Тема №10. Персональный менеджмент.

1) Организация рабочего пространства и создание благоприятных условийтруда.По завершении рабочей недели необходимо дать оценку плану использованиярабочего времени на неделю и достигнутым конечным целям.Важнейшим звеном годового планирования является определение ключевыхнаправлений деятельности. На основе ключевых результатов руководитель долженразработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий год. Затемимеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарномплане работы настолько точно, насколько это возможно на год вперед.После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решитьвопрос о том, как будет организован контроль за ходом исполнения. При этомследует помнить, что контролируются именно цель, ее реализация, а немероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатовдеятельности особое внимание должно быть уделено способу осуществленияконтроля.Контроль за выполнением заданий и использованием рабочего времени являетсяпоследним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходомвыполнения планов позволяет руководителю получить необходимую информацию дляпроведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.Наличие контрольных мероприятий позволяет руководителю определить, насколькоудачным было планирование использования рабочего времени применительно кразличным периодам планирования, и получить более обоснованную информацию освоих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени. 1. Организация рабочего пространства и создание благоприятных условий труда.В комплексе мер, обеспечивающих эффективность труда в сфере управления, важная роль отводится рационализации рабочих мест и созданию благоприятныхусловий труда.Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона еготрудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда.Понятие «организация рабочих мест» охватывает: 1. устройство и планировку служебных помещений и размещение в нихрабочих мест; 2. планировку рабочих мест сотрудников; 3. оснащение рабочих мест необходимой мебелью и современнымитехническими средствами переработки информации.Общим требованием рациональной организации рабочих мест является: Устройство служебных помещений предполагает выбор для руководителей отдельныхструктурных подразделений и уровней помещений рациональных форм, габаритов иразмеров, а также планировку этих помещений и рабочих мест в них.Планировка служебных помещений включает в себя распределение структурныхподразделений по комнатам и такое размещение в них мебели и различногооборудования, которое предотвращает потери времени на лишние перемещения, обеспечивают экономное использование площади и сохранение здоровьяработающих. Планировка служебных помещений определяется процессом работы, осуществляемой в них. При этом учитываются функциональная значимостьструктурного подразделения, содержание и технология выполнения работ, взаимосвязи работников в процессе труда.Есть две концепции устройства и планировки служебных помещений, используемыев практике оргпроектирования, - кабинетная система планировки и зальная(планировка по принципу «большой конторы»).Кабинетная система предполагает размещение групп работников подразделений иих руководителей в отдельных комнатах. При определении числа комнат(кабинетов), необходимых для размещения аппарата управления, учитываетсяхарактер деятельности и оснащение труда работников различных подразделений, наличие подразделений специального назначения (машиносчетные станции, машинописные бюро, обслуживание множительной техники АС и др.), а такженеобходимость предоставления некоторым лицам в силу их служебного положенияотдельных кабинетов. Под служебные помещения могут быть отведены: 1) отдельные комнаты (кабинеты) для одного или двух работников с выходомв комнату секретаря; 2) небольшие служебные комнаты, в которых размещается отдел (бюро), состоящий из 4-10 человек; 3) большие служебные комнаты, в которых работают по 10-30 человек.Форма и габариты служебного помещения должны быть удобными для размещениярабочих мест. Так, наиболее удобными считаются комнаты прямоугольной формы ссоотношением сторон 1: 1 или 1: 1, 5 (предельно 1: 2) с минимальной высотой 3, 25м и минимальной шириной 2, 5-3 м. При двустороннем естественном освещениинаибольшая ширина (глубина) помещений не должна превышать 12-15 м, приодностороннем 6-7 м. Минимальная площадь одного рабочего места действующимисанитарными нормами в нашей стране установлена в 4 кв. м, а для руководителейучреждения -24-25 кв. м, руководителей отдела –8-24, делопроизводителя –3-4, машинисток –4, 6-5 кв. м. Кабинетная система устройства помещений для крупныхучреждений в настоящее время не считается рациональной, поскольку при нейтрудно обеспечить прямоточность, удлиняются маршруты перемещения сотрудникови документационных потоков; а разбивка помещения на отдельные комнатызначительно понижает коэффициент полезной площади здания, осложняет проблемуотопления, освещения, вентиляции, удорожает перепланировку.Зальный принцип устройства служебных помещений предполагает размещениеработников аппарата управления в одном большом зале, занимающем, как правило, один этаж и рассчитанном на 1000 человек. Такой зал оборудуетсякондиционерами, звукоизоляцией, освещением. В нем выделяют с помощьюспециальных передвижных перегородок участки механизированной обработки данных(диктофоно-машинописные бюро, вычислительные центры и т.п.), а также местадля совещаний и приема посетителей.За рубежом руководителей, нередко считают целесообразным размещать в одномпомещении с подчиненными, отделяя их рабочие места передвижнымиперегородками.Размещение рабочих мест в залах производится строго в соответствии с рабочимпроцессом и потоками документации. Их группировка определяется технологиейвыполняемых основных работ и в случае её изменения может легкоперестраиваться. Стоимость строительства таких помещений, а также потребнаяплощадь на одного служащего резко сокращаются.В нашей стране зальный принцип планировки служебного помещения осуществимтолько в новых зданиях, построенных по проектам, предусматривающим его, илина реконструируемых предприятиях. Пока на действующих предприятияхпреобладает кабинетный принцип размещения.Недостатки кабинетной системы планировки можно частично сократить, используяв старых зданиях передвижные перегородки. В здании при реконструкцииоставляют только несущие стены. Структурные подразделения размещают в большихкомнатах, рабочие места группируют в них с учетом требований, указанных выше(прямоточность движения рабочего потока и соблюдение необходимой взаимосвязиотделов и работников). Группы рабочих мест отделяются специальнымиперегородками из рифленого стекла или звукопоглощающих панелей высотойпримерно 1, 5 м. Перегородки изготавливаются из стандартных элементов, чтопозволяет менять компоновку служебного помещения и приспосабливать его кменяющимся условиям. Применение перегородок создает более благоприятную испокойную рабочую обстановку; сотрудники меньше отвлекаются из-за частыхтелефонных разговоров, хождений большого числа сотрудников и посетителей, чтонеизбежно в больших помещениях.Можно использовать также шкафные перегородки. Помимо звукоизоляции ониувеличивают емкость хранилищ документов, канцелярских принадлежностей, личныхвещей.Необходимо, чтобы в процессе работы сотрудники могли свободно подходить ксвоему рабочему месту или к инвентарю и оборудованию коллективногопользования. Поэтому при размещении рабочих мест и оборудования следуетучитывать нормативы на проходы и другие расстояния в служебных помещениях.Такого рода нормативы, используемые в нашей практике, приведены в табл.Минимальные размеры проходов в служебных помещениях.Вид прохода Ширина прохода, смДля одного лица 60Для двух лиц 80Для трех лиц 100Между столами 55Между столами, стоящими в ряд 70Между столами, стоящими в ряд с проходамимежду ними 90Между отопительными приборами и рабочимстолом 55Между стенкой и столом 65Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещениесредств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнениятрудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальнойили вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную зоны.Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничиваетсявоображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутыхв локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около1000мм по фронту и 30 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее частоиспользуемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничиваетсявоображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой рукичеловека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаютсясредства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь(для 2 рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зонадосягаемости.В вертикальной плоскости различают 5 зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм отпола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя менее удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм ивыше).На рисунке 1 показаны рабочие зоны при работе на столах, то есть вгоризонтальной плоскости, наиболее характерная для руководителей. Рисунок №1. Нормальная и максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости(при работе сидя). Важное значение имеет также рабочая поза – положение корпуса и конечностей поотношению к столу, оборудованию. Рабочая поза определяется особенностьювыполняемой работы, местом и условиями её проведения, антропометрическимихарактеристиками человека.При правильной рабочей позе значительно облегчается труд и повышается егопродуктивность. Рациональной считается такая рабочая поза, при которой невозникает преждевременного утомления. Для этого необходимо, чтобы: рабочая поза была свободной и удобной; рабочая поза обеспечивала прямую осанку (возможен наклон туловищатолько вперед и не более чем на 10-15 град.); сиденье стула было регулируемым по высоте, а для ног необходимо иметь подставку; Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращениефизических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующиеправила: на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего; каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, посколькубеспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. Взарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе можетнаходиться лишь одна работа с необходимым для нее документами и средствамитруда, все остальное должно быть внутри стола; канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следуетхранить в ящике стола со специальными разделителями; все средства коммуникационной техники (телефон, факс и пр.) надо располагатьслева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левойрукой, оставляя правую свободной для работы; документами, с которыми работает руководитель, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметьспециальные лотки или отделения в ящике; документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшаяпоследовательность выполнения работы; движения руководителя должны быть оптимальными, то есть более короткими иэкономными с позиций затрат, времени и сил.На эффективность управленческого труда решающее влияние оказывает оснащениерабочих мест техническими средствами для выполнения различных управленческихработ, средствами связи и служебной моделью – так называемая оргтехника.Выделяют следующие виды (классы) средств управленческого труда: Ø средства составления документов: пишущие машинки (ручные иэлектрические), диктофоны, средства механизации чертежно-графических работ, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши.Ø Средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий.Ø Средства хранения и группировки документов: средства скреплениядокументов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитныхлент, машины для уничтожения ненужных документов.Ø Средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочныелинейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ.Ø Средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводитьсовещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.Ø Специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочихмест в служебных помещениях.При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, чтоприобретение и использование оргтехники – средство повышения оперативностивыполнения и снижения трудоёмкости управленческих работ. Поэтому прежде чемвыбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализироватьреальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества егоприменения.Наборы рабочей мебели работников управленческого труда и её конструкциязависят от характера выполняемых на рабочем месте работ, степени ихмеханизации и поэтому могут быть весьма разнообразными. Тем не менее естьобщепринятый набор, включающий: 1. рабочий стол (обычный или специализированный)2. вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала, для установки пишущей или счетной машинки, телефонов, диктофонов и картотек3. рабочее кресло и стул4. шкаф обычного типа или специальные (для документации, чертежей), полки, стеллажи и пр.От конструкции мебели в значительной мере зависят рабочая поза руководителя, затраты времени на поиск документов и канцелярских принадлежностей, наработоспособность человека. Отсюда и предоставляемые к служебной мебелитребования: - габариты мебели и оборудования должны обеспечивать удобство ввыполнении работы, соответствовать антропометрическим и физиологическимособенностям человека, способствовать удобному положению тела при работе ипредупреждать преждевременное утомление (стулья и кресла, например, должныиметь устройства для подъема сиденья, спинок, подлокотников)- размеры ящиков в столах и полок в шкафах должны соответствоватьгабаритам хранимых бумаг, папок, причем способ хранения должен обеспечитьудобство их укладки, поиска и выемки- целесообразно, чтобы рабочая мебель состояла из стандартныхэлементов, которые могут компоноваться в зависимости от форм и размеровпомещения применительно к определенному процессу работы; к тому же внедрениестандартных унифицированных взаимозаменяемых элементов мебели позволяеторганизовать их массовое или крупносерийное производство, что обеспечиваетзначительное снижение стоимости и повышает качество мебели- внешний вид мебели должен быть эстетически приятным и гармонироватьс интерьером служебного помещения.Значительная часть руководителей основную часть рабочего времени проводит застолом. Поэтому важно продумать конструкцию и рациональное оборудованиерабочих столов.Рабочая поверхность стола должна прежде всего соответствовать гигиеническимтребованиям, то есть быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева.Нерациональна укладка на стол стекла: оно охлаждает руки, а его блестящаяповерхность вредно действует на зрение. Окраска стола предпочтительносветлая, чтобы степень контраста с бумагой была минимальной. Полировка лучшенесильная, что поможет избежать световых бликов.Крышки столов для руководителей должны быть размером 150*150 см, дляспециалистов – 135*80, для машинисток – 130*75 см. Для отдельных, специальныхработ можно использовать столы с крышками большой площади. Высота рабочейповерхности стола от пола должна быть такой, чтобы работающий не сутулилсяиз-за малой высоты или чтобы не наступало быстрое утомление из-за лишнегонапряжения мышц плеч или спины, наблюдаемого при работе за высоким столом.Важна также рациональная организация стола. Она зависит от конструкции стола, его вместимости и характера материалов, используемых руководителем. Общееправило – «каждая вещи должна иметь свое место» - в данном случае означает, что конструкция стола должна предусматривать специальное место для всехпредметов и средств труда.Отечественный и зарубежной наукой по оргтехнике рекомендуется исходить изпринципа «взаимозаменяемости» ящиков служебных столов, использовать столы«переменной конструкции». Это значит, что размеры выдвижных ящиков столадолжны соответствовать их назначению, соотноситься друг с другом как 1: 2: 3 ибыть взаимозаменяемыми.Для хранения канцелярских принадлежностей (ручек, карандашей, резинок, держателей и т.п.) предназначен специальный ящик. Причем названным предметамотводятся специальные места в передней части ящика; - сзади размещаетсявыполненная за день работа.Двойной ящик предназначается, как правило, для хранения карточек, которыевставляются в специальные коробки, помещаемые поперек ящика таким образом, чтобы карточки были обращены непосредственно к работнику.Тройной ящик предназначен для хранения деловых папок, то есть аналогиченполке. Размещаются в нём папки с делами, которые всегда должны быть подрукой, а также с делами, взятыми для работы на непродолжительное время. Папкиразмещаются в вертикальном положении.Если меняется «хозяин» стола, может измениться и набор ящиков. Например, вместо одного тройного можно вставить три одинарных или одинарный и двойной, вместо шести одинарных – два тройных и т.п.Положение корпуса человека при работе сидя должно быть таким, чтобы былоудобно и не создавалось большое мышечное потребление. Отсюда и требования кконструкции стульев и кресел.Рабочие кресла и стулья должны быть снабжены подъемно-поворотнымимеханизмами, позволяющими устанавливать удобную высоту сиденья и позу взависимости от роста. Правильная поза «сидя» должна быть такой, чтобы частьноги сидящего от колена до бедра (именно на эту часть распределяется вестела) был параллельна полу. Как правило, при работе за столом высотой 70 смудобную позу обеспечивает стул высотой 45-47, 5 см. Когда необходим болеевысокий стул, его высоту регулируют с помощью подъемного винта.Рекомендуется, чтобы передняя часть сиденья стула приблизительно на 2, 5 смбыла выше задней, глубина сиденья не должна превышать 38 см.В случаях, когда выполняемая работа требует частой перемены места стула поотношению к столу, лучше использовать стул с роликами на ножках. Ослаблениюмышечного напряжения способствует регулируемая в вертикальном игоризонтальном направлениях спинка стула или кресла. Это обеспечивает опоруспине выше поясницы. Ослабить мышечное напряжение помогают такжеподлокотники.В целом, говоря об организации рабочих мест, нужно отметить, что не стоитпренебрегать рассмотренными выше правилами и рекомендациями, выработанныминаукой и практикой. Соблюдение их позволяет создать не только эффективныеусловия работы, но и благоприятную психологическую атмосферу в коллективе, свидетельствуют о культуре труда, заботе о человеке. * Кодекс законов о труде - Здесь и далее – КЗОТ. [1] ЕТКС – единый тарифный квалификационный справочник. [2] КСДС – квалификационный справочник должностных служащих.