонами со-гласно заданным условиям.

Вставка функции в формулу

Чтобы вставить функцию в формулу, можно вручную ввести ее имя, а затем указать все необходимые аргументы. Но проще сделать это с помощью диалогового окна Мастер функций. В последнем случае вы будет уверены, что имя функции указано без грамматических ошибок, а функция содержит нужное число аргументов, которые следуют в правильном порядке.

Для вставки функции, запустите Мастер функций одним из приведенных ниже способов.

– Выполните команду меню Вставка→ Функция.

– Щелкните на кнопке Вставка функции, которая находится на стандартной панели инст-рументов.

 

– Нажмите комбинацию клавиш < Shift+F3>.

В первом окне Мастера функций, в списке Категория представлены все категории функций. При выбо-ре:

- одной из категорий в поле Выберите функцию появляется перечень функций, включенных в эту категорию.

- в категории 10 недавно использовавшихся перечислены те функции, которые недавно использо-вали.

- в категории Полный алфавитный перечень включены все имеющиеся функции из всех катего-рий. Используйте этот список, если вы знаете, имя функции, но вам не известно, к какой катего-рии она относится.

Диалоговое окно Мастер функций помогает выбрать нужную функцию, даже если вы не знаете точно, какую функцию следует применить. Введите в поле Поиск функции краткое описание того, что должна делать функция, и щелкните на кнопке Найти. После этого Excel в поле Выберите функцию выведет

список подходящих функций, среди которых вы сможете выбрать нужную. Обратите внимание, что при выборе функции в списке Выберите функцию в нижней части диалогового окна Мастер функций по-является ее синтаксис и краткое описание. Обнаружив нужную функцию, выделите ее и щелкните на кнопке ОК.

 

Появится окно Аргументы функции. Используйте это окно для задания аргументов функции. Заметь-те, что диалоговое окно меняет свой вид в зависимости от выбранной функции. Каждый аргумент имеет свое поле ввода. Чтобы указать диапазон ячеек в качестве аргумента функции, щелкните на кнопке свертывания окна (она находится с правой стороны поля ввода аргумента). Excel моментально свернет окно Аргументы функции в тонкую полоску, которая не будет мешать выбрать любой диапазон на ра-бочем листе. После выбора диапазона для восстановления окна Аргументы функции снова щелкните на этой кнопке. После того как будут определены все аргументы функции, щелкните на кнопке OK; Excel закроет диалоговое окно Аргументы функции и вычислит результат.

Можно также ввести аргумент, просто щелкнув на поле ввода соответствующего аргумента и затем ука-зав ячейку или диапазон на рабочем листе. В этом случае не используется кнопка свертывания окна. Чтобы окно Аргументы функции не закрывало нужный диапазон ячеек, его можно переместить в лю-бое место окна Excel.

После ввода аргументов с правой стороны окна Аргументы функции отображаются значения введен-ных аргументов, а ниже — вычисленное значение функции.

В Excel есть еще один способ вставки функции. Во время ввода формулы поле Имя заменяется раскры-вающимся списком Функции, в котором представлены 10 недавно использовавшихся функций. Выбе-рите функцию из этого списка, после чего сразу откроется окно Аргументы функции. Если же нужной функции в этом списке не оказалось, выберите пункт Другие функции. В результате откроется диалого-

вое окно Мастер функций.

Советы по вводу функций

 

Ниже приведено несколько советов о том, как использовать диалоговое окно Мастер функций для ввода функций с наибольшей отдачей.

– Чтобы получить дополнительную справку о функции, выбранной в окне Мастер функций, щелк-ните на кнопке Справка по этой функции, которая расположена в нижней части окна.

 

– Функции можно вставлять в уже существующие формулы. Для этого выделите ячейку с форму-лой и перейдите в режим редактирования. Установите курсор в место вставки формулы. Затем откройте диалоговое окно Мастер функций и выберите необходимую функцию.

 

– С помощью окна Аргументы функции можно изменять аргументы в функциях, которые ранее были вставлены в рабочий лист. Выделите ячейку и в строке формул щелкните на функции. За-тем, чтобы открыть окно Аргументы функции, щелкните на кнопке Вставка функции.

 

– Если вы находитесь в окне Мастер функций или Аргументы функции и передумали вставлять функцию, просто щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу < Esc>.

– Количество полей в окне Аргументы функции зависит от количества аргументов выбранной функции. Если функция не содержит аргументов, то не будет ни одного поля. Если же функция содержит переменное число аргументов (как, например, в функции СРЗНАЧ), то по мере ввода аргументов Excel будет отображать дополнительные поля.

– После ввода каждого аргумента справа от поля ввода будет показано его текущее значение.

– Некоторые функции, например, ИНДЕКС, имеют два или больше списков аргументов (иными словами, имеют разные синтаксические формы). Если вы выберете такую функцию, то Excel отобразит дополнительное диалоговое окно, в котором нужно указать, какую форму вы будете использовать.

– Если вы часто используете некоторые функции, то со временем, возможно, станете вводить их вручную. В этом случае после ввода имени функции Excel отобразит подсказку, в которой будут указаны имена аргументов этой функции.

 

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться: