Основные задачи совещания:

ЭФФЕКТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ

Совещание - это деловая встреча нескольких человек, преследующих общую цель.  

Словом «совещание» мы обозначаем и собрание, и заседание, и краткую деловую встречу – любую разновидность совещания.

В английском языке для этой цели используется слово meeting.

Если на переговорах позиции сторон могут быть самыми разными и даже противоположными, то участники совещания имеют общую цель, хотя и могут иметь разные взгляды на способы ее достижения. Основные задачи совещания, таким образом, также отличаются от задач переговоров.

Какие же задачи стоят перед совещанием?

Основные задачи совещания:

· информирование участников,

· обсуждение проблем,

· принятие решений.

При этом способ решения этих задач – устное или письменное общение.  

Большинство совещаний достаточно формальны и проводятся:

· в заранее определенном месте,

· в заранее определенное время.   

Однако и случайная встреча коллег в коридоре тоже может стать совещанием, если выполняет его функции.

Чаще всего в совещании участвуют более чем два человека, но иногда деловое обсуждение может происходить и с глазу на глаз (например, при встрече менеджера с клиентом).

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Протокол - формальная запись происходящего на совещании.

Записываются:

· время и место совещания,

· имена присутствующих и отсутствующих,  

· имя председательствующего,     

· все пункты повестки дня,   

· важные детали дискуссии,   

· итоги – выводы и решения.  

Как готовится протокол:

· секретарь ведет краткие записи - в форме заметок,

· сомнительное обсуждается с председателем,

· записи ведутся непредвзято, ясно, аккуратно,   

· на базе заметок готовится официальный протокол,   

· готовые записи распространяются среди участников в течение одного-двух дней после совещания. 

Полезный совет: Используйте протокол при подготовке следующего – связанного с предыдущим – совещания.

Что мешает эффективности совещаний

Результат эффективного совещания – достижение поставленной цели в отведенный лимит времени.  

По данным зарубежных исследований 75% бизнесменов не вполне удовлетворены эффективностью совещаний. 

Частота упоминаемых проблем:

· отклонения от темы совещания 83%;

· плохая подготовка 77%;

· сомнительная эффективность 74%;

· участники плохо слушают друг друга 68%;

· многословие участников 62%;

· длительность совещания 60%;

· отсутствие кворума 51%.

Этот список показывает, что совещания можно и нужно улучшать.

ОПРЕДЕЛЯЕМ НЕОБХОДИМОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

Зачастую регулярные деловые встречи становятся просто привычкой, отдыхом от работы в одиночестве. Но эффективность ненужного совещания стремится к нулю - фактически совещание становится просто потерянным рабочим временем.

Поэтому прежде, чем назначать совещание - убедитесь, что оно действительно необходимо - возможно это поможет Вам сэкономить рабочее время - свое и сотрудников.

Во-первых, подумайте и решите:  

 Нет ли лучшего способа достичь цели, чем совещание?   

 Можно ли отложить совещание, насколько оно срочно?   

Во-вторых, определите цену совещания. Совещания стоят времени и денег. И то, и другое – ценно.

Главная цена совещания –рабочее время.

Учтите время на подготовку и участие в совещании, время проезда к месту совещания.  

Оцените “стоимость наоборот” - что участники сделают, если не соберутся на совещание.  

Возможно, быстрее и проще вывесить объявление, издать меморандум или сделать серию телефонных звонков?     

Табл. 1 Основные характеристики совещания

Таблица 2. Особенности совещаний

Критерии отбора участников:

· знания в соответствующей области,

· полномочия для принятия решений,

· заинтересованность в решении проблемы,

· возможность выделить время,

· наличие определенного мнения по проблеме,

· умение выражать свои мысли четко и при этом свободно, без стеснения,

· открытость новому опыту, “незашоренность”.

Мозговой штурм

Для принятия важных решений на совещаниях иногда используется метод «мозгового штурма». Его основные особенности:

· используется для генерации новых идей или срочного решения проблемы,   

· минимально регламентирован,   

· дискуссия ведется совершенно свободно,   

· на начальной стадии поощряется высказывание любых идей, самых неожиданных или даже нелепых, затем следует стадия критического обсуждения и анализа идей,   

· в результате отбираются наиболее продуктивные идеи.  

Отличный пример мозгового штурма - обсуждение вопроса знатоками в телеигре " Что? Где? Когда? "

ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Эффективность совещания во многом зависит от того, как оно было подготовлено. Далее мы обсудим практические вопросы подготовки совещания. 

Подготовкой обычно занимается организатор совещания (далее мы будем называть его лидер ). 

До начала совещания лидер определяет:

· цель совещания,

· тип совещания,

· состав и количество участников,

· повестку дня,

· необходимые материалы и оборудование,

· место проведения совещания,

· дату и время начала совещания.

ЦЕЛЬ СОВЕЩАНИЯ

Цель должна быть сформулирована четко и ясно – иначе совещание неэффективно.  

Что вам необходимо – обмен информацией, поиск новых идей, обсуждение текущих проблем, принятие срочных решений или иное? До начала совещания задайтесь вопросом:

Действительно ли общая цель совещания ясна каждому – как председателю, так и рядовым участникам?   

Помните, каждый приглашенный должен иметь собственную цель, например:

· дать информацию (менеджер по продажам),

· дать специальный совет (адвокат),

· дать экспертизу проекта решения (финансовый директор).    

Отбор участников

Приглашая людей на совещание, продумайте:  

· кто будет за и против,   

· каковы их возможные аргументы.

Полезные советы:

·  Попросите своих сторонников обязательно присутствовать на совещании.

·  Избегайте приглашать людей только потому, что им положено по должности.

·  Задумайтесь, кого обычно не приглашают, но чье присутствие на сей раз будет полезно.

·  Побеседуйте заранее с теми, кто не приглашен, но хотел бы присутствовать - это поможет сохранить с ними хорошие отношения. Результаты такой беседы:

o человек согласен с Вами и благодарит за внимание;

o человек не согласен, приводит свои аргументы и Вы меняете свое решение;

o человек не согласен, но Вам удается настоять на своем решении.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Чтобы уложиться в заданные сроки, контролировать ход обсуждения и не отклоняться от намеченной темы, важно правильно составить повестку дня.

Повестка дня - это список пунктов для обсуждения в нужном порядке.   

Составляя этот документ, определите:  

· что должно быть обсуждено,   

· насколько подробно.   

Если пунктов много, установите временной лимит – время на обсуждение каждого пункта должно соответствовать его важности.

Ознакомьте с повесткой дня всех участников до начала совещания: раздайте (перешлите) приглашенным или вывесьте на доске объявлений.

Устное предъявление повестки дня (например, по телефону) допустимо, если число пунктов не превышает трех.

Повестка дня определяется целью совещания, содержит информацию о дате, месте, времени (с обозначением времени перерывов), процедуре и задачах совещания.

Пример повестки дня

· Открытие – причины и цели, временные ограничения.

· Проблемы для решения.

· Выработка возможных решений.

· Выбор решений из предложенного набора.

· Разработка плана решения проблемы.

· Определение заданий по выполнению этого плана.

· Планирование следующей встречи.

· Подведение итогов.

Часто бывает удобно составление двух вариантов повестки дня - для ведущего и для остальных участников. Повестка дня для остальных участников повторяет повестку дня ведущего, но может быть менее подробной - некоторые детали, важные для ведущего, для остальных участников могут быть просто ненужными.

Детальная повестка дня для ведущего включает:  

· примерное время обсуждения каждого пункта,   

· фамилии приглашенных, основных докладчиков и участников дискуссии по каждому пункту,  

· пометки о необходимом оборудовании, вопросах для уточнения.  

ДАТА И ВРЕМЯ СОВЕЩАНИЯ

Вся подготовительная работа может пойти насмарку, если неправильно выбрать место и время проведения совещания. Чем же руководствоваться при выборе места и времени?

Дата и время начала совещания должны быть удобны для всех, при этом необходимо учесть:

· пожелания участников,   

· длительность подготовительного периода.  

Убедитесь, что в нужное время все основные участники могут прийти, что - подходящее помещение свободно.  

Длительность совещания определяют с учетом регламента, времени на перерывы, подведение итогов. 

Полезный совет: Перерывы предусматриваются, если совещание длится более получаса.     

МЕСТО СОВЕЩАНИЯ

Правильно выбранное место проведения совещания:  

· соответствует цели,   

· снабжено всем необходимым,   

· имеет подходящий размер,

· до него удобно добираться.   

Полезный совет: Съездите хотя бы раз на новое место совещания.

Важен не только комфорт, но и возможность создания нужной атмосферы – неформальной или официальной. Например, иногда необходима нейтральная территория.

Полезный совет: Бронируйте помещение на более долгое время, чем длится совещание – нужно все подготовить, установить и убрать оборудование.    

Критерии выбора

· Выбирая помещение, задайте себе следующие вопросы:  

· Соответствует ли размер помещения количеству приглашенных?

· Если людей много - достаточно ли широкие входы-выходы? Не возникнет ли давка?

· Нормальны ли освещение, температура, вентиляция? Как их регулировать?

· Достаточно ли тихо? Не будут ли мешать звонки, хождение посторонних и т.п.?

· Хорошая ли акустика, всем ли будет хорошо слышно и видно?

· Как с мебелью? Посидите в кресле хотя бы 10 минут – удобно?

· Удобно ли добираться до места всем участникам?

· Доступны ли банки, рестораны, гостиницы - если будут приезжие?

· Сколько стоит использование данного помещения?

· Свободно ли помещение в течение всего нужного времени?

Табл. 3. Место совещания – достоинства и недостатки

ОБОРУДОВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ

Чтобы довести информацию до участников совещания, помещение должно иметь необходимое оборудование. Без этого совещание вряд ли будет эффективным.

Оборудование должно соответствовать задачам совещания.  

Мебель расставляется в зависимости от типа совещания. Если длительность совещания более часа – нужны кресла с подлокотниками. Стол требуется, только если он реально нужен. Зачастую его необходимость – просто стереотип. В любом случае – хорошее освещение, нормальная температура и вентиляция. 

Табл. 4. Размер экрана и расстояние до него

Вспомогательные средства

Помимо оборудования:  

· Приготовьте дополнительные копии материалов, кто-то обязательно потеряет свой экземпляр.

· Раздайте канцтовары - по возможности, с логотипом вашей фирмы. Участники обязательно начнут искать ручку, бумагу и пр.

· Расставьте карточки с именами для размещения участников, если они не рассаживаются другим способом.

· Приготовьте прохладительные напитки и т.п.

· Проверьте наличие парковки.

· Обеспечьте наличие помещения для курения (сообщите правила для курящих – когда и где можно курить).

· Четко обозначьте туалеты и прочие помещения (проверьте наличие в туалетных комнатах всего необходимого).

Полезный совет: Даже если на столах напитки, устраивайте перерывы на чай и кофе. Это время для неформальных общений. Но не кормите обильно – расслабятся и начнут засыпать.

Полезный совет:

Помните о культурных различиях.

Так, в странах Азии важен возраст: места распределяются по старшинству.

В других странах более важен статус: так, вице-президент и президент компании обычно сидят на разных по значимости местах.

 Размещение двоих участников

Фактор размещения особенно сильно влияет на ход встречи с глазу на глаз.

Обычно используется три стиля:

Поддерживающий стиль - участники сидят за столом под углом 90 градусов друг к другу	Сотрудничающий стиль - участники сидят рядом за одной стороной стола	Конфронтация – участники сидят по разные стороны стола

Рис. 1. Размещение участников совещания

ЛИДЕР

Эффективность совещания во многом зависит от лидера, который направляет работу его участников.    

Неформальные совещания не всегда имеют официального лидера - но обычно кто-то все равно выполняет эту роль.

Председатель или ведущий (далее – лидер):   

· активно направляет ход совещания,  

· максимально вовлекает участников в обсуждение.    

 Советы лидеру:

· приходите заранее,

· следите за наличием кворума, если необходимо (кворум - количество участников совещания, достаточное для признания его правомочности),    

· начинайте и заканчивайте совещание вовремя,

· не дожидайтесь опоздавших,

· следуйте повестке дня,

· устраняйте возникающие помехи,

· если опаздывает докладчик, по возможности измените порядок обсуждения,

· убедитесь, что все в курсе принятых решений,

· после окончания совещания сообщите опоздавшим, что они пропустили.

Поведение лидера           

Позиция лидера должна быть нейтральной.    

Управляя совещанием, лидеру необходимо сохранять беспристрастность – и в большей мере, чем остальным.

Слабый лидер проявляет:  

· предвзятость ( явно сочувствует одной из сторон),        

· нерешительность (не может принять решение при необходимости),

· манипулятивность (не просто излагает факты, а поворачивает дискуссию в определенном направлении),        

· гнев ( не может сохранять спокойствие).      

Недовольные лидером участники могут использовать:

· формальные методы влияния:

o на следующем совещании избрать нового лидера,

o высказать претензии лидеру,

o устроить открытое голосование.  

· неформальные методы влияния:      

o уйти с совещания,

o высказать участникам свое мнение о неоправданном поведении лидера,

o обратиться к руководству с просьбой о назначении нового лидера.          

Лидер проводит совещание – полезные советы:

Открывая совещание:

· начните с организационных моментов и цели совещания,

· скажите, каков должен быть результат,

· скажите сколько времени отводится на обсуждение каждого пункта и какие материалы понадобятся в каждом случае.      

По ходу совещания:

· ищите золотую середину между временными затратами и ускорением дискуссии - участники будут удовлетворены обсуждением,

· подбадривайте стеснительных - сдерживайте доминантных участников,

· подведите итоги - сделайте обзор принятых решений и еще не сделанного.

ФУНКЦИИ ВЕДУЩЕГО СОБРАНИЕ

Ведущий направляет внимание и энергию участников на достижение цели. 

Основная функция лидера – компонентный контроль.

Лидер контролирует три компонента совещания:

· содержание - информация, знания, опыт, мнения, идеи, установки, ожидания, привносимые участниками;     

· взаимодействие - стиль совместной работы участников. Включает чувства, установки, ожидания в отношении взаимодействия, слушания, участия, доверия, открытости;     

· структуру -стиль организации совещания и структурирования информации для достижения определенных целей.    

Лидер управляет активностью участников в рамках каждого компонента, компенсирует недостающие для продвижения элементы.  

Эффективный лидер внимателен ко всем трем компонентам, умеет анализировать ситуацию, деятельно продвигается к цели.  

Контролируя содержание, лидер:

· инициирует действия участников,     

· пресекает отклонения от темы,     

· отбирает полезную информацию,     

· сопоставляет - и сталкивает - разные мнения,     

· обобщает, подводит итоги,  

· принимает решения,     

· разрабатывает планы деятельности.  

Контролируя взаимодействие, лидер:  

· отслеживает активность участия,    

· поддерживает, ободряет участников,     

· демонстрирует “поддерживающее” поведение,     

· стимулирует конструктивное обсуждение,     

· поощряет изложение разных точек зрения,     

· управляет разрешением конфликтов,     

· следит за реакциями и эмоциями участников,  

· инициирует обратную связь от участников.  

Контролируя структуру лидер:  

· разрабатывает повестку дня,     

· определяет цели совещания,    

· назначает дату и время,  

· разрабатывает регламент,     

· определяет различные технические процедуры ( способы записи, просмотра и анализа данных, формулирования альтернатив, принятия решений),     

· распределяет роли между участниками,     

· вырабатывает все основные правила.  

УПРАВЛЕНИЕ ВНИМАНИЕМ

 Уровень внимания участников изменяется с течение времени:   

· увеличивается в первые 10-15 минут,   

· удерживается еще 30-45 минут,   

· затем снижается.   

Советы лидеру:

· регулярно подводите итоги,   

· важное ставьте в начало,  

· напоминайте, сколько осталось до конца,   

· заканчивайте вовремя.

·

Концентрируем внимание

Важно не только сказать участникам совещания то, что вы считаете нужным, но и сконцентрировать их внимание на сказанном. Для этого тоже существуют специальные способы.  

При длительности совещания более 90 минут делать перерывы просто обязательно!

Время перерыва может быть потрачено не только на отдых:

· все участники могут быть вовлечены в неформальное групповое обсуждение;   

· лидер может потратить это время в своих целях - например, для консультации с руководством, подготовки дополнительных материалов и т.п.  

Снижение внимания –советы лидеру:

Если Вас перестают слушать:    

· начните говорить громче, быстрее, экспрессивнее,     

· попросите участников - хороших ораторов - подвести промежуточные итоги,     

· пропустите не очень важные пункты - но заранее убедитесь, что все участники с этим согласны,     

· перенесите часть вопросов на следующее совещание, если очевидно, что все не успеть. 

УПРАВЛЕНИЕ ДИСКУССИЕЙ

Чтобы совещание не превратилось в пустую трату времени, необходимо контролировать ход дискуссии. 

Мы рассмотрим:   

· методы генерирования и отбора альтернатив в ходе дискуссии,

· групповое обсуждение и методы снижения конфликтности,

· общие приемы управления дискуссией,

· методы стимулирования дискуссии,

· технику использования вопросов в ходе дискуссии.

МЕТОДЫ ОТБОРА АЛЬТЕРНАТИВ

Основные методы отбора:

o голосование - приемлемо в больших группах,     

o консенсус (согласие) - обеспечивает поддержку решения большинством,    

o групповое обсуждение - осуществляется пошагово,  

o ранжирование по критерию - определяет рейтинг альтернатив,     

o попарное сравнение - достаточно просто в использовании.  

Достижение консенсуса

Прийти к всеобщему согласию обычно бывает очень трудно, поэтому достигается оно довольно редко.

Метод консенсуса направлен на снижение конфликтности и позволяет выработать более или менее удовлетворяющее всех решение. 

 Советы лидеру:

· Не настаивайте на своем - выслушайте других.

· Приемлемое для большинства решение - важнее возможности личного проигрыша.

· Вовлечь всех в обсуждение – важнее бесконфликтности.

· Изначальное несогласие нормально и полезно - широкое поле альтернатив увеличивает вероятность хорошего решения.

· Не торгуйтесь - если участник с трудом, но согласился, вы не обязаны ему уступать по следующему пункту.

· Слишком легкое согласие подозрительно - решение должно быть осознанным.

· Учитывайте национальные и культурные особенности.  

 Например, в Японии лидер обеспечивает возможность достигнуть консенсуса – отстраняясь и предоставляя участникам возможность постепенно и не спеша договориться.

Напротив, в США лидер должен активно вести участников к соглашению, используя свою харизму и силу личности.    

ГРУППОВОЕ ОБСУЖДЕНИЕ

 Основные этапы обсуждения

 Составляется общий список предложенных альтернатив.    

 Каждый участник оценивает приемлемость каждой альтернативы по заданной шкале (шкала – любая, но одинаковая для всех. Например, от 1 до 5 баллов; чем лучше альтернатива - тем больше она наберет баллов).

 Определяется общий рейтинг каждой альтернативы (по сумме баллов).  

 Альтернативы с низким рейтингом исключаются из списка.   

 Список альтернатив снова ранжируется (выстраивается в порядке убывания суммы баллов), обсуждается, уменьшается. 

 Процесс повторяется до принятия решения. 

РАНЖИРОВАНИЕ ПО КРИТЕРИЮ

Этот метод используется для определения рейтинга каждой альтернативы:   

· согласуются критерии оценки,   

· альтернативы ранжируются по каждому критерию: на первое место ставится лучшая альтернатива, на последнее – худшая. 

Рейтинг - список ранжированных объектов, а также позиция в этом списке (место, или ранг). 

Место в рейтинге (итоговый ранг) определяется одним из двух способов:  

o присваивается в процессе дискуссии – самой ценной альтернативе соответствует высший ранг,   

o определяется суммированием индивидуальных рангов – чем лучше оценка, тем выше ранг.  

Пять альтернатив занимают первое место по разным критериям:

A – позволит больше всего сэкономить финансовых ресурсов,

D – материальных ресурсов,

E – рабочего времени.

Обратите внимание, что альтернатива В занимает второе место по всем критериям – это полезная информация для принятии решения.

Пример. Составление рейтинга по сумме индивидуальных рангов

1) Каждый участник ранжирует по критерию список альтернатив.

2) Высчитывается сумма индивидуальных рангов.

3) Ранжируется сумма индивидуальных рангов.  

Альтернатива