Учет расчетом с подотчетными лицами

Нормативная база

1. ТК РФ

2. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от.13 октября 2008 г. N749 (в ред. Постановлений Правительства.РФ от 25.03.2013 N257, от 14.05.2013 № 411)

З.Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утверждено Министерством здравоохранения и социального развития РФ приказом от 11 сентября 2009 г. N739н

 

Подотчетными лицами являются работники предприятия, полущившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

В соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа и заявления работника с разрешительной визой руководителя.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:

— наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:

круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;

размеры подотчетных средств;

сроки, их возврата или отчета об израсходовании;

соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;

соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.

При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Положением о Порядке ведения кассовых операций.

Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № KO-2) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

-запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

-запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

- нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе.

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании; представленного авансового отчета. Авансовый отчет (ф № АО-1) составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1—6) и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения, вне места постоянной работы является служебной командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям организаций. Перечень документов, служащих основанием для направления работника в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним, распорядительным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения.

Для расчета размера суточных существенное значение имеет порядок определения длительности командировки:

- днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы " командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;

— при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается' время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта;

- день приезда работника в место постоянной работы определяется аналогичным образом.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех учреждений и организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или в праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Если по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководством организации.

В п. 4 Положения о служебных командировках сказано, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Следовательно, на сегодняшний день предельный срок командировки не установлен. Однако следует помнить, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ командировка - это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения и она должна заканчиваться с наступлением определенного события - выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. В противном случае направление работника в очень длительную командировку можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ.

Унифицированные формы, которые используются при документальном оформлении направления работника в командировку:

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации, или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии, и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемых, а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Разница в применении форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в командировку направляется один работник, а форма № Т-9а - если в командировку направляются несколько работников.

Командировочное удостоверение (форма - № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном, экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) онаправлении работника в командировку (форма № Т-9)..

После возвращения из командировки в организацию работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления, в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) применяются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (ф. № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом следует оговориться, что постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещении расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее - Постановление № 729) установлены ограничения по предельным размерам выплат, производимым за счет бюджетных средств, а именно:

-расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

-расходов на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Д— т 71-К —т 50 -на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д - т 71 К - т 51 на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета

Д - т 71 К - т 55 - отражена передача подотчетному лицу аккредитива, или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами.

Д - т 07 К - т 71 - на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования

Д - т 10 К - т 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов

Д – т 11 К - т 71 - на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости

Д - т 20 К - т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом

Д - т 44 К - т 71 - на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии,

Д. - т 68 К - т 71 - на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Д- т 70 К - т 71 – такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков).

- Д - т 50 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д - т 50.3 К – т 71 — отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.)

Д - т 51К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д - т 55 К - т 71 —- на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке.

Д - т 70 К - т 71 — на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной, платы подотчетного лица, при условии его согласия на удержание.

Д - т 94 К - т 71 - на сумму остатка денежных средств или расходов не подтвержденных оправдательными документами.

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в комбинированном журнале-ордере 7.

 

⇐ Предыдущая12345

Поделиться: